辦公室文書檔案規(guī)范化管理

陸心緣 南通市崇川國有資產(chǎn)運營有限公司

辦公室肩負(fù)著日常行政部門業(yè)務(wù)流程的申請辦理、信息上傳下達(dá)、融洽溝通交流等工作，辦公室文書檔案管理是企業(yè)行政管理的關(guān)鍵構(gòu)成部分，也是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強管理決策、解決事務(wù)工作的合理參照根據(jù)。辦公室文書檔案管理水準(zhǔn)直接反映了公司的行政工作品質(zhì)，因此，加強辦公室檔案文件標(biāo)準(zhǔn)化管理，壓實文書檔案管理基礎(chǔ)，具備十分核心的實際價值。

一、文書檔案概述

一般來講，文書檔案內(nèi)容有以下四部分組成：其一，黨群相關(guān)工作內(nèi)容，黨的工作、宣傳組織工作、工會工作、共青團(tuán)工作、紀(jì)律檢查等。其二，行政工作內(nèi)容，如行政事務(wù)、人事勞動、外事工作、后勤福利、審計等。其三，經(jīng)營管理內(nèi)容。比如財務(wù)管理、企業(yè)管理、決策營運、物資管理等。最后是生產(chǎn)管理內(nèi)容，比如生產(chǎn)調(diào)度、環(huán)境保護(hù)、檔案信息、基礎(chǔ)設(shè)施管理、合同、安全管理、計量等[1]。

辦公室文書檔案的特征具體有三點：首先，較為散亂化，辦公室文書檔案的散亂是指原始記錄的散亂化，辦公室文書檔案內(nèi)容有多種多樣，比如各類通知、通告、合同、總結(jié)、批復(fù)等，牽扯到的類別紛雜多樣，因此，也大大增加了文書檔案搜集、管理的難度系數(shù)。次之，成套設(shè)備化。相比于別的檔案，公司辦公室文書檔案成套設(shè)備特征非常明顯，也就是文書檔案所記錄的信息之間關(guān)聯(lián)度較高，因為辦公室文書檔案常常是以某種工作、某個項目為中心所建立形成的檔案集合，其中囊括保存了全部的信息內(nèi)容。第三，實際價值性。辦公室文書檔案是辦公室日常行政工作管理中所儲存下的極具具體意義的文檔材料，文書檔案是行政管理的成果，也是決策的依據(jù)，總而言之發(fā)揮著非常全面、重要的作用性，對于提高行政機(jī)關(guān)管理效率、規(guī)劃企事業(yè)單位未來發(fā)展具有至關(guān)重要的價值性。

二、辦公室文書檔案規(guī)范化管理的重要性

辦公室文書檔案規(guī)范化管理是辦公室規(guī)范化管理的核心組成內(nèi)容，也是呈現(xiàn)辦公室規(guī)范化管理的一大標(biāo)示。無論是提升文書檔案的高效化管理，或是順應(yīng)新時期文書檔案信息化發(fā)展的要求，以及加強文書檔案管理科學(xué)水平，都具有重要影響作用。

首先，有助于提高文書檔案的高效化管理。高效是辦公室行政管理工作的一大指標(biāo)和要求，也是文書檔案管理順應(yīng)新時期辦公室行政工作的要求。依照辦公室文書檔案管理的特性和規(guī)律性，推行科學(xué)規(guī)范有效的管理方案，標(biāo)準(zhǔn)文書檔案管理內(nèi)容，提升文書檔案管理步驟，針對提升文書檔案管理的高效化具備十分核心的實際意義。

次之，推動智能化文書檔案的數(shù)字化管理發(fā)展。2020年全新修訂的《檔案法》中，明確指出，檔案資料信息化規(guī)劃是現(xiàn)階段檔案保管不可逆的趨勢，并注重電子檔案要保證來源于靠譜、程序流程標(biāo)準(zhǔn)、因素合規(guī)管理。隨著辦公室OA系統(tǒng)在辦公室日常行政工作活動中普遍應(yīng)用，電子檔案的總數(shù)、經(jīng)營規(guī)模都發(fā)生顯著提高，加強文書檔案的規(guī)范化管理，依靠公司辦公室文書檔案的規(guī)范化管理，健全文書檔案流程管理，提升文書檔案管理效益，為公司辦公室文書檔案信息化管理確立堅固基石。

第三，推動文書檔案的科學(xué)化管理。辦公室文書檔案管理，推動文書檔案管理從以往的粗放化管理朝著精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，借助于對文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)，使之產(chǎn)生專業(yè)化科學(xué)化的收集、歸類、編目、運用等程序流程，把辦公室文書檔案規(guī)范化管理和計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行融合，可以大大地壓實文書檔案信息化管理運行基礎(chǔ)。因此，加強辦公室文書檔案規(guī)范化管理是貫徹執(zhí)行《檔案法》，切合文書檔案發(fā)展要求，提升文書檔案科學(xué)化管理的主要角度和措施。

三、辦公室文書檔案規(guī)范化管理存在的現(xiàn)狀及問題

（一）辦公室文書檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

如今，大部分企事業(yè)單位檔案管理思想、管理方式都存在較為落伍的問題，很多企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)層對文書檔案管理工作不夠重視，還有許多企業(yè)沒有按照自身發(fā)展實況創(chuàng)建適合的文書檔案管理制度，也沒有及時跟進(jìn)發(fā)展實況的變化而進(jìn)行健全和更新，從而導(dǎo)致當(dāng)下的文書檔案管理和企業(yè)發(fā)展需求不相符，嚴(yán)重者甚至?xí)绊懫髽I(yè)各部門工作的正常運轉(zhuǎn)，具體體現(xiàn)在以下幾點上：

首先，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對辦公室文書檔案管理工作非常不重視，從某種程度上看，這也是促使文書檔案管理資金短缺的重要原因，不管是設(shè)備還是人員配備，都沒辦法滿足企業(yè)發(fā)展對文書檔案管理的需求，不少企業(yè)中文書檔案管理人員中存在兼職工作者或者靠關(guān)系走后門任職，所以專業(yè)水平和職業(yè)態(tài)度都有所遜色，綜合能力偏低，從而使得文書檔案管理工作質(zhì)量不高、服務(wù)水平偏低等[2]。

其次，文書檔案管理工作者在上崗之前，大部分都沒有經(jīng)過嚴(yán)苛的專業(yè)培訓(xùn)，企業(yè)內(nèi)部也未設(shè)立相關(guān)的在崗培訓(xùn)，從而使得文書檔案管理工作人員工作素養(yǎng)不高、責(zé)任心不重、管理能力低下等。這些問題如果不加以糾正和改善，必然會陷入惡性循環(huán)中，這種循環(huán)會加劇文書檔案管理難度，使之針對性、精確性不高，無法充分發(fā)揮出文書檔案管理工作部門的職責(zé)，甚至?xí)绊懫渌麡I(yè)務(wù)的推進(jìn)。

在智能柜臺前，客戶按電腦提示把身份證放在智能柜臺掃描區(qū)，隨后在自助發(fā)卡機(jī)前拍張照，不到兩分鐘，就拿到了一張借記卡。智能柜臺采取 " 客戶自主、柜員協(xié)助 " 的服務(wù)模式，操作簡便、界面流程清晰，可一站式辦理跨境匯款、開戶開卡、打印流水、購買理財?shù)榷喾N非現(xiàn)金業(yè)務(wù)。與傳統(tǒng)柜面相比，辦理速度得到大幅提升：使用智能柜臺辦理個人開卡業(yè)務(wù)并完成網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行的注冊僅需3分鐘，傳統(tǒng)柜面至少需要8分鐘；重置密碼只需2分鐘，傳統(tǒng)柜面需要15分鐘；打印流水只需1分鐘，傳統(tǒng)柜面打印一份兩年的交易流水需要20分鐘。智能柜臺大幅縮減了排隊等候時間和業(yè)務(wù)辦理時間，從根本上消除了排長隊現(xiàn)象，使客戶體驗得到明顯改善。

（二）辦公室文書檔案規(guī)范化管理存在問題

首先，制度不完善。從當(dāng)前實況來看，很多企業(yè)中都存在檔案管理制度不完善的問題，這一問題的存在會令文件資料在整理、搜集、歸檔、分類、使用時出現(xiàn)一系列問題，比如隨處擺放、無章可循、丟失等，理應(yīng)歸檔的重要文件沒有進(jìn)行歸檔，許多不重要的文件反而被錯誤的歸檔。缺少了健全的制度，文件檔案整理工作會陷入一團(tuán)混亂狀態(tài)，不具備科學(xué)性、規(guī)范性。另外檔案借閱中也常常有拉關(guān)系、看心情等問題，沒有正常工作交接而借出了檔案，檔案借出以后無法追回，這無形中加劇了檔案管理的紊亂性。

次之，文書檔案管理工作人員不具備相對應(yīng)的個人素質(zhì)和能力。文書檔案管理工作并不是簡單化的管理類工作，它本質(zhì)上隸屬于技術(shù)類，一般來說，文書檔案管理質(zhì)量、效率和文書檔案管理工作者的素養(yǎng)、能力直接相關(guān)。假如檔案管理人員素養(yǎng)低下、管理能力不高，專業(yè)知識儲備不充足，經(jīng)驗也相對欠缺，那么可想而知，檔案規(guī)范化管理必然是無法推進(jìn)和落實的，文書檔案管理的產(chǎn)品質(zhì)量也得不到明顯改善和提升。因此，文書檔案管理工作者要不斷完善本身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，豐富知識儲備，從而提高文書檔案管理的效率。

第三，意識偏低。很多檔案管理工作者不具備檔案管理意識，對自己的崗位職責(zé)、義務(wù)掌握不夠清楚不夠全面，對檔案管理工作的掌握和實際操作僅僅被動地接納，并不懂得要嚴(yán)苛遵循有關(guān)規(guī)范要求來踐行檔案管理工作，提高文書檔案的質(zhì)量。文書檔案現(xiàn)實的憑證價值、參考價值頗高，可以為企業(yè)運作、科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供必要的參考和依據(jù)，但這需要在依據(jù)發(fā)展實況基礎(chǔ)上加以挖掘和提煉，實行相關(guān)正確舉措來加以開發(fā)應(yīng)用，不然文書檔案是沒辦法發(fā)揮出真正寶貴價值的，只能被當(dāng)作塵封的過期資料。

第四，文書檔案管理投入力度較小。文書檔案管理工作想要規(guī)范得當(dāng)，需要具備計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施、資金投入以及專業(yè)化管理人才，人員配備不足、經(jīng)費短缺是當(dāng)下很多企業(yè)都常見的問題，不但大大影響文書檔案管理工作的照常運轉(zhuǎn)，而且也嚴(yán)重阻礙了文書檔案信息的開發(fā)和使用。所以，不管何企業(yè)，都要加大文書檔案管理工作的投入力度，全員建立檔案管理意識，從而確保文書檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)持續(xù)化發(fā)展。

第五，宣傳力度不夠。檔案信息是從各種層面的實踐活動中得來的，換言之，和企業(yè)當(dāng)中所有員工都密切關(guān)聯(lián)，在企業(yè)的工作生涯中，每個員工都有自身想要留存的東西，企業(yè)本身也會有一些珍貴的資料、文件等值得紀(jì)念。假如文書檔案管理者沒有建立這種歸檔、存留意識，也不懂得通過相關(guān)專業(yè)知識進(jìn)行整理，那不但會影響文書檔案管理工作發(fā)展，也會促使這些和企業(yè)、員工相關(guān)的珍貴資料遺失，可見，對檔案管理知識要加強宣傳力度，使其在全企業(yè)中都獲得普及，這樣才能在企業(yè)內(nèi)部形成檔案管理認(rèn)知，促使檔案管理更加科學(xué)化規(guī)范化。

最后，領(lǐng)導(dǎo)層重視度不夠，欠缺對檔案管理的責(zé)任感。很多企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無，所以也沒有界定清楚責(zé)任，從而使得分管領(lǐng)導(dǎo)不具備高度責(zé)任感。尤其是機(jī)關(guān)單位中，這種現(xiàn)象更為嚴(yán)重。想要促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，必須要界定清楚職責(zé)義務(wù)，確保文書檔案管理工作有專門的人員從事、有專門人員監(jiān)督、有專門人員領(lǐng)導(dǎo)。

四、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化措施

（一）加強對文書檔案管理工作的認(rèn)識

自某種程度上講，提升對文書檔案規(guī)范化管理的認(rèn)知是推動文書檔案規(guī)范化管理的主要前提，各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要確定意識到文書檔案規(guī)范化管理對促進(jìn)企事業(yè)單位不斷發(fā)展的主要干擾功效，從而在經(jīng)費投入、制度踐行、人員配置、辦公環(huán)境改善等方面進(jìn)行整體完善健全，打造出文書檔案規(guī)范化管理的良好氛圍。文書檔案工作者也需對自己工作及其崗位職責(zé)義務(wù)有明確的認(rèn)知，改變過去的工作理念、工作態(tài)度和方法，把踐行文書檔案規(guī)范化管理工作和企業(yè)的長遠(yuǎn)化發(fā)展以及自身職場生涯的發(fā)展聯(lián)系起來，嚴(yán)格遵照相關(guān)要求進(jìn)行自身工作的改進(jìn)，促使文書檔案管理朝著更為科學(xué)規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變[3]。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制

在公司企業(yè)中從業(yè)文書檔案管理的工作者，要言傳身教，遵守和執(zhí)行和文書檔案管理相關(guān)的各種制度、準(zhǔn)則等，具體工作中要嚴(yán)格遵循審核、簽發(fā)流程，防止出現(xiàn)濫發(fā)文件的現(xiàn)象，對簽發(fā)的手續(xù)、附件要定期進(jìn)行核實，反復(fù)查看，保證其完整。如果部分內(nèi)容需要復(fù)審，那么要對這些內(nèi)容正常走流程，過程序，提高復(fù)審效率，確保文書檔案資料不管是用紙、標(biāo)號，還是排版等都嚴(yán)格遵照相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，從而提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量[4]。

（三）提高檔案案卷質(zhì)量

通常來講，文書檔案的寶貴價值在于檔案案卷材料的搜集整理上，立卷方法、案卷裝訂等是最能彰顯文書檔案工作的效果的。所以，文書檔案管理工作中，要按照現(xiàn)實情況、檔案性質(zhì)挑選恰當(dāng)?shù)牧⒕矸椒?，如此方能確保案卷的裝訂質(zhì)量，更好地完成檔案的分類保存工作，也有利于后續(xù)的查檢、調(diào)取，對于文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化更是有極大的助推作用。

（四）提高檔案管理人員的水平和素質(zhì)

對于文書檔案管理工作人員素養(yǎng)、能力偏低的現(xiàn)況，要實行多種對策，增強對文書檔案管理者的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，具體可采取下述方法，其一在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)機(jī)制，有組織有規(guī)劃的學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案管理理念、方法、技術(shù)等。其二，選派相關(guān)工作人員外出培訓(xùn)進(jìn)修，系統(tǒng)化全面化了解文書檔案規(guī)范化管理知識和技巧，大大提高業(yè)務(wù)水平[5]。其三，加強和其他企業(yè)的協(xié)作，定期組織不同企業(yè)間文書檔案管理規(guī)范化的交流活動，取長補短，一同進(jìn)步。最后，健全檔案管理者的業(yè)務(wù)考核機(jī)制，通過考核來推動工作者工作積極性提升，定期在宣傳欄當(dāng)中予以表彰，在全企業(yè)范圍內(nèi)營造一種爭先進(jìn)的良好作風(fēng)，為此來確保文書檔案材料的時效性、完整性、高效性，進(jìn)一步提高文書檔案管理質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新文書檔案管理方法

現(xiàn)階段是信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯而易見沒法順應(yīng)現(xiàn)階段社會、公司的發(fā)展需求。因此，文書檔案管理也要與時俱進(jìn)，緊跟時代發(fā)展趨勢，在管理方式、手段上予以更新，比如積極采用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字檔案管理技術(shù)等，借助對文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、健全檔案全文數(shù)據(jù)庫、建立檔案電子目錄、開發(fā)和應(yīng)用企業(yè)官方網(wǎng)站，開通檔案遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)等，來提高文書檔案信息的搜集、整理、開發(fā)、利用，打造網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為載體的寬口徑、跨時空、多角度文書檔案管理格局[6]。確保降低檔案管理工作者壓力、強度的同時，實現(xiàn)文書檔案歸檔、存儲、查詢、利用率的提升。需要注意的是，電子文書檔案和紙質(zhì)版文書檔案同等重要，不能在建立了電子文書檔案庫后，忽視對紙質(zhì)版文書檔案的管理和保存，要進(jìn)行兩者的鏈接，確保紙質(zhì)版、電子版文書檔案資料信息是一致的。

（六）深入挖掘文書檔案內(nèi)在價值，建立管理者的服務(wù)意識

當(dāng)文書檔案管理工作當(dāng)中，要提倡和鼓勵工作者進(jìn)入到分支企業(yè)、其他機(jī)構(gòu)部門中進(jìn)行了解，全面掌握文書檔案搜集、管理真正需求，按照自身專業(yè)能力和素養(yǎng)，對信息進(jìn)行及時編研，并轉(zhuǎn)變觀念，建立服務(wù)認(rèn)知，正確看待文書檔案管理工作。同時要從多渠道、多維度開發(fā)和深挖文書檔案的內(nèi)在價值，為各類文書檔案資料的編印、管理提供參考，也為企業(yè)未來的持續(xù)化發(fā)展決策提供依據(jù)，從而令文書檔案資料真正地發(fā)揮出自身價值。

五、結(jié)語

總而言之，一個企業(yè)的管理能力在某種程度上可以通過文書檔案管理水平來判斷，檔案管理的效果、質(zhì)量直接影響著企業(yè)內(nèi)部檔案資料的完整性價值性。提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，既要增加文書、檔案管理間的銜接度，推動各部門協(xié)作配合，創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)制，又要對各種工作程序加以優(yōu)化健全，以此來推進(jìn)文書檔案管理工作更為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，另外也能更高效地挖掘和開發(fā)文書檔案的價值性，提升檔案資料利用效率，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)持續(xù)化發(fā)展。