加強(qiáng)老干部檔案管理與利用的探討

李維娟 成武縣老干部活動(dòng)中心

近年來(lái)，國(guó)家有關(guān)單位越來(lái)越重視老干部檔案工作，因?yàn)槲覈?guó)退休老干部職工人數(shù)也在不斷增加，因?yàn)槔细刹柯毠ひ呀?jīng)不在他們的工作崗位上。這就導(dǎo)致很多老干部的檔案工作很難完成，可能會(huì)出現(xiàn)疏忽。為確保我國(guó)現(xiàn)行的老干部政策更快落實(shí)，提高離退休干部社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)水平，這就導(dǎo)致老干部檔案越來(lái)越重要。為此，文章就人力資源管理行業(yè)老干部檔案工作的推進(jìn)和改進(jìn)進(jìn)行了探討。

一、老干部檔案的簡(jiǎn)介

老干部檔案是其政治思想、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)實(shí)力等基本情況的真實(shí)寫(xiě)照。隨著時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)老干部檔案的保管和使用也提出了新的規(guī)定，現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的一些管理方式和應(yīng)用水平的不足也逐漸顯現(xiàn)。因此，大家要高度重視加強(qiáng)老干部檔案工作，進(jìn)一步完善老干部檔案保存的前提，在實(shí)際工作中充分發(fā)揮老干部檔案的效用，大力加強(qiáng)老干部檔案工作[1]。推動(dòng)各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

二、老干部檔案管理與利用工作的重要性

退休老干部無(wú)私奉獻(xiàn)，把生活中的美好時(shí)光奉獻(xiàn)給了自己的崗位。一旦退休，他們通常會(huì)與崗位和工作脫節(jié)，這會(huì)給很多退休老干部造成明顯的挫敗感，導(dǎo)致很多不適應(yīng)。因此，做好退休老干部檔案工作，要考慮檔案中記載的退休老干部的學(xué)歷、工作過(guò)程、個(gè)人愛(ài)好等信息的信息內(nèi)容。組織相應(yīng)的主題活動(dòng)，將豐富他們退休后的生活，讓他們體驗(yàn)時(shí)代，感恩他們的關(guān)愛(ài)，提升這些人的生活質(zhì)量[2]。這樣，也可以間接促進(jìn)在職員工思想工作的發(fā)展，對(duì)維護(hù)時(shí)代的和諧穩(wěn)定有一定的促進(jìn)作用。同時(shí)，退休老干部檔案記錄了其工作年限、工作條件、工作變化和主要貢獻(xiàn)等信息內(nèi)容。退休老干部服務(wù)站的工作人員明確其服務(wù)項(xiàng)目的工資待遇標(biāo)準(zhǔn)，并為其提供相應(yīng)的服務(wù)，該服務(wù)的一個(gè)重要部分涉及退休老干部的合法權(quán)益。但是，由于轉(zhuǎn)儲(chǔ)和檔案管理人員對(duì)此工作重視不夠，在智能化、數(shù)字化快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，退休老干部檔案從紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)移電子設(shè)備中的過(guò)程中，銜接性不足、退休老干部檔案文件丟失、記錄不正確或不夠徹底等問(wèn)題，使退休老干部檔案文件管理面臨很大考驗(yàn)和工作壓力。因此，我們需要提高對(duì)新時(shí)期退休老干部檔案工作必要性的認(rèn)識(shí)。做好退休老干部檔案的鑒別、核對(duì)、更正和完善工作，確保退休老干部檔案的完整和真實(shí)，確保退休老干部在體驗(yàn)服務(wù)項(xiàng)目和相應(yīng)的工資、待遇等過(guò)程中有穩(wěn)定的基礎(chǔ)。因此工作人員在業(yè)務(wù)工作中做到有條理，更清晰，有總體目標(biāo)。此外，根據(jù)退休老干部檔案的完善情況，加強(qiáng)對(duì)留守老人、孤寡老人等部分獨(dú)特退休老干部的個(gè)性化服務(wù)，提高異地生活水平。保障退休老干部健身鍛煉和學(xué)習(xí)培訓(xùn)場(chǎng)所，保障退休老干部退休，使退休老干部的退休生活可以有序開(kāi)展。

總而言之，只有將退休老干部檔案工作融入新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，從容應(yīng)對(duì)新領(lǐng)域退休老干部檔案管理明確提出的新挑戰(zhàn)，不斷提升管理水平。退休老干部檔案制度，能否保障退休老干部退休后的生活，增強(qiáng)退休老干部的信任，讓他們感受到社會(huì)發(fā)展的關(guān)愛(ài)；只有做好退休老干部檔案管理工作，才能在服務(wù)項(xiàng)目中為退休老干部提供服務(wù)。可靠的依據(jù)，避免許多不必要的糾紛；同時(shí)，做好退休老干部檔案管理工作，建立相應(yīng)的人才信息庫(kù)和檢索系統(tǒng)，使部分退休老干部在時(shí)間和精力允許的情況下，對(duì)完成退休老干部退休的優(yōu)秀人才進(jìn)行再利用，使其能夠“發(fā)光發(fā)熱”。

三、當(dāng)前老干部檔案管理與利用存在的問(wèn)題

（一）歸檔工作不夠規(guī)范

退休老干部檔案的收集和歸檔工作缺乏主動(dòng)性。一般都是等待領(lǐng)導(dǎo)干部下達(dá)任務(wù)，或者上級(jí)實(shí)際收集日常任務(wù)。只有相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集材料。這樣做的效果通常是因?yàn)橼s時(shí)間，這就導(dǎo)致收集到的原材料不能及時(shí)核對(duì)，大大影響檔案材料的真實(shí)性和有效性，從而使退休老干部檔案材料缺乏永遠(yuǎn)無(wú)法避免[3]。難以反映退休老干部的具體情況，失去檔案資料的合理利用價(jià)值。

（二）文件管理系統(tǒng)不完善

退休老干部管理辦法檔案的收集、保管、維護(hù)、閱覽、信息保密等規(guī)章制度不健全。有些人雖然制定了一些管理計(jì)劃，但并沒(méi)有以正式的方式嚴(yán)格執(zhí)行。歸檔的原材料收集不完整，文件沒(méi)有立即組織起來(lái)。借閱檔案未辦理閱覽手續(xù)。此外，長(zhǎng)期以來(lái)，很多退休老干部管理方式和機(jī)構(gòu)對(duì)退休老干部檔案工作重視不夠，檔案管理工作沒(méi)有納入工作日程。檔案保管沒(méi)有專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)，檔案資料的配件陳舊老化，檔案保管標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)單[4]。

（三）檔案功效發(fā)揮存在局限性

由于退休老干部檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面存在不足，離休干部檔案的內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單、死板。沒(méi)有原材料，難以全面反映退休老干部的具體情況，特別是一些退休老干部在位時(shí)的人事任免、激勵(lì)、提拔等全面的歷史文獻(xiàn)缺乏，使檔案應(yīng)該有依據(jù)，沒(méi)有得到有效發(fā)揮，大多數(shù)只重視退休老干部檔案的保管和歸檔，而忽視了綜合利用的充分發(fā)揮，缺乏合理安排檔案資源的專業(yè)管理方法和操作系統(tǒng)，從而使檔案信息資源在現(xiàn)代社會(huì)中的作用沒(méi)有得到很好的凸顯。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高

由于人力資源和管理計(jì)劃等要素，在退休老干部檔案管理制度不完善、標(biāo)準(zhǔn)水平不夠的情況下，對(duì)退休老干部檔案管理方式造成了明顯的混亂。很多檔案管理人員年紀(jì)太大，不習(xí)慣現(xiàn)代科技的應(yīng)用，往往采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，無(wú)法融入新時(shí)代新升級(jí)的檔案保存措施。經(jīng)營(yíng)計(jì)劃出現(xiàn)重大矛盾爭(zhēng)執(zhí)，致使檔案工作效率高，效果不顯著[5]。也有一些管理人員擁有高學(xué)歷，但沒(méi)有通過(guò)相關(guān)的文件管理培訓(xùn)，缺乏文件存儲(chǔ)的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法深入了解文件管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。也有一些管理者對(duì)工作沒(méi)有正確的責(zé)任感，檔案管理方式比較松散。檔案調(diào)劑不按規(guī)定實(shí)施，自行決定調(diào)動(dòng)檔案，最終導(dǎo)致檔案丟失或影響檔案信息的真實(shí)性和有效性。

（五）現(xiàn)行檔案管理方法比較落后

退休老干部管理部門(mén)很少有使用電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理。大多數(shù)單位基本采用手工制作的方式來(lái)收集和查找檔案。歸檔數(shù)據(jù)量少，不利于檔案的使用、開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)。而且，電子計(jì)算機(jī)和當(dāng)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用還只是在備案方面，智能工作方式的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到很好的發(fā)揮，導(dǎo)致工作效率低下。此外，從業(yè)檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)與新形勢(shì)下檔案資料工作的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有很好的結(jié)合。

四、加強(qiáng)老干部檔案管理與利用的措施探討

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，從全局角度考慮組織、人員配備、辦公場(chǎng)所以及其他必要設(shè)備的基本建設(shè)情況，并在必要時(shí)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的增加，以此加強(qiáng)退休老干部檔案管理工作，為退休老干部進(jìn)行服務(wù)。人事部門(mén)等單位工作需要及其對(duì)群眾退休老干部檔案信息內(nèi)容的合理利用和要求，將有力推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理改革創(chuàng)新，促進(jìn)和諧社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)全面發(fā)展。

（二）增強(qiáng)檔案信息平臺(tái)的協(xié)同管理

由于退休老干部檔案工作涉及行政機(jī)關(guān)、人事部門(mén)、衛(wèi)生行政部門(mén)等多個(gè)單位，在退休老干部檔案信息平臺(tái)的基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中要注意完善協(xié)調(diào)機(jī)制。同時(shí)，由于退休老干部檔案工作跨度較大以及檔案管理工作具有復(fù)雜性和煩瑣性，有關(guān)部門(mén)在落實(shí)有關(guān)文件和精神時(shí)，容易因工作人員的疏忽而出現(xiàn)失誤。從而降低了退休老干部檔案服務(wù)質(zhì)量[6]。因此，在退休老干部檔案信息化規(guī)劃中，需要對(duì)退休老干部檔案信息內(nèi)容進(jìn)行有效分類，構(gòu)建匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，完成各單位之間的資源共享，確保高效率的協(xié)作系統(tǒng)。以及規(guī)定退休老干部檔案負(fù)責(zé)單位要積極建立和完善數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，有利于各職能部門(mén)在服務(wù)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)資源共享和查看所需信息內(nèi)容，提高檔案利用率。

（三）推進(jìn)繼續(xù)教育，提高管理人員綜合素質(zhì)

提高退休老干部健康檔案管理員素養(yǎng)，提高文化藝術(shù)素養(yǎng)，嚴(yán)格管理制度。離休干部健康檔案管理者要增強(qiáng)對(duì)管理方式和檔案的責(zé)任感，塑造全心全意為人民服務(wù)的精神本質(zhì)，積極迎接新時(shí)代的挑戰(zhàn)，敢于肩負(fù)起新時(shí)代賦予的重任。離休干部健康檔案管理員，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，更新改造人生觀，塑造偉大人生目標(biāo)，確立政治方向，提高思想政治素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行黨的組織紀(jì)律，培育優(yōu)良職業(yè)道德。檔案館要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。退休老干部健康檔案工作的服務(wù)宗旨是為退休老干部的衛(wèi)生醫(yī)療工作服務(wù)。因此，檔案工作人員要積極塑造全心全意為人民服務(wù)的理念，具有敬業(yè)精神，以務(wù)實(shí)、認(rèn)真的工作責(zé)任心做好檔案工作。檔案保管人員應(yīng)具有很強(qiáng)的專業(yè)水平。深造才能做好本職工作，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，能夠掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的管理模式和使用先進(jìn)的電子設(shè)備。只有駕馭技術(shù)，整合相關(guān)課程的專業(yè)知識(shí)，才能更好地管理退休老干部檔案。營(yíng)造濃厚的文化藝術(shù)與學(xué)習(xí)氛圍，使檔案管理人員能夠不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，使提高管理者整體文化素質(zhì)為總目標(biāo)。在不斷學(xué)習(xí)和認(rèn)真工作下，專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練將是合理而有效的，并且能夠順利進(jìn)行。日常文藝活動(dòng)是提高員工文化素養(yǎng)的重要途徑，從事退休老干部檔案工作的員工，要加強(qiáng)文化藝術(shù)修養(yǎng)，充分發(fā)揮先鋒模范作用，精心營(yíng)造獨(dú)特的學(xué)習(xí)氛圍，凝聚人心，正確引導(dǎo)價(jià)值規(guī)范的運(yùn)用，影響一切有利于促進(jìn)工作進(jìn)步的管理方式。同時(shí)還要結(jié)合自身具體情況，探索新的工作方式，正確接受現(xiàn)實(shí)中的各種問(wèn)題，明確提出以文化藝術(shù)促進(jìn)工作以此來(lái)提升工作效率與質(zhì)量的措施。

（四）健全檔案管理制度

建立健全檔案資料和原材料收集整理的常態(tài)化制度，將一般收集與逐項(xiàng)收集、長(zhǎng)期收集相結(jié)合，提高科學(xué)合理性，有效結(jié)合檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案工作人員工作的認(rèn)真態(tài)度，堅(jiān)決杜絕工作中的隨意性和不嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，提高檔案工作的真實(shí)性和有效性。采集全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化。在整個(gè)收集過(guò)程中，要盡可能地交流和拓展檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源方式，不斷豐富檔案數(shù)據(jù)的意義。如文憑職業(yè)技能、定居狀況等，確保原材料來(lái)源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、豐富性和完整性。此外，要加強(qiáng)和完善檔案資料歸檔的規(guī)章制度，靈活運(yùn)用智能網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按規(guī)定立即整理歸檔。

（五）強(qiáng)化檔案服務(wù)平臺(tái)的服務(wù)宗旨

退休老干部檔案工作歸根結(jié)底是為退休老干部服務(wù)的工作。因此，在信息化規(guī)劃的全過(guò)程中，還應(yīng)重視強(qiáng)化退休老干部檔案服務(wù)平臺(tái)的服務(wù)宗旨，完善退休老干部服務(wù)質(zhì)量。退休老干部檔案工作看似平淡無(wú)奇，實(shí)則體現(xiàn)了我國(guó)對(duì)退休老干部的關(guān)心和關(guān)愛(ài)。因此，承擔(dān)離休干部檔案的工作人員肩上的擔(dān)子很重。要樹(shù)立良好的服務(wù)態(tài)度，積極學(xué)習(xí)和培訓(xùn)專業(yè)技能和數(shù)字技術(shù)，提高其數(shù)字化管理和信息化管理服務(wù)水平。同時(shí)，也必須提高服務(wù)水平，同時(shí)也為推進(jìn)退休老干部檔案信息化規(guī)劃貢獻(xiàn)力量。

（六）提高老干部健康檔案管理質(zhì)量

對(duì)退休老干部檔案管理的具體措施和防范對(duì)策，要從根本上考慮，完善退休老干部檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案保管過(guò)程監(jiān)管，為突發(fā)事件做好充分準(zhǔn)備。只有解決應(yīng)急預(yù)案，才能解決退休老干部檔案管理中的一系列問(wèn)題。不斷完善退休老干部檔案管理。同時(shí)也要清楚，不斷完善退休老干部檔案是檔案管理的基礎(chǔ)。退休老干部的檔案主要反映退休老干部身心是否健康，有無(wú)生病或者其他癥狀；如果退休老干部得病了，要說(shuō)明患病時(shí)間、病種、診斷方法，治療方法、術(shù)后恢復(fù)情況等，這就需要不斷完善和填寫(xiě)更多檔案資料，需要對(duì)老干部檔案存在的問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明和處理，并對(duì)檔案中的具體內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真分析，并且進(jìn)行驗(yàn)證和檢查，確保存檔數(shù)據(jù)的真實(shí)性和穩(wěn)定性。信息化管理是完善退休老干部檔案資源研發(fā)的重要途徑。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的管理方式，以往的人工管理方式會(huì)導(dǎo)致檔案資料的查詢保持不變，容易敷衍。為更好地適應(yīng)新形勢(shì)下退休老干部檔案工作的要求，不斷提高退休老干部檔案的管理能力，同時(shí)需要建立退休老干部檔案信息化管理系統(tǒng)?？梢酝瓿赏诵堇细刹繖n案基本信息的檢索，必要時(shí)可以進(jìn)行查閱、更新個(gè)人健康信息，不斷拓展對(duì)退休老干部檔案的管理，實(shí)施智能化管理辦法，使檔案充分發(fā)揮其巨大作用。

五、結(jié)語(yǔ)

退休老干部檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而關(guān)鍵的工作。只有靈活運(yùn)用現(xiàn)代管理和方法開(kāi)展這項(xiàng)工作，不斷改進(jìn)和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，才能科學(xué)、合理、規(guī)范、規(guī)范地完成退休老干部檔案工作。為不斷提高退休老干部管理部門(mén)服務(wù)水平，更好地服務(wù)退休老干部部門(mén)。因此，有關(guān)檔案保管單位必須高度重視和加強(qiáng)退休老干部檔案保管工作。同時(shí)，也要順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，加快和完善退休老干部檔案信息化規(guī)劃，為退休老干部提供更好的服務(wù)。