高職院校固定資產(chǎn)盤點(diǎn)信息密碼解鎖

劉志強(qiáng)

蘭州現(xiàn)代職業(yè)學(xué)院 甘肅 蘭州

高職院校資產(chǎn)管理工作是在學(xué)院資產(chǎn)管理內(nèi)控制度下進(jìn)行的，資產(chǎn)管理效果好不好，內(nèi)控制度是否健全、是否有效執(zhí)行，都會(huì)在每年的資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)果中體現(xiàn)出來(lái)。學(xué)院通過(guò)將固定資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)果與賬面記錄相互比對(duì)，可以發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理過(guò)程中盤虧、盤盈、閑置、毀損、重復(fù)購(gòu)置、使用信息賬實(shí)不符等問(wèn)題，學(xué)院不僅僅需要根據(jù)固定資產(chǎn)賬實(shí)差異處理意見(jiàn)及時(shí)調(diào)整賬務(wù)，提高資產(chǎn)賬面信息質(zhì)量，更應(yīng)該整理資產(chǎn)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，分析原因，不斷健全資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度，提高資產(chǎn)管理水平。

一、資產(chǎn)盤點(diǎn)中常見(jiàn)問(wèn)題及其原因

1.資產(chǎn)盤虧

通過(guò)從資產(chǎn)賬面信息出發(fā)查找實(shí)物就可以查出資產(chǎn)盤虧信息。固定資產(chǎn)盤虧產(chǎn)生于資產(chǎn)驗(yàn)收、登記入賬和后期使用管理三個(gè)環(huán)節(jié)：在資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，如果實(shí)際供貨數(shù)量小于采購(gòu)數(shù)量且驗(yàn)收人員沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致后期資產(chǎn)盤虧。登記入賬時(shí)，如果資產(chǎn)管理員失誤，登記入賬數(shù)量大于采購(gòu)數(shù)量導(dǎo)致后期資產(chǎn)盤虧。后期資產(chǎn)管理中，管理不善造成物品遺失導(dǎo)致資產(chǎn)盤虧，提前處置未報(bào)廢的資產(chǎn)也可以導(dǎo)致資產(chǎn)盤虧。

2.固定資產(chǎn)盤盈

通過(guò)從實(shí)物盤點(diǎn)記錄查找賬面登記信息可查出固定資產(chǎn)盤盈信息。固定資產(chǎn)盤盈產(chǎn)生在資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)和處置環(huán)節(jié)，它可能是資產(chǎn)管理內(nèi)控制度設(shè)計(jì)缺陷，將嚴(yán)重影響資產(chǎn)后期管理。在資產(chǎn)入賬階段，資產(chǎn)管理員應(yīng)登記入賬的物品沒(méi)有入賬，導(dǎo)致資產(chǎn)盤盈。這又分兩種情況，一是資產(chǎn)管理員知道某項(xiàng)資產(chǎn)應(yīng)該計(jì)入固定資產(chǎn)賬，但因?yàn)槁殬I(yè)判斷錯(cuò)誤沒(méi)有登記入賬或記賬時(shí)失誤導(dǎo)致資產(chǎn)入賬數(shù)量少于實(shí)際采購(gòu)數(shù)量，二是資產(chǎn)管理員不知道某資產(chǎn)應(yīng)該計(jì)入固定資產(chǎn)賬而沒(méi)有記賬。對(duì)于接受調(diào)撥、捐贈(zèng)或使用非財(cái)政資金采購(gòu)的資產(chǎn)，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)資產(chǎn)部門確認(rèn)和入賬，會(huì)造成固定資產(chǎn)盤盈。在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，特別是在資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，待報(bào)廢資產(chǎn)沒(méi)有經(jīng)過(guò)鑒定，主管部門審批同意報(bào)廢后發(fā)現(xiàn)部分資產(chǎn)尚有使用價(jià)值沒(méi)有被處置，或是因?yàn)橘Y產(chǎn)處置時(shí)經(jīng)辦人員缺乏責(zé)任心導(dǎo)致實(shí)際處置資產(chǎn)少于審批處置資產(chǎn)數(shù)量。以上兩種情況都將引起資產(chǎn)盤盈，導(dǎo)致資產(chǎn)賬實(shí)不符。

3.固定資產(chǎn)閑置

固定資產(chǎn)閑置一般有四個(gè)原因：一是內(nèi)部整合導(dǎo)致部分資產(chǎn)閑置。二是由于技術(shù)進(jìn)步，原固定資產(chǎn)被先進(jìn)技術(shù)的資產(chǎn)替代而造成現(xiàn)有資產(chǎn)閑置。三是資產(chǎn)采購(gòu)時(shí)沒(méi)有進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和可行性研究，采購(gòu)決策、審批環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致采購(gòu)資產(chǎn)的利用率低下、數(shù)量巨大而閑置。四是項(xiàng)目建設(shè)未辦理相關(guān)審批手續(xù)，項(xiàng)目因違規(guī)建設(shè)不能投入正常使用而閑置。

4.固定資產(chǎn)毀損

固定資產(chǎn)自然毀損的主要原因有：一是資產(chǎn)使用時(shí)間長(zhǎng)，實(shí)物形態(tài)逐漸磨損，資產(chǎn)慢慢地自然破損。二是雖未達(dá)到報(bào)廢年限，但是由于采購(gòu)時(shí)招標(biāo)參數(shù)要求不高或驗(yàn)收檢查工作不到位導(dǎo)致資產(chǎn)質(zhì)量滿足不了實(shí)際工作需求，資產(chǎn)在正常使用時(shí)也會(huì)出現(xiàn)毀損。三是資產(chǎn)管理人員在資產(chǎn)入賬時(shí)出現(xiàn)職業(yè)判斷錯(cuò)誤，將一些使用壽命不長(zhǎng)、不應(yīng)該入固定資產(chǎn)賬的物品計(jì)入固定資產(chǎn)，后期長(zhǎng)時(shí)間使用中出現(xiàn)毀損。四是部分專業(yè)設(shè)備未經(jīng)過(guò)使用前的培訓(xùn)，使用人未按照操作規(guī)范使用固定資產(chǎn)導(dǎo)致資產(chǎn)毀損。五是部分人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行惡意損壞，導(dǎo)致資產(chǎn)毀損。

5.固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置

學(xué)院出現(xiàn)固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置的原因是沒(méi)有發(fā)揮資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)管理部門在資產(chǎn)配置中的應(yīng)有作用。一是在資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)，資產(chǎn)使用部門申請(qǐng)購(gòu)買資產(chǎn)時(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)資產(chǎn)管理部門審核，導(dǎo)致有庫(kù)存設(shè)備的情況下重復(fù)采購(gòu)。二是雖然在資產(chǎn)申請(qǐng)購(gòu)置時(shí)經(jīng)過(guò)資產(chǎn)管理部門審核，但單位內(nèi)部缺乏資產(chǎn)共享觀念，誰(shuí)申請(qǐng)采購(gòu)、誰(shuí)占用使用，資產(chǎn)采購(gòu)后由個(gè)別部門、個(gè)別人長(zhǎng)期占用，不能充分發(fā)揮資產(chǎn)使用價(jià)值，這種現(xiàn)象在照相機(jī)、便攜式攝像機(jī)、筆記本等高價(jià)值、攜帶方便的辦公設(shè)備比較常見(jiàn)。

6.固定資產(chǎn)使用信息錯(cuò)誤

固定資產(chǎn)使用信息錯(cuò)誤可能是資產(chǎn)初始入賬登記時(shí)沒(méi)有登記或登記了錯(cuò)誤信息，但更多的情況是沒(méi)有對(duì)資產(chǎn)持續(xù)、動(dòng)態(tài)管理，沒(méi)有對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息及時(shí)、持續(xù)更新。比如單位對(duì)資產(chǎn)借用、移交沒(méi)有履行相應(yīng)手續(xù)，資產(chǎn)的使用部門、使用人、存放地點(diǎn)等信息發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)信息沒(méi)有在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中及時(shí)更新，導(dǎo)致資產(chǎn)流失、資產(chǎn)毀損、資產(chǎn)閑置等現(xiàn)象。

二、資產(chǎn)管理工作改進(jìn)措施

從資產(chǎn)盤點(diǎn)信息中可知，資產(chǎn)管理工作的漏洞可能出現(xiàn)在采購(gòu)、驗(yàn)收、入賬、使用管理、處置等各個(gè)階段，學(xué)院應(yīng)增強(qiáng)資產(chǎn)管理意識(shí)，健全內(nèi)控制度，提高管理水平。

1.加強(qiáng)資產(chǎn)采購(gòu)環(huán)節(jié)管理

投資決策的失誤是資源的最大浪費(fèi)，既浪費(fèi)財(cái)政資金，浪費(fèi)場(chǎng)地資源，又增加后期管理的人力物力成本，學(xué)院必須要健全資產(chǎn)配置制度。一是資產(chǎn)使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)后，學(xué)院資產(chǎn)管理部門應(yīng)審核是否有閑置或使用率低下的同類設(shè)備，先在學(xué)院內(nèi)部進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)劑。確實(shí)需要采購(gòu)的物品，應(yīng)確認(rèn)采購(gòu)數(shù)量是否合理，對(duì)于一些通用辦公設(shè)備和辦公家具應(yīng)控制總量，提倡資源共享。二是建設(shè)教學(xué)實(shí)訓(xùn)室項(xiàng)目或其他大型項(xiàng)目時(shí)，需要調(diào)動(dòng)學(xué)院各個(gè)處室及教師積極性，必要時(shí)可咨詢外部專家，開(kāi)展項(xiàng)目事前績(jī)效評(píng)估，從學(xué)院戰(zhàn)略發(fā)展和專業(yè)課程設(shè)置角度出發(fā)，從項(xiàng)目建設(shè)的必要性、方案的可行性、合理性、后期社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，提高財(cái)政資金使用效益。建設(shè)項(xiàng)目要有前瞻性，考慮學(xué)院的專業(yè)發(fā)展方向，但也避免采購(gòu)高大上的設(shè)備，浪費(fèi)財(cái)政資金。學(xué)院教學(xué)實(shí)訓(xùn)室建設(shè)需要考慮師生的實(shí)際操作能力和實(shí)訓(xùn)學(xué)生數(shù)量，設(shè)備參數(shù)必須滿足學(xué)生實(shí)訓(xùn)的要求，設(shè)備太先進(jìn)許多功能可能在師生實(shí)訓(xùn)中用利用率不高，浪費(fèi)資金；設(shè)備技術(shù)落后、質(zhì)量低下又無(wú)法滿足學(xué)生正常實(shí)訓(xùn)要求。

2.進(jìn)一步規(guī)范資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理

采購(gòu)付款前應(yīng)該依據(jù)合同對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)數(shù)量少且技術(shù)含量低的資產(chǎn)一般由資產(chǎn)部門直接驗(yàn)收即可，對(duì)大批資產(chǎn)或技術(shù)含量高的資產(chǎn)需要多次驗(yàn)收，必要時(shí)借助外部專家進(jìn)行驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收要由多個(gè)部門參與，驗(yàn)收前要召開(kāi)驗(yàn)收協(xié)調(diào)會(huì)議，明確各部門的驗(yàn)收工作重點(diǎn)和職責(zé)，如清點(diǎn)數(shù)量、核對(duì)品牌型號(hào)、驗(yàn)收質(zhì)量等，防范因時(shí)間緊、工作量大驗(yàn)收過(guò)程流于形式。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)的項(xiàng)目，需要核對(duì)供應(yīng)商提供資產(chǎn)的名稱、品牌、型號(hào)、數(shù)量是否與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同內(nèi)容一致，如果存在合同變更，則變更是否合理，是否有相應(yīng)的審批手續(xù)。資產(chǎn)驗(yàn)收時(shí)，資產(chǎn)數(shù)量短缺會(huì)引起后期盤點(diǎn)時(shí)資產(chǎn)盤虧；資產(chǎn)質(zhì)量不過(guò)關(guān)會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)使用毀損率增加，維修費(fèi)用提高；資產(chǎn)的名稱、品牌、型號(hào)不符會(huì)導(dǎo)致后期資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)賬實(shí)不符。資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)是否規(guī)范、驗(yàn)收制度是否有效執(zhí)行，將直接影響資產(chǎn)的后期使用管理效果。資產(chǎn)驗(yàn)收完成后，一定要進(jìn)行資產(chǎn)移交工作。移交方和接受方簽字確認(rèn)，明確資產(chǎn)的存放地點(diǎn)、管理部門、管理人員或使用人員等信息。

3.提高資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)信息登記質(zhì)量

一是在固定資產(chǎn)登記入賬前，資產(chǎn)管理人員不僅需要學(xué)習(xí)掌握資產(chǎn)管理知識(shí)，還需要熟悉采購(gòu)資產(chǎn)相關(guān)信息，通過(guò)職業(yè)判斷確定物品是否應(yīng)該計(jì)入固定資產(chǎn)賬，是以單件物品入賬還是以成套物品入賬，每套資產(chǎn)又包含什么物品，這是資產(chǎn)入賬前的必要準(zhǔn)備工作，也是正確記賬的前提。二是對(duì)于一些大量大批且單價(jià)小于固定資產(chǎn)入賬價(jià)值的資產(chǎn)，一定要從學(xué)院管理和長(zhǎng)期發(fā)展的角度去判斷是否應(yīng)計(jì)入固定資產(chǎn)，否則分年或分批采購(gòu)的單價(jià)小于固定資產(chǎn)入賬價(jià)值的資產(chǎn)會(huì)流失在固定資產(chǎn)賬外，造成后期資產(chǎn)管理混亂。三是對(duì)于一些調(diào)撥、捐贈(zèng)或使用非財(cái)政資金采購(gòu)的資產(chǎn)，如果符合固定資產(chǎn)的入賬條件也應(yīng)計(jì)入學(xué)院固定資產(chǎn)。學(xué)院應(yīng)建立必要的內(nèi)控程序，保證資產(chǎn)及時(shí)入賬，避免資產(chǎn)流失。四是固定資產(chǎn)初始入賬時(shí)，資產(chǎn)管理人員應(yīng)要求采購(gòu)經(jīng)辦人提供相關(guān)資產(chǎn)信息，詳細(xì)記錄資產(chǎn)供應(yīng)商、名稱、品牌、型號(hào)、使用部門、使用人、存放地點(diǎn)等信息，這是資產(chǎn)后期管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)，資產(chǎn)管理人員必須保證資產(chǎn)入賬信息準(zhǔn)確無(wú)誤、內(nèi)容詳盡完整。

4.資產(chǎn)使用實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理

資產(chǎn)管理部門在做好資產(chǎn)的初始入賬后，還應(yīng)該對(duì)學(xué)院資產(chǎn)進(jìn)行持續(xù)、有效的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新資產(chǎn)使用、調(diào)配、維修等信息，保證資產(chǎn)的實(shí)際狀態(tài)與賬面信息一致。當(dāng)出現(xiàn)實(shí)訓(xùn)室管理人員發(fā)生變動(dòng)、部門進(jìn)行整合、資產(chǎn)位置變動(dòng)、人員離職調(diào)崗、庫(kù)存資產(chǎn)借出等情況時(shí)，一定要進(jìn)行資產(chǎn)的實(shí)物移交，資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)移交方、資產(chǎn)接收方三方共同填寫(xiě)資產(chǎn)實(shí)物移交記錄或出庫(kù)憑證，資產(chǎn)部門應(yīng)以資產(chǎn)移交記錄或其他有效憑證為原始憑證編寫(xiě)記賬憑證，變更資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)使用信息，同時(shí)將原始憑證和記賬憑證按順序裝訂成冊(cè)，以便后期備查。資產(chǎn)部門不得隨意變更系統(tǒng)信息。

5.規(guī)范資產(chǎn)處置管理

在資產(chǎn)處置方面，學(xué)院應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。一是明確資產(chǎn)處置條件，健全資產(chǎn)處置流程，加強(qiáng)資產(chǎn)處置中的監(jiān)督措施和處罰措施，防范國(guó)有資產(chǎn)流失。二是資產(chǎn)處置時(shí)，必須以實(shí)物盤點(diǎn)結(jié)果為依據(jù)，核對(duì)資產(chǎn)處置申請(qǐng)物品明細(xì)與資產(chǎn)盤點(diǎn)中待處置資產(chǎn)的各項(xiàng)信息是否一致，是否存在資產(chǎn)系統(tǒng)中待處置資產(chǎn)與實(shí)物不符的現(xiàn)象，避免因資產(chǎn)處置造成賬實(shí)不符。三是不能僅以國(guó)家規(guī)定的固定資產(chǎn)使用最低年限作為資產(chǎn)處置的充分條件，資產(chǎn)處置應(yīng)綜合考慮資產(chǎn)的實(shí)際使用狀態(tài)，對(duì)達(dá)到固定資產(chǎn)使用年限但還具有使用價(jià)值的物品不能隨意處置。四是在資產(chǎn)盤點(diǎn)和處置時(shí)，對(duì)專業(yè)性強(qiáng)的資產(chǎn)應(yīng)進(jìn)行必要的專業(yè)鑒定，以免造成國(guó)有資產(chǎn)浪費(fèi)。五是在處置前應(yīng)確定資產(chǎn)是否存在，其他部門是否可以繼續(xù)使用待處置資產(chǎn)，將資產(chǎn)處置與內(nèi)部資產(chǎn)調(diào)劑有效結(jié)合，提高資產(chǎn)的使用效率。六是對(duì)經(jīng)審批同意處置的資產(chǎn)應(yīng)集中統(tǒng)一處理，處理工作有兩人以上參與，紀(jì)檢部門也要進(jìn)行有效監(jiān)督，保證待處置資產(chǎn)全部處置完畢，否則將導(dǎo)致下次資產(chǎn)盤點(diǎn)中資產(chǎn)盤盈或資產(chǎn)管理人員用已報(bào)廢的資產(chǎn)頂替賬面中可使用資產(chǎn)，造成資產(chǎn)流失。七是學(xué)院資產(chǎn)管理部門應(yīng)在資產(chǎn)盤點(diǎn)過(guò)程中關(guān)注使用年限即將到期的物品和破損率較高的物品，形成固定資產(chǎn)處置預(yù)期，制定合理、有序的固定資產(chǎn)處置計(jì)劃，同時(shí)將固定資產(chǎn)處置和固定資產(chǎn)更新、財(cái)務(wù)預(yù)算結(jié)合起來(lái)，提高學(xué)院整體的財(cái)務(wù)管理水平。

6.優(yōu)化資產(chǎn)管理環(huán)境

資產(chǎn)管理工作不僅僅是學(xué)院資產(chǎn)管理部門的職責(zé)，也需要其他部門的參與配合。資產(chǎn)管理工作的好壞更取決于單位管理層的資產(chǎn)管理意識(shí)，以及全體教職工的責(zé)任意識(shí)。一是要健全資產(chǎn)管理內(nèi)控制度，通過(guò)資產(chǎn)清查盤點(diǎn)等方式加大對(duì)資產(chǎn)管理檢查力度，督促資產(chǎn)管理部門管理好資產(chǎn)。二是配備專職資產(chǎn)管理人員，將具備專業(yè)勝任能力和職業(yè)道德素質(zhì)的人員配備到資產(chǎn)管理崗位，提高資產(chǎn)管理人員待遇，資產(chǎn)管理崗位實(shí)行競(jìng)聘上崗。三是建立激勵(lì)機(jī)制，將資產(chǎn)管理效果納入資產(chǎn)管理部門績(jī)效評(píng)價(jià)、年終考核及評(píng)優(yōu)選先中，調(diào)動(dòng)資產(chǎn)管理人員的積極性和創(chuàng)新性，通過(guò)獎(jiǎng)懲措施提高資產(chǎn)管理人員責(zé)任心。四是通過(guò)對(duì)資產(chǎn)管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育等方式，建設(shè)一支專業(yè)水平高、人員穩(wěn)定、責(zé)任心強(qiáng)的資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)，有效提高資產(chǎn)管理水平和管理效果。五是建立責(zé)任追究制度，對(duì)資產(chǎn)管理工作中因履職不當(dāng)?shù)热藶橐蛩卦斐少Y產(chǎn)損失或侵害學(xué)院權(quán)益的行為進(jìn)行責(zé)任追究和嚴(yán)肅處理。六是加強(qiáng)資產(chǎn)管理制度的宣傳講解及政策解讀，提高師生自主管理資產(chǎn)、愛(ài)惜資產(chǎn)的意識(shí)，形成人人都是資產(chǎn)管理員的良好氛圍，使各項(xiàng)資產(chǎn)都有具體的使用人和管理人，減少資產(chǎn)毀損和丟失。七是充分利用信息技術(shù)手段，完善固定資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)。如使用二維碼識(shí)別技術(shù)，在固定資產(chǎn)上粘貼資產(chǎn)信息的二維碼標(biāo)簽，通過(guò)掃描識(shí)別二維碼，確認(rèn)資產(chǎn)使用信息和管理信息。

資產(chǎn)盤點(diǎn)作為資產(chǎn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，將學(xué)院資產(chǎn)管理工作中存在的問(wèn)題暴露出來(lái)，資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)果是資產(chǎn)管理水平與管理成果的集中體現(xiàn)。學(xué)院只有通過(guò)整理資產(chǎn)盤點(diǎn)中的各種差異，分析差異形成的原因，不斷健全內(nèi)控制度、解決問(wèn)題，才能真正提高資產(chǎn)管理水平。只有將每年的資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)果與資產(chǎn)調(diào)劑、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)配置、財(cái)務(wù)預(yù)算相結(jié)合，在完善固定資產(chǎn)管理制度的基礎(chǔ)上加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，保證各種制度有效執(zhí)行，同時(shí)建立實(shí)施科學(xué)高效的監(jiān)督管理機(jī)制，才能保證學(xué)院資產(chǎn)的保值增值和高效利用，更好地為學(xué)院人才培養(yǎng)和教學(xué)科研服務(wù)。