新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理探究

□許鳳英

眾所周知，事業(yè)單位是由國(guó)家舉辦的帶有一定公益性質(zhì)，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織，在我國(guó)行政行業(yè)劃分體系中占據(jù)著重要部分。事業(yè)單位人事檔案動(dòng)態(tài)記載著每個(gè)員工的個(gè)人信息，對(duì)單位開(kāi)展考核培訓(xùn)、干部選拔、人才培養(yǎng)、人力資源規(guī)劃等都有著重要意義。在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，必須對(duì)人事檔案管理建設(shè)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，明確人事檔案規(guī)范化管理的重要性，多策并舉提升人事檔案管理的總體質(zhì)量和水平。

一、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理建設(shè)的必要性

（一）能提升檔案管理工作質(zhì)量，確保人事信息的準(zhǔn)確、有效、及時(shí)性

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案有效記錄了個(gè)人的發(fā)展和工作表現(xiàn)，一定程度上還記錄了個(gè)人軌跡，能夠清晰且完整地反映單位內(nèi)部員工的思想狀況、知識(shí)程度、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等方面的記錄。人事檔案管理本質(zhì)上是對(duì)人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、收集、保管以及鑒定等相關(guān)工作，而在日常的檔案管理工作中資料繁多，過(guò)程繁瑣，難免會(huì)存在疏漏，事業(yè)單位人事檔案建立過(guò)程中有一套標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理結(jié)構(gòu)體系，可以讓事業(yè)單位檔案管理人員充分了解自身工作內(nèi)容，提升工作效率，提高檔案工作質(zhì)量。準(zhǔn)確、有效、及時(shí)的人事檔案信息能讓事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)迅速掌握單位員工的相關(guān)資料，快速了解人員變動(dòng)情況，有利于單位開(kāi)展培訓(xùn)、考核、選拔等工作，為事業(yè)單位人事工作的有效開(kāi)展提供了重要的信息支撐。

（二）能直觀呈現(xiàn)單位人力資源狀況，推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展

事業(yè)單位在長(zhǎng)期運(yùn)行過(guò)程中，人員情況是不停動(dòng)態(tài)變化的，而規(guī)范化的人事檔案可以為摸清事業(yè)單位每個(gè)時(shí)期人才分布狀況、人才變動(dòng)特點(diǎn)等提供有效依據(jù)。隨著事業(yè)單位的發(fā)展和人才隊(duì)伍的不斷壯大，人員規(guī)模會(huì)得到連續(xù)性擴(kuò)張，崗位也在進(jìn)行變動(dòng)，這直觀地反映了事業(yè)單位不同時(shí)期人員的配置情況，也從側(cè)面反映了事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，也可衡量出事業(yè)單位的整體水平。同時(shí)結(jié)合、利用相關(guān)數(shù)據(jù)資料信息，可以綜合分析評(píng)價(jià)事業(yè)單位所具備的潛力以及人員的總體水平，使事業(yè)單位可以制訂更加符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的規(guī)劃，完成相應(yīng)的人才招聘和培養(yǎng)計(jì)劃，促進(jìn)事業(yè)單位健康地發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理面臨的主要問(wèn)題

（一）缺乏檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范化意識(shí)薄弱

在日常工作中，大部分人員包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)該項(xiàng)工作的重要性缺乏正確的認(rèn)知，認(rèn)為人事檔案管理工作要求不高，只要能做到保存好、不泄密、不丟失就行，隨便應(yīng)付下查檔就好，反正又不能給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和政績(jī)。因此，造成了檔案管理工作變成邊緣化的工作，想起來(lái)就做一做，有空的時(shí)候做一做，各項(xiàng)工作僅停留在表面而無(wú)法得到全面落實(shí)。另外，大部分單位都沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理員，有些單位員工人數(shù)眾多，歸檔資料紛繁復(fù)雜，做好人事檔案管理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，人員一旦不夠便會(huì)造成材料歸檔不及時(shí)、歸檔材料不齊全，這不僅會(huì)對(duì)檔案的完整與保管造成影響，也降低了工作效率。

（二）缺乏人事檔案管理工作的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，規(guī)范化能力不足

現(xiàn)在一些事業(yè)單位中專(zhuān)業(yè)的檔案員少之又少，加上部分人員自始至終并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，一方面這會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對(duì)檔案的收集工作意識(shí)，對(duì)整理檔案材料等一系列工作流程較為生疏，僅僅存放檔案材料，卻沒(méi)有進(jìn)行整理分類(lèi)、系統(tǒng)歸檔，導(dǎo)致檔案管理工作水平大大滯后。另一方面，由于專(zhuān)業(yè)知識(shí)的欠缺，檔案管理人員往往遵循原始的管理方法，無(wú)法制定出從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)一系列統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化的制度基礎(chǔ)缺失。

（三）缺乏人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，規(guī)范化手段缺失

目前，由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新?lián)Q代，越來(lái)越多事業(yè)單位采用系統(tǒng)化方式來(lái)進(jìn)行管理人事檔案，但在這過(guò)程中卻遇到不少棘手的問(wèn)題。一方面，部分單位缺乏獨(dú)立單獨(dú)的專(zhuān)門(mén)檔案室，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善，計(jì)算機(jī)硬件、檔案存儲(chǔ)設(shè)備和數(shù)據(jù)器沒(méi)有及時(shí)更新，處于老舊且單一的狀態(tài)，無(wú)法與新時(shí)期檔案管理工作的信息體系充分匹配和適應(yīng)；另一方面，雖然人事檔案信息管理系統(tǒng)已被部分單位使用，但現(xiàn)實(shí)中有些單位僅僅是在電腦里簡(jiǎn)單錄入個(gè)人信息等，對(duì)于資料檢索及查閱卻仍是采用手工來(lái)進(jìn)行，無(wú)紙化查閱人事檔案基本上得不到實(shí)施；再者，有的單位部分老員工對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的操作不熟，更別談使用系統(tǒng)進(jìn)行管理人事檔案，導(dǎo)致相關(guān)高科技設(shè)備利用率低，人事檔案管理智能化、數(shù)據(jù)化無(wú)法得到廣泛的應(yīng)用。

三、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的舉措

（一）加強(qiáng)教育宣傳，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，首先要加強(qiáng)事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此項(xiàng)工作的重視程度，定期組織相關(guān)工作人員參與《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)及政策文件的學(xué)習(xí)，使他們對(duì)于人事檔案有全面了解，進(jìn)而意識(shí)到管理檔案的重要性；其次，要完善科學(xué)、合理、系統(tǒng)的人事檔案管理制度，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)性、規(guī)范性、約束力，要一視同仁，不搞特殊化待遇，要秉持制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性；再次，要激發(fā)相關(guān)管理人員的工作積極性，使他們都能做到由上往下梳理一遍工作流程，改進(jìn)方式方法，改掉得過(guò)且過(guò)、糊弄應(yīng)付的毛病，認(rèn)真對(duì)待這份工作；最后，要拓寬檔案管理人員的晉升渠道，改變其干部提拔和職稱(chēng)晉升中的邊緣化處境，使得優(yōu)秀的人才愿意到這個(gè)崗位工作。同時(shí)，要將人事檔案管理工作列入單位的日常議事日程上，以一定的行政措施保障檔案管理制度在事業(yè)單位內(nèi)的落實(shí)貫徹，這是規(guī)范人事檔案管理的基礎(chǔ)。

（二）引人育人，強(qiáng)化人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平

人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)且繁雜的工作，人事檔案管理效果取決于科學(xué)、合理的檔案管理模式，因此必須引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理人才，為規(guī)范事業(yè)單位管理提供新思想新方法，有效擺脫以往傳統(tǒng)管理思想的束縛，制定新的人事檔案管理制度。事業(yè)單位還需不斷強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的技能培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的提升，善于發(fā)現(xiàn)工作中一些新方法、新思路、新規(guī)律，提高自身的業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)新思維。除此之外，相關(guān)事業(yè)單位還需要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，充分意識(shí)到檔案的重要作用，以負(fù)責(zé)態(tài)度認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，以保證良好的檔案管理結(jié)果。

（三）加大投入，提升檔案信息化建設(shè)水平

一是要有單獨(dú)的人事檔案室，按照有關(guān)規(guī)定，配置溫濕計(jì)、防火防盜防潮等必要設(shè)施，計(jì)算機(jī)硬件、檔案存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)處理器要及時(shí)更新和補(bǔ)足，提高人事檔案規(guī)范化管理水平。二是要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、相關(guān)應(yīng)用軟件等功能，在充分的硬件保障基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)類(lèi)的檔案及時(shí)電子化，進(jìn)一步完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建過(guò)程中，要嚴(yán)格遵循保密制度，通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置檢索和確定層級(jí)權(quán)限，縮短以往歸置、檢閱檔案所需流程、時(shí)間，減少一些不必要的環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)檢閱相關(guān)檔案信息能達(dá)到快速化、精準(zhǔn)化、便捷化，從而保證檔案管理工作的高效性、規(guī)范性、科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案的共享和應(yīng)用等。三是構(gòu)建管理信息系統(tǒng)的同時(shí)，相關(guān)事業(yè)單位也要立足實(shí)際情況進(jìn)行具體規(guī)章制度的建設(shè)，防止出現(xiàn)泄露信息安全等情況，而且要不斷提高電子信息化使用頻率，加速信息化管理的普及。