趙夢笑
(愛恩邦德(無錫)技術有限公司,江蘇 無錫 214000)
近年來,“內卷”一詞越來越頻繁地出現(xiàn)在各大媒體之中,其實質是競爭效率的提升與強度的加大。在企業(yè)運營中,財務信息系統(tǒng)作為反映企業(yè)運營結果的系統(tǒng),也越來越“內卷”,對財務信息系統(tǒng)的運營效率提出了越來越高的要求。在數(shù)據(jù)提供的時間維度上,部分企業(yè)要求財務會計報表及管理會計報表即時(on-time)反映,以便隨時掌握某個產(chǎn)品的毛利率、及時了解某個客戶或供應商的賬齡。在數(shù)據(jù)提供的綜合性維度上,要求月度結束即完成集團化合并報表的編制,數(shù)據(jù)深度整合的難度越來越大。在資本市場的助力下,企業(yè)快速向集團化發(fā)展,迫切需要編制合并財務報表以及合并業(yè)務報表以全面反映集團的經(jīng)營狀況與經(jīng)營成果,但隨著股權層次的增加及股權結構的復雜化,提供合并財務報表與合并業(yè)務報表涉及多層次的抵消分錄,邏輯復雜且難度很大。為滿足高效競爭的需求,建立財務信息系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的必由之路。但財務信息系統(tǒng)無法獨立存在,其是企業(yè)“數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)”的一部分,必須與其他業(yè)務系統(tǒng)相整合,只有這樣才能最佳發(fā)揮其效能,實現(xiàn)公司戰(zhàn)略規(guī)劃,否則財務信息系統(tǒng)會形成信息孤島,造成“偽”信息化狀態(tài)。因此,企業(yè)要打破信息孤島,整合不同信息系統(tǒng),使其為財務信息系統(tǒng)“輸入”數(shù)據(jù),同時,財務信息系統(tǒng)也向其他信息系統(tǒng)“輸出”數(shù)據(jù),形成動態(tài)的“數(shù)據(jù)生態(tài)”,這是企業(yè)財務信息系統(tǒng)建設的難題。企業(yè)經(jīng)常會因為整合不同系統(tǒng),帶來財務信息系統(tǒng)籌建成本的上升、實施周期的拉長、系統(tǒng)靈活性的降低。如何破解這一難題,是目前會計信息系統(tǒng)建設中面臨的重大挑戰(zhàn)。RPA(Robotic Process Automation)即機器人流程自動化,主要的功能就是將工作信息與業(yè)務交互,通過機器人按照預先設計的流程去執(zhí)行,這樣可以高效解決不同信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互問題,執(zhí)行復雜的流程,大大節(jié)約人工成本。在現(xiàn)代財務信息系統(tǒng)中充分運用RPA 技術,能夠全面高效地提高獲取異構系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力,有利于財務信息系統(tǒng)整體水平的提升,在提高企業(yè)財務管理系統(tǒng)的整體效率、有效管理和控制財務風險以及降低財務信息系統(tǒng)的運營成本方面發(fā)揮著非常重要的作用。因此,探討RPA 技術在財務信息系統(tǒng)建設中的應用,對于現(xiàn)代化財務信息系統(tǒng)建設具有重要的現(xiàn)實意義。
財務信息系統(tǒng)是一個可以使用計算機收集和處理信息,并全面記錄、分析、計劃、預測、控制和監(jiān)督企業(yè)財務和管理活動相關信息的系統(tǒng)。財務信息系統(tǒng)主要是一套現(xiàn)代化財務管理系統(tǒng),其由若干個主要單元模塊構成,這些單元模塊既能夠相互獨立,也可以相互關聯(lián),最終集成在一起實現(xiàn)高效、系統(tǒng)運行。一般而言,財務信息系統(tǒng)的主要組成部分應至少包括企業(yè)組織互連模塊(基礎信息共享模塊)、會計信息模塊(總賬及相關模塊)、財務管理信息模塊(成本計算及分析模塊)、財務決策與支持模塊(財務預算和BI 分析模塊)以及財務業(yè)務流程管理模塊(公司組織架構、業(yè)務流程管理及授權模塊),共由5 個子系統(tǒng)組成。企業(yè)組織互連模塊的功能是確保財務部門與企業(yè)其他部門之間以及企業(yè)與其他關聯(lián)企業(yè)之間的財務信息流動,為企業(yè)財務管理的規(guī)劃、組織、控制、分析、預測、決策等提供支持,充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。會計信息模塊可以根據(jù)其他系統(tǒng)提供的各種數(shù)據(jù),生成精確的會計核算賬務信息。財務管理信息模塊可以實現(xiàn)成本預算、計算、分析及控制,發(fā)揮財務管理職能。財務決策與支持模塊可以幫助企業(yè)從不同組織部門各自的業(yè)務角度對財務信息進行加工,以實現(xiàn)對業(yè)務的計劃與控制,進而生成各組織所需的財務信息。財務業(yè)務流程管理模塊可以對企業(yè)財務管理、業(yè)務管理的所有環(huán)節(jié)、全部過程通過系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。這一系統(tǒng)通過在財務信息和非財務信息系統(tǒng)之間共享基礎數(shù)據(jù),摒棄了人工輸入數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)模式,可以最大限度地提高每個系統(tǒng)自動獲取數(shù)據(jù)的能力,讓其他系統(tǒng)共享財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù),提高財務信息系統(tǒng)的效率和應用價值。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)只注重財務系統(tǒng)本身的構建,即主要數(shù)據(jù)來源于憑證的錄入,憑證通過一系列處理形成企業(yè)財務報表。這種財務信息系統(tǒng)不符合現(xiàn)代企業(yè)高效運作的標準與要求,因此,建立現(xiàn)代財務信息系統(tǒng)具有重要的現(xiàn)實意義。
財務系統(tǒng)有一套獨立的邏輯體系,建立在“資產(chǎn)=負債+所有者權益”這一基本財務原理之上,自18 世紀60年代開始的英國產(chǎn)業(yè)革命以來,已有幾百年的歷史,在促進生產(chǎn)力發(fā)展方面發(fā)揮了很大的作用?,F(xiàn)代會計系統(tǒng)是基于一系列會計準則構建的信息系統(tǒng),其具有精深的邏輯關系和多變的財務模式,即使有多年財務工作經(jīng)驗的人員也很難全面理解。信息學是以信息載體為重要研究方法對象,以計算機信息處理等現(xiàn)代技術分析方法為核心研究工具,以開發(fā)和擴展人類社會基本信息功能為主要發(fā)展目標的綜合性學科?,F(xiàn)代信息技術是一門主要研究信息表示、獲取、處理、傳遞和利用的前沿信息學科?,F(xiàn)代企業(yè)要求在財務信息系統(tǒng)中嵌入信息技術,信息系統(tǒng)設計者需要充分理解財務系統(tǒng)的邏輯,以便將財務系統(tǒng)與信息系統(tǒng)有機地集成和融合。然而事實上,財務信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的集成難度較大,究其原因,信息學是以信息為研究對象、以計算機等技術為研究工具、以擴展人類的信息功能為主要目標的一門綜合性學科,屬于自然科學;財務系統(tǒng)應用的是基于經(jīng)濟業(yè)務建立的財務邏輯,屬于社會科學。如果要整合會計學和信息學,需要培養(yǎng)此類復合型人才,難度較大。這是構建現(xiàn)代化財務信息系統(tǒng)的一個難點。
信息技術的快速發(fā)展已經(jīng)開始改變財務信息系統(tǒng)。當前,企業(yè)管理者的工作面臨著各種挑戰(zhàn),財務信息系統(tǒng)不能僅僅是一個從憑證錄入到報告生成的簡單系統(tǒng)?,F(xiàn)代化的財務信息系統(tǒng)需要建立在企業(yè)計算機網(wǎng)絡設備系統(tǒng)的基礎上,以各種通信媒介和客戶終端設備為通信交換中心,貫穿企業(yè)組織產(chǎn)品設計的研發(fā)、生產(chǎn)與設備的制造、市場調查和品牌營銷、售后服務、人力資源等多個系統(tǒng),形成新一代信息集成系統(tǒng)。信息處理效率的提高將徹底改變整個企業(yè)的戰(zhàn)略和管理思維,并對未來的現(xiàn)代化企業(yè)及其商業(yè)模式產(chǎn)生更深遠的影響。通常情況下,企業(yè)主要包括7 個常用的子系統(tǒng),即CRM、ERP、OA、BI、PLM、FI 和企業(yè)電子商務平臺(BP)應用平臺,這7 個系統(tǒng)也將被越來越廣泛地使用,具有一定的行業(yè)個性化特征。在這些系統(tǒng)中,F(xiàn)I(財務信息)系統(tǒng)需要與其他系統(tǒng)高度集成,從其他系統(tǒng)讀取數(shù)據(jù),并形成財務會計報表和管理會計報表。同時,財務信息(如資產(chǎn)價值和折舊信息)也會將數(shù)據(jù)傳輸?shù)狡渌到y(tǒng),建立業(yè)務管理分析模型,并進行業(yè)務決策和分析。因此,多個系統(tǒng)如何高效、安全地傳輸數(shù)據(jù)是建立財務信息系統(tǒng)的另一大難題。
在企業(yè)運營中,CRM、ERP、OA、BI、PLM、FI、HR 等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換主要考慮3 個維度,即安全、效率、成本。目前常用的方式有建立數(shù)據(jù)中臺、構建API 通道、使用財務機器人RPA 這3 種主流方式。下面對這3 種方案進行對比分析:
①構建數(shù)據(jù)中臺。該方案投資超過百萬元,否則應用效率不高。該方案更適合中大型企業(yè)(建議銷售額在50 億元以上的企業(yè)采用)。企業(yè)需要投資中小型服務器或自行租用一定數(shù)量的云空間,同時,應該具備一定數(shù)量的軟件開發(fā)人員來開發(fā)和利用數(shù)據(jù)中臺形成的數(shù)據(jù),還應該有一般的信息安全人員來維護企業(yè)數(shù)據(jù)中臺以及各種信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸和存儲的安全。
②構建API 通道。該方案需要各個系統(tǒng)開放API 接口,并對各個子系統(tǒng)進行二次開發(fā)。各系統(tǒng)的開發(fā)成本非常高,一般情況下,一個單據(jù)業(yè)務系統(tǒng)需要10 萬元以上的開發(fā)成本,而且后期維護相當困難。不同的系統(tǒng)一旦升級,極易導致原本構建的API 通道出現(xiàn)故障,需要重新調試,造成業(yè)務中斷或暫停,對企業(yè)的業(yè)務造成極大的損害,后期運維成本也較高。但API 模式在數(shù)據(jù)傳輸效率方面具有很大的優(yōu)勢,效率高且準確。
③使用財務機器人RPA。隨著RPA 相關軟件產(chǎn)品的相繼研發(fā)和應用,在很大程度上為CRM、ERP、OA、BI、PLM、HR等系統(tǒng)的集成提供了最佳解決方案。RPA 是通過軟件系統(tǒng)的“建立操作流程”來模擬人的行為動作,進行數(shù)據(jù)的操作與分析處理,它是軟件機器人,非真實意義的硬件實體機器人。人們可以使用RPA 來實現(xiàn)多個計算機系統(tǒng)之間的復雜信息交互、傳輸和執(zhí)行。RPA 也是對人們所稱的“智能勞動力”(Digital Labor)的補充,可以通過使用數(shù)字化的支持性智能軟件來完成甚至超越一些專業(yè)人員才能完成的一些復雜工作。通過模擬人的操作和人的判斷,RPA 可以在不同的系統(tǒng)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、整理、驗證、分析、記錄等一系列功能,降低系統(tǒng)二次開發(fā)的成本,不必構建API 數(shù)據(jù)通道,提高系統(tǒng)的安全性。財務機器人RPA 技術顯著提高了現(xiàn)代企業(yè)財務活動管理部門財務決策的準確性和效率,適用于業(yè)務流程嚴格清晰、質量要求高的各種重復流程。
依靠成熟的RPA 技術,建立高效的財務信息系統(tǒng)能為企業(yè)帶來以下效益:
第一,高效率、高準確率、低成本高效的業(yè)務處理方式。RPA 軟件機器人可以實現(xiàn)全天自動工作,快速高效地處理大量的重復任務。由于全部通過機器化操作處理,其操作程序能夠保證最大限度地實現(xiàn)規(guī)范化操作,并客觀地消除人為因素可能導致的操作錯誤。同時,RPA 可以為整個業(yè)務流程提供更完整、全面和詳細的關鍵操作流程審計、監(jiān)控和跟蹤記錄,降低業(yè)務風險。此外,RPA 技術系統(tǒng)的系統(tǒng)成本已開始顯著低于傳統(tǒng)的人工成本,具有長期穩(wěn)定的投資回報。
第二,自動操作業(yè)務可以連通多個信息系統(tǒng)。RPA 機器人可以自動操作整個業(yè)務流程,連接各種業(yè)務信息處理系統(tǒng),打破系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換的技術壁壘。同時,RPA 是對手動操作的完全模擬,利用人工登錄不同系統(tǒng)的賬號與密碼,具有很高的安全性。目前,國內外有許多主流的RPA 工具,國外的代表軟件有UiPath、Blue Prism、Automation Anywhere;我國的代表性軟件有來也科技的UiBot、藝賽旗的iS-RPA等??紤]到與Microsoft Office 軟件的集成能力,以及與SAP和Oracle 軟件的協(xié)調性,國外的UiPath 具有明顯的優(yōu)勢。
雖然RPA 財務機器人宣揚無代碼、“傻瓜式”操作,但如果采用RPA 財務機器人,整合不同的系統(tǒng),為財務信息系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù),也必須做好以下工作,否則會增加運維成本:
首先,選擇合適的RPA 平臺作為建立財務信息系統(tǒng)的載體。目前,RPA 項目很受歡迎,RPA 開發(fā)企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn),新企業(yè)的軟件和服務費用報價很低。但是,建議企業(yè)從國內外主流的RPA 工具中選擇,如UiPath、Blue Prism、Automation Anywhere、來也科技的UiBot、藝賽旗的iS-RPA,這樣后期產(chǎn)品升級以及與其他主流CRM、ERP、OA、BI、PLM、FI 和BP 系統(tǒng)集成的能力將相應提高。如果考慮到未來軟件專利的風險,建議選擇國內主流來也科技的UiBot 和藝賽旗的iS-RPA,這是目前實施財務信息系統(tǒng)項目的優(yōu)選方案。
其次,加強對財務信息系統(tǒng)綜合型人才的培養(yǎng)。RPA 財務機器人屬于計算機程序,后臺有其獨立的邏輯,涉及變量、表達式、循環(huán)控制、差錯處理等復雜邏輯,不是一般的財務人員能夠操作和維護的,需要接受一定的專業(yè)培訓。建議在財務部門選擇一些邏輯性強、有VB 及SQL 基礎的人員進行培訓,并擔任運維人員,這樣后期RPA 的簡單操作和維護,如文件路徑更改和變量更改,都可以自行維護,這可以大大提高RPA 財務器人的使用效率。同時,企業(yè)可以構建一些簡單的業(yè)務流程來解決簡單和重復性的工作。
最后,分步實施RPA 與財務信息系統(tǒng)的整合。當一些企業(yè)了解到財務機器人可以替代人力,便片面地認為此舉“前途光明”,立即應用了幾十個RPA 財務機器人進行系統(tǒng)整合。然而,使用人員不了解RPA 的本質,也不具備一定的RPA 運維能力,后期RPA 財務機器人經(jīng)常出現(xiàn)死機問題,完全依賴顧問公司進行運營和維護,導致后期成本高昂。因此,建議企業(yè)逐步實施RPA 財務機器人,可以先從銀企對賬、費用報銷、賬齡分析、發(fā)票匹配等基礎工作導入,后期隨著團隊的成熟,逐步從不同系統(tǒng)開展取數(shù)分析,建立BP 業(yè)務機器人、BI 報表分析機器人等高端RPA 財務機器人。
總而言之,在企業(yè)財務信息系統(tǒng)的開發(fā)、建設和管理過程中,使用RPA 財務機器人軟件已逐步成為迫切需求。RPA在異構系統(tǒng)中高效傳遞數(shù)據(jù),按設定的流程控制不同的系統(tǒng),充分利用RPA 可以有效地提高企業(yè)財務管理效率,強化業(yè)務與財務的融合,對提升企業(yè)綜合競爭力具有現(xiàn)實性意義。企業(yè)在建立財務信息系統(tǒng)時,需要結合實際狀況,選用可靠品牌的RPA,加強對財務團隊信息化人才的培養(yǎng),注重流程的梳理與優(yōu)化,提前統(tǒng)一規(guī)劃,由易到難分步實施,為企業(yè)財務信息化的成功落地提供有力的保障。