大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息安全問題及措施分析

張馨勻 王靜 張琬 劉梅 張麗 海洋石油工程股份有限公司

在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案信息管理工作中應用信息技術(shù)可以方便快捷的開展檔案管理工作，檔案管理工作不再受時間與空間的限制，人員通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與構(gòu)建信息管理系統(tǒng)利用管理檔案信息，雖然是檔案管理工作效率有效提高，但是在檔案信息管理利用上仍然存在不可忽視的安全問題， 檔案管理信息系統(tǒng)一旦受到網(wǎng)絡攻擊將會造成信息損失或泄露，因此保障檔案信息安全已經(jīng)成為開展檔案管理工作的重要任務。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作效率

在傳統(tǒng)檔案管理模式中必須嚴格按照檔案管理制度分類管理檔案信息，這些工作內(nèi)容主要依靠人工完成。在整理檔案信息時需要依靠人工尋找檔案信息源頭，對如果在檔案管理中采用傳統(tǒng)模式，在給管理人員帶來巨大工作壓力的同時，還需要消耗大量時間，影響工作效率提高。檔案管理工作完成檔案管理信息系統(tǒng)建設，構(gòu)建檔案信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程信息化處理[1]。應用檔案管理系統(tǒng)來完成檔案信息的采集、接收、整理以及儲存、利用和編研等工作，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化，使檔案管理人員工作壓力有效減少，并且通過信息技術(shù)有效提高檔案管理效率與利用價值。

（二）減少檔案管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理模式應用中，檔案記錄收集以及儲存都采用紙質(zhì)文件，在傳統(tǒng)檔案管理模式中需要消耗大量的檔案袋及檔案盒等裝具，還需要足夠大的檔案存儲空間，隨著檔案的逐年增長，檔案存儲空間不斷增大，造成檔案管理成本相應增加。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作中已經(jīng)普遍應用云盤與硬盤等多種儲存介質(zhì)，由于其占據(jù)空間較小的特點，不但可以更加科學管理檔案信息儲存空間，還可以減少紙張大量使用，保護生態(tài)環(huán)境的同時有效的降低了檔案管理成本。

（三）提高檔案數(shù)據(jù)利用率

由于傳統(tǒng)檔案管理在查閱檔案數(shù)據(jù)時是采用人工翻閱的方法，因此需要耗費大量時間和人力來獲取檔案數(shù)據(jù)，同一份紙質(zhì)檔案不能供多人同時使用，無法實現(xiàn)信息資源共享，降低了檔案的利用率。但檔案管理信息化使信息儲存模式在大數(shù)據(jù)背景下得到快速轉(zhuǎn)換，檔案信息數(shù)據(jù)采用硬盤與云盤等儲存介質(zhì)進行儲存，管理人員通過計算機檔案管理信息系統(tǒng)對所需要的檔案信息數(shù)據(jù)進行快速檢索、查詢，將檔案數(shù)據(jù)信息的價值深入挖掘，快速實現(xiàn)檔案信息共享模式[2]。檔案數(shù)據(jù)利用率在現(xiàn)代化的檔案管理模式中得到極大改善，并且使檔案信息獲取效率快速提高，可以更好發(fā)揮檔案信息價值，為檔案管理工作開展打下堅實基礎。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息安全問題

（一）網(wǎng)絡攻擊安全隱患

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應用下，信息技術(shù)在檔案管理工作中應用頻率越來越高，在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理容易遭受網(wǎng)絡攻擊，造成諸多安全隱患。人們在使用智能設備時也會經(jīng)常收到大量網(wǎng)絡鏈接、網(wǎng)絡信息以及郵件等，一旦點擊進去極有可能使智能設備遭受病毒或網(wǎng)絡攻擊，智能設備中儲存的數(shù)據(jù)資料遭到泄露，因此檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下難以保證安全性。在國家、企業(yè)以及個人層面，網(wǎng)絡攻擊都是巨大的安全隱患。企業(yè)的檔案信息管理直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，所以企業(yè)檔案信息一旦出現(xiàn)泄漏將直接決定企業(yè)生死存亡，目前檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下如何保證數(shù)據(jù)安全成為工作重點，互聯(lián)網(wǎng)時代存在大量網(wǎng)絡攻擊與黑客入侵，檔案管理信息化需要面臨巨大安全風險，檔案管理人員必須著重提高檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡抵御能力。大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)廣泛應用為時代發(fā)展注入動力，但同時也帶來信息泄露的潛在危險。檔案管理人員在工作中應充分意識到檔案管理信息安全問題，針對性提高網(wǎng)絡攻擊抵御能力，加強完善網(wǎng)絡攻擊防御系統(tǒng)建設，避免檔案信息資料遭受泄露。

（二）檔案管理人員信息技術(shù)水平較低

我國在互聯(lián)網(wǎng)時代下必須緊跟時代發(fā)展步伐，加快實現(xiàn)檔案管理信息化現(xiàn)代化，促進檔案管理工作大量應用信息技術(shù)，要求檔案管理人員必須熟練掌握信息技術(shù)操作，對檔案信息資料開展信息化管理。檔案管理工作人員信息技術(shù)水平層次不同，在實際檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員因缺乏熟練操作管理信息系統(tǒng)的能力，導致數(shù)據(jù)丟失或損壞，面對網(wǎng)絡入侵或網(wǎng)絡攻擊時無法采取有效措施，最終造成檔案信息資料泄露等情況出現(xiàn)，因此導致檔案管理效果降低，無法保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全性，這都是目前檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下面臨的重要問題[3]。

（三）安全管理意識薄弱

在我國檔案管理工作中已經(jīng)廣泛普及應用信息技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)，檔案管理工作信息化發(fā)展也是未來主要發(fā)展趨勢，因此檔案管理工作要著重于發(fā)展信息檔案，不能再堅持傳統(tǒng)實體檔案管理。而是要將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將檔案信息化管理化成為常態(tài)。但是在網(wǎng)絡技術(shù)與信息技術(shù)應用下，檔案管理信息的安全問題成為人們關(guān)注重點，部分檔案管理人員缺乏安全管理意識，忽視檔案信息安全管理意識，沒有真正意識到檔案信息泄露的嚴重性。其次，負責檔案數(shù)據(jù)管理人員不具備明確的安全意識，當檔案信息化管理中存在安全隱患時沒有制定相應的應急措施，導致在發(fā)生安全問題時無法及時制止，在信息追溯方面存在嚴重阻礙，使信息泄露風險進一步加大。檔案信息數(shù)據(jù)在傳統(tǒng)檔案管理模式中普遍為紙質(zhì)檔案進行管理儲存，在管理中必須考慮自然災害與病蟲害等因素，但是在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的安全隱患由原本的自然因素轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡威脅與黑客攻擊等，一旦發(fā)生安全問題將會造成數(shù)據(jù)損失、信息泄露等嚴重問題，所以在檔案管理中必須保障信息管理安全，通過對目前檔案管理工作中存在的安全風險分析研究，主要集中于檔案數(shù)據(jù)資料本身、信息儲存介質(zhì)和互聯(lián)網(wǎng)等方面，必須從這三方面入手保障檔案管理安全。

（四）檔案信息管理過程風險

隨著信息技術(shù)在大數(shù)據(jù)背景下的普及應用，在檔案信息管理方面也得到應用，但是對于檔案信息安全來說是一把雙刃劍，在充滿機遇的同時也面臨著巨大挑戰(zhàn)，其中存在嚴重安全隱患。但檔案信息管理風險主要集中于信息收集、信息管理以及信息利用等環(huán)節(jié)中。在檔案信息收集中，目前檔案形式主要以紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式為主，在此過程中紙質(zhì)檔案的儲存介質(zhì)、空間以及表現(xiàn)形式都有所改變，更容易被替代，儲存空間不易被壓縮或擴大，這都一定程度影響檔案信息的真實性與準確性。隨著檔案信息的快速增長，紙質(zhì)檔案繁多種類，在面臨龐大數(shù)據(jù)處理中，檔案信息收集過程中具有較高難度，一定程度增加檔案信息安全風險。檔案信息化管理主要依賴于檔案管理信息系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)遷移需要經(jīng)過多次讀取與錄入，極易造成數(shù)據(jù)替換、丟失或損壞的情況，難以保證辦案數(shù)據(jù)的真實性。在檔案信息化管理過程中出現(xiàn)計算機硬件系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡入侵以及計算機病毒等多方面因素影響，造成的檔案數(shù)據(jù)損壞和丟失。在大量數(shù)據(jù)中如何選用合適的檢索方法來提取信息成為檔案管理人員的工作重點，為了確保檢測結(jié)果的真實性與準確性也是大數(shù)據(jù)背景下保證檔案信息安全的重大難題。在檔案利用過程中經(jīng)常會由于算法錯誤、缺少有力監(jiān)督問題，導致檔案管理系統(tǒng)訪問權(quán)限混亂、無法對訪問進行有效監(jiān)督，造成檔案信息泄露，降低檔案管理安全性。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理安全保障措施

（一）加強建設網(wǎng)絡防御機制

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理逐漸多元化發(fā)展，檔案信息儲存介質(zhì)也更加多樣，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閁盤、硬盤以及云盤等數(shù)據(jù)信息儲存途徑，網(wǎng)絡儲存方法占用空間小、檢索速度快，但容易受到網(wǎng)絡環(huán)境或外界環(huán)境的影響，在使用過程中可能會遭到網(wǎng)絡病毒、黑客攻擊的干擾，存在一定安全隱患。在信息化檔案管理開展過程中首先要對儲存、溫度、濕度以及磁場等多方面因素考慮，避免檔案信息數(shù)據(jù)在儲存過程中發(fā)生變化。檔案管理工作信息化過程中，首先要將網(wǎng)絡安全維護作為檔案管理信息安全的關(guān)鍵，提高檔案管理信息系統(tǒng)抵御網(wǎng)絡攻擊的能力，對網(wǎng)絡防御系統(tǒng)定期進行更新升級，在面對網(wǎng)絡攻擊時，檔案信息儲存系統(tǒng)可以始終保持穩(wěn)定運行，提高檔案信息數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性與安全性。但管理人員除了要關(guān)注網(wǎng)絡攻擊對檔案工作的影響，還需要加強管理環(huán)境因素，使用現(xiàn)代化技術(shù)軟件、防火墻等抵御措施提高檔案管理安全性，為檔案管理營造出安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境[4]。

（二）強化檔案管理人員培訓

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與安全意識直接關(guān)系到檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下的安全問題，所以針對檔案管理人員展開信息技術(shù)培訓工作具有重要意義，應定期組織檔案管理人員展開信息技術(shù)培訓活動，使培訓活動開展方式更加多樣化，激發(fā)檔案管理人員參與的積極性。可以邀請信息技術(shù)方面的專家與技術(shù)人員向檔案管理人員開展專業(yè)技術(shù)培訓，使檔案管理人員信息技術(shù)應用水平得到提高。然后可以定期組織檔案管理人員開展實踐操作活動，使檔案管理人員在實踐操作中鍛煉自身信息技術(shù)處理能力，根據(jù)實踐情況加強交流溝通。除此之外還應組織檔案管理人員開展網(wǎng)絡安全意識培養(yǎng)講座，通過相應案例使檔案管理人員真正意識到檔案管理信息安全的重要性，培養(yǎng)檔案管理人員安全意識，使檔案信息管理安全性有所提高。還可以通過引進專業(yè)信息技術(shù)人才加入檔案管理團隊中，為檔案管理信息系統(tǒng)提供網(wǎng)絡安全保障，當發(fā)生網(wǎng)絡攻擊情況時及時處理，并對檔案管理信息系統(tǒng)安全性檢查維護，為檔案管理工作提供安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境，避免檔案信息數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)嚴重安全隱患。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作必須依托于實際情況，通過信息技術(shù)不斷健全管理制度，要求檔案管理人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定來開展具體工作，企業(yè)單位還需要定期考察檔案管理人員工作情況，采用嚴格標準確保檔案管理人員工作正常展開，除此之外企業(yè)單位還應加強建設檔案管理信息化設備，為檔案管理人員提供充足資金與相關(guān)設備，保證檔案信息化管理工作正常展開，提高檔案管理安全性與管理工作質(zhì)量[5]。

（三）加強建設檔案數(shù)據(jù)庫

在開展檔案信息安全管理工作過程中，施工人員首先要加強建設檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息的特點，由于檔案信息數(shù)據(jù)量較大，并且檔案信息數(shù)據(jù)類型多樣，所以在大數(shù)據(jù)庫建設工作開展中首先要清楚地認識檔案數(shù)據(jù)信息的類型與特點，再采取相應技術(shù)，提高數(shù)據(jù)篩查的準確度，使檔案數(shù)據(jù)信息更加安全。當檔案數(shù)據(jù)信息量突然增加時，檔案管理工作人員可以采用科學有效的手段解決數(shù)據(jù)問題，改變傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)中心的不足與缺陷，使檔案數(shù)據(jù)庫更加健全完善，信息數(shù)據(jù)更加安全。檔案管理人員為了保障檔案數(shù)據(jù)信息中心運行穩(wěn)定安全，必須及時優(yōu)化更新檔案信息安全防護機制，嚴格按照信息技術(shù)標準來執(zhí)行，將檔案信息管理過程中存在的問題全面分析，定期升級與維護檔案數(shù)據(jù)庫，避免檔案信息在儲存過程中出現(xiàn)損失，采取檔案信息定期備份工作，為檔案信息管理提供雙重保障。通過完善檔案管理制度可以進一步落實檔案信息安全建設工作，應根據(jù)檔案實際情況健全完善管理機制，通過分析檔案管理工作中存在的問題與安全隱患，科學調(diào)整檔案管理制度，并且實施監(jiān)督機制，確保數(shù)據(jù)信息管理制度可以落到實處。檔案管理人員可以通過做好數(shù)據(jù)信息備份工作為檔案信息安全提供保障，在檔案信息儲存過程中系統(tǒng)分析影響檔案信息管理效果因素，根據(jù)儲存介質(zhì)來選擇合適的儲存環(huán)境，加強信息控制、信息監(jiān)督系統(tǒng)建設，使檔案管理工作更加標準化。檔案管理員通過定期檢查檔案信息來發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患，并采取有效措施及時解決。

（四）健全檔案數(shù)據(jù)安全體系

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)時代的安全因素不可忽視，需要全面采取措施保證大數(shù)據(jù)管理的安全性，可以通過建立完善的檔案數(shù)據(jù)安全體系，在檔案管理工作中構(gòu)建完善的電子檔案存放環(huán)境，為電子檔案管理與權(quán)限提供合適的軟件、硬件體系，為檔案信息提供安全保護體系，具體可以通過構(gòu)建檔案信息安全管理體系、安全技術(shù)體系以及安全運行維護體系，共同保障檔案信息安全管理。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化是大數(shù)據(jù)背景下保障檔案信息安全的重要措施，可以使檔案管理效率與質(zhì)量得到提升。在檔案信息數(shù)據(jù)量不斷增長、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多變的情況下，保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性具有重要意義。檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理在檔案管理工作中作為技術(shù)性工作，結(jié)構(gòu)性處理后的數(shù)據(jù)信息更有利于數(shù)據(jù)分類與使用，使檔案信息數(shù)據(jù)管理效率提高，加密更加方便。當發(fā)生網(wǎng)絡攻擊時可以及時分辨，結(jié)構(gòu)化處理信息數(shù)據(jù)后可以極大程度增強檔案管理安全性。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理逐步實現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化，有效提高了檔案數(shù)據(jù)的利用效率與質(zhì)量，使檔案工作的數(shù)據(jù)價值充分發(fā)揮。在檔案管理工作中應用信息技術(shù)，雖然可以有效促進檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，但是仍然存在一定安全風險。檔案管理工作人員在建設檔案管理信息化系統(tǒng)，對于檔案管理中存在的風險因素及時發(fā)現(xiàn)及時解決，應當做好檔案管理信息安全保障工作，提高檔案信息的安全性，提升檔案利用價值。