做好新時(shí)期試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室行政事務(wù)管理工作

秦淑嫻 中國(guó)葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司

當(dāng)今社會(huì)，工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域中的試驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)發(fā)展迅速，對(duì)本領(lǐng)域公司內(nèi)部管理提出了更高要求。當(dāng)前形勢(shì)下，試驗(yàn)檢測(cè)公司必須立足行業(yè)發(fā)展實(shí)際，創(chuàng)新方式方法，全面優(yōu)化提升辦公室行政事務(wù)管理工作水平，推動(dòng)公司高效發(fā)展。

一、研究背景

在試驗(yàn)檢測(cè)公司內(nèi)部組織體系中，辦公室的關(guān)鍵地位不言而喻，是本公司綜合管理的中樞機(jī)構(gòu)，在保障公司高效穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)內(nèi)外部協(xié)調(diào)溝通等方面扮演著不可替代的重要作用。在工程試驗(yàn)檢測(cè)領(lǐng)域宏觀發(fā)展背景下，全面有效做好辦公室行政事務(wù)管理，有助于強(qiáng)化公司內(nèi)部分工，提升實(shí)踐管理能力與效率，優(yōu)化處理管理與服務(wù)的關(guān)系，為推進(jìn)公司整體運(yùn)營(yíng)發(fā)展匯聚強(qiáng)大合力與動(dòng)力。近年來(lái)，廣大試驗(yàn)檢測(cè)公司高度重視辦公室職能的充分發(fā)揮，在行政事務(wù)管理規(guī)范制度建設(shè)、工作流程細(xì)化與工作成效評(píng)價(jià)等方面進(jìn)行了卓有成效的研究與探索，使公司內(nèi)部氛圍環(huán)境更加和諧有序，開(kāi)辟了行政事務(wù)管理工作新局面，實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)部單位資源要素價(jià)值的最大化。盡管如此，在試驗(yàn)檢測(cè)公司內(nèi)外部條件下，當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理工作方法舉措的針對(duì)性尚有較大提升空間，規(guī)劃實(shí)施、方向指導(dǎo)與銜接溝通體系尚未全面構(gòu)造形成，束縛著試驗(yàn)檢測(cè)公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升，需要給予高度重視[1]。上述背景下，深入探討辦公室行政事務(wù)管理工作的新方法與新路徑，具有極為深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

二、辦公室的職能及工作特點(diǎn)

（一）辦公室的職能

1.綜合管理職能

綜合管理職能是試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室的首要職能。辦公室處于公司總攬全局、溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的核心地位，是各類信息匯聚、聯(lián)系與作用的重要結(jié)點(diǎn)。在日常行為中，辦公室通過(guò)履行綜合管理職能，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)外部各項(xiàng)信息的銜接與統(tǒng)籌，這關(guān)系到試驗(yàn)檢測(cè)公司具體事務(wù)的落實(shí)。為了做好試驗(yàn)檢測(cè)公司內(nèi)部管理的“總出口”和“總進(jìn)口”，辦公室應(yīng)按照特定路徑與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類事項(xiàng)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管控，保障公司宏觀層次的穩(wěn)定運(yùn)行。

2.內(nèi)外協(xié)調(diào)職能

試驗(yàn)檢測(cè)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展離不開(kāi)密切高效的內(nèi)外協(xié)調(diào)與溝通，辦公室應(yīng)通過(guò)履行內(nèi)外協(xié)調(diào)職能，使內(nèi)部各部門能夠在工作方向和工作步調(diào)上保持相對(duì)一致性，實(shí)現(xiàn)條塊結(jié)合，密切各部門之間的潛在關(guān)聯(lián)關(guān)系。內(nèi)外協(xié)調(diào)職能的發(fā)揮需要試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室與政府主管部門、兄弟企業(yè)和其他相關(guān)單位之間保持良好協(xié)調(diào)溝通關(guān)系，為公司創(chuàng)造更高經(jīng)濟(jì)效益營(yíng)造良好氛圍。同時(shí)，辦公室的內(nèi)外協(xié)調(diào)職能還表現(xiàn)在管理服務(wù)方面，圍繞公司戰(zhàn)略大局，做好各方面保障、服務(wù)、組織與處理[2]。

3.參謀助手職能

在當(dāng)前建筑工程試驗(yàn)檢測(cè)領(lǐng)域中，影響試驗(yàn)檢測(cè)公司發(fā)展的潛在因素多樣化，如何對(duì)這些因素精準(zhǔn)識(shí)別與控制，向來(lái)都是影響公司發(fā)展效益的關(guān)鍵所在，這就需要辦公室充分發(fā)揮參謀助手職能作用，根據(jù)上級(jí)文件、內(nèi)部會(huì)議、行業(yè)動(dòng)態(tài)等狀況，及時(shí)向公司決策層或領(lǐng)導(dǎo)層提出符合實(shí)際的發(fā)展意見(jiàn)與建議，形成可供公司正確決策的參考性依據(jù)，以輔助公司更具針對(duì)性地規(guī)避行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）辦公室的工作特點(diǎn)

1.綜合性

試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室的自身職能角色定位決定了其在實(shí)踐中的鮮明特點(diǎn)。綜合性是辦公室日常工作的首要特點(diǎn)，這主要表現(xiàn)在其日常規(guī)范工作涉及面多、范圍廣、頭緒多，內(nèi)容相對(duì)具體而瑣碎等方面。部分試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室還需協(xié)調(diào)開(kāi)展人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等內(nèi)容，只有充分發(fā)揮其綜合性部門的優(yōu)勢(shì)，才能在繁雜的工作狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)內(nèi)部高度統(tǒng)一，以更加高效的路徑方法達(dá)成工作目標(biāo)。

2.服務(wù)性

從試驗(yàn)檢測(cè)公司內(nèi)部體系的本質(zhì)上而言，管理即是服務(wù)，即圍繞公司核心戰(zhàn)略需求與發(fā)展方向，按照既有原則、方法和程序等，為公司決策層、內(nèi)部各部門、行業(yè)相關(guān)部門等做好綜合服務(wù)，將公司意志方向作用于日常服務(wù)的方方面面。無(wú)論是從市場(chǎng)行情調(diào)研分析方面，還是在辦文、辦會(huì)、辦事等方面，辦公室的服務(wù)性特點(diǎn)均貫穿于每個(gè)人員崗位職責(zé)之中，需要始終不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)能力，推進(jìn)服務(wù)目標(biāo)任務(wù)落實(shí)，充分體現(xiàn)辦公室辦事水平和辦事形象。

3.保密性

辦公室是試驗(yàn)檢測(cè)公司的“信息核心”，其日常工作中往往會(huì)涉及諸多類型的關(guān)鍵信息、重要文件、行業(yè)機(jī)密等，若不注重工作保密，則極易造成泄密事件發(fā)生，使公司在試驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中處于被動(dòng)地位。辦公室做好保密工作，既是試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室事務(wù)管理工作的必然要求，也是防范化解潛在風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵路徑，必要情況下還應(yīng)設(shè)立以辦公室為主要核心的專責(zé)保密機(jī)構(gòu)，對(duì)保密工作進(jìn)行全面監(jiān)督與指導(dǎo)[3]。

三、試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室行政事務(wù)管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

（一）行政事務(wù)管理模式陳舊

辦公室行政事務(wù)管理的特點(diǎn)與要求決定了其需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷總結(jié)創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作路徑進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，并對(duì)相關(guān)管理模式進(jìn)行充分論證研究?？v觀當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理實(shí)際，普遍存在著規(guī)范化的制度規(guī)則缺失，延續(xù)傳統(tǒng)行政事務(wù)管理模式，部門分工不清晰、職責(zé)不明確，缺少公司發(fā)展的戰(zhàn)略性規(guī)劃，公司治理結(jié)構(gòu)難以全面輔助公司的發(fā)展壯大。在工程試驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)發(fā)展迅速的背景下，部分公司辦公室行政事務(wù)管理模式明顯偏離實(shí)際需求，管理模式匹配評(píng)價(jià)與公司業(yè)務(wù)管理等疲態(tài)倍顯，整體實(shí)施效果有待提升，辦公室行政事務(wù)管理模式與公司戰(zhàn)略實(shí)施相背離。

（二）辦公室行政事務(wù)管理的信息化投入不足

信息技術(shù)在辦公室行政事務(wù)管理體系構(gòu)造中的價(jià)值突出，是煥發(fā)辦公室行政事務(wù)管理動(dòng)能，激發(fā)辦公室行政事務(wù)管理活力的必然載體。在當(dāng)前信息化潮流下，試驗(yàn)檢測(cè)公司同樣應(yīng)在辦公室行政事務(wù)管理中積極引入基于信息化技術(shù)的智能化管理方法，以在信息化潮流中占據(jù)更加主動(dòng)的地位。實(shí)踐表明，部分試驗(yàn)檢測(cè)公司對(duì)信息化技術(shù)方法的現(xiàn)實(shí)價(jià)值運(yùn)用不足，對(duì)管理需求分析、事務(wù)優(yōu)化等方面的約束與導(dǎo)向相對(duì)不足，辦公室行政事務(wù)管理領(lǐng)域中的信息化建設(shè)水平滯后。也正是因此，辦公室行政事務(wù)管理創(chuàng)新進(jìn)程舉步維艱，理應(yīng)強(qiáng)化突出信息化建設(shè)的時(shí)代性。

（三）績(jī)效管理作用與機(jī)制欠完善

績(jī)效管理是調(diào)整優(yōu)化試驗(yàn)檢測(cè)公司行政事務(wù)管理方向的關(guān)鍵依據(jù)與參考。從當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理現(xiàn)狀來(lái)看，部分試驗(yàn)檢測(cè)公司績(jī)效考核形式單一，難以為調(diào)整優(yōu)化管理方案提供必要依據(jù)與參照。此外，所設(shè)置的績(jī)效考核指標(biāo)不全面、不客觀，難以全面詳細(xì)地對(duì)每項(xiàng)管理流程的階段性成效進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估與考核，績(jī)效考核過(guò)程受人為主觀意志的干擾痕跡明顯，沿襲老套的“拿來(lái)”主義，績(jī)效考核結(jié)果客觀性降低，難以全面地體現(xiàn)行政事務(wù)管理的貢獻(xiàn)度差異。

（四）辦公室職能過(guò)于簡(jiǎn)化

在試驗(yàn)檢測(cè)公司運(yùn)行管理中，辦公室行政事務(wù)管理部門始終扮演著不可替代的關(guān)鍵角色，其是制定行政事務(wù)管理規(guī)則體系，落實(shí)匹配優(yōu)化目標(biāo)任務(wù)的直接實(shí)施部門，其職能作用的發(fā)揮效果與辦公室行政事務(wù)管理成效密切相關(guān)。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境下，辦公室行政事務(wù)管理的職能愈發(fā)豐富，但部分公司卻漠視辦公室行政事務(wù)管理的重要價(jià)值，不能夠從戰(zhàn)略層次提升辦公室行政事務(wù)管理的價(jià)值地位，所賦予的職能相對(duì)簡(jiǎn)化，管理評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲激勵(lì)、管理需求等存在一定短板，忽視他人勞動(dòng)成果及工作價(jià)值，一定程度上阻礙著試驗(yàn)檢測(cè)公司戰(zhàn)略實(shí)施的視野范圍[4]。

四、提升試驗(yàn)檢測(cè)公司辦公室行政事務(wù)管理效能的方法對(duì)策探討

（一）建立健全辦公室行政事務(wù)管理規(guī)則體系

在工程試驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)發(fā)展形勢(shì)煥然一新的趨勢(shì)下，從業(yè)公司應(yīng)主動(dòng)摒除固有辦公室行政事務(wù)管理模式的束縛，以完善辦公室行政事務(wù)管理的基本原則為導(dǎo)向，理順辦公室行政事務(wù)管理的基本流程，明確界定不同業(yè)務(wù)流程、不同部門機(jī)構(gòu)等在辦公室行政事務(wù)管理中的地位與作用，將相對(duì)分散的影響因素納入統(tǒng)一集中管控，促進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理工作朝著更高質(zhì)量的方向前進(jìn)，并以公司文化教育強(qiáng)化使命感。突出辦公室行政事務(wù)管理規(guī)則體系的多樣化特點(diǎn)，結(jié)合相關(guān)導(dǎo)向政策，正視自身不足與缺陷，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，以規(guī)則體系的方式將其基礎(chǔ)性導(dǎo)向作用體現(xiàn)出來(lái)。為實(shí)現(xiàn)“人”的價(jià)值創(chuàng)造良好環(huán)境，實(shí)現(xiàn)互促共生，引導(dǎo)每一名公司員工均能夠在各自工作職責(zé)范圍內(nèi)創(chuàng)造更多價(jià)值，在實(shí)現(xiàn)自我個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，為公司創(chuàng)造更高經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提升辦公室行政事務(wù)管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)虛擬化管理

現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，信息化的管理理念已經(jīng)深入嵌入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的方方面面，極大程度上改變著人們的思維習(xí)慣與行為方式，成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)邁向更高發(fā)展層次的關(guān)鍵力量。對(duì)于辦公室行政事務(wù)管理而言，同樣應(yīng)以更加寬廣的視角審視信息化技術(shù)的關(guān)鍵優(yōu)勢(shì)價(jià)值，融入信息化思維促進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理效果的提升。搭建基于信息化技術(shù)的辦公室行政事務(wù)管理平臺(tái)，探索實(shí)施相應(yīng)的虛擬化管理模式，密切分析與把握辦公室行政事務(wù)管理中的各類數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)辦公室行政事務(wù)管理不同環(huán)節(jié)與模塊的銜接一致。在基于信息化的虛擬管理環(huán)境下，試驗(yàn)檢測(cè)公司可在多個(gè)業(yè)務(wù)模塊、多個(gè)工作流程等之間實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互享，并對(duì)辦公室行政事務(wù)管理成效進(jìn)行精準(zhǔn)評(píng)價(jià)，促進(jìn)傳統(tǒng)化的行政事務(wù)管理向現(xiàn)代化行政事務(wù)管理方向轉(zhuǎn)變，解決行政事務(wù)結(jié)構(gòu)配置不合理問(wèn)題。

（三）完善行政事務(wù)管理的激勵(lì)體制機(jī)制

激勵(lì)體系與方法的設(shè)定和運(yùn)用，是現(xiàn)代辦公室行政事務(wù)管理的核心部分，更是優(yōu)化提升辦公室行政事務(wù)管理實(shí)際效能的關(guān)鍵路徑，只有結(jié)合試驗(yàn)檢測(cè)公司自身實(shí)際，對(duì)辦公室行政事務(wù)管理中的激勵(lì)體制機(jī)制進(jìn)行完善、調(diào)整與充實(shí)，才能從源頭上發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)作用。在實(shí)踐領(lǐng)域，行政事務(wù)管理績(jī)效體制具有鮮明的“指揮棒”作用，可促進(jìn)行政事務(wù)價(jià)值要素的集中傾向，實(shí)現(xiàn)管理制度化和工作流程化，促進(jìn)行政事務(wù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)化，控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并通過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)工作流程的可行性。依托于完善的行政事務(wù)管理激勵(lì)體制機(jī)制，使廣大員工能夠始終保持競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、淘汰意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而更好地完成自我任務(wù)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。在行政事務(wù)激勵(lì)體制作用下，為員工提供充足可靠的精神鼓勵(lì)與物質(zhì)鼓勵(lì)，以轉(zhuǎn)作風(fēng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，促進(jìn)多樣化行政事務(wù)管理方式的融合運(yùn)用。

（四）賦予辦公室行政事務(wù)管理部門充足職能

在新形勢(shì)下的辦公室行政事務(wù)管理中，具體工作部門、工作人員的現(xiàn)實(shí)作用極為突出，因此應(yīng)以試驗(yàn)檢測(cè)公司戰(zhàn)略的宏觀導(dǎo)向?yàn)橐劳?，為辦公室行政事務(wù)管理賦予更多職能。通過(guò)提高地位、賦予職能、細(xì)化規(guī)則等方式，辦公室行政事務(wù)管理可充分散發(fā)自我活力，轉(zhuǎn)變自我角色，實(shí)現(xiàn)“管理者”向“服務(wù)者”“引導(dǎo)者”的方向轉(zhuǎn)變，并通過(guò)政策性課題調(diào)研，形成建議性報(bào)告。突出辦公室行政事務(wù)管理的服務(wù)職能，強(qiáng)化本部門人員的服務(wù)意識(shí)，避免自我高高在上，破解辦公室行政事務(wù)管理難點(diǎn)問(wèn)題。充分考慮實(shí)際情況，擺脫傳統(tǒng)“人是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的工具”等陳舊理念，注重營(yíng)造良好的團(tuán)隊(duì)文化氛圍，將辦公室行政事務(wù)管理與廣大員工置于平等地位，建立常態(tài)化人員培訓(xùn)制度，把行政事務(wù)管理理論轉(zhuǎn)換為實(shí)踐，做到職責(zé)履行與服務(wù)管理并重。

（五）實(shí)施高效的辦公室行政事務(wù)管理流程控制

從以往實(shí)踐來(lái)看，部分試驗(yàn)檢測(cè)公司因辦公室行政事務(wù)管理中的流程機(jī)制不健全，造成工作流程不良問(wèn)題無(wú)限放大，以至于未能在辦公室行政事務(wù)管理弊端在達(dá)到不可控之前將其予以消除。對(duì)此，試驗(yàn)檢測(cè)公司應(yīng)積極吸收以往辦公室行政事務(wù)管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，實(shí)施有針對(duì)性的辦公室行政事務(wù)管理流程管控，選擇最具代表性的流程控制指標(biāo)，對(duì)本項(xiàng)工作實(shí)施中的各類影響因素進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、連續(xù)性排查管控，及時(shí)準(zhǔn)確識(shí)別辦公室行政事務(wù)管理中的潛在干擾環(huán)節(jié)。融入差異化、等級(jí)化與立體化的工作流程管控思維，對(duì)不同類型的辦公室行政事務(wù)管理流程進(jìn)行分類處置，并細(xì)化工作流程等級(jí)，為及時(shí)補(bǔ)充高素質(zhì)專業(yè)管理人員等提供依據(jù)與參考。在流程控制要求下，試驗(yàn)檢測(cè)公司應(yīng)形成階段性工作流程評(píng)估報(bào)告，以更好地完成行政事務(wù)價(jià)值目標(biāo)任務(wù)，應(yīng)對(duì)新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，受試驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)、公司結(jié)構(gòu)等方面要素影響，當(dāng)前其辦公室行政事務(wù)管理實(shí)踐中依舊存在諸多短板，不利于充分實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)職能。因此，相關(guān)人員應(yīng)從自身公司實(shí)際出發(fā)，建立健全完善而系統(tǒng)的行政事務(wù)管理規(guī)則體系，融入信息化、精益化、現(xiàn)代化的管理理念，充分履職盡責(zé)，突破陳舊行政事務(wù)管理模式的束縛，為全面提升辦公室的現(xiàn)實(shí)職能奠定基礎(chǔ)，為促進(jìn)試驗(yàn)檢測(cè)公司實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。