建筑企業(yè)標書及方案數(shù)據(jù)庫管理

梁錦皓，趙恩堂，蘇章，李文建，周永明

（中建三局第一建設(shè)工程有限責任公司，湖北 武漢 430040）

0 引言

2020年2月18日，工業(yè)和信息化部印發(fā)了《關(guān)于運用新一代信息技術(shù)支撐服務疫情防控和復工復產(chǎn)工作的通知》，并取得了令人矚目的成效。在常態(tài)化防疫的背景下，建筑企業(yè)通過BIM、云視頻、云辦公等信息化手段為復產(chǎn)復工提供了技術(shù)支撐和保障。但在項目知識資源方面，如項目方案標書數(shù)據(jù)等，在信息化發(fā)展的過程中存在信息孤島的問題，方案、標書等公司核心知識資源不能有效地進行整理和利用，不能發(fā)揮其應有的價值[1]。

1 建筑企業(yè)信息存儲現(xiàn)狀

目前建筑業(yè)標書及方案等數(shù)據(jù)信息已基本實現(xiàn)數(shù)字化存儲，但很多施工企業(yè)仍為無組織的數(shù)字化。由于缺少系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，多數(shù)方案、標書等數(shù)據(jù)信息以項目為單位進行儲存，海量的數(shù)據(jù)存儲混亂，使企業(yè)現(xiàn)有的施工方案、施工組織、技術(shù)標書等不同類別的材料無法被高效利用。技術(shù)人員想要從中獲取合適的資料仍十分困難，施工項目前期的標書編寫和方案編制無法有效參考以往資料，難以發(fā)揮其應有的價值，造成資源浪費。同時，由于材料的存儲方式多種多樣，單個材料以不同格式重復存儲，浪費存儲空間[2]。

技術(shù)標書是投標文件里涉及技術(shù)方面的方案、內(nèi)容、機具設(shè)備、人力、保障措施等的文件；施工方案是用來指導建設(shè)工程項目施工過程中的技術(shù)、經(jīng)濟和組織的技術(shù)性文件，其重要性對于建筑企業(yè)不言而喻。建筑企業(yè)建立包含標書及方案核心知識資產(chǎn)的資源庫將會把信息資產(chǎn)集中化。部分建筑企業(yè)雖然信息系統(tǒng)建設(shè)的步伐很快，管理的步伐卻沒跟上，未能建立有效的信息安全防范和處理機制，造成企業(yè)相關(guān)信息數(shù)據(jù)被竊取。對于數(shù)據(jù)安全問題的擔憂也是造成目前相關(guān)數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢的原因之一。

2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)經(jīng)驗

數(shù)據(jù)庫是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的倉庫，可以更好地管理我們的技術(shù)知識庫，為技術(shù)人員編寫技術(shù)標書、施工方案和施工組織設(shè)計提供強有力的數(shù)據(jù)支持。我司依托課題《基于云平臺的標書及方案數(shù)據(jù)庫管理》研究，已有初步成果數(shù)據(jù)庫的使用及運營做到以下幾點：

第一，應保證數(shù)據(jù)的安全性。建筑企業(yè)所積累的海量項目技術(shù)標書、施工方案及施工組織設(shè)計，作為公司核心知識數(shù)據(jù)，安全性是數(shù)據(jù)庫建立的首要原則。首先，在數(shù)據(jù)庫架構(gòu)上，考慮到數(shù)據(jù)的外泄、意外損失等風險因素，采取安全冗余設(shè)計，在多臺硬件服務器上安裝多套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)庫服務器之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，互為備份。即使其中某臺數(shù)據(jù)庫服務器不可訪問或意外損失時，集群中的其他數(shù)據(jù)庫服務也可以正常訪問。另外，為防止人為后臺下載文件，泄露數(shù)據(jù)信息，可對文件采用加密保護等保密措施，實現(xiàn)對文件名稱及文件內(nèi)容的加密儲存。在用戶端，為防止員工惡意下載，根據(jù)崗位設(shè)置下載權(quán)限、設(shè)置下載數(shù)量閾值，并對訪問人員數(shù)據(jù)下載情況進行追蹤。運用多種機制對違規(guī)操作進行提前預警。

第二，建立數(shù)據(jù)庫管理制度。數(shù)據(jù)庫的管理包括對系統(tǒng)管理員的管理、對使用者的管理和對數(shù)據(jù)的管理。首先應組建數(shù)據(jù)庫相應管理團隊，分配管理員權(quán)限及責任，為后續(xù)數(shù)據(jù)庫管理做好人員儲備。管理員除了掌握基礎(chǔ)管理技能，也應有足夠的工程經(jīng)驗，以應對后續(xù)的文檔審核。對于使用者的管理，包括賬號注冊、身份登記及審核，使用時的權(quán)限管理以及使用后的隱私安全保證。對于數(shù)據(jù)的管理，為使企業(yè)的海量數(shù)據(jù)得到高度組織和整齊格式化，采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)符合要求。先在數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建整體的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)樹，明確層級關(guān)系，再要求以項目為單位上傳數(shù)據(jù)化信息。同時，對于技術(shù)人員上傳的文檔，數(shù)據(jù)庫管理員應嚴格審核其格式及內(nèi)容，完成審核流程后文檔方可載入數(shù)據(jù)庫[3]。

第三，應保證數(shù)據(jù)使用的便利性。為更好地達到建立數(shù)據(jù)庫的初衷，數(shù)據(jù)庫應盡可能地完善功能，以滿足使用者的需求，增加使用者體驗感。其一，應具備全庫搜索功能。對于長年累積的海量數(shù)據(jù)，常規(guī)的根據(jù)標題或者內(nèi)容檢索往往會使技術(shù)人員對于相類似的材料無所適從。數(shù)據(jù)庫的設(shè)立應提高檢索的速度和精度，能在短時間內(nèi)檢索到精確的數(shù)據(jù)，從而滿足技術(shù)人員的需求，提高從業(yè)人員對于項目方案及標書的編寫能力。如果考慮各材料間易于區(qū)分的變量，在檢索時根據(jù)條件對數(shù)據(jù)進行篩選，無疑能夠?qū)崿F(xiàn)檢索過程更為快速、結(jié)果更為精準。比如，工程施工方案及技術(shù)標書、施工組織設(shè)計的編寫往往受到時代及新興技術(shù)的影響，以近幾年時間段作為搜索條件得到的結(jié)果符合當前正處于施工方案編寫階段的技術(shù)人員的迫切需求，而更早時間或特定時間區(qū)段的方案則能滿足所有員工對于大量的方案閱讀和足夠的知識積淀的普適需求。同時，由于以往工程方案及標書的存儲缺乏系統(tǒng)的管理，其儲存格式缺乏統(tǒng)一規(guī)定，以文件格式為篩選條件可以減輕技術(shù)人員檢索過程的壓力，節(jié)省時間。其二，應提供文檔在線查看及編輯功能。一方面是為技術(shù)人員搜索到文檔之后判斷是否為所需的材料提供直觀依據(jù)，另一方面也可以為技術(shù)人員及管理審核人員勘誤需要修改的文檔內(nèi)容提供技術(shù)支持。其三，應提供協(xié)同編輯功能。以編制技術(shù)標書的過程為例。編制技術(shù)標書是一項復雜工作，在按業(yè)主要求編制標書目錄之后，企業(yè)會按要求將標書內(nèi)容按照特定的順序進行分門別類，做好相應的人員分工并規(guī)定完成時間，每個技術(shù)人員負責相應的內(nèi)容，一般會要求各技術(shù)人員在完成日期前2到3天完成以便后續(xù)匯總、復核和審查工作的進行。而投標書中關(guān)于施工組織設(shè)計部分的內(nèi)容既多又雜，既有文字說明，又有施工方案圖、場地布置圖，還有各種表格和網(wǎng)絡(luò)圖等。不難看出，在傳統(tǒng)的標書編制過程中，團隊成員分別完成各自負責的部分，再統(tǒng)一合并文檔并上傳實際上既容易形成信息壁壘，增加溝通成本，也容易因為部分錯誤增加后期整合的負擔，浪費時間和人力資源。施工方案的編寫也大抵如此。如果編寫文檔的成員可以在公共平臺上面協(xié)同編輯，在線交流，以上問題將得到有效解決。因此，此時數(shù)據(jù)庫可以提供一個多用戶在線編輯的文檔平臺，通過云同步的功能讓團隊成員共同完成方案、標書的制作，避免信息上的不對等，以此來提高效率。相應的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應具備自動實時保存共同編輯文檔的功能，以防出現(xiàn)特殊情況導致文檔未能保存造成工作成果損失[4]。

3 意義

從與數(shù)據(jù)庫相關(guān)的主體角度切入分析，該項基于云平臺的標書及方案數(shù)據(jù)庫的建立有以下幾點意義：

對企業(yè)員工而言，正處于投標階段或者方案編制階段的技術(shù)人員通過使用該數(shù)據(jù)庫可以迅速檢索到模板材料及有參考價值的文件，并按照模板生成指定格式的方案，大大縮減前期搜集資料的時間，提高工作效率，同時在方案編寫時也可以縱向?qū)Ρ炔煌に嚨倪m用性，節(jié)省成本；而暫無緊急任務的從業(yè)人員也能通過該數(shù)據(jù)庫檢索下載材料以滿足日常學習需要，提高自身專業(yè)素養(yǎng)。

對企業(yè)而言，建立基于云平臺的專項數(shù)據(jù)庫，既可以將已有的海量的施工方案、技術(shù)標書及施工組織設(shè)計進行有序的保存及管理，也可以規(guī)范后續(xù)項目文檔的編寫格式和上傳。這不僅能夠傳承前輩們的精神意志，也能充分挖掘前人的經(jīng)驗的寶貴價值。企業(yè)為企業(yè)員工整合提供如此一個數(shù)據(jù)寶庫，技術(shù)人員何時何地都能共享其中的技術(shù)成果，可以加快企業(yè)高素質(zhì)技術(shù)人才隊伍建設(shè)，充分發(fā)揮人才紅利的優(yōu)勢，提高企業(yè)整體實力。技術(shù)人員能從數(shù)據(jù)庫中檢索選用最適合本項目的工藝方法及施工組織等，能夠節(jié)省企業(yè)的項目建設(shè)成本，提高企業(yè)核心競爭力，增加知名度。此外，技術(shù)人員通過數(shù)據(jù)庫對文檔在線編輯、整合節(jié)省溝通成本，也能提高企業(yè)內(nèi)部的運行效率[5]。

對行業(yè)而言，建立基于云平臺的專項數(shù)據(jù)庫是借用大數(shù)據(jù)手段對建筑行業(yè)閑置信息的重新利用，對冗雜信息的高度整合。在建筑行業(yè)發(fā)展逐漸變緩的當下，促進建筑行業(yè)信息化高質(zhì)量發(fā)展正當其時，十分必要。專項資料數(shù)據(jù)庫的建立有助于改變建筑行業(yè)粗放型發(fā)展的現(xiàn)狀，通過保護及管理文本資源的方式提高資源配置效率，在技術(shù)標書及施工方案的編寫階段節(jié)省時間，提高生產(chǎn)效率，搶占轉(zhuǎn)型升級制高點。

4 展望

我司對依托課題已研發(fā)出的數(shù)據(jù)庫成果已做小范圍試點實驗，出臺部門數(shù)據(jù)庫管理規(guī)定，建立標準數(shù)據(jù)庫存儲分類標準目錄，下轄BIM實施項目定期更新數(shù)據(jù)庫資料，當前共建立11個項目試點應用數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過7個月的測試，平臺在具備較為齊全的功能，目前運營良好。普通用戶登錄數(shù)據(jù)庫后，首頁具備搜索、文件管理、消息列表等功能，管理員用戶擁有數(shù)據(jù)監(jiān)控、用戶管理、小組管理等權(quán)限。技術(shù)人員可以通過在數(shù)據(jù)庫上創(chuàng)建項目小組，并邀請其他小組成員加入，進行權(quán)限、任務分工，進行后續(xù)操作。同時，技術(shù)人員在文檔管理頁面也可以看到自己所在的小組，以及被哪些項目邀請加入文檔編輯?？傮w而言數(shù)據(jù)庫的建設(shè)目前已取得不錯進展，基本滿足初設(shè)時的功能要求。

當然，我司數(shù)據(jù)庫仍處于初步階段，還需要經(jīng)過長久的建設(shè)和全體員工不懈的努力才能逐漸趨于完善。對于積累在項目的海量數(shù)據(jù)文檔，要將其全部按照要求信息化上傳顯然需要幾年甚至更長的時間。近幾年的項目的技術(shù)標書和施工方案對于當前仍有著巨大的參考價值，而更早時間的項目文檔又擔心其儲存出現(xiàn)意外損失，因此在文件上傳過程中，已有材料上傳的優(yōu)先級也是值得考慮的問題。不僅如此，隨著上傳的材料數(shù)量及種類逐漸變多，以及項目小組數(shù)量逐步擴大，文檔審核人員和系統(tǒng)管理人員的壓力也隨之加大，數(shù)據(jù)庫的維穩(wěn)也將面臨巨大的挑戰(zhàn)。與此同時，企業(yè)員工能否最大程度地運用數(shù)據(jù)庫以提高專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)對員工以學習為目的使用數(shù)據(jù)庫的督導如何不走形式主義，而能做到讓工程經(jīng)驗不足的員工快速全方面成長，真正建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍，也是難題[5]。

此外，此次標書及方案數(shù)據(jù)庫建設(shè)也給我們帶來一些其他的設(shè)想。數(shù)據(jù)庫既已具備在線協(xié)同編輯文檔功能，又具備上傳revit格式的BIM模型功能，那也可以嘗試開發(fā)出在線協(xié)同編輯BIM模型的功能，支持團隊成員將BIM任務精細化進而分工協(xié)作。此外也可以開始BIM數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，收集項目全生命周期中的海量信息，準確反映項目的整體狀況，加快決策進度，提高項目質(zhì)量，助力企業(yè)精細化管理?？偠灾?，為了加快打造建筑產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)平臺，更好地推進數(shù)字化設(shè)計體系建設(shè)，我司自會承擔起建筑企業(yè)領(lǐng)軍人的責任，提高建筑工業(yè)化、數(shù)字化水平。

5 結(jié)語

建筑企業(yè)建設(shè)標書及方案數(shù)據(jù)庫可以有效地解決項目知識資源存貨堆積而得不到有效利用的問題，對于當前我司甚至對于整個建筑施工行業(yè)標書及方案編寫時間較長的現(xiàn)象都能有所改觀。而數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與發(fā)展不是一朝一夕能完成的，從數(shù)據(jù)庫建立到數(shù)據(jù)信息上傳以及后期的運營維護整個過程都需要花費巨大的人力及時間成本。企業(yè)、各項目與技術(shù)人員應攜手長足努力，為標書及方案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)添磚加瓦，加速打造企業(yè)核心優(yōu)勢，促進建筑行業(yè)全方面信息化發(fā)展。