高校采購(gòu)信息化管理相關(guān)問題探究

李朝暉 何 鑫

湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北 武漢

一、高校采購(gòu)信息化簡(jiǎn)述

高校采購(gòu)信息化主要是指高校在開展采購(gòu)工作時(shí)，以計(jì)算機(jī)硬件為技術(shù)支撐，以網(wǎng)絡(luò)為主要平臺(tái)，以電子安全系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)共享傳遞為保障，在線上完成采購(gòu)工作業(yè)務(wù)流程。信息化采購(gòu)主要組成元素有政府負(fù)責(zé)構(gòu)建的高校網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)和高校內(nèi)部的信息化審批程序系統(tǒng)，主要包含網(wǎng)上信息發(fā)布、網(wǎng)上審批流程、支付、采購(gòu)信息查詢等多種功能。

二、高校采購(gòu)信息化適用的基礎(chǔ)理論分析

高等學(xué)校采購(gòu)工作主要包含政府采購(gòu)和非政府采購(gòu)形式，隨著大數(shù)據(jù)、信息共享技術(shù)的快速推廣應(yīng)用，高校采購(gòu)信息化工作主要適用的理論基礎(chǔ)有以下四個(gè)方面。

一是政府采購(gòu)相關(guān)理論。主要涉及政府采購(gòu)的政策法規(guī)、政府采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃、采購(gòu)執(zhí)行、采購(gòu)合同的簽訂、項(xiàng)目驗(yàn)收、支付結(jié)算等多方面內(nèi)容，這與高校采購(gòu)工作以政府采購(gòu)為主是高度關(guān)聯(lián)的。

二是新公共管理理論。新公共管理理論認(rèn)為行政事業(yè)單位提供社會(huì)公共服務(wù)的質(zhì)量和效率需要必要的監(jiān)督約束機(jī)制來實(shí)現(xiàn)，高校作為事業(yè)單位，在開展采購(gòu)過程中需要通過多種途徑的管控措施才能確保采購(gòu)的高效率、高質(zhì)量和低風(fēng)險(xiǎn)。

三是電子政務(wù)相關(guān)理論。電子政務(wù)是近年來隨著電子商務(wù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)衍生的新概念，電子政務(wù)的創(chuàng)新應(yīng)用對(duì)于行政事業(yè)單位向社會(huì)提供規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、透明的公共服務(wù)十分有利。高校政府采購(gòu)和其他采購(gòu)行為都會(huì)受到主管部門監(jiān)管，而在此過程中需與電子政務(wù)形成有效對(duì)接，這也對(duì)高校采購(gòu)信息化建設(shè)提出了新要求。

四是信息系統(tǒng)的維度理論。高校要建設(shè)科學(xué)、合理的采購(gòu)信息化體系，必須要多維度對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行優(yōu)化和改善，主要包括組織維度、管理維度和技術(shù)維度三個(gè)方面。

三、高校采購(gòu)信息化的主要優(yōu)勢(shì)分析

一是有效提高高校采購(gòu)工作效率。在建立了采購(gòu)信息化機(jī)制之后，高校的采購(gòu)工作可基本實(shí)現(xiàn)線上的申請(qǐng)、流程審批以及支付等工作，從而有效解決采購(gòu)信息在傳遞過程中受各種因素干擾而出現(xiàn)滯后性，大幅提升采購(gòu)效率。

二是可以提升對(duì)采購(gòu)工作的有效管控，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，即由于采購(gòu)工作的特殊性，在實(shí)務(wù)中是較容易發(fā)生各種風(fēng)險(xiǎn)行為的，將采購(gòu)行為進(jìn)行信息化操作，一方面降低了人為干擾采購(gòu)信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性的概率，另一方面則是可以利用信息化的分析手段對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和數(shù)據(jù)異常情況，再配合內(nèi)部控制機(jī)制的相關(guān)內(nèi)容，形成線上、線下的一體化動(dòng)態(tài)監(jiān)督機(jī)制，從而有效規(guī)避高校在采購(gòu)過程中各種廉政風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。

三是有利于提升高校的資源利用效率，即在采購(gòu)過程中實(shí)現(xiàn)信息化，可以優(yōu)化高校的采購(gòu)規(guī)模，控制物資庫存，減少預(yù)算資金的占用，提升資金等相關(guān)資源的使用效率。

四、高校采購(gòu)信息化管理存在的主要問題

高校在采購(gòu)過程中經(jīng)過信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)多方面管理質(zhì)量的提升和改善，然而在實(shí)務(wù)中受多種因素的影響和制約，部分高校雖然也建立了采購(gòu)工作的信息化機(jī)制，但是實(shí)際取得的管控效果卻難達(dá)預(yù)期，存在較多問題，具體分析如下。

1.高校采購(gòu)信息化管理過程中存在的主要問題

（1）部分高校的采購(gòu)信息化程度仍然較低。與其他行業(yè)和企業(yè)的采購(gòu)信息化管理工作相比，高校在采購(gòu)信息化程度方面仍然比較低，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

一方面，在采購(gòu)信息化建設(shè)方面的投入有限，即部分高校在采購(gòu)信息化局建設(shè)方面不愿意投入規(guī)模較大的人、財(cái)、物等資源來對(duì)采購(gòu)信息化體系進(jìn)行健全和完善，在采購(gòu)信息化應(yīng)用方面存在片面性的現(xiàn)象。

另一方面，采購(gòu)信息化建設(shè)對(duì)新的信息化技術(shù)的應(yīng)用不足，創(chuàng)新能力有限，隨著我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息共享技術(shù)的日益成熟，這些新的信息化手段實(shí)現(xiàn)了與多個(gè)行業(yè)的深度融合，其中就包括采購(gòu)工作與大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)的深度融合，但是在實(shí)務(wù)中部分高校的采購(gòu)工作仍然停留在傳統(tǒng)的信息化技術(shù)應(yīng)用方面，沒有充分運(yùn)用這些新技術(shù)來對(duì)采購(gòu)信息化體系進(jìn)行更新和優(yōu)化，從總體上來看，其采購(gòu)信息化程度偏低。

（2）信息孤島現(xiàn)象仍然存在。從實(shí)踐來看，雖然部分高校已經(jīng)在采購(gòu)工作中應(yīng)用了采購(gòu)管理系統(tǒng)和電子交易平臺(tái)，但是在數(shù)據(jù)傳輸共享方面仍然存在較大缺陷，信息孤島現(xiàn)象較為明顯，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的采購(gòu)數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，校內(nèi)和校外不同以及校內(nèi)各系統(tǒng)之間不同，例如高校的采購(gòu)管理系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息共享度較低，采購(gòu)人在進(jìn)行合同簽訂和進(jìn)行資產(chǎn)建賬時(shí)需手工錄入采購(gòu)商品的名稱、數(shù)量以及型號(hào)價(jià)格等信息，不僅工作量大，而且易因錯(cuò)漏而導(dǎo)致采購(gòu)數(shù)據(jù)信息的不一致，大幅降低了采購(gòu)工作的效率和質(zhì)量。

（3）對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)信息的價(jià)值挖掘較少。從理論上來說，高校進(jìn)行采購(gòu)信息化建設(shè)和應(yīng)用的本質(zhì)不是為了降低采購(gòu)的工作量，為采購(gòu)申請(qǐng)審批等流程提供便利，而是通過利用一些有效的數(shù)據(jù)收集、整合和分析工具實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)相關(guān)信息的價(jià)值挖掘，從而在改善采購(gòu)工作效率和質(zhì)量、控制采購(gòu)成本方面獲取較大的優(yōu)勢(shì)。

但是在實(shí)務(wù)中，部分高校在采購(gòu)信息化管理過程中較少能夠利用信息化的有利條件，通過建立商品信息、合同信息、預(yù)算信息等相關(guān)的有價(jià)值的數(shù)據(jù)庫，從而建立采購(gòu)數(shù)據(jù)與高校運(yùn)維其他數(shù)據(jù)之間的線性或非線性關(guān)系模型，從而形成一種新型的聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制來全面改善采購(gòu)效率和質(zhì)量。因此從這個(gè)角度來說，高校在采購(gòu)數(shù)據(jù)信息的價(jià)值挖掘方面較為欠缺。

（4）對(duì)采購(gòu)行為的信息化監(jiān)督力度有待改善。進(jìn)行采購(gòu)信息化建設(shè)的一個(gè)主要目的就是通過采購(gòu)工作的線上運(yùn)行，將部分采購(gòu)內(nèi)部控制機(jī)制與信息化流程進(jìn)行有效融合，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)督，有效防范風(fēng)險(xiǎn)，從實(shí)踐來看，高校在采購(gòu)行為的信息化監(jiān)督方面仍然存在力度偏弱的問題。

一方面，在采購(gòu)信息化管理過程中，沒有將內(nèi)部監(jiān)督與信息化建設(shè)進(jìn)行有效融合，經(jīng)常在采購(gòu)工作開展的前期存在內(nèi)部監(jiān)督缺位的現(xiàn)象，事前和事中監(jiān)督較少，事后監(jiān)督較多，沒有實(shí)現(xiàn)全過程的內(nèi)部監(jiān)督，無法及時(shí)在線上發(fā)現(xiàn)采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題。

另一方面，在采購(gòu)信息化管理過程中，采購(gòu)決策的內(nèi)部牽制機(jī)制沒有充分在信息化建設(shè)過程中予以體現(xiàn)，特別是在采購(gòu)計(jì)劃的制定以及審批等決策環(huán)節(jié)，內(nèi)部牽制理念的應(yīng)用較為匱乏，使得采購(gòu)決策的總體透明度不高。

2.高校采購(gòu)信息化管理出現(xiàn)問題的主要成因

部分高校在采購(gòu)信息化管理過程中存在諸多問題，經(jīng)過對(duì)實(shí)踐的分析和總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，造成上述問題的主要原因集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）高校在采購(gòu)信息化建設(shè)方面的資源保障不力。部分高校之所以會(huì)在采購(gòu)信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)信息化程度較低的問題，主要是因?yàn)槠湓谫Y源保障方面不力。

部分高校的性質(zhì)屬于事業(yè)單位，資金的主要來源仍然是財(cái)政資金，因此在實(shí)務(wù)中部分高?？傮w的財(cái)政資金仍然是比較短缺的，投入較多的人、財(cái)、物等資源，從組織建設(shè)和制度建設(shè)方面，有效提升采購(gòu)信息化建設(shè)的積極性偏低，這使得高校不僅缺乏采購(gòu)信息化建設(shè)的專門化機(jī)構(gòu)或崗位來開展此項(xiàng)工作，同時(shí)還在采購(gòu)信息化制度建設(shè)方面較為滯后，特別是在網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng)管理制度、采購(gòu)信息化建設(shè)職能以及權(quán)限分配、采購(gòu)信息化安全管理等方面的相關(guān)制度仍未明確確立，從而無法為采購(gòu)信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的組織和制度機(jī)制保障。

（2）高校采購(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)仍然不統(tǒng)一。高校采購(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一主要包含兩層含義：第一層含義是國(guó)家層面的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)還停留在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，具體的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)仍需要進(jìn)一步細(xì)化，截至目前我國(guó)僅有《政府采購(gòu)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范》來對(duì)行政事業(yè)單位的政府采購(gòu)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，第二層次是高校內(nèi)部的各個(gè)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，數(shù)據(jù)之間的傳遞共享存在較高的壁壘。

在實(shí)務(wù)中，由于采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程會(huì)涉及外部申請(qǐng)、招標(biāo)、采購(gòu)和內(nèi)部資產(chǎn)管理、資金支付等相關(guān)內(nèi)容，若沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，那么在實(shí)際操作中會(huì)出現(xiàn)兩方面的問題。一方面，不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞難度加大，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享進(jìn)行問題反映。另一方面，數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘的難度加大，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)信息的缺乏會(huì)造成采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑存在差異，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)分析和建立數(shù)據(jù)分析模型可能會(huì)造成最終的分析結(jié)果偏離實(shí)際較多，無法為管理和決策提供有效依據(jù)。

（3）在采購(gòu)信息化建設(shè)和應(yīng)用方面的專業(yè)人才較為欠缺。高校在采購(gòu)信息化管理工作中，較為熟悉信息化技術(shù)和采購(gòu)專業(yè)知識(shí)的人力資源是采購(gòu)信息化管理的重要保障，從實(shí)務(wù)來看，當(dāng)前高校在采購(gòu)信息化建設(shè)過程中，采購(gòu)人員主要來自財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理以及基建等相關(guān)部門，其專業(yè)知識(shí)更傾向于采購(gòu)方面，而在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面較為欠缺，而實(shí)施采購(gòu)信息化系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)、授權(quán)審批信息化機(jī)制的建立等信息系統(tǒng)的開發(fā)人員又在采購(gòu)專業(yè)方面較為欠缺，并且對(duì)高校的實(shí)際情況掌握有限，由此造成采購(gòu)信息化建設(shè)的實(shí)施效果并不理想。

五、提升和改善高校采購(gòu)信息化管理水平的對(duì)策探討

根據(jù)內(nèi)部控制、信息化技術(shù)等相關(guān)理論和采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)踐，建議其從幾個(gè)方面提升和改善采購(gòu)信息化管理水平。

1.高校應(yīng)當(dāng)在軟硬件資源投入方面加大力度

在采購(gòu)信息化建設(shè)過程中，較大規(guī)模的軟硬件資源投入是保障其科學(xué)性和合理性的必要條件。在實(shí)務(wù)中高校的管理層應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到采購(gòu)信息化在高校運(yùn)營(yíng)管理過程中的重要作用。

一方面，在運(yùn)營(yíng)管理過程中積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)將高校的采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，掌握影響采購(gòu)工作的具體因素，然后利用這些因素來對(duì)采購(gòu)規(guī)劃、預(yù)測(cè)等工作進(jìn)行指導(dǎo)，改善采購(gòu)管理的科學(xué)性，同時(shí)還要結(jié)合信息共享技術(shù)，將采購(gòu)對(duì)象的市場(chǎng)信息、歷史數(shù)據(jù)在建立采購(gòu)信息化平臺(tái)進(jìn)行共享，以此來規(guī)避信息不對(duì)稱所引起采購(gòu)成本失控現(xiàn)象，防控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，要結(jié)合高校采購(gòu)管理需求，投入一定規(guī)模的人、財(cái)、物資源設(shè)置專門化的采購(gòu)信息化機(jī)構(gòu)和崗位，為采購(gòu)信息化建設(shè)提供合理的組織保障，同時(shí)還需根據(jù)國(guó)內(nèi)的相關(guān)法律法規(guī)、采購(gòu)內(nèi)部控制制度的相關(guān)內(nèi)容，制定詳細(xì)完備的采購(gòu)管理制度，并將其與采購(gòu)信息化建設(shè)進(jìn)行融合，形成有效的管控制度體系來規(guī)范和約束采購(gòu)信息化體系，確保其科學(xué)性和合理性。

2.建立高校的綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)

如上文所述高校在采購(gòu)信息化實(shí)施過程中會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而引起各種問題，基于此，建議高校通過進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造的方式建立綜合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)來有效解決這一問題。

一方面，要重新設(shè)定采購(gòu)信息化應(yīng)用的目標(biāo)，即要以為采購(gòu)業(yè)務(wù)提供“一站式”服務(wù)為主要目標(biāo)，國(guó)家層面要結(jié)合管理需求設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一、具體的采購(gòu)數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)行政事業(yè)單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)信息化形成有效引導(dǎo)，高校層面則要根據(jù)國(guó)家層面的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求在內(nèi)部建立一個(gè)集財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管控、資產(chǎn)管理以及內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督為一體的一體化綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在內(nèi)部形成一套具有較高共享度的采購(gòu)數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化處理系統(tǒng)，以此來規(guī)避和降低因數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一所帶來的各種問題和風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘功能，在數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，建立有效的采購(gòu)數(shù)據(jù)分析機(jī)制，形成有效的數(shù)據(jù)分析模型，為高校的采購(gòu)決策、采購(gòu)管理和監(jiān)督工作提供智能化、信息化的支持作用。

3.積極引入和培養(yǎng)采購(gòu)信息化方面的專業(yè)人才

高校的采購(gòu)信息化管理工作歸根結(jié)底還是以人的操作為主，因此在實(shí)務(wù)中積極引入和培養(yǎng)采購(gòu)信息化方面的復(fù)合型專業(yè)人才是關(guān)鍵。在實(shí)務(wù)中建議高校從兩個(gè)途徑來形成自身的采購(gòu)信息化管理人才庫：第一個(gè)途徑是從外部招聘引入的形式來實(shí)現(xiàn)，第二個(gè)途徑是通過內(nèi)部培養(yǎng)的方式來實(shí)現(xiàn)，即通過內(nèi)部培訓(xùn)或?qū)ｉT培養(yǎng)等形式為采購(gòu)信息化提供充足的復(fù)合型人才資源。

六、結(jié)語

綜上所述，本文以高校的采購(gòu)工作為研究對(duì)象，結(jié)合當(dāng)前的信息化環(huán)境，總結(jié)和分析了其在采購(gòu)信息化管理過程中存在的主要問題及其成因，然后結(jié)合這些問題和成因從三個(gè)角度提出了一些解決問題的對(duì)策，希望能夠?qū)Ω咝２少?gòu)信息化管理水平的提升以及采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控提供一些新思路。