科研單位檔案管理工作的實(shí)踐途徑

金紅 中國(guó)航空工業(yè)空氣動(dòng)力研究院

檔案管理工作并不僅限于某一行業(yè)，各界人士有關(guān)部門在具體運(yùn)作過(guò)程之中都是會(huì)涉及檔案管理工作，因而，檔案管理工作是推動(dòng)在我國(guó)銷售市場(chǎng)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵步驟?？蒲袉挝辉诰唧w運(yùn)作過(guò)程之中要想順應(yīng)潮流發(fā)展，確保其在現(xiàn)如今市場(chǎng)環(huán)境下的可持續(xù)性發(fā)展，就務(wù)必聯(lián)系實(shí)際狀況持續(xù)對(duì)傳統(tǒng)的管理方式及其運(yùn)行模式改革創(chuàng)新。新時(shí)期下，檔案保管這一行業(yè)自身也必須聯(lián)系實(shí)際情形對(duì)其管理方式開(kāi)展自主創(chuàng)新與改革創(chuàng)新，以滿足時(shí)期發(fā)展的需要，提升其在企業(yè)運(yùn)作中的使用率。

一、科研單位檔案管理工作概述

科研單位檔案工作具備時(shí)代性、服務(wù)性等特性，其工作職責(zé)可以概括為兩個(gè)部分，一部分為基本性管理方面，包括檔案資料收集整理、剖析評(píng)定、存檔儲(chǔ)存等；另一部分為編研利用工作，包括編研原材料、提升利用率等。

隨著社會(huì)發(fā)展，科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從總體上：第一，檔案管理工作精準(zhǔn)定位、定性發(fā)生更改，由傳統(tǒng)式附屬性變化為服務(wù)性；第二，檔案管理工作布局發(fā)生變化，由過(guò)去封閉型變化為開(kāi)放式，此外，傳統(tǒng)式檔案保管關(guān)鍵以檔案資料資源存放為主導(dǎo)，當(dāng)代管理方法關(guān)鍵以檔案資料資源綜合利用為主導(dǎo)；第三，服務(wù)目標(biāo)發(fā)生變化，過(guò)去關(guān)鍵為企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)干部給予服務(wù)，現(xiàn)階段擴(kuò)張到為全體人員和全社會(huì)給予服務(wù)；第四，在管理方案上發(fā)生變化。由過(guò)去手工制作、處于被動(dòng)管理方法變化為積極、智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

二、科研單位檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）創(chuàng)新推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展

社會(huì)發(fā)展自身處在持續(xù)的變動(dòng)與發(fā)展全過(guò)程中，因而，檔案管理工作要想在社會(huì)發(fā)展具體發(fā)展全過(guò)程中充分運(yùn)用其功效，就一定要順應(yīng)潮流發(fā)展持續(xù)實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新與改革創(chuàng)新。不斷創(chuàng)新事情發(fā)展的基本驅(qū)動(dòng)力，科研單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)有關(guān)的檔案資料發(fā)生了更改和轉(zhuǎn)型，那么相對(duì)應(yīng)的檔案保管的玩法和方式也必須改革創(chuàng)新[1]，因而，要想確保檔案管理工作的良性發(fā)展就要持續(xù)對(duì)它進(jìn)行自主創(chuàng)新，充足引入信息化管理技術(shù)性，充分發(fā)揮出在我國(guó)現(xiàn)代的優(yōu)點(diǎn)，搭建信息化管理環(huán)境，以提升科研單位檔案管理工作的總體效率。

（二）創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力

創(chuàng)新活動(dòng)影響到一個(gè)國(guó)家的事業(yè)興旺，是社會(huì)發(fā)展不可忽視的能量。在社會(huì)持續(xù)發(fā)展、不斷發(fā)展的情形下，具有高度的創(chuàng)新精神，可以提升大家對(duì)社會(huì)的深層次了解。弘揚(yáng)創(chuàng)新意識(shí)是完成社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重點(diǎn),與此同時(shí)也達(dá)到了日常生活的主要所需。科研機(jī)構(gòu)檔案工作務(wù)必依據(jù)社會(huì)的發(fā)展必須適度自主創(chuàng)新，那樣才能夠達(dá)到真實(shí)的意義上的發(fā)展。

（三）精細(xì)化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)功能的最大化

檔案管理實(shí)質(zhì)上的功用是服務(wù)于科研單位的發(fā)展，精細(xì)化管理是一種新的管理方法思想，將其運(yùn)用于檔案管理可以提升檔案管理的實(shí)際效果，突顯檔案管理的服務(wù)作用。檔案資料的精細(xì)化管理與日常工作相結(jié)合，有利于組員主動(dòng)依照精細(xì)化管理的思想管束自身、規(guī)定自身，構(gòu)建奮發(fā)向上的團(tuán)隊(duì)氛圍，確?？蒲袉挝痪?xì)化管理的有效性執(zhí)行。

（四）檔案管理現(xiàn)代化是緩解管理人員工作壓力的有效措施

檔案管理工作具備系統(tǒng)化、多元性特性，科研單位管理人員在文件歸檔全過(guò)程中完成搜集歸類、評(píng)定剖析、編目梳理等多種工作。新時(shí)期，各行業(yè)檔案資料資源的總數(shù)、類型持續(xù)提升，提高了管理人員工作強(qiáng)度。傳統(tǒng)式的手工制作方法，不但會(huì)減少工作效能，還會(huì)造成眾多人為因素[2]。而實(shí)行檔案保管智能化，利用軟件等科技進(jìn)步進(jìn)行各項(xiàng)工作，可以加速科研單位完成自動(dòng)化技術(shù)管理目標(biāo)，使文檔收取和發(fā)送、歸類、編目和評(píng)定等工作一氣呵成，并立即打印出案卷目錄及其卷內(nèi)目錄，如此既可以減輕管理人員的壓力，還能提升檔案管理工作的效果和品質(zhì)，與此同時(shí)降低人為因素實(shí)際操作等領(lǐng)域的過(guò)失。

（五）檔案管理現(xiàn)代化為檔案資源檢索、查詢提供保障

最先，計(jì)算機(jī)本身具備快速計(jì)算的特性，將其應(yīng)用到檔案資源檢索層面，可以合理提高檢索速率，這也是傳統(tǒng)手檢無(wú)可比擬的。次之，傳統(tǒng)手檢檔案必須耗費(fèi)大家很多的時(shí)長(zhǎng)和精力，而且非常容易遭受時(shí)間、室內(nèi)空間的限定，不利提高檔案資源使用率。選用電子計(jì)算機(jī)檢索方法，可以同時(shí)在好幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢中與此同時(shí)檢索檔案資源，在一定水平上提高了檔案查全的概率。最終，傳統(tǒng)手檢必須人為因素實(shí)際操作，受自身原因危害很容易造成過(guò)失。而電子信息技術(shù)自身具有的高精密特性，可以合理提高或運(yùn)算穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)信息表述精確性。

三、新時(shí)代下檔案管理質(zhì)量提升的對(duì)策

（一）健全體制管理

檔案管理工作在科研單位發(fā)展的新時(shí)期早已變成其運(yùn)作過(guò)程之中的關(guān)鍵部分，影響到企業(yè)相關(guān)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略以及持續(xù)發(fā)展，因而，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，融合科研單位具體運(yùn)作狀況完善相關(guān)的體系，使相關(guān)工作員在具體檔案管理過(guò)程中有法可依。在對(duì)相關(guān)體系開(kāi)展構(gòu)建的過(guò)程中，必須對(duì)各職位的崗位職責(zé)及其職責(zé)責(zé)任區(qū)劃確立，確保專職人員專人，防止當(dāng)出現(xiàn)意外狀況時(shí)，各崗位之間推卸責(zé)任，根據(jù)健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制和獎(jiǎng)罰對(duì)策推動(dòng)檔案管理工作人員獨(dú)立加強(qiáng)檔案管理能力的主動(dòng)性，管束相關(guān)工作人員的不法個(gè)人行為。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在確?？蒲袉挝粰n案機(jī)構(gòu)配置合理的情況下，關(guān)注檔案管理工作人員相關(guān)能力，提升對(duì)檔案保管行業(yè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算區(qū)劃占比，根據(jù)對(duì)里引入與對(duì)外開(kāi)放學(xué)習(xí)培訓(xùn)同時(shí)進(jìn)行的方法，提升有關(guān)工作中人員的技術(shù)專業(yè)能力和操作水準(zhǔn)，擴(kuò)大檔案管理專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)并提升人員個(gè)人能力，與其本人業(yè)績(jī)考核掛鉤，推動(dòng)檔案管理工作人員的主動(dòng)學(xué)習(xí)觀念和管理方法創(chuàng)新精神[3]。在對(duì)科研單位檔案管理工作人員整體實(shí)力的提升上，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要聯(lián)系實(shí)際狀況對(duì)于企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)各職位的特性，制訂有目的性的培訓(xùn)實(shí)施方案，充分體現(xiàn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的功效。

（三）將檔案管理納入組織管理范疇

檔案管理是單位組織管理密不可分的一部分，要執(zhí)行精細(xì)化管理，就需要將檔案管理列入組織管理中，全方位滲入精細(xì)化管理核心理念。檔案管理工作人員要深刻認(rèn)識(shí)到檔案資料一致性與準(zhǔn)確性的實(shí)際意義，有效設(shè)置檔案管理工作規(guī)劃，融合實(shí)際的工作職責(zé)選用多樣化的管理機(jī)制，完成檔案資料的有效歸類與梳理。因而，科研單位要將檔案管理列入統(tǒng)一規(guī)劃范圍，井然有序促進(jìn)精細(xì)化管理基本建設(shè)，確保精細(xì)化管理規(guī)章制度的合理執(zhí)行[4]。除此之外，還需要在日常工作上突顯檔案管理的使用價(jià)值。

（四）應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)性是現(xiàn)代化檔案管理工作中的關(guān)鍵構(gòu)成部分，在提升檔案管理高效率和品質(zhì)層面起著關(guān)鍵功效。新時(shí)期，科技進(jìn)步發(fā)展日新月異，愈來(lái)愈多優(yōu)秀的新技術(shù)應(yīng)時(shí)而生，為提升檔案管理工作中打下了較好的基礎(chǔ)。例如：在科研機(jī)構(gòu)檔案管理日常工作上，引入電子計(jì)算機(jī)及掃描機(jī)等現(xiàn)代化辦公用品，既可以降低人工勞動(dòng)效率，也可以完全確保檔案資料資源的一致性和健全性。

此外，在科研機(jī)構(gòu)檔案?jìng)}庫(kù)基本建設(shè)流程中，還可以靈活運(yùn)用智能化科技進(jìn)步，選用特別的處置方式，提升檔案的管理能力。人盡皆知，一些紙版檔案資源在存放環(huán)節(jié)中，受環(huán)境、溫度等要素的影響，非常容易出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，造成檔案資源失幀或缺頁(yè)。對(duì)此，必須在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部結(jié)構(gòu)安裝各種各樣優(yōu)良設(shè)備。例如：濕度調(diào)整設(shè)備、抗震設(shè)備、防蟲設(shè)備等，有益于從源頭上處理病蟲害、溫濕度轉(zhuǎn)變等引起的問(wèn)題。

此外，新時(shí)期，在科研機(jī)構(gòu)檔案管理方法上，單位早已深刻認(rèn)識(shí)到了信息化建設(shè)的必要性，并利用電子信息技術(shù)執(zhí)行檔案實(shí)體管理方法和信息管理的工作中，根據(jù)搭建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，完成不一樣水平的編目及檔案資源自動(dòng)檢索，與此同時(shí)考慮了檔案即時(shí)共享要求。檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向早已充分體現(xiàn)在檔案工作中的技術(shù)性智能化上，可以確保檔案資源的合理利用。

（五）促進(jìn)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化趨勢(shì)發(fā)展

為推動(dòng)科研機(jī)構(gòu)檔案管理方面向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化飛速發(fā)展，不但要處理立卷方式存在的不足，合理提高檔案資源歸類、查找效率；還需要盡量提高案件材料裝訂質(zhì)量，為檔案規(guī)范管理打下基礎(chǔ)[5]。此外，檔案規(guī)范化、精細(xì)化管理還離不了軟硬件設(shè)施的支撐點(diǎn)，要求管理單位做好硬件設(shè)施維護(hù)管理方法及其系統(tǒng)軟件升級(jí)更新工作。

根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，盡管文書管理工作和檔案工作互不相關(guān)，而且工作目標(biāo)各有不同，可是因?yàn)槲臅菣n案資料中的關(guān)鍵構(gòu)成部分，因此，二者之間存有密切關(guān)系，其在檔案管理流程中緊密相連。因而，管理者必須不斷提升專業(yè)化管理方法觀念，塑造文書管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)方針。簡(jiǎn)易而言，便是在文書處理方式中，僅有把控好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化大關(guān)，才能為檔案工作順利開(kāi)展給予確保，進(jìn)而有效地提升檔案資料管理工作的綜合性水準(zhǔn)。

（六）加大資金投入力度

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，因而，檔案管理工作假如要想提升具體效率，充分運(yùn)用出在科研單位運(yùn)作過(guò)程中的功效，就要求檔案管理者增加對(duì)檔案管理工作的資金投入，關(guān)鍵可以將資產(chǎn)從下面兩個(gè)領(lǐng)域開(kāi)展分派：一方面，伴隨著科技進(jìn)步能力的提升，科研單位檔案管理工作在具體運(yùn)作過(guò)程中可以根據(jù)引入信息化管理新技術(shù)的方法提升總體工作質(zhì)量，無(wú)論是軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)或是硬件配置都要充分滿足社會(huì)發(fā)展，因而，管理方法階層必須增加檔案管理工作信息化規(guī)劃的資金投入；另一方面，部分科研單位檔案管理人員在工作中擔(dān)當(dāng)意識(shí)及相關(guān)能力不足，主要是因?yàn)槠湫劫Y相對(duì)性較低，沒(méi)法推動(dòng)工作員的主動(dòng)性，因而必須提升檔案保管工作人員的薪資，與此同時(shí)配制一部分費(fèi)用用以檔案人員技術(shù)專業(yè)能力培訓(xùn)。

（七）建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)

科研單位檔案管理工作所涉及的環(huán)節(jié)相對(duì)性繁雜，包含信息收集、信息的分類、信息內(nèi)容梳理及其數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等環(huán)節(jié)，要提高檔案管理工作總體高效率，必須對(duì)各環(huán)節(jié)開(kāi)展實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，因而,必須健全的信息化管理平臺(tái)確保各單位及其各環(huán)節(jié)完成資源共享。信息收集全過(guò)程之中涉及企業(yè)不一樣單位，因而，必須經(jīng)過(guò)健全的信息化管理平臺(tái)，確保搜集的數(shù)據(jù)信息的精確性和準(zhǔn)確性?？蒲袉挝慌渲脤I(yè)工作人員搞好信息化管理平臺(tái)的維護(hù)和升級(jí)，加強(qiáng)有關(guān)管理人員的創(chuàng)新精神。

（八）建立精細(xì)化的檔案管理制度

精細(xì)化管理的檔案管理規(guī)章制度包含檔案管理有關(guān)的現(xiàn)行政策、所涉及的相關(guān)法律法規(guī)、實(shí)際的管理?xiàng)l例，確立的管理方案是檔案管理的根據(jù)，有據(jù)可依才可以確保各項(xiàng)工作正常的進(jìn)行。加強(qiáng)檔案管理工作中的法制觀念，健全檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真落實(shí)實(shí)行工作紀(jì)律要求。最先，要依照檔案資料的分階段或內(nèi)容性對(duì)檔案開(kāi)展科學(xué)分類，依據(jù)歸類規(guī)范設(shè)置專業(yè)技術(shù)人員開(kāi)展搜集、梳理[6]。其次，創(chuàng)建對(duì)于檔案管理的構(gòu)造設(shè)置相匹配規(guī)范，例如檔案存檔時(shí)間、檔案搜集標(biāo)準(zhǔn)。再者，系統(tǒng)化評(píng)定早已搜集進(jìn)行的檔案資料，綜合分析檔案資料的總體利用率、內(nèi)容質(zhì)量等，剖析各種檔案的具體使用價(jià)值，并創(chuàng)建一套健全的檔案資料評(píng)定管理體系。

對(duì)于科研單位檔案管理工作人員的工作績(jī)效創(chuàng)建一套客觀性、公平的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，依據(jù)檔案資料的梳理狀況、運(yùn)用價(jià)值評(píng)估管理者的工作績(jī)效，以激起管理人員的工作主動(dòng)性。最終，創(chuàng)建檔案管理工作中監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督機(jī)制可以催促檔案管理工作井然有序發(fā)展，防止精細(xì)化管理檔案管理形式化。科研單位可以對(duì)檔案管理的崗位工作職責(zé)制定科學(xué)合理、公平公正的監(jiān)管考核制度，監(jiān)管單位具備具體指導(dǎo)、查驗(yàn)檔案管理工作中的支配權(quán)，催促檔案管理工作人員做好檔案資料的梳理與維護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，新時(shí)期的檔案管理工作是保證智能化社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的主要能量，具備不可忽視的主要功效?？蒲袉挝粰n案管理工作伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展也必須持續(xù)創(chuàng)新工作方法，學(xué)習(xí)世界優(yōu)秀的管理模式和方式，持續(xù)延伸服務(wù)項(xiàng)目工作領(lǐng)域，在網(wǎng)絡(luò)信息安全的范疇內(nèi)找尋檔案管理工作的盈利點(diǎn)，探索檔案管理工作的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益升值點(diǎn)，為國(guó)內(nèi)的現(xiàn)代化建設(shè)安穩(wěn)無(wú)私奉獻(xiàn)，敢于創(chuàng)新。因此，對(duì)于新時(shí)期對(duì)檔案資料工作所指出的主要規(guī)定，科研單位理應(yīng)搞好檔案管理工作的規(guī)范性、制度化，根據(jù)重要途徑提升檔案管理工作的品質(zhì)和水準(zhǔn)，進(jìn)而使得其合理作用于如今的社會(huì)，為當(dāng)今社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展給予能量。