關(guān)于數(shù)字化檔案保密管理工作策略的探討

趙佳蓉 湖南省退役軍人事務(wù)廳服務(wù)中心

隨著新技術(shù)的普及，電子信息技術(shù)的推廣，面對市場和時代的要求，新興的數(shù)字化檔案信息技術(shù)逐漸取代了老式的檔案管理方式。數(shù)字化的便捷給檔案工作的管理者和使用都帶來了巨大的方便，將雙方都從過去繁重的查調(diào)、存取的工作環(huán)節(jié)中解放了出來，大大節(jié)省了人力物力，節(jié)省了時間和空間的浪費。然而相對新技術(shù)的運用一些新的問題也出現(xiàn)在了檔案工作者們面前，給檔案工作者怎樣做好檔案工作帶來了新的考驗。尤其是相對于保密性檔案文件，在數(shù)字化檔案信息開放自由的狀態(tài)下怎樣確保其保密性，這給檔案信息管理工作帶來新的要求，也給從事檔案信息管理的工作者們提出了更多的考驗。

一、做好數(shù)字化檔案工作的意義

當(dāng)今社會由于數(shù)字化科技的發(fā)展，各方各面的信息五花八門呈爆炸的趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)跟不上時代對信息檔案化的需求，數(shù)字化檔案信息收集和整理成最先進(jìn)的手段出現(xiàn)在世人面前。

（一）時代發(fā)展的需要

一個時代要發(fā)展、社會要壯大就離不開信息領(lǐng)域的發(fā)展，而數(shù)字化檔案是這數(shù)字化革命的必然產(chǎn)物。更多元、更快捷、更有序的數(shù)字化檔案系統(tǒng)給人來了很多便宜，依托網(wǎng)絡(luò)的便捷，人們節(jié)省了過去大量的檢索過程，更通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸可以簡單地調(diào)取文件。所以數(shù)字化的檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今時代的需求

（二）參與國際競爭與交流的需要

一個國家的整體實力水平高低靠很多的方面來表現(xiàn)，其中數(shù)字化檔案系統(tǒng)的完善就是其中一個重要的表現(xiàn)環(huán)節(jié)，它代表了社會生產(chǎn)力的進(jìn)步，代表了人民生活水平的提高，更代表科技化長足發(fā)展的一個特征。通過完善的數(shù)字化檔案信息管理工程的實施，受眾可以更全面的和全世界經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、文化領(lǐng)域、科學(xué)教育領(lǐng)域接軌，更好地拉近與先進(jìn)國家間的差距，促進(jìn)文化和科技的交流。

（三）大眾服務(wù)的需要

檔案管理與每個人息息相關(guān)，是每一個都離不開的，通過檔案管理我們可以一些譬如醫(yī)療、從業(yè)經(jīng)歷，受教育經(jīng)歷等等方面做出系統(tǒng)的整理收納，而數(shù)字化的檔案管理更簡便了很多環(huán)節(jié)，同互聯(lián)網(wǎng)的支持能給大眾帶來更簡單、方便、快捷的服務(wù)。舉個例子，當(dāng)有人因病需要入院治療的時候，只需要提供一下身份信息，就可以通過互聯(lián)網(wǎng)，在極短的時間內(nèi)經(jīng)由數(shù)字醫(yī)療檔案中調(diào)取其以前相關(guān)的病例包括影像照片資料，這在以前是很難實現(xiàn)的，在刑偵方面數(shù)字化檔案信息技術(shù)的運用更是有這巨大的作用。所以說數(shù)字化檔案信息工程的建立也是本著為大眾服務(wù)的需要的。

（四）提高工作效率的需要

電子革命的浪潮沖擊著當(dāng)今的世界，很多舊的東西都被時代所淘汰。過去我們的檔案信息是通過紙張文件來記錄的，還有一些音像類的檔案信息更是要通過一些笨重的載體，如磁帶和影帶等來保存，這就給檔案保存調(diào)取工作增加了巨大的工作量和工作難度。而數(shù)字化的檔案信息管理通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字類文件，保存在相應(yīng)的數(shù)據(jù)或云端數(shù)據(jù)庫里，大大節(jié)省了對空間和時間的占用，解放的生產(chǎn)力，提高了工作效率。

二、數(shù)字化檔案信息建設(shè)對傳統(tǒng)檔案保密工作的沖擊

舊有的檔案信息工作要耗費大量的人力物力，對于檔案文件信息的使用效率低下，已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展。而新的數(shù)字化的檔案信息建設(shè)抓住時代的脈搏，跟上了時代的潮流，解放了禁錮的生產(chǎn)力，給社會帶來了進(jìn)步。然而新的問題也出現(xiàn)了，相對于舊的檔案管理方式，數(shù)字化檔案的管理在對一些具有保密性的涉密文件的保管方式提出了新的要求，對以往的工作方式帶來了沖擊。

（一）對傳統(tǒng)觀念的沖擊

對于涉密的檔案內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要做到“守口如瓶”對其內(nèi)容要做到不聽不問不看不講，遵守保密法規(guī)等相關(guān)的舉措，這些手段已經(jīng)形成制度，成為過去檔案管理工作者的基本操守。然而在當(dāng)今社會下，電子技術(shù)不斷發(fā)展，電子設(shè)備也是多種多樣，面對數(shù)據(jù)化檔案信息的保密性管理也產(chǎn)生了很多新的問題，很多人只看到了自動化辦公給人們帶來的便利，卻忽視了潛在的泄密風(fēng)險。一部手機(jī)、一臺電腦就能把所有的保密文件竊走，甚至只有有網(wǎng)絡(luò)的地方就能進(jìn)入到檔案庫的內(nèi)部。舊有的防泄密手段已經(jīng)跟不上當(dāng)前的新的科技手段的沖擊，舊有管理觀念也受到了沖擊。

（二）對傳統(tǒng)方式的沖擊

傳統(tǒng)檔案文件，是以紙質(zhì)文件為載體居多的，一般涉及機(jī)密檔案的保密方式，主要表現(xiàn)在對文件的加強(qiáng)管理，專人負(fù)責(zé)，限定使用，及時收回，集中管理，定期銷毀等方法。再過去對涉密檔案的保管起到了很好的效果。但是當(dāng)今的數(shù)字化的檔案的貯存和調(diào)閱等方式與老式的檔案管理的方式不同，也就造就了新的問題，以前的保密手段不能夠在當(dāng)今的條件起到很好的作用。信息化的檔案會通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞，這大大增加了泄密的可能。還有利用一下先進(jìn)的電子設(shè)備，通過各種信息載體，對文件的竊取手段也增加了。所以傳統(tǒng)的保密方式收到了沖擊，已經(jīng)不能應(yīng)付當(dāng)前的新形勢，數(shù)字化檔案的保密手段要順應(yīng)時代做出改變。

（三）對傳統(tǒng)保密對象的沖擊

傳統(tǒng)的保密檔案的目標(biāo)一般都是些載體為紙質(zhì)文件的材料，然而隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的材料，已經(jīng)完成質(zhì)量的轉(zhuǎn)換。以前所說的保密目標(biāo)不再是固有的形態(tài)，它可以是一個U盤，一支錄音筆，一個手機(jī)，一塊硬盤這類保密物品的保存保護(hù)不同于以往的紙質(zhì)文件，對保密工作的開展提供了新的難題，和新的考驗。

三、數(shù)字化檔案保密管理目前經(jīng)常出現(xiàn)的問題

相較于以往的管理方式，數(shù)字化檔案信息管理技術(shù)有了很大的提升，操作便捷、尋找目標(biāo)檔案準(zhǔn)確、調(diào)閱方便、信息關(guān)聯(lián)性強(qiáng)等等。既提高使用率也節(jié)省了時間。然而便捷的同時也帶來新的問題，尤其是對于數(shù)字化檔案信息對于保密文件管理安全性問題[1]。

（一）檔案管理數(shù)字化的意識問題

在信息化時代下，作為檔案工作者，要加深對檔案數(shù)字化管理的意識?，F(xiàn)有檔案的自動化和數(shù)字化的檔案資料信息化處理提供了強(qiáng)大的支撐。在軟件工程建設(shè)中，檔案信息的數(shù)字化得到了很大的發(fā)展，新的數(shù)字信息完善了檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。然而還是一部分人對數(shù)字化檔案信息建設(shè)的認(rèn)識不到位，不能將自身的信息加以數(shù)字化整合，還停留在以前的老的檔案保存，信息收集的僵化思想和落后的工作方式上，對自身和整體的數(shù)據(jù)化一體建設(shè)拖了后腿。

（二）檔案數(shù)字化的安全性有待提高

新的檔案管理帶來新的問題，在數(shù)字化檔案調(diào)用便捷的同時也為我們帶來檔案保密安全的新問題。數(shù)字化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)建立，通過現(xiàn)代化信息手段把檔案載體于檔案的信息分離開來，通過網(wǎng)絡(luò)整合關(guān)鍵信息共聯(lián)，這樣信息的深度和廣度得到了加強(qiáng)，但是也給檔案管理的安全性帶來了挑戰(zhàn)。因為電子檔案管理系統(tǒng)對使用者的識別主要是通過用戶密碼和用戶名，以及用戶密鑰來識別，一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不能做到人員識別，那樣會對檔案資料的安全產(chǎn)生極大影響和威脅[2]。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)不夠完善

目前的數(shù)字化檔案建設(shè)制度上仍舊不夠完善，在網(wǎng)絡(luò)安全性還是有很多缺失。數(shù)字化檔案建設(shè)，不是一個單位一個部門但能夠完成的，它需要全社會的統(tǒng)統(tǒng)努力和完善，群策群力，積沙成塔，這樣才能建成一個全面的涵蓋各行各業(yè)的系統(tǒng)完整，功能齊備的數(shù)據(jù)化檔案信息工程。但是還是有很多的相關(guān)單位，沒有建立一套行之有效的檔案管理制度，出現(xiàn)了非法的計算機(jī)網(wǎng)路運行和非法的資料竊取的問題得不到合理的解決，不能在資料出現(xiàn)丟失后建立有效的追蹤工作，并有真正地對問題加以解決，使得數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全問題停在了表面[3]。

（四）檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)問題

數(shù)字化檔案信息的管理人員的素質(zhì)水平也是影響數(shù)字化信息檔案建設(shè)安全的一個重要因素。作為檔案信息工作的實際操作者具備良好的信息化素質(zhì)，要精通現(xiàn)代化辦公技能，可以熟練的運營辦公自動化軟件處理檔案資料。但還是有一部分的檔案管理人員，還是不能按照規(guī)章制度來處理檔案信息，習(xí)慣的固有手法來處理信息檔案工作，從而導(dǎo)致了檔案管理工作混亂無序，效率低下。計算機(jī)技術(shù)的水平也是影響管理人員的一個因素，沒有達(dá)標(biāo)的計算機(jī)操作使用技術(shù)也會給工作的開展和進(jìn)行帶來極大困擾，這也是當(dāng)前檔案數(shù)字化管理管理人員急需提高和改善的。

四、數(shù)字化檔案保密管理的主要工作方向

與以往的檔案保密工作不同，對于數(shù)字化的檔案保密管理方面，既要遵循一些以往的法制法規(guī)、辦事原則，也要針對數(shù)字化檔案信息化建設(shè)新的情況，拿出一些新的舉措。在人員方面，制度方面，以及一些工作流程方面，采取一些切實有效的，能對數(shù)字化檔案信息安全保密管理作出實質(zhì)作用的新手段，確保社會數(shù)字化檔案信息工程順利進(jìn)行[4]。

（一）完善政策法規(guī)和制度的建設(shè)

建設(shè)一個完善的數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng),是一個需要全社會共參與的系統(tǒng)工程,牽涉的也是方方面面,要面對許多的問題.對于數(shù)字化檔案保密工作的開展一定要以國家法律為依托，在保密管理的法律法規(guī)的建設(shè)方面，要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》為根本法律宗旨,對與之演化出來的一些項的規(guī)章和細(xì)則要無條件去嚴(yán)格遵循和落實。例如保密細(xì)則、檔案保密工作職責(zé)、泄密事件查處辦法等作為日常工作的準(zhǔn)則來要求檔案管理人員，還要把涉密檔案復(fù)制、閱讀、外借等制度，貫徹執(zhí)行到具體的工作去，要做到對于數(shù)字檔案信息的保密工作嚴(yán)格按照規(guī)章和制度去管理檔案和使用檔案，做到有法可依，有章可循[5]。

（二）提高管理者保密意識

作為數(shù)字化信息檔案的具體管理人員，其在整個數(shù)字化檔案信息的查詢和使用過程中，要盡到監(jiān)管和監(jiān)督的作用?；陔娮訑?shù)據(jù)文檔的特性，要對接觸到檔案的人員和載體做好必要的檢查，防止泄密事件的發(fā)生，這就要求把管理人員的保密意識加以提高。優(yōu)良的政治素養(yǎng)是對一個檔案管理人在意識形態(tài)方面的一個最基本的要求，其次要具備深刻的檔案法制意識，要能自覺的嚴(yán)格貫徹和有效執(zhí)行國家的保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律。還有對于數(shù)字化檔案信息的管理，要求檔案管理者要對一些涉密的信息資料載體，包括檔案管理專用計算機(jī)，數(shù)據(jù)信息存儲用移動硬盤、光碟等新型載體的專業(yè)知識和操作技巧的掌握。最后為了貫徹執(zhí)行《中華人民檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》按照其要求，檔案工作人員需要定期簽訂保密承諾責(zé)任書，來嚴(yán)格履行和保守國家秘密和工作秘密。

（三）加強(qiáng)涉密載體的管理

以往的檔案信息的載體是以紙質(zhì)文件為主體的，對于涉密信息的主要保密工作的重點就在這幾個方面上對文件加強(qiáng)管理，專人負(fù)責(zé)，限定使用，及時收回，集中管理，定期銷毀等等。當(dāng)今的數(shù)字化檔案信息因其所使用的載體和所使用的平臺有了很大不同，對涉密信息的保密工作就提出新的要求。首先是要給檔案管理單位配備專用的檔案專用計算機(jī)，來處理數(shù)字化信息的查閱使用工作；其次要采取有效嚴(yán)格的身份認(rèn)證措施，確保對檔案調(diào)閱者的資格認(rèn)證以防機(jī)密信息泄密。還要做到對于檔案信息的內(nèi)部儲存時將局域網(wǎng)與公共外網(wǎng)采取物理隔離，通過專有的窗口設(shè)備進(jìn)行有監(jiān)管下的鏈接；將涉密的信息管理計算機(jī)與非密的網(wǎng)絡(luò)隔斷，以防止涉密信息泄密，還要求檔案的管理人員還是要定期地對涉密的電子文檔和存儲、辦理歸涉密信息的計算機(jī)、移動硬盤、光錄像帶等做徹底全面的清理[6]。

（四）加強(qiáng)應(yīng)用中的監(jiān)督監(jiān)管

對于檔案的作用就是用來給調(diào)用者提供對其有需求和幫助的信息資料的，而信息資料從檔案庫到使用者手中的這個環(huán)節(jié)往往是最容易發(fā)生泄密和失竊的環(huán)節(jié)。加強(qiáng)在利用過程這種的監(jiān)管，能有的確保檔案信息的安全，檔案利用監(jiān)管是確保利用過程不會對相應(yīng)的檔案信息不泄密不失密的一個重要環(huán)節(jié)。要嚴(yán)格分清檔案使用者的不同層級，針對不同層級的使用者確定其對檔案的不同可利用層級，規(guī)定出不同層級的檔案信息調(diào)閱權(quán)限和審批手續(xù)。相對于普通文件，涉密文件信息的調(diào)閱管理要更嚴(yán)格，必須要經(jīng)過指定領(lǐng)導(dǎo)的核調(diào)審批，由專門的涉密人員來具體親自辦理，必須每個環(huán)節(jié)都要做到經(jīng)手必登記，登記必簽名。這樣才能保證監(jiān)管過程清晰，權(quán)責(zé)區(qū)分明確，具體事件具體到人，這樣就可以在檔案利用過程中有效的發(fā)現(xiàn)和制止不利于檔案保密安全的不良行為。

五、結(jié)語

數(shù)字化檔案信息建設(shè)是一個時代性的大工程，是利國利民的大舉措，功在當(dāng)下利在千秋。如何將數(shù)字化檔案信心工程建設(shè)的更加全面，保障檔案信息數(shù)字化情況下對于檔案文件的安全性，是需要檔案管理工作者所深思的。這不是一下小問題，它帶來的影響很大，關(guān)乎社會發(fā)展的健康性。對于檔案管理工作者們?nèi)绾胃玫卮_保數(shù)字化檔案信息管理工作的進(jìn)行還需要更加努力奮斗。