楊祖文
(中鐵一局集團(tuán)有限公司,陜西 西安 710001)
大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新興科學(xué)技術(shù)正深刻地顛覆傳統(tǒng)業(yè)態(tài),推動(dòng)管理模式變革,財(cái)務(wù)共享模式正以乘風(fēng)破浪之勢(shì)推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,財(cái)務(wù)共享建設(shè)順勢(shì)而興。在這個(gè)過(guò)程中,企業(yè)會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,為數(shù)字化轉(zhuǎn)型及應(yīng)用提供了強(qiáng)有力的支撐,科學(xué)有效的共享稽核體系,不僅可以規(guī)范日常工作,防范會(huì)計(jì)差錯(cuò)與疏漏,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算質(zhì)量的持續(xù)提升,還可以提高營(yíng)運(yùn)品質(zhì)、增加企業(yè)價(jià)值,是防范風(fēng)險(xiǎn)、提升企業(yè)精細(xì)化管理水平的有力措施。
共享中心建立之初稽核工作以日?;藶橹?,通過(guò)定量抽樣對(duì)共享平臺(tái)系統(tǒng)內(nèi)稽核模塊單筆核算業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查。隨著共享業(yè)務(wù)的全面推廣,稽核模式由日?;讼?qū)m?xiàng)稽核轉(zhuǎn)變,專(zhuān)項(xiàng)稽核更利于對(duì)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)的檢查與分析,發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),規(guī)范核算,并對(duì)表單流程進(jìn)行優(yōu)化和改造。當(dāng)各項(xiàng)制度及核算越來(lái)越規(guī)范,稽核工作被賦予新的職能。目前,已經(jīng)形成日?;伺c專(zhuān)項(xiàng)稽核相結(jié)合,線(xiàn)上稽核提供問(wèn)題線(xiàn)索支持精準(zhǔn)線(xiàn)下財(cái)務(wù)監(jiān)察,最終形成業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)輸出及定期進(jìn)行運(yùn)行情況通報(bào)的稽核體系。
以A企業(yè)為例,共享中心秉承“一核兩翼”的發(fā)展理念,“一核”指一個(gè)核心,即以會(huì)計(jì)核算為中心;“兩翼”指標(biāo)準(zhǔn)管理與數(shù)據(jù)管理?;瞬块T(mén)為標(biāo)準(zhǔn)管理的主責(zé)部門(mén),至此稽核被賦予業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)輸出及業(yè)務(wù)稽核兩大職能。業(yè)務(wù)稽核的最終目的是規(guī)范會(huì)計(jì)核算,防范風(fēng)險(xiǎn),為標(biāo)準(zhǔn)輸出提供依據(jù);業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)又是業(yè)務(wù)稽核執(zhí)行的前提,也是共享服務(wù)的基礎(chǔ),是數(shù)據(jù)分析的根本。兩大職能相輔相成,共同推動(dòng)共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和發(fā)展,最終形成了以業(yè)務(wù)稽核和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)輸出為主的稽核體系。
1.修訂和完善核算手冊(cè),為提單提供標(biāo)準(zhǔn)。共享核算手冊(cè)是依據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)稅政策、股份公司和集團(tuán)公司相關(guān)財(cái)務(wù)管理辦法,結(jié)合共享平臺(tái)各類(lèi)業(yè)務(wù)表單編制的指導(dǎo)各單位在共享平臺(tái)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的手冊(cè)。目前已有的核算手冊(cè)包括公司層、項(xiàng)目層、非施工核算手冊(cè),稽核部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)家新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則涉及的表單和流程進(jìn)行優(yōu)化,并組織各核算部門(mén)對(duì)已有表單和流程進(jìn)行變更和優(yōu)化,定期對(duì)核算手冊(cè)進(jìn)行修訂、變更和發(fā)布,為各單位在共享提單提供標(biāo)準(zhǔn)。
2.修訂和完善審核標(biāo)準(zhǔn),為審單提供標(biāo)準(zhǔn)支持。審核標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)是在共享核算手冊(cè)基礎(chǔ)上,根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型編制的具體審核要求,是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著共享業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大,會(huì)計(jì)政策的不斷變更,審核標(biāo)準(zhǔn)也需不斷更新和完善,稽核部門(mén)組織各科室對(duì)業(yè)務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)變更事項(xiàng)進(jìn)行集體評(píng)審;評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后,經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)形成正式的業(yè)務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn),在中心內(nèi)網(wǎng)發(fā)布并下發(fā)至各子(分)公司,同時(shí)更新共享業(yè)務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)。
3.優(yōu)化表單和流程,助力標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。表單和流程優(yōu)化、再造是共享中心提升服務(wù)水平和提高工作效率的抓手,在滿(mǎn)足各單位會(huì)計(jì)核算需求的同時(shí)滿(mǎn)足各單位個(gè)性化管理需求。優(yōu)化流程遵循業(yè)務(wù)單位提交需求-主責(zé)部門(mén)編寫(xiě)方案-集體評(píng)審-領(lǐng)導(dǎo)審批立項(xiàng)-運(yùn)維優(yōu)化實(shí)施-稽核部門(mén)確認(rèn)驗(yàn)收的流程。
1.持續(xù)開(kāi)展日?;耍岣邔徍速|(zhì)量,強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督。日?;耸侵父鶕?jù)中心的各項(xiàng)制度和要求,每天采取隨機(jī)定量的方式進(jìn)行抽樣,對(duì)中心各業(yè)務(wù)科室審單質(zhì)量進(jìn)行常規(guī)稽核。對(duì)中心各業(yè)務(wù)科室審核單據(jù)的合規(guī)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)不合格單據(jù)下達(dá)整改通知書(shū)并落實(shí)整改情況,月末將不合格單據(jù)匯總整理成稽核整改臺(tái)賬,作為共享中心審單人員的考核依據(jù)。
2.有序開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)稽核,規(guī)范會(huì)計(jì)核算,防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。專(zhuān)項(xiàng)稽核,是指以財(cái)務(wù)預(yù)警為導(dǎo)向,結(jié)合中心年度重點(diǎn)工作,以防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)為目的,對(duì)重點(diǎn)事項(xiàng)和風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題開(kāi)展全業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算要素稽核。根據(jù)稽核計(jì)劃下達(dá)專(zhuān)項(xiàng)稽核任務(wù),確定專(zhuān)項(xiàng)稽核的性質(zhì)、時(shí)間安排和內(nèi)容,科學(xué)抽取相關(guān)樣本,對(duì)專(zhuān)項(xiàng)稽核對(duì)象業(yè)務(wù)單據(jù)的正確性、合規(guī)性及內(nèi)控制度執(zhí)行情況、集團(tuán)管理制度貫徹落實(shí)情況等重點(diǎn)事項(xiàng)和風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行檢查,完整、準(zhǔn)確記錄專(zhuān)項(xiàng)稽核工作底稿。在分析和研判的基礎(chǔ)上,根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、財(cái)稅政策、公司的各項(xiàng)管理制度對(duì)重要事項(xiàng)和風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示,提出管理建議,最終形成專(zhuān)項(xiàng)稽核報(bào)告。
3.規(guī)范開(kāi)展內(nèi)控評(píng)價(jià),改進(jìn)業(yè)務(wù)審批流程,完善內(nèi)控制度。內(nèi)控評(píng)價(jià)指對(duì)中心業(yè)務(wù)審核體系、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)運(yùn)營(yíng)維護(hù)體系、資金結(jié)算管理體系、財(cái)務(wù)管理、人事管理和其他管理活動(dòng)的內(nèi)控流程有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)。將內(nèi)控制度的執(zhí)行情況作為稽核工作的重點(diǎn)內(nèi)容,根據(jù)組織機(jī)構(gòu)、權(quán)限設(shè)置和分工檢查不相容崗位牽制情況,通過(guò)查閱有關(guān)文件、資料、憑證等查找管理制度方面的缺陷和不足,關(guān)注前期檢查未執(zhí)行控制點(diǎn)的整改情況,抽查稽核違規(guī)業(yè)務(wù)的內(nèi)控審批手續(xù),根據(jù)各項(xiàng)記錄進(jìn)行分析、歸納,出具內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告并對(duì)評(píng)價(jià)報(bào)告提出的問(wèn)題及建議進(jìn)行跟蹤整改。
4.建立稽核問(wèn)題庫(kù), 規(guī)范業(yè)務(wù)處理,提高工作效率。將日常稽核、專(zhuān)項(xiàng)稽核以及各業(yè)務(wù)科室審單過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以問(wèn)題庫(kù)的形式分類(lèi)和匯總:對(duì)表單流程存在問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化,對(duì)審核標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行修訂,對(duì)出現(xiàn)較多錯(cuò)誤及疑難問(wèn)題,選取部分重難點(diǎn)業(yè)務(wù),從適用文件、使用表單、生成憑證、審核要點(diǎn)等方面進(jìn)行全面梳理。發(fā)布問(wèn)題答疑,為財(cái)務(wù)人員提供學(xué)習(xí)交流平臺(tái),對(duì)發(fā)現(xiàn)各單位會(huì)計(jì)核算及管理問(wèn)題以運(yùn)行情況通報(bào)或工作聯(lián)系函形式進(jìn)行反饋。
5.定期通報(bào),拓寬溝通渠道,提高服務(wù)與監(jiān)督質(zhì)量。為發(fā)揮共享平臺(tái)業(yè)財(cái)融合和業(yè)務(wù)集中優(yōu)勢(shì),對(duì)集團(tuán)所屬單位業(yè)務(wù)辦理情況、平臺(tái)運(yùn)行情況及業(yè)務(wù)開(kāi)展情況,形成定期通報(bào)機(jī)制。通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)平臺(tái)大數(shù)據(jù)開(kāi)展掃描分析并結(jié)合審單人員日常發(fā)現(xiàn),對(duì)各單位賬套上線(xiàn)情況、稅務(wù)開(kāi)票情況、商業(yè)票據(jù)辦理情況、憑證歸檔及影像補(bǔ)掃情況以及合同管理、資金管理、資產(chǎn)管理等各種核算及業(yè)務(wù)管理問(wèn)題,按季度進(jìn)行通報(bào)。定期通報(bào)機(jī)制在強(qiáng)化與各公司間溝通的同時(shí),有效促進(jìn)了共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),提高了集團(tuán)整體會(huì)計(jì)核算水平。
6.形成稽核體系的閉環(huán)管理,加強(qiáng)稽核結(jié)果運(yùn)用。一是不斷完善和創(chuàng)新財(cái)務(wù)稽核的形式,豐富稽核檢查方式,實(shí)現(xiàn)橫向?qū)Ρ扰c縱向延伸,線(xiàn)上檢查與線(xiàn)下抽查相結(jié)合的稽核方式。二是強(qiáng)化整改,對(duì)內(nèi)完善整改流程,將整改單量、整改時(shí)效與審單人員績(jī)效掛鉤,以此提高審單質(zhì)量和整改效率;對(duì)各服務(wù)單位通過(guò)通報(bào)每季度運(yùn)行情況的方式加快問(wèn)題單據(jù)的整改落實(shí),敦促各單位規(guī)范業(yè)務(wù)處理,形成稽核閉環(huán)管理和長(zhǎng)效機(jī)制。三是加強(qiáng)稽核結(jié)果運(yùn)用。一方面,加強(qiáng)內(nèi)控,完善制度和標(biāo)準(zhǔn)。另一方面,加快表單流程的優(yōu)化和再造,通過(guò)將風(fēng)險(xiǎn)防范及內(nèi)控措施相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)整體管控。
近幾年,稽核規(guī)則的建立是零散的,碎片化的?;朔椒ㄖ饾u系統(tǒng)化、體系化、規(guī)范化,形成一整套適應(yīng)管理需要的規(guī)則,以此來(lái)指導(dǎo)稽核業(yè)務(wù)的開(kāi)展。一是評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)。確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),不同階段不同單位同一事項(xiàng)存在不同的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),需根據(jù)當(dāng)前階段重點(diǎn)事項(xiàng)、不同單位管理狀況以及前期稽核經(jīng)驗(yàn)將稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)等通過(guò)定性和定量結(jié)合的方法進(jìn)行評(píng)估分級(jí),將影響較大的風(fēng)險(xiǎn)納入到稽核體系,并保證所有財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的稽核工作都能夠真實(shí)有效地落實(shí)。二是稽核方法的確定。包括抽樣、余額掃描、橫向?qū)Ρ取?shù)值判斷法、查證法、列表法等等,對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)采用不同的稽核方法。三是匯總形成稽核矩陣、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)應(yīng)稽核方式、稽核時(shí)間、稽核頻次、稽核要求、稽核內(nèi)容等等,完善的稽核規(guī)則庫(kù)有利于稽核工作高效、快速、準(zhǔn)確地開(kāi)展。
隨著共享中心業(yè)務(wù)范圍的不斷延伸,稽核工作也需隨著共享業(yè)務(wù)進(jìn)行延伸。一是擴(kuò)大稽核范圍,不僅是對(duì)施工業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查,還應(yīng)擴(kuò)大到各類(lèi)業(yè)務(wù)模塊,如物資貿(mào)易板塊、物業(yè)板塊、生產(chǎn)板塊、房地產(chǎn)板塊等,以降低各板塊會(huì)計(jì)核算的風(fēng)險(xiǎn)。二是稽核內(nèi)容要突破原有的對(duì)會(huì)計(jì)核算的檢查,向其他業(yè)務(wù)口徑不斷延伸,通過(guò)對(duì)前端業(yè)務(wù)的稽核,提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,進(jìn)而提高最終財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。三是稽核內(nèi)容由對(duì)原來(lái)會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性的審核,向業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)性、合理性審核轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)處在企業(yè)信息鏈的末端,反映的是已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),只有將對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)支出的真實(shí)性審核納入稽核工作,充實(shí)稽核內(nèi)容,才能實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和會(huì)計(jì)核算全過(guò)程的監(jiān)督。四是稽核定位需要做出調(diào)整,由事后監(jiān)督向事中檢查、事前預(yù)警轉(zhuǎn)變。業(yè)財(cái)一體化的形成為預(yù)警體系提供數(shù)據(jù)來(lái)源及技術(shù)支持,將稽核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、易錯(cuò)環(huán)節(jié)以及內(nèi)控制度植入前端流程,通過(guò)自動(dòng)識(shí)別和篩選對(duì)不合規(guī)的業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)警提示,通過(guò)前端風(fēng)險(xiǎn)控制提高整體會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。
大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨,為企業(yè)提供了新的思維、技能和資源,也為稽核工作提供了新的機(jī)遇。在財(cái)務(wù)共享模式下,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)集成了多個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù),以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、資金、稅務(wù)等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),形成完整的企業(yè)大數(shù)據(jù)中心。如何利用大數(shù)據(jù)為稽核進(jìn)行服務(wù)是未來(lái)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)的意義不在于龐大的數(shù)據(jù)信息,而在于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化處理、分析、治理和挖掘。傳統(tǒng)的監(jiān)察方式無(wú)法適應(yīng)這一新形勢(shì),這就需要稽核人員將大數(shù)據(jù)的技術(shù)和理念融入到稽核工作中,借助大數(shù)據(jù)技術(shù)擴(kuò)大稽核范圍,使稽核成果更加全面、高效和客觀,并從數(shù)據(jù)分析中深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值,提高企業(yè)的管理水平。
目前對(duì)稽核問(wèn)題庫(kù)的運(yùn)用只限于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,對(duì)問(wèn)題進(jìn)行記錄,解決問(wèn)題的效率低下。為有效提高解決問(wèn)題效率需要做到:一是對(duì)稽核問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)管理。根據(jù)問(wèn)題的產(chǎn)生原因、性質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)程度、分布特點(diǎn)等,對(duì)稽核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析歸類(lèi),劃分等級(jí),實(shí)現(xiàn)差別化管理。這樣能夠有效促進(jìn)問(wèn)題整改,可不斷完善會(huì)計(jì)管理制度和業(yè)務(wù)操作流程,杜絕類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。二是提高解決問(wèn)題效率,形成問(wèn)題解決分析流程。充分調(diào)動(dòng)各稽核人員積極性,形成誰(shuí)發(fā)現(xiàn)誰(shuí)解決機(jī)制,將發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題速度與質(zhì)量和業(yè)務(wù)人員績(jī)效掛鉤。三是形成案例分析庫(kù)。對(duì)稽核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整理、提煉和總結(jié),并形成案例庫(kù),通過(guò)開(kāi)展案例分析,激發(fā)財(cái)務(wù)人員思考、挖掘新問(wèn)題,提高實(shí)戰(zhàn)能力。另外,案例庫(kù)也可以為新員工以及審核人員的培訓(xùn)提供案例。
財(cái)務(wù)共享心模式下,稽核工作要求稽核人員涉及的業(yè)務(wù)面越來(lái)越廣,僅僅熟悉基本的財(cái)會(huì)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足稽核工作的需要。為此,應(yīng)堅(jiān)持樹(shù)立正確的人才發(fā)展觀,積極探索人員培訓(xùn)工作的新思路,為提升隊(duì)伍素質(zhì)搭建平臺(tái)?;巳藛T的核心能力需要不斷提高,業(yè)財(cái)一體化對(duì)稽核人員判斷能力、分析能力、前端業(yè)務(wù)了解能力以及問(wèn)題解決能力的需求會(huì)更高、更突出。需要強(qiáng)化內(nèi)外部培訓(xùn)力度及業(yè)務(wù)自學(xué)能力,不斷提高稽核人員核心能力。建立稽核輪崗機(jī)制,稽核輪崗機(jī)制不僅可以提高建立人員綜合素質(zhì),而且能夠?qū)⒇?cái)務(wù)綜合性人才輸送至其他崗位,同時(shí)為稽核崗融入新鮮血液,有利于拓寬思路,促進(jìn)稽核工作更加貼合業(yè)務(wù)實(shí)際,發(fā)揮更大作用。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)察側(cè)重于現(xiàn)場(chǎng)對(duì)被監(jiān)察單位某一事項(xiàng)或某些方面如資金安全、兩金壓降、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、內(nèi)控管理等進(jìn)行抽查,覆蓋面不夠廣泛。而共享稽核可以通過(guò)共享平臺(tái),依靠智能化手段對(duì)檢查單位的會(huì)計(jì)核算流程管理進(jìn)行全方位檢查,卻存在無(wú)法開(kāi)展實(shí)物盤(pán)點(diǎn)、現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn),不能深入了解實(shí)際情況等問(wèn)題。二者相互融合,形成線(xiàn)上稽核與線(xiàn)下監(jiān)察相結(jié)合的監(jiān)察體系。一方面,全面優(yōu)化系統(tǒng)形成電子監(jiān)控系統(tǒng),實(shí)時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,并通過(guò)稽核手段及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題;另一方面,對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題單位進(jìn)行重點(diǎn)線(xiàn)下檢查,掌握實(shí)際情況,有針對(duì)性解決問(wèn)題,防范風(fēng)險(xiǎn),做到精準(zhǔn)監(jiān)察,提高效率。