基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理探究

崔靜 公主嶺市市場(chǎng)監(jiān)督管理局

檔案管理工作對(duì)于國(guó)家行政單位的建設(shè)發(fā)展有重要意義。當(dāng)前市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案管理工作仍存在一定的問(wèn)題，因此需要改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式。在對(duì)目前檔案管理工作的現(xiàn)狀分析后發(fā)現(xiàn)檔案管理制度存在著弊端，如：管理制度傳統(tǒng)；管理人員水平不高；檢索方式落后等。如果檔案管理工作效率低下，那勢(shì)必會(huì)影響整體工作效率，直接影響基層市場(chǎng)監(jiān)督局發(fā)揮其社會(huì)職能?；鶎邮袌?chǎng)監(jiān)督管理局應(yīng)該盡快完善整體管理制度，加大資金和技術(shù)的投入，緊跟社會(huì)發(fā)展腳步，及時(shí)調(diào)整自身，從而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)整體發(fā)展。文章以基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理為研究對(duì)象，探究我國(guó)在檔案管理上的不足之處，并提出解決意見。

一、檔案管理中的問(wèn)題

（一）管理方式單一

由于市場(chǎng)監(jiān)督管理局的基層人員對(duì)于檔案管理工作的不重視，普遍認(rèn)為只需保證檔案不丟失，不外流，能夠查到并提供資料就可以了，這就導(dǎo)致檔案信息的收集、整理等工作要點(diǎn)進(jìn)行不到位，無(wú)法準(zhǔn)確的為檔案管理人員提供行動(dòng)依據(jù)容易產(chǎn)生后續(xù)問(wèn)題，影響檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，影響了檔案的利用率。工作人員的傳統(tǒng)工作模式和管理制度已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在高速發(fā)展的信息化社會(huì)，想要提高工作效率必須改進(jìn)檔案管理方式。

（二）管理意識(shí)不強(qiáng)

現(xiàn)階段，檔案管理人員儲(chǔ)備不足，在檔案管理工作中因沒(méi)有組織領(lǐng)導(dǎo)的扶持，需要一人擔(dān)任多個(gè)職位，這種情況下工作人員往往分身乏術(shù)，不僅工作效率和工作質(zhì)量低下，而且多數(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)比較低?，F(xiàn)階段的知識(shí)儲(chǔ)備量已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今檔案管理的需求，由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，部分檔案管理人員對(duì)于檔案資料的收集、整理等工作不熟練。在部分基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局甚至沒(méi)有專人管理，常由執(zhí)法人員監(jiān)管。檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，整體管理意識(shí)不強(qiáng)，無(wú)法更好地開展后續(xù)建設(shè)。

（三）管理工作不細(xì)致

基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局如果想要更好地開展后續(xù)工作就需要檔案管理人員細(xì)化其工作內(nèi)容，細(xì)化檔案整理工作，將各項(xiàng)檔案按照類目分類整理。

（四）硬件設(shè)施問(wèn)題

硬件設(shè)施是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，從當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看，很多基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案管理部門硬件問(wèn)題比較嚴(yán)重，不僅缺乏電子化設(shè)備，而且檔案存放空間不足，環(huán)境也比較差，一些單位甚至沒(méi)有獨(dú)立的檔案室[1]。對(duì)于硬件設(shè)施的不重視，是基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案管理的常見問(wèn)題。

（五）檢索方式的落后

基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理由于直接面向企業(yè)和個(gè)體營(yíng)業(yè)者，每年都需要在檔案里面添加材料，導(dǎo)致基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案資料往往多且繁雜。又因?yàn)槊磕甓加写罅康墓ど虡I(yè)戶成立和倒閉，材料流動(dòng)性很大，檔案館管理的工作帶來(lái)了不小的難度。部分市場(chǎng)監(jiān)督管理局沒(méi)有安裝電子檔案管理系統(tǒng)，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，依舊在使用手工檢索。如果沒(méi)有專業(yè)的檔案管理文件，仍使用傳統(tǒng)方式保存的話，檔案信息就會(huì)很難與上級(jí)電子信息系統(tǒng)對(duì)接，降低辦事效率。檔案檢索方式主要取決于基層事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)水平的高低，倘若有先進(jìn)完善的軟硬件設(shè)施作為有力依托，計(jì)算機(jī)檢索的效率相對(duì)較高，就可以快速找到需求檔案，有利于檔案地科學(xué)充分利用[2]。

（六）管理人員綜合素質(zhì)問(wèn)題

因?yàn)榛鶎邮袌?chǎng)監(jiān)督管理局沒(méi)有充分觸達(dá)宣傳教育工作，檔案管理人員的觀念仍處于老舊的工作理念，工作模式固化，沒(méi)有緊隨時(shí)代發(fā)展變化，辦公態(tài)度得過(guò)且過(guò)，這種工作態(tài)度受周圍辦公環(huán)境影響的同時(shí)也影響周圍辦公環(huán)境，導(dǎo)致整體工作效率不高。基層市場(chǎng)監(jiān)管局應(yīng)關(guān)注檔案管理人員的辦公能力，跟隨時(shí)代發(fā)展對(duì)員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，如果還是故步自封，那么將會(huì)影響我國(guó)市場(chǎng)監(jiān)督管理局的現(xiàn)代化發(fā)展。

（七）服務(wù)管理人員的服務(wù)態(tài)度問(wèn)題

對(duì)于在窗口咨詢業(yè)務(wù)的工商業(yè)戶和企業(yè)，部分管理人員的服務(wù)態(tài)度非常冷漠，說(shuō)話死板，給咨詢者帶來(lái)了不好的服務(wù)體驗(yàn)。服務(wù)人員作為服務(wù)業(yè)者，對(duì)顧客的態(tài)度好壞直接影響咨詢者對(duì)基層單位的看法。

二、加強(qiáng)檔案管理的措施

（一）建立高效的規(guī)章制度

市場(chǎng)監(jiān)督管理局是質(zhì)監(jiān)、食藥監(jiān)、工商三個(gè)部門的合并。這三個(gè)部門在業(yè)務(wù)方面雖然有不同的側(cè)重點(diǎn)但也有交叉的業(yè)務(wù)。面對(duì)現(xiàn)在的基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的管理制度還有很多不足。從檔案管理方面來(lái)看，由于檔案資料覆蓋較廣，而且涉及的內(nèi)容比較繁雜，因此更需要清晰的檔案管理制度，明確不同檔案的管理要求和管理方式。建立完整的檔案管理制度需要根據(jù)相關(guān)條規(guī)制定有據(jù)可依的制度，符合檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展理念，在制定時(shí)，必須要明確工作重點(diǎn)，細(xì)化工作內(nèi)容，增加培訓(xùn)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制的細(xì)則，這樣檔案管理人員才能對(duì)崗位和自身工作有清晰的認(rèn)知，而科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制則能夠增強(qiáng)檔案管理人員的工作熱情，使之投入更多精力去提升檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)的重點(diǎn)主要在于提高檔案管理人員的職業(yè)技能。人員儲(chǔ)備量少，就需要一個(gè)員工身兼多職，人員配置不合理直接導(dǎo)致檔案管理工作混亂。為了解決這個(gè)問(wèn)題，基層市場(chǎng)監(jiān)管局需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在檔案管理方面安排專人負(fù)責(zé)，若職責(zé)不明確，則需要設(shè)立專門的崗位以及專業(yè)人員，完善硬件設(shè)施并配備計(jì)算機(jī)用來(lái)管理檔案和電子信息。基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局還應(yīng)該定期舉辦培訓(xùn)交流活動(dòng)，多吸取其他基層單位的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，吸取優(yōu)秀的辦公經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)自己工作上的不足之處進(jìn)行反思和歸納總結(jié)，并提出解決措施。不僅于此，基層市場(chǎng)監(jiān)督管理的基層管理人員還應(yīng)該了解國(guó)家動(dòng)態(tài)，并及時(shí)根據(jù)國(guó)家發(fā)展建設(shè)自身。

（三）加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)施的管理

加強(qiáng)對(duì)基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的硬件設(shè)施管理有利于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。對(duì)于當(dāng)前硬件設(shè)施的管理主要體現(xiàn)在對(duì)檔案庫(kù)房的管理，對(duì)于基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理來(lái)說(shuō)，應(yīng)該盡快實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，采用電子信息系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)，提高檔案管理的效率，電子信息系統(tǒng)還可以與上級(jí)市場(chǎng)監(jiān)督管理局對(duì)接檔案數(shù)據(jù)，增加信息傳輸?shù)男?。?duì)于仍使用紙質(zhì)檔案的基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局，則要安裝監(jiān)控對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，記錄人員出入，防止數(shù)據(jù)被盜竊，還需要根據(jù)檔案庫(kù)房所處位置及空間調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房的溫度，及時(shí)防止因天氣潮濕導(dǎo)致的霉變，并嚴(yán)禁檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)攜帶易燃易爆品，預(yù)防火災(zāi)的發(fā)生。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該定期檢查檔案的保存情況，嚴(yán)格管控檔案是否有破損、缺頁(yè)現(xiàn)象。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，需要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告并盡快補(bǔ)全破損，以免影響后續(xù)工作的開展和進(jìn)行。

（四）加快檔案管理的信息化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)?；鶎邮袌?chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理方面應(yīng)該加快信息化進(jìn)程，應(yīng)建立信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案錄入、信息化檔案存儲(chǔ)管理，并且應(yīng)該充分依托信息化技術(shù)減少人工操作，推動(dòng)檔案管理工作的無(wú)紙化發(fā)展。應(yīng)與上級(jí)檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，做到信息互通，提升檔案管理的效率。檔案管理的信息化建設(shè)離不開相應(yīng)的軟硬件，從硬件角度來(lái)看，較高配置的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、打復(fù)印一體機(jī)以及相應(yīng)的攝錄設(shè)備應(yīng)全面配齊。而從軟件系統(tǒng)上看，不同單位的檔案管理需求有一定差異，為了保障軟件系統(tǒng)與工作需求相匹配，應(yīng)與軟件開發(fā)企業(yè)進(jìn)行合作，結(jié)合需求設(shè)計(jì)軟件功能。軟件系統(tǒng)應(yīng)具備較強(qiáng)的開放性特征，應(yīng)能結(jié)合需求調(diào)整靈活進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，同時(shí)也應(yīng)注意與上下級(jí)單位保持聯(lián)通，確保檔案系統(tǒng)可以進(jìn)行信息互聯(lián)，此外還要重視檢索系統(tǒng)的開發(fā)，保障檢索的便捷性[3]。檢索設(shè)備的完善也提高了我國(guó)基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的信息化建設(shè)水平。

三、對(duì)檔案管理人員的要求

（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)

信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)自主更新檔案管理理念，要求檔案員不斷掌握大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)與智能化檔案管理理念，促進(jìn)檔案員由傳統(tǒng)的紙制檔案管理思維向信息化檔案管理思維轉(zhuǎn)換，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，能夠與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)新檔案法規(guī)，正確對(duì)待新環(huán)境中的檔案管理問(wèn)題，做一個(gè)愛(ài)崗敬業(yè)的檔案員，按照法律要求認(rèn)真開展檔案管理。在對(duì)檔案管理人員的選擇上，應(yīng)選擇作風(fēng)優(yōu)良，政治正確的共產(chǎn)黨員。在培養(yǎng)過(guò)程中應(yīng)著重提升其責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，促進(jìn)工作人員在崗位上發(fā)揮自身特長(zhǎng)，積極貢獻(xiàn)力量，在強(qiáng)化保密意識(shí)的基礎(chǔ)上，杜絕涉密信息外泄。應(yīng)根據(jù)工作要求的變化提升個(gè)人工作能力，積極參與專業(yè)技能培訓(xùn)，做到熟悉工作環(huán)節(jié)，關(guān)注工作重點(diǎn)，從而提升個(gè)人工作水平，提高檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）提高管理人員的職業(yè)技能

為了應(yīng)對(duì)信息化、智能化的檔案管理信息，檔案管理人員應(yīng)該熟悉工作流程，掌握專業(yè)知識(shí)，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技能，并根據(jù)具體情況跟進(jìn)相應(yīng)的工作流程，并懷有創(chuàng)新精神，跟隨時(shí)代發(fā)展更新檔案管理的方法。檔案管理人員還應(yīng)該熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，充分進(jìn)行檔案銜接，保障檔案信息可在內(nèi)部系統(tǒng)中進(jìn)行共享，進(jìn)一步推動(dòng)信息化檔案管理發(fā)展。

（三）建立定期考察制度

由于檔案管理工作比較煩瑣，檔案管理人員需要有充足的耐心，持之以恒的毅力，而且還需要具備多樣化檔案管理能力，提升自身工作效能。在完善的檔案制度之下，檔案管理工作的要求以及權(quán)責(zé)更明確，所有工作人員將對(duì)工作有更準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，對(duì)專職人員的考核將會(huì)更加清晰，并根據(jù)工作職能進(jìn)行考核。主要將對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力，工作內(nèi)容和工作要點(diǎn)等多方面進(jìn)行考核，在充分的了解檔案管理人員的綜合能力后進(jìn)行評(píng)估。使用激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于通過(guò)各項(xiàng)評(píng)估的管理人員可以進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，這種激勵(lì)機(jī)制可以有效地提高檔案管理人員的自信心和積極性，提高對(duì)于工作的熱情。對(duì)沒(méi)有通過(guò)考核的檔案管理人員，可以對(duì)其不足之處進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，具體問(wèn)題具體分析，保證所有檔案管理人員都可以掌握在檔案管理方面的專業(yè)技能，綜合提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)管理

對(duì)于基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案管理工作而言，其檔案管理工作以基礎(chǔ)管理為主。應(yīng)注意加強(qiáng)檔案的立卷歸檔管理，保障按期進(jìn)行檢查。在目錄編輯過(guò)程中結(jié)合檔案具體類型進(jìn)行科學(xué)分類，對(duì)于一些應(yīng)用頻率較高的檔案資料應(yīng)重點(diǎn)編輯檔案首頁(yè)，以首頁(yè)信息綜合概括檔案內(nèi)容。區(qū)分主要職能檔案、大事件檔案以及發(fā)展規(guī)劃?rùn)n案等不同檔案類別，做到科學(xué)分類、科學(xué)管理。檔案管理工作需要嚴(yán)格按照規(guī)定制度進(jìn)行歸檔管理，使用情況需要說(shuō)明，這樣可以增加檔案管理工作的效率，這也是基礎(chǔ)市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案管理人員必須要做到的工作職責(zé)。

（五）提升服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度

作為服務(wù)人員，保持良好的服務(wù)態(tài)度也是工作內(nèi)容的一部分。服務(wù)人員應(yīng)該樹立公仆意識(shí)，提高職業(yè)道德水平。面對(duì)工商業(yè)者、企業(yè)和個(gè)人，都應(yīng)該以耐心，服務(wù)大眾的服務(wù)態(tài)度做基點(diǎn)，提高個(gè)人的服務(wù)質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)部門在面對(duì)服務(wù)人員的態(tài)度問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該對(duì)態(tài)度差的服務(wù)人員予以警告處理，情節(jié)嚴(yán)重者可做開除處理。只有嚴(yán)格規(guī)范規(guī)章制度，才會(huì)有良好的服務(wù)風(fēng)氣，只有樹立了良好的服務(wù)風(fēng)氣，服務(wù)人員整體的服務(wù)質(zhì)量才會(huì)提升。

四、人工智能在檔案管理的應(yīng)用

近年來(lái)，人工智能運(yùn)用于多領(lǐng)域，并提高了多個(gè)領(lǐng)域的工作效率。在檔案管理方面也可以使用人工智能用以提高工作效率。人工智能與檔案管理工作結(jié)合最為顯著的優(yōu)勢(shì)是提升管理效率。人工智能不僅具有更快的響應(yīng)處理速度，而且可以長(zhǎng)時(shí)間高負(fù)載工作，比較而言，傳統(tǒng)人工管理的短板比較明顯。此外，在檔案資源開發(fā)利用方面，人工智能技術(shù)也有著人力管理不可比擬的優(yōu)勢(shì)。在定向發(fā)掘檔案資料價(jià)值的過(guò)程中，傳統(tǒng)人工管理模式難以在海量的檔案資料中準(zhǔn)確篩選所有有價(jià)值的信息，人工智能檔案管理模式能夠更好地挖掘檔案價(jià)值，提升檔案管理效能。而且人工智能技術(shù)具有很強(qiáng)的意識(shí)識(shí)別和學(xué)習(xí)功能，在其整合到檔案管理系統(tǒng)之中后，隨著應(yīng)用實(shí)踐的不斷延長(zhǎng)，其與相關(guān)單位檔案管理工作的契合度將不斷提升。為了防止人工智能出現(xiàn)泄露數(shù)據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，應(yīng)對(duì)人工智能應(yīng)用于基層市場(chǎng)基督管理局的檔案管理時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤失誤率進(jìn)行評(píng)估，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)優(yōu)化程序設(shè)置，規(guī)避可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，以便更好地使用人工智能來(lái)提高基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理質(zhì)量。

五、發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理

從檔案管理工作當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，未來(lái)檔案管理工作必然以智能化和無(wú)紙化為方向，綜合提升檔案管理效率并有效發(fā)掘檔案的潛在價(jià)值是未來(lái)檔案管理工作的重要目標(biāo)。規(guī)避紙質(zhì)辦公出現(xiàn)的問(wèn)題，縮減基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理因紙質(zhì)辦公的支出成本，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，讓檔案管理工作更加高效化、智能化，以更加豐富的形式存在于電子信息系統(tǒng)中。在檔案管理工作上可以設(shè)立權(quán)限，部分機(jī)密檔案的瀏覽權(quán)限只有權(quán)限比較高的管理人員才可以瀏覽，加大對(duì)機(jī)密檔案的保護(hù)，避免信息的流失。檔案管理人員應(yīng)該加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，使我國(guó)市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案管理的工作向現(xiàn)代化更進(jìn)一步。

六、結(jié)語(yǔ)

基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的檔案管理工作非常重要，面對(duì)現(xiàn)階段的在檔案管理體系上的不足，需要健全管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善硬件設(shè)施，使用計(jì)算機(jī)檢索來(lái)提高檔案管理工作的工作效率，從而加快我國(guó)在基層市場(chǎng)監(jiān)督管理局的現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)整體進(jìn)程的現(xiàn)代化。