加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的思考

羅玲 核工業(yè)二八0研究所

精細(xì)化管理是一種管理理念、一種管理文化，是將企業(yè)管理責(zé)任進(jìn)行具體化、清晰化，它要求每一個管理者都要盡職盡責(zé)。其本質(zhì)意義是對戰(zhàn)略和目標(biāo)進(jìn)行層層分解、精準(zhǔn)細(xì)化和有效落實的過程，是讓企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃能準(zhǔn)確貫徹到每個環(huán)節(jié)并高效發(fā)揮作用的過程，同時也是提升企業(yè)整體管理水平的一個重要途徑。辦公室管理在國有企業(yè)管理中處于承上啟下、協(xié)調(diào)各方的中樞地位，肩負(fù)著服務(wù)與保障、協(xié)調(diào)與督辦、參謀與管理等重要職責(zé)。在進(jìn)入第二個百年奮斗新征程時期，全面立足“三新一高”要求，加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理，對“確保政令暢通、高效規(guī)范、服務(wù)優(yōu)質(zhì)，提升國有企業(yè)治理水平，推動企業(yè)實現(xiàn)‘十四五’戰(zhàn)略目標(biāo)和高質(zhì)量發(fā)展”有著重要作用。

一、國有企業(yè)辦公室主要管理職能概述

服務(wù)與保障職能。服務(wù)是國有企業(yè)辦公室的首要工作職責(zé)。文件收發(fā)與制作、會議準(zhǔn)備與組織、資料查詢與解答、資質(zhì)證照管理與介紹信函件開具、企業(yè)間業(yè)務(wù)交流互訪與項目洽談接待、保密管理與疫情防控工作、群眾來信來訪辦理與突發(fā)事件應(yīng)對等工作展示著辦公室作為國有企業(yè)“窗口”的服務(wù)功能。同時本著精簡高效，許多國有企業(yè)行政辦公室和后勤辦公室合二為一，還擔(dān)負(fù)辦公資產(chǎn)管理、車輛安全駕駛與調(diào)度、員工食堂管理、公共設(shè)施維修維護(hù)管理、保衛(wèi)管理、辦公環(huán)境美化亮化管理等后勤保障職能。辦公室既是“前哨”，也是“后院”。服務(wù)好各級領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好職能部門和業(yè)務(wù)單位、服務(wù)好員工群眾，保障企業(yè)健康有序運轉(zhuǎn)是目標(biāo)、是任務(wù)；統(tǒng)籌兼顧、規(guī)范高效、細(xì)致周到，不斷提高辦文、辦會、辦事效率與質(zhì)量是要求、是責(zé)任[1]。

協(xié)調(diào)與督辦職能。辦公室作為國有企業(yè)治理體系中的“橋梁”，既要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、職能部門與業(yè)務(wù)單位之間、領(lǐng)導(dǎo)與部門單位之間的關(guān)系；還要協(xié)調(diào)企業(yè)與上級主管單位、與下級子企業(yè)、與各級地方政府、與客戶企業(yè)之間的關(guān)系。聯(lián)系上下、溝通左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、統(tǒng)籌各方，發(fā)揮好“樞紐”作用是國有企業(yè)辦公室的關(guān)鍵職責(zé)。同時，辦公室要對上級會議精神和文件的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)黨委會和董事會及辦公會等會議決策的落實情況、群眾反映問題的解決情況、保密保衛(wèi)等工作自查檢查問題的整改情況、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的辦理情況等進(jìn)行督促提醒和信息反饋，確保事事有著落、件件有回聲，做到環(huán)環(huán)相扣、管理閉環(huán)。

參謀和管理職能。國有企業(yè)作為中國特色社會主義的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，是我國國民經(jīng)濟(jì)中的中流砥柱，肩負(fù)著國有資本的保值增值，責(zé)任重大，使命光榮。辦公室在宣貫上級文件精神、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)工作部署、應(yīng)對緊急突發(fā)事件、開展落實情況督促提醒等過程中，需要不斷提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力，不斷提高站位、開拓視野、積累知識、創(chuàng)新方法、提升能力，做好調(diào)研和資料收集工作，學(xué)深悟透文件精神實質(zhì)，正確把握政策內(nèi)涵，洞悉行業(yè)發(fā)展趨勢，熟悉業(yè)務(wù)管理流程，抓好統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

二、現(xiàn)階段國有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

（一）需進(jìn)一步完善制度，激發(fā)活力

首先原有管理制度跟不上時代變遷和企業(yè)高速發(fā)展的需要，新事物、新情況、新矛盾不斷涌現(xiàn)，出現(xiàn)了職能交叉不明確、管理權(quán)責(zé)不清晰的問題。其次現(xiàn)階段以績效為導(dǎo)向的薪酬分配機(jī)制多向經(jīng)營、項目等直接與績效考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)掛鉤的部門傾斜，績效考核與激勵機(jī)制有待進(jìn)一步完善，而個別企業(yè)，由于過度重視短期經(jīng)營業(yè)績，催生了部門之間、員工之間的惡性競爭，導(dǎo)致團(tuán)隊意識缺乏，越位、錯位、缺位、相互推諉扯皮的現(xiàn)象時有發(fā)生，使得原本就繁雜瑣碎事多人少的辦公室工作，因缺乏有效激勵，無法吸引招攬人才，固有辦公室人員忙東忙西，精力分散，疲于應(yīng)付，不僅精細(xì)化管理程度不高、效果不佳，而且可能村村起火、處處冒煙、費力不討好，挫傷干事創(chuàng)業(yè)、開拓創(chuàng)新的積極性和主動性[2]。

（二）需進(jìn)一步統(tǒng)一思想、搭建平臺

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)目標(biāo)的細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化等，需要通過分解戰(zhàn)略目標(biāo)、細(xì)化管理單元、改進(jìn)管理方式，確保企業(yè)管理思想和目標(biāo)高效、準(zhǔn)確、到位的落實。辦公室作為企業(yè)運營的“總調(diào)度”，要有效發(fā)揮協(xié)調(diào)及督辦功能，除了勇于擔(dān)當(dāng)、甘于奉獻(xiàn)、勤于實干，自身努力外，還需要企業(yè)有明確的目標(biāo)、清晰的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的流程和科學(xué)精準(zhǔn)的考核與激勵體系等作為支撐，需要企業(yè)上下勠力同心、團(tuán)結(jié)協(xié)作，尤其對深化國企改革中涉及轉(zhuǎn)型升級、利益分配、民生福祉等重大問題，更是需要企業(yè)高層統(tǒng)一思想、凝心聚力，以及對辦公室工作的大力支持。同時辦公室工作人、財、物投入不足，企業(yè)信息化建設(shè)遲緩，也是影響辦公室精細(xì)化管理水平的制約因素[3]。

（三）需進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)習(xí)、提高能力

國有企業(yè)辦公室工作紛然陳雜、千頭萬緒，其實質(zhì)卻是政治工作，始終胸懷“兩個大局”、心系“國之大者”，嚴(yán)守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，保持“三力”、堅守“底線”，注重從政治的角度來觀察、思考、分析和解決各類問題，是國有企業(yè)辦公室人的立足之本。在專業(yè)和業(yè)務(wù)方面，文件起草、會議組織、公共關(guān)系處理、保密管理、車輛管理、員工食堂管理、應(yīng)急管理等，都需要專業(yè)知識和管理技能。現(xiàn)實中，辦公室人忙于瑣碎繁重日常工作，時事政治學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性不夠，專業(yè)知識更新的及時性不足，思考領(lǐng)悟?qū)W以致用的深度、廣度不夠，“做得多、錯得多、不做反而沒錯”的思想仍然存在，工作積極性不高、服務(wù)意識不強(qiáng)，保守主義、經(jīng)驗主義導(dǎo)致執(zhí)行力不足、創(chuàng)新性不夠，精細(xì)化管理容易停于口號、流于形式、浮于表面。

三、加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的思考

2014年5月8日，習(xí)近平總書記到中辦調(diào)研時提出了“五個堅持”，即“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神、堅持廉潔自律的道德操守”的工作要求。同時，習(xí)總書記還用要牢記“天下大事必作于細(xì)”“慎易以避難，敬細(xì)以遠(yuǎn)大”的道理來強(qiáng)調(diào)“一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精，于細(xì)微之處見精神，于細(xì)節(jié)之間顯水平”的工作作風(fēng)，這不僅是對中辦的工作要求，也是對新形勢下國有企業(yè)辦公室工作的要求，更是為國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理指明了方向[4]。

明確目標(biāo)、細(xì)化職責(zé)、合理配置。當(dāng)前是國有企業(yè)改革三年行動的關(guān)鍵之時，是進(jìn)一步聚焦主責(zé)主業(yè)、健全市場經(jīng)營機(jī)制、加快推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、各項改革舉措落實之時，時間緊迫、任務(wù)艱巨。加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理，確保改革行動方案落實落細(xì)，首先要注重管理目標(biāo)的精細(xì)化，要依據(jù)企業(yè)“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃和國企改革三年行動方案，科學(xué)制定企業(yè)總體管理目標(biāo)，并層層細(xì)化分解，將總目標(biāo)分解到每一年度、每個部門、每個崗位，使每一個目標(biāo)、任務(wù)、指令都可以量化、可以執(zhí)行、可以落實到具體責(zé)任人。其次要全面解決職責(zé)交叉、權(quán)責(zé)不清的問題，要在總目標(biāo)的引導(dǎo)下，進(jìn)一步調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)組織架構(gòu)，理清各職能部門和業(yè)務(wù)單位的職能，將職能充分細(xì)化至各個崗位，并劃清工作界面，區(qū)分每一個目標(biāo)、任務(wù)、指令的主責(zé)人和配合人，讓全員各就各位、各司其職。第三，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備中，應(yīng)綜合考慮人員年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等因素，并與企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點、職責(zé)任務(wù)相匹配，積極引入市場理念，創(chuàng)新工作方式方法，可采取人才引進(jìn)、競聘上崗、勞務(wù)派遣、揭榜掛帥、聯(lián)合作業(yè)等多渠道、多形式的靈活機(jī)動的選人用工機(jī)制，深化全面預(yù)算管理，既能人盡其才、人崗適配，避免越位、錯位、缺位，又可整合各方資源、進(jìn)行合理配置、有效控制人工成本等[5]。

完善制度、優(yōu)化流程、創(chuàng)新發(fā)展。制度是保障。構(gòu)建一套科學(xué)完善的國有企業(yè)現(xiàn)代化治理體系是實施精細(xì)化管理量化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的前提。一方面，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)政策研究與形勢分析，與時俱進(jìn)、因勢利導(dǎo)，結(jié)合行業(yè)特點、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、經(jīng)營實際和管理實踐等，及時修訂完善各項管理制度，為加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理提供堅強(qiáng)的制度保障。另一方面，企業(yè)應(yīng)堅持“系統(tǒng)思維、高起點謀劃、高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)、高質(zhì)量落實”的工作思路，聚焦“提高效率、增強(qiáng)活力、提升價值”的工作要求，敢于自我革新，對標(biāo)對表國內(nèi)國際一流，高瞻遠(yuǎn)矚、因地制宜，做好頂層設(shè)計，將企業(yè)所有業(yè)務(wù)進(jìn)行綜合考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃，革故鼎新原有工作流程，打通堵點、捋順拐點、連接盲點，形成行之有效、科學(xué)完整的一體化業(yè)務(wù)流程。第三，企業(yè)要應(yīng)時代之變，加大企業(yè)科技投入與自主研發(fā)的力度，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)傳遞與信息共享的交流平臺，并勇于開拓創(chuàng)新，立時代潮頭，發(fā)時代新聲，持續(xù)改進(jìn)和不斷優(yōu)化細(xì)化流程，提升精細(xì)化管理水平，用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等推動企業(yè)智能化水平，加快科技成果轉(zhuǎn)化，不斷增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，用科技創(chuàng)新之光賦能企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新征程。

加強(qiáng)協(xié)同、管控過程、精準(zhǔn)激勵。為確保辦公室精細(xì)化管理各項措施真正落到實處，一是要在“協(xié)”字上做文章，除了細(xì)化職責(zé)、明確分工外，企業(yè)內(nèi)部各職能部門和業(yè)務(wù)單位之間、各崗位之間要建立良性的競爭與合作關(guān)系，既要打破大鍋飯，拉開收入差距，獎勤罰懶，實行干部能上能下、人員能進(jìn)能出、收入能增能減；又要樹立“小核心、大協(xié)作”意識，加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，強(qiáng)化協(xié)同配合，并在成本核算、利潤分配和表彰激勵等方面，體現(xiàn)團(tuán)隊作戰(zhàn)的價值和提高整體企業(yè)效率的作用；二是要在“防”字上下功夫，要注重對目標(biāo)、任務(wù)、指令各個環(huán)節(jié)執(zhí)行中的過程管控，強(qiáng)化內(nèi)部控制、全面預(yù)算執(zhí)行控制和全面風(fēng)險控制，及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正偏差、排除隱患、化解風(fēng)險，確保高質(zhì)高效實現(xiàn)目標(biāo)、完成任務(wù)和執(zhí)行指令；三是要在“準(zhǔn)”字上求實效，企業(yè)應(yīng)該建立健全精細(xì)化管理考核與評價體系，并注意與企業(yè)的人才招聘、干部選拔、績效考核、榮譽激勵等制度體系之間的相互銜接，避免出現(xiàn)制度打架、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，同時，輔之以科學(xué)的管理方法，做到嚴(yán)格考核、精準(zhǔn)激勵，切實激發(fā)辦公室人的主觀能動性，增強(qiáng)全員“知責(zé)于心、擔(dān)責(zé)于身、履責(zé)于行”的思想自覺和行動自覺，從而轉(zhuǎn)化為切實解決企業(yè)改革發(fā)展中深層次和卡脖子問題、全面促進(jìn)企業(yè)深化改革、提升治理水平、實現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的強(qiáng)大引擎。

系統(tǒng)培訓(xùn)、提升能力、文化引導(dǎo)。精細(xì)化管理的穩(wěn)步實施，離不開一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工隊伍。思想是行動的先導(dǎo)。加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)、提升綜合能力、全面灌輸精細(xì)化管理意識、培育精細(xì)管理文化，是精細(xì)化管理中不可缺少的重要組成部分。一是通過加強(qiáng)政治理論的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化政治引領(lǐng)，筑牢信念基石，要在學(xué)習(xí)中注重以問題為導(dǎo)向、注重與業(yè)務(wù)相融合，深化對國企改革重要意義的理解、對當(dāng)前國際國內(nèi)形勢的研判、對單位發(fā)展戰(zhàn)略和自身崗位責(zé)任的認(rèn)識，提升全員政治素養(yǎng)，不斷增強(qiáng)“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護(hù)”。二是采取走出去請進(jìn)來、線上線下、傳幫帶、崗位練兵、掛職交流等多種方式，加強(qiáng)辦公室人員文秘、綜合、信息、保密、檔案等專業(yè)知識和“心理學(xué)、社會學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)”等相關(guān)學(xué)科知識的培訓(xùn)工作，提升辦公室人員寫作、溝通、管理等專業(yè)水平和綜合能力。三是通過開展制度上墻與流程印冊、張貼標(biāo)語與制作宣傳欄、主題演講與知識競答、新聞宣傳與微信公眾號推送、選樹典型與經(jīng)驗交流等形式多樣、內(nèi)容豐富的文化活動，加大精細(xì)化管理制度的宣貫力度，發(fā)揮企業(yè)文化潛移默化的影響力和促進(jìn)作用。同時，在精細(xì)化管理文化建設(shè)過程中，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)干部要以身作則、守正創(chuàng)新、盡責(zé)履職、勇于探索，當(dāng)好“引領(lǐng)者”和“輔導(dǎo)員”，發(fā)揮好頭雁效應(yīng)和示范作用，讓“細(xì)節(jié)意識”“追求卓越精神”“嚴(yán)細(xì)融入一切的理念”等滲透到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的方方面面，真正融入員工工作、生活當(dāng)中，主動教育引導(dǎo)員工把精細(xì)化管理變成一種行動自覺，愛崗敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、銳意進(jìn)取、攻堅克難、久久為功，創(chuàng)造一流工作業(yè)績，為實現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo)不懈奮斗。

四、結(jié)語

總之，加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理，進(jìn)一步明晰管理目標(biāo)，完善管理制度、優(yōu)化管理流程，落實管理舉措，從全局出發(fā)，從細(xì)節(jié)著手，精益求精，持續(xù)改善，提升企業(yè)整體治理水平與質(zhì)量，對企業(yè)面對兩個百年之大變局的新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，面對疫情對國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢的深刻影響，堅持兩個“一以貫之”，保持戰(zhàn)略定力和耐力，穩(wěn)中求進(jìn)、踔厲奮發(fā)、篤行不怠、砥礪前行，推動高質(zhì)量發(fā)展有著重大意義。