新時(shí)期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對(duì)策

李 玲

(重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院，重慶 402160)

1 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

高校檔案館作為能夠永久保存和管理檔案資料的事業(yè)機(jī)構(gòu)，對(duì)推動(dòng)我國(guó)社會(huì)教育改革以及增強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量都有著重要影響。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校檔案管理的建設(shè)水平也在不斷提高，如何展開數(shù)字化檔案管理，確保數(shù)字檔案安全保管和之后的各項(xiàng)工作穩(wěn)步展開，提高高校數(shù)字化便成了首屈一指的頭等任務(wù)。

為順應(yīng)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的趨勢(shì)，重慶各高校檔案館對(duì)于數(shù)字化的建設(shè)也相繼提上了日程，各大型綜合大學(xué)已經(jīng)相繼完成了數(shù)字化檔案館的建設(shè)，部分高校已經(jīng)在建設(shè)過程中。例：重慶大學(xué)、西南大學(xué)已經(jīng)完成了館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)并投入使用；西南政法大學(xué)、重慶理工大學(xué)、四川美術(shù)學(xué)院、重慶交通大學(xué)、重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院、重慶科技學(xué)院等已開始數(shù)字檔案館的建設(shè)，部分如渝北區(qū)職教中心、工職學(xué)院也將檔案數(shù)字化建設(shè)提上了檔案管理工作的日程。

總而言之，高等院校檔案室藏有大量檔案資料和文件,這樣一大批浩如煙海的檔案資料,通過實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理從封閉走向開放,使檔案管理部門實(shí)現(xiàn)從保管、利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置、科學(xué)管理,為公眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是滿足國(guó)家檔案管理要求、順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，是高校建設(shè)發(fā)展的必然舉措。

2 檔案數(shù)字化的意義

檔案數(shù)字化通俗一點(diǎn)理解就是利用數(shù)字圖像技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的轉(zhuǎn)化，將檔案由此前單一的圖片、文字形式通過掃描或者電腦攝像頭轉(zhuǎn)化為可以存儲(chǔ)的電子信息，進(jìn)而在電腦上可以對(duì)收集的數(shù)據(jù)信息做加工處理，一般需要涉及的流程有圖像的輸入、儲(chǔ)存、處理以及圖像輸出。

2.1 有效保護(hù)原始檔案

在開展檔案數(shù)字化建設(shè)前，工作人員需要頻繁重復(fù)調(diào)閱原始紙質(zhì)檔案，頻繁調(diào)檔很有可能出現(xiàn)檔案歸檔位置錯(cuò)誤、檔案丟失損毀等情況。而檔案數(shù)字化建設(shè)完成后，檔案的查閱依賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，紙質(zhì)檔案就可以得到很好的保護(hù)，有利于長(zhǎng)期管理。檔案在開展數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)行規(guī)范化整理，有助于達(dá)成高校檔案室建設(shè)達(dá)標(biāo)的需求。

2.2 提高檔案的保密性

檔案數(shù)字化建設(shè)以及電子檔案系統(tǒng)完成后，更加高效地滿足公安、檢察院、法院、律師事務(wù)所等社會(huì)單位以及高校內(nèi)部日常檔案查檔的需要，并根據(jù)相應(yīng)的查詢權(quán)限引導(dǎo)查詢相應(yīng)的檔案內(nèi)容。

2.3 提高工作效率

工作人員充分利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，在電腦上就可以查詢和核對(duì)項(xiàng)目的原始資料，大大減少了去庫(kù)房翻閱、提取原始紙質(zhì)檔案的時(shí)間。

2.4 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享

可提供遠(yuǎn)程對(duì)內(nèi)、對(duì)外多人同時(shí)進(jìn)行檔案查詢，解決了因紙質(zhì)檔案借出而無法滿足其他人查詢利用的問題。

3 檔案數(shù)字化加工

檔案數(shù)字化加工，是一項(xiàng)工程浩大的項(xiàng)目建設(shè)，特別是在高職院校首次開展檔案數(shù)字化建設(shè)，工作千頭萬緒，經(jīng)驗(yàn)不足，以及工作人員人手、精力有限的情況下，要特別注意以下幾個(gè)方面。

3.1 檔案出庫(kù)

高職院校開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目建設(shè)涉及檔案數(shù)量大，資料價(jià)值重。檔案的正常規(guī)范領(lǐng)取是保障檔案安全的重要前提。根據(jù)數(shù)字化加工項(xiàng)目合作公司進(jìn)行長(zhǎng)期大批量數(shù)據(jù)加工的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合院校檔案室本項(xiàng)目實(shí)際情況，原始檔案出庫(kù)應(yīng)注意以下細(xì)節(jié)：制訂合理的檔案領(lǐng)取歸還制度，專人負(fù)責(zé)，責(zé)任落實(shí)到人；按照案卷號(hào)的順序進(jìn)行領(lǐng)取，不影響日常檔案查詢；填寫“檔案領(lǐng)還單”，明確記錄領(lǐng)取批次號(hào)、雙方交接人、盒數(shù)卷數(shù)等相關(guān)信息；減少出入庫(kù)批次，降低檔案館工作人員的工作強(qiáng)度。

3.2 檔案拆檔

對(duì)已裝訂的檔案進(jìn)行掃描前的拆除，拆除時(shí)先查看原裝訂方式，按原裝訂順序拆除，注意保護(hù)檔案不受損害。根據(jù)文字和圖紙的區(qū)別，進(jìn)行分類存放，便于不同的掃描儀按不同幅面加工。

3.3 紙張修復(fù)

年代久遠(yuǎn)折痕較深、破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描；對(duì)原件破損的檔案，根據(jù)處理要求小心修補(bǔ)或粘貼。破損老案卷的修復(fù)裱糊成效應(yīng)達(dá)到“薄、光、平、軟、長(zhǎng)”5個(gè)技術(shù)要求。

3.4 檔案掃描

根據(jù)不同圖幅尺寸，選用不同掃描儀進(jìn)行加工，在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)前提下，調(diào)整掃描儀的參數(shù)，使圖像效果達(dá)到最佳?？刂茖?duì)象：圖像分辨率滿足300 dpi標(biāo)準(zhǔn)；文字資料采用TIFF格式，圖紙資料采用JPG格式；對(duì)不規(guī)則圖紙掃描，保證圖紙掃描后無多余或者丟失信息；超過掃描儀最大圖幅的圖紙分區(qū)掃描后，進(jìn)行整合拼接。

3.5 圖像命名

將圖像資料與文字資料進(jìn)行案卷級(jí)整合，對(duì)照文字資料的文件名，圖像資料按照檔案實(shí)際件號(hào)、頁(yè)碼進(jìn)行編輯，便于數(shù)據(jù)與原始檔案的對(duì)接以及數(shù)據(jù)審核復(fù)查。

3.6 圖像處理

按照要求，對(duì)文字資料進(jìn)行傾斜校正、去黑邊、去裝訂孔等，對(duì)掃描的圖紙適當(dāng)調(diào)節(jié)對(duì)比度與亮度。不能一次掃描的，進(jìn)行技術(shù)拼接。

3.7 數(shù)據(jù)導(dǎo)入

對(duì)加工的成果數(shù)據(jù)，完整齊全的導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)，將采集的目錄數(shù)據(jù)和掃描的影像數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成高品質(zhì)的數(shù)字化成果，向院校師生以及社會(huì)提供成果數(shù)據(jù)利用。

3.8 檔案裝訂

對(duì)拆除掃描后的原始檔案按照原有裝訂模式進(jìn)行還原性裝訂。對(duì)已經(jīng)掛接數(shù)據(jù)進(jìn)行校核，檢查掛接圖像與目錄是否一一對(duì)應(yīng)，上傳圖像數(shù)據(jù)數(shù)量是否準(zhǔn)確。

3.9 檔案歸還

檔案卷盒清晰標(biāo)注掃描標(biāo)識(shí)后雙方點(diǎn)收并填寫檔案領(lǐng)還單入庫(kù)。

3.10 數(shù)據(jù)備份

所有掃描原文掛接服務(wù)器后，按照備份要求對(duì)加工成果數(shù)據(jù)采用移動(dòng)硬盤備份。

3.11 數(shù)據(jù)錄入

通過綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)端口，在平臺(tái)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)的基礎(chǔ)信息采集，錄入字段應(yīng)符合當(dāng)下國(guó)家檔案主管部門對(duì)高職檔案工作的錄入要求，并建立相應(yīng)檔號(hào)。

4 新時(shí)期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

新時(shí)期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)對(duì)于高校檔案工作的推進(jìn)、發(fā)展至關(guān)重要。由于高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)起步時(shí)間較晚，現(xiàn)實(shí)建設(shè)過程中進(jìn)程慢、成效不佳，還存在諸多技術(shù)性的管理問題亟待解決。

4.1 檔案人員的素質(zhì)整體水平不高

檔案管理人員綜合能力素質(zhì)無法滿足檔案數(shù)字化管理的需求，很多檔案管理人員專業(yè)水平不夠，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒有足夠的專業(yè)思維。尤其是在新時(shí)代的數(shù)字化檔案建設(shè)中，既要精通檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要了解計(jì)算機(jī)的操作使用；既要能處理檔案業(yè)務(wù)工作，還要懂現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是受當(dāng)下檔案工作的局限，很多高校在這方面的人才培養(yǎng)比較缺乏，從而導(dǎo)致目前整體隊(duì)伍素質(zhì)偏低，很多檔案管理人員學(xué)識(shí)不夠，年紀(jì)偏大，在一定程度上阻礙了高校檔案管理的工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

4.2 對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

從管理層面上分析，檔案工作者對(duì)檔案信息數(shù)字化理解不夠，部分高校管理者由于對(duì)檔案工作的不重視、思想老舊，認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)的費(fèi)用高、風(fēng)險(xiǎn)大、安全性缺乏保障，因此檔案數(shù)字化的建設(shè)一直處在停滯不前的狀態(tài)。一般檔案管理人員認(rèn)為只要做好日常檔案工作就可以，對(duì)檔案信息數(shù)字化建設(shè)不太感興趣，甚至覺得麻煩。雖然已有高校在逐步實(shí)施檔案信息數(shù)字化建設(shè)，但是其過程并不完整，缺乏科學(xué)的規(guī)劃，不僅數(shù)字化建設(shè)成效甚微，還讓數(shù)字化過程變得更加雜亂無章，也沒有切合自身實(shí)際做出針對(duì)性的改善，放大了數(shù)字化中的小問題。

4.3 數(shù)字化過程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合當(dāng)前各個(gè)高校的檔案數(shù)字化建設(shè)情況來看，大家都是根據(jù)自身的實(shí)際和檔案工作發(fā)展需要，各有各的建設(shè)模式和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的、權(quán)威的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行引導(dǎo)，指導(dǎo)各個(gè)高校開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)也沒有統(tǒng)一、權(quán)威的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)可供參考，一旦實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的水平不達(dá)標(biāo)，容易導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)、數(shù)據(jù)冗余的情況出現(xiàn)。

5 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

5.1 不斷健全、完善檔案數(shù)字化建設(shè)過程

要清楚認(rèn)識(shí)到檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的、系統(tǒng)性的信息工程，在啟動(dòng)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目之前，要開展全面論證，做好精心策劃、部署。

其建設(shè)流程通?？梢苑譃橐韵聝刹糠郑孩俳Y(jié)合自身實(shí)際情況，把握大的環(huán)境方向。要想確保檔案數(shù)字化完整、全面，需要充分發(fā)揮建設(shè)的實(shí)際作用，嚴(yán)格按照建設(shè)方案的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，根據(jù)方案完善數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)順序、層次。②根據(jù)數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容和要求，做到循序漸進(jìn)，例如先確定哪些檔案需要數(shù)字化，哪些不需要，按照檔案的類型、主題以及時(shí)間性做統(tǒng)一的安排。

檔案數(shù)字化的處理工作要體現(xiàn)價(jià)值意義，分清主次，將一些有價(jià)值意義的內(nèi)容優(yōu)先處理。這一步驟通過對(duì)庫(kù)存檔案的篩選、鑒定，還能簡(jiǎn)化檔案內(nèi)容，突出檔案重點(diǎn)，將數(shù)字化的檔案管理賦予更多意義。確保數(shù)字化工作能夠有序進(jìn)行。避免了數(shù)據(jù)冗余或者內(nèi)容重復(fù)造成的館內(nèi)儲(chǔ)存負(fù)荷。比如在進(jìn)行教學(xué)類的學(xué)籍檔案整理時(shí)，根據(jù)歷屆畢業(yè)生的學(xué)生卡、學(xué)籍表以及畢業(yè)生登記表等進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，突出有用的信息價(jià)值，然后再進(jìn)行下一步的分類處理，使檔案數(shù)字化管理做到有分類、有重點(diǎn)。

5.2 建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理

數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為一種信息的編輯過程和處理手段，最為關(guān)鍵和重要的地方便是建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息處理要突出檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性，充分利用檔案信息化系統(tǒng)管理平臺(tái)，制定統(tǒng)一的管理模式。建立高校檔案信息共享平臺(tái)，規(guī)范數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，采用國(guó)家認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)體系。除了管理體制統(tǒng)一化，檔案信息數(shù)字化管理的軟、硬件配置標(biāo)準(zhǔn)也要統(tǒng)一。要防止因設(shè)備配置不匹配或軟件相互不兼容而出現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理偏差，避免因不規(guī)范而造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

各大高校在運(yùn)用數(shù)字化檔案管理時(shí)，要按照國(guó)家檔案信息數(shù)字化管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，制定符合本校實(shí)際的檔案信息現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，并根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)體系，在日常檔案管理工作中嚴(yán)格遵守。只有不斷完善檔案數(shù)字化建立的過程，在之后的數(shù)據(jù)資源共享中就能少走彎路，提升檔案的信息價(jià)值，凸顯資源共享的意義。

5.3 施行雙軌性歸檔，提升工作價(jià)值

檔案信息數(shù)字化的建設(shè)與開發(fā)利用工作：①對(duì)原有的館藏紙質(zhì)檔案通過掃描、加工和處理、轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式儲(chǔ)存；②對(duì)目前產(chǎn)生的各類電子文件(載體)進(jìn)行及時(shí)歸檔、整理與保存,努力建構(gòu)完整而真實(shí)有用的電子文檔體系。

要將線上線下的檔案信息數(shù)字化建設(shè)同步進(jìn)行，同步運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前諸多高校實(shí)行OA系統(tǒng)辦公公文運(yùn)轉(zhuǎn)模式日漸成熟，其是高校電子文件的主要來源。施行雙軌制歸檔，能減少同樣內(nèi)容的兩種形式的文件重復(fù)或部分重復(fù)辦理給檔案管理人員工作所帶來的工作重復(fù)?！半p軌制”歸檔流程起始并貫穿于文件運(yùn)行處理階段過程，當(dāng)電子文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后形成電子文件和紙質(zhì)文件，電子文件便通過OA系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)間兼容對(duì)接網(wǎng)絡(luò)模式直接存檔于檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)中；紙質(zhì)文件由檔案管理人員對(duì)應(yīng)電子文件的存檔順序位置存入檔案庫(kù)房。

5.4 實(shí)事求是，講究效率

當(dāng)前很多高校檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)信息繁雜多樣，不管是將什么類型的檔案進(jìn)行信息數(shù)字化，在客觀上都要保證其檔案的真實(shí)性和有效性，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行最大化的真實(shí)還原。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中要重視數(shù)字化工作效率和結(jié)果的完整性。目前有許多高校檔案管理對(duì)數(shù)字化的信息建設(shè)都表現(xiàn)得比較敷衍，僅僅只是為了完成檔案信息數(shù)字化建設(shè)，而沒有將信息數(shù)字化做到完全真實(shí)還原，從而導(dǎo)致了數(shù)字化信息結(jié)果的偏差。

注重實(shí)事求是，不能只停留在最大化真實(shí)還原層面，在保質(zhì)保量的前提下充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，再深入發(fā)揮其價(jià)值潛力才是未來數(shù)字化檔案工作的重中之重。

5.5 積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才

檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為一項(xiàng)技術(shù)性工作，需要有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的團(tuán)隊(duì)才能協(xié)助完成。因此，高校數(shù)字化檔案管理者要突出人才優(yōu)勢(shì)，引進(jìn)一些懂計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合型人才，組建一支數(shù)字化信息的專業(yè)隊(duì)伍，才能真正發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，確保數(shù)字化檔案管理穩(wěn)步展開。同時(shí)，也要積極組織開展在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的能力素質(zhì)提升，加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，提升檔案管理人員的檔案意識(shí)、綜合能力素質(zhì)，提高工作效率。

6 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前有許多高校檔案管理人員并未真正理解、意識(shí)到信息數(shù)字化的真正含義，其認(rèn)識(shí)依舊還停留在對(duì)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的認(rèn)識(shí)。忽略了電子信息儲(chǔ)存的真正含義，對(duì)數(shù)字化的工作缺乏深入的認(rèn)識(shí)和理解，從而造成了數(shù)字化信息價(jià)值發(fā)揮不充分，未能完全體現(xiàn)數(shù)字化信息的便捷。所以，數(shù)字化的信息檔案管理需要深入挖掘其蘊(yùn)含的豐富意義，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，才能真正做到對(duì)人力、物力資源的節(jié)約，給高校的檔案管理工作帶來益處，為社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。