文書(shū)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略研究

王仕鳳 安徽廣播電視臺(tái)

隨著全球數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，生活中的可用信息資源越來(lái)越多，而且獲取信息資源的途徑也在逐漸的增長(zhǎng)，人們?cè)谏罟ぷ鬟^(guò)程中對(duì)于信息資源的需求也在逐漸擴(kuò)大，而且文書(shū)檔案作為單位發(fā)展建設(shè)的核心內(nèi)容，其在工作過(guò)程中具有一定的監(jiān)督性和服務(wù)性，可以作為信息資源的重要戰(zhàn)略點(diǎn)。在單位日常的生產(chǎn)過(guò)程，中文書(shū)檔案的管理工作將伴隨著企業(yè)單位的整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程，所以良好的文書(shū)檔案管理也是維持的單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵因素。但是現(xiàn)階段的文書(shū)檔案管理水平已經(jīng)不能滿(mǎn)足于時(shí)代的發(fā)展和要求，所以想要讓檔案作為信息資源的重點(diǎn)，為單位提供更好的服務(wù)，就需要改善其管理方法，也就是將文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化。將傳統(tǒng)的實(shí)體紙質(zhì)文書(shū)管理保存方式改變?yōu)閿?shù)字化信息保存，可以比傳統(tǒng)的保存方式更長(zhǎng)久也更安全，可以實(shí)現(xiàn)高效的資源共享。讓單位在利用文書(shū)管理的過(guò)程中，可以更加方便去運(yùn)用和查找資料。這對(duì)于整個(gè)單位的工作展開(kāi)和工作水平的提升都有著極大的幫助。

一、文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢(shì)

（一）提高文書(shū)檔案編輯的靈活性

文書(shū)檔案數(shù)字化管理可以大幅度的提高文書(shū)檔案的編輯，因?yàn)槠渲饕墓芾矸绞奖闶菍?duì)紙質(zhì)的文書(shū)檔案進(jìn)行錄入，掃描，并且上傳到系統(tǒng)當(dāng)中，這就可以使得檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)化，然后被計(jì)算機(jī)所識(shí)別，并且儲(chǔ)存在各種數(shù)據(jù)載體當(dāng)中[1]。這也可以使得傳統(tǒng)的文書(shū)檔案在被編輯的過(guò)程中，摒棄了紙質(zhì)涂抹修改的方式，而是采用了電腦修改的方式，并且在新的文書(shū)檔案進(jìn)行錄入的過(guò)程中，也可以利用該方式進(jìn)行錄入，這就使得整個(gè)檔案有著更加高效化，更加靈活的編輯方式。使得整個(gè)檔案信息在被查詢(xún)和應(yīng)用的過(guò)程中會(huì)十分的方便。

（二）提高文書(shū)檔案檢索的便捷性

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，單位想要對(duì)于文書(shū)檔案進(jìn)行檢索，就需要在大量的紙質(zhì)文書(shū)檔案當(dāng)中尋找到想要的檔案信息，在這個(gè)過(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力和時(shí)間，這會(huì)使得文書(shū)檔案在利用效率上大幅度的降低，并且會(huì)影響單位整體的工作效率。而將文書(shū)檔案數(shù)字化管理之后，文書(shū)檔案信息查詢(xún)的過(guò)程將會(huì)更加的便捷。當(dāng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立完成，就需要在使用的過(guò)程中，在電腦上進(jìn)行搜索和查找，便捷的調(diào)出要好的，文書(shū)檔案通過(guò)關(guān)鍵字檢索等方式，就可以在計(jì)算機(jī)上及時(shí)查閱檔案信息，讓文書(shū)檔案在檢索過(guò)程中可以更快的為單位的工作和發(fā)展提供服務(wù)，大大提高了文書(shū)檔案的管理和利用效率。

（三）實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案在使用的過(guò)程中并不能做到很好的利用，而且傳統(tǒng)的只是他們還存在一個(gè)區(qū)域的局限性，如果想要在區(qū)域內(nèi)調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案，自需要利用大量的人力和物力來(lái)對(duì)于文書(shū)檔案進(jìn)行運(yùn)送，而在文書(shū)檔案實(shí)數(shù)字化之后，就可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)對(duì)于全國(guó)各地的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢(xún)，這也可以使得檔案使用者在不同的區(qū)域不同。同的時(shí)間可可以對(duì)于文書(shū)檔案信息隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢(xún)和利用，這在運(yùn)輸和利用方面已經(jīng)突破了時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案的資源共享，這也是現(xiàn)階段信息資源共享的主要發(fā)展趨勢(shì)，可以讓文書(shū)檔案資源為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

二、文書(shū)檔案管理數(shù)字化的重要性

（一）可以滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需求

現(xiàn)階段因?yàn)榭萍妓降奶岣?，大?shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)成了未來(lái)的主流發(fā)展方向，而全世界對(duì)于信息和數(shù)據(jù)的處理水平也已經(jīng)達(dá)到了全新的高度。我國(guó)隨著智能技術(shù)和5G信號(hào)的發(fā)展，信息的傳遞速度方面已經(jīng)達(dá)到了世界的前列，這種大背景之下，單位在發(fā)展過(guò)程中也會(huì)運(yùn)用到更多的信息資源，而傳統(tǒng)的檔案管理方式使得傳統(tǒng)的文書(shū)檔案已經(jīng)逐漸的暴露出了諸多問(wèn)題，在信息儲(chǔ)存上面，隨著信息的不斷增加，也會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案的數(shù)量在逐漸增多，如果利用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案進(jìn)行有管理就會(huì)使得檔案所需要的空間在逐漸的上升，并且也會(huì)增加檔案管理人員的工作任務(wù)，并且也會(huì)嚴(yán)重的影響檔案的準(zhǔn)確性，而的檔案信息管理的過(guò)程中，因?yàn)閿?shù)量的不斷上升，這導(dǎo)致了管理人員在工作中不能全面地對(duì)所有檔案進(jìn)行監(jiān)管。非常容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失的情況出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到了檔案在后期的具體使用，所以就需要將文書(shū)檔案管理數(shù)字化，只有這樣才可以使得文書(shū)檔案有著更好的儲(chǔ)存方式，將檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)用性得到提高，讓其在使用過(guò)程中可以更好地為單位的發(fā)展做出服務(wù)[2]。

（二）提高單位管理效率

因?yàn)楝F(xiàn)階段文書(shū)檔案在單位發(fā)展管理中的重要地位，要求檔案在使用過(guò)程中一定要具有十分準(zhǔn)確的特點(diǎn)。但是在進(jìn)行實(shí)體檔案的管理過(guò)程中，傳統(tǒng)的文書(shū)紙質(zhì)檔案總會(huì)出現(xiàn)一些不可避免的問(wèn)題，如果檔案的填寫(xiě)不完整，并且在擺放，儲(chǔ)存的過(guò)程中也會(huì)找不到文檔的信息，不能進(jìn)行合理的分類(lèi)，讓單位在使用的過(guò)程中使用效率大大降低，嚴(yán)重影響了單位的整體管理效率，這種情況不僅會(huì)對(duì)于工作人員造成影響，還會(huì)對(duì)于整個(gè)單位的工作造成影響，在這個(gè)信息化的社會(huì)，想要完成信息共享，不僅僅是在單位內(nèi)，還是全國(guó)各個(gè)范圍都要完成信息共享，所以在這種背景下，傳統(tǒng)的只是檔案想要完成共享的傳輸效率是十分低下的，而單位想要其他單位的檔案信息，就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和物力去進(jìn)行抽調(diào)，而將其進(jìn)行數(shù)字化之后，就可以在網(wǎng)上隨時(shí)的下載，查看和閱覽其他單位的檔案信息，這也使得單位在管理工作中可以有著更加快速高效的工作水準(zhǔn)。

（三）安全性獲得提高

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案在管理過(guò)程中所采用的方式便是對(duì)于檔案進(jìn)行單獨(dú)的存放，并且派專(zhuān)門(mén)的管理人員進(jìn)行管理，這種管理方式會(huì)極大地加大工作人員的工作量，并且增加單位的人工成本，而且對(duì)于其紙質(zhì)檔案的存放并沒(méi)有相應(yīng)的安全保障在使用的過(guò)程。非常容易受到自然環(huán)境的影響，對(duì)于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的傷害，而且檔案在移動(dòng)的過(guò)程中也會(huì)發(fā)生意外，使得檔案失竊或丟失，都會(huì)對(duì)于整個(gè)單位的工作產(chǎn)生影響。而在文書(shū)檔案數(shù)字化之后，就會(huì)使得整個(gè)檔案有著更加良好的儲(chǔ)存方式，并且也不會(huì)受到自然環(huán)境的干擾，大大保證了其在儲(chǔ)存過(guò)程當(dāng)中的安全性和穩(wěn)定性，使得整個(gè)檔案有著更加長(zhǎng)久的使用時(shí)間和使用壽命，為單位可以提供更好的發(fā)展。

三、文書(shū)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案的歸檔范圍不夠明確

一般情況下，文書(shū)檔案在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，需要按照其檔案記錄的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行類(lèi)別劃分，而且每一種類(lèi)別都有著其相對(duì)的作用和使用方式，并且可以為單位提供不同的方式，但是在現(xiàn)階段實(shí)行文書(shū)檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，不是說(shuō)檔案的類(lèi)別條目并沒(méi)有按照其分類(lèi)來(lái)進(jìn)行精細(xì)化的管理，使得文檔的內(nèi)容屬性，應(yīng)用特征和系統(tǒng)特征并沒(méi)有根據(jù)其內(nèi)容來(lái)進(jìn)行合理化的分配，這就是得文書(shū)檔案的分類(lèi)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，并且因?yàn)槠洳荒軌蜻M(jìn)行科學(xué)化的整理，所以導(dǎo)致在整個(gè)檔案在使用的過(guò)程當(dāng)中尋找起來(lái)也比較麻煩，歸檔范圍也不夠清晰，從而導(dǎo)致了許多的文書(shū)檔案，因?yàn)槠渌涊d的內(nèi)容過(guò)于復(fù)雜而導(dǎo)致不能夠被歸到分類(lèi)。而在長(zhǎng)期的留存過(guò)程中，就會(huì)導(dǎo)致檔案被遺忘或者丟失，從而影響到了單位后續(xù)的工作，使得檔案的使用效率低下[3]。

（二）信息技術(shù)的合理應(yīng)用程度不高

在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理傳統(tǒng)的文書(shū)檔案過(guò)程中，其最為主要的支撐便是合理地運(yùn)用信息技術(shù)，只有將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案完美結(jié)合，才可以讓文書(shū)檔案的數(shù)字化進(jìn)程有著良好的發(fā)展。但是現(xiàn)階段大部分單位在進(jìn)行信息技術(shù)的使用過(guò)程中，并沒(méi)有注意到其對(duì)于文書(shū)檔案管理的重要性，所以導(dǎo)致對(duì)于信息技術(shù)沒(méi)有很好地利用效率，使得其在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，是用各種系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行文書(shū)檔案處理的工作，進(jìn)行的并不順暢，并且讓各種系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能夠得以共享。一些單位甚至并沒(méi)有創(chuàng)建自身的檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)，也沒(méi)有相關(guān)的儲(chǔ)存空間來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，只是在國(guó)家規(guī)定的發(fā)展過(guò)程中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行上傳和錄入，導(dǎo)致其系統(tǒng)的建設(shè)明顯滯后于社會(huì)上的大部分企業(yè)和單位。而且單位在進(jìn)行發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于文書(shū)檔案以及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用并不普遍，所以導(dǎo)致在搜索過(guò)程中效率十分低下，需要工作人員去逐步勘察，這也導(dǎo)致了單位工作效率的低下。

（三）單位工作人員素質(zhì)水平較低

現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理的工作人員在工作狀態(tài)上處在一個(gè)非常尷尬的境地，在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)文書(shū)檔案的工作管理人員只需要做好書(shū)面工作，所以說(shuō)對(duì)于其本身的工作技能要求并不高，所以單位大部分的工作管理人員都是年紀(jì)較大的工作人員，所以導(dǎo)致其在進(jìn)行數(shù)字化之后，其所掌握的具體工作職能在整體的數(shù)字化文檔管理過(guò)程中并不能夠發(fā)揮出具體的作用。因?yàn)楝F(xiàn)階段的文書(shū)檔案工作都是利用電子儀器進(jìn)行操作，而傳統(tǒng)文書(shū)檔案的管理人員并沒(méi)有相關(guān)的操作經(jīng)驗(yàn)，并且因?yàn)槠淠昙o(jì)較大，而且因?yàn)槠渲暗墓ぷ餍再|(zhì)過(guò)于簡(jiǎn)單，所以在工作的過(guò)程中也沒(méi)有更好的積極性對(duì)于新的技術(shù)去進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而導(dǎo)致單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過(guò)程中受到了非常大的阻礙。

四、文書(shū)檔案數(shù)字化管理的提升策略

（一）重視文書(shū)檔案數(shù)字化管理

想要讓企業(yè)單位的文書(shū)檔案數(shù)字化管理水平有所提升，就需要讓單位在發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于文書(shū)檔案數(shù)字化的管理加強(qiáng)重視。在發(fā)展過(guò)程中，單位應(yīng)該創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案數(shù)字化管理部門(mén)，并根據(jù)其發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)打造相關(guān)的管理制度，讓其具有良好的規(guī)范性，并且要將文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)細(xì)化，要對(duì)于每種檔案類(lèi)型提出明確的標(biāo)準(zhǔn)，從而確保文書(shū)檔案在進(jìn)行歸類(lèi)的過(guò)程中可以有著良好的儲(chǔ)存歸類(lèi)模塊，并且不能依靠于幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)，而是要根據(jù)企業(yè)的單位，在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)于其真的發(fā)展方向以及具體的工作職能來(lái)劃分具體的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才可以讓單位再進(jìn)行查閱的過(guò)程中，有著更加方便的查找模塊。并且單位在進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，要提升相關(guān)水平，積極利用安全電子軟件來(lái)進(jìn)行文書(shū)的保護(hù)工作，以確保文書(shū)檔案有著更加良好的使用環(huán)境，可以讓其為單位的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)，并且還可以有效的制止文書(shū)檔案在使用的過(guò)程中被有心之人偷竊，做出違法的事情而影響到了單位的形象和具體利益[4]。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)的合理利用

單位想要進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化管理，首先要明確的是數(shù)字化管理所需要的發(fā)展模式和發(fā)展方向。數(shù)字化管理就是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)行發(fā)展的，所以要在發(fā)展的過(guò)程中使得數(shù)字化管理水平進(jìn)行提高，就需要在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的過(guò)程中對(duì)于信息技術(shù)的利用效率進(jìn)行提高，并且單位要時(shí)刻注重現(xiàn)階段市場(chǎng)上的動(dòng)向，來(lái)選擇最適合于單位發(fā)展的新技術(shù)來(lái)完成文書(shū)檔案的數(shù)字化管理工作。并且在設(shè)備的選擇方面也要使用市場(chǎng)上全新研發(fā)的設(shè)備，從而避免因?yàn)樵O(shè)備的問(wèn)題而導(dǎo)致了信息的丟失，所以在發(fā)展過(guò)程中要逐漸地對(duì)自身的硬件基礎(chǔ)設(shè)施作出增強(qiáng)，并且在硬件設(shè)施能夠到達(dá)要求之后，要對(duì)于軟件設(shè)施也做出相應(yīng)的整改動(dòng)，用市場(chǎng)上先進(jìn)的處理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理就可以使得檔案有著更加良好的檢索狀態(tài)，也可以使得檔案有著更加快捷的傳輸方式以及儲(chǔ)存方式，讓單位的工作可以有著更快更好的效率提升。

（三）加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)水平管理

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文書(shū)管理工作中，單位可能并不重視員工的素質(zhì)水平，因?yàn)槠涔ぷ鞯膬?nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，工作性質(zhì)比較直白，所以就導(dǎo)致單位對(duì)于其工作人員并沒(méi)有過(guò)高的要求。但是隨著文書(shū)檔案數(shù)字化的發(fā)展，想要讓文書(shū)檔案工作有著更加家良好的工作效率，并且可以對(duì)單位的發(fā)展提供幫助，就需要加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)水平管理，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，首先要對(duì)于內(nèi)現(xiàn)存的工作人員進(jìn)行水平考核，以確保其有著足夠的能力來(lái)進(jìn)行文書(shū)檔案的數(shù)字化管理，并且如果其能力不足，就需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。而且還要根據(jù)不同的狀況來(lái)提高員工的積極性，讓其有著足夠的精力和心態(tài)對(duì)于文書(shū)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行學(xué)習(xí)。還可以招收全新的文書(shū)檔案管理人員，讓其對(duì)于電腦等各種技術(shù)有著足夠的了解，只有這樣才可以使得單位整體的文書(shū)檔案數(shù)字化管理效率得到提升，讓單位的整體獲得提升[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段我國(guó)的信息化技術(shù)已經(jīng)得到了充足的發(fā)展，所以文書(shū)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成了單位的必然發(fā)展趨勢(shì)，而想要進(jìn)行單位的檔案數(shù)字化管理，讓文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展作出更大的功效，就需要解決現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理發(fā)展過(guò)程中所存在的諸多問(wèn)題，使得文書(shū)檔案管理有著良好的工作效率，在這個(gè)過(guò)程中，首先是要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的重視程度，并且還要使用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)于人員的素質(zhì)在加強(qiáng)培養(yǎng)，只有這樣才可以讓單位的文書(shū)檔案數(shù)字化管理有著良好的發(fā)展，讓單位也可以有著更加良好的發(fā)展。