基于ERP的企業(yè)內(nèi)部控制研究

顧天紅 北京中林聯(lián)林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司

引言

近年來越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代下，信息化管理逐漸取代了傳統(tǒng)的手工管理機(jī)制，越來越多的企業(yè)借助ERP實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各類資源的高效管理，以充分發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)管理工作中的作用。企業(yè)需要應(yīng)用信息系統(tǒng)，促使內(nèi)部控制流程和信息系統(tǒng)管理流程有機(jī)結(jié)合，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)管控流程進(jìn)行自動(dòng)控制，從而避免人為干擾因素的不利影響。內(nèi)部控制作為企業(yè)管理重點(diǎn)，是企業(yè)開展自我約束的重要方法，企業(yè)將內(nèi)部控制和信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，能有效提高內(nèi)部控制水平。企業(yè)在實(shí)施ERP之后，需要優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制，以保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。

一、基于ERP開展企業(yè)內(nèi)部控制的主要途徑

第一，借助ERP開展審批控制。企業(yè)將審批流程嵌入到ERP系統(tǒng)中，在開展業(yè)務(wù)時(shí)由ERP系統(tǒng)自動(dòng)將相關(guān)工作提交給具有審批權(quán)限的責(zé)任人，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)審批的要求將審批流程節(jié)點(diǎn)提交相應(yīng)人員，從而讓企業(yè)各環(huán)節(jié)的審批流程更加高效。通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，能夠完善企業(yè)的流程管理效率，提高了審批的合規(guī)性。

第二，借助ERP系統(tǒng)落實(shí)職責(zé)分工體系。企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)之后，要結(jié)合ERP系統(tǒng)梳理企業(yè)內(nèi)部各崗位的職責(zé)分工機(jī)制，對(duì)不同崗位設(shè)置不同的登錄賬號(hào)，結(jié)合各層級(jí)人員的權(quán)限，讓其在登錄信息系統(tǒng)之后在權(quán)限范圍內(nèi)操作系統(tǒng)，從而落實(shí)內(nèi)部牽制的要求。同時(shí)ERP系統(tǒng)通過明確不同角色的操作權(quán)限，在人員登錄系統(tǒng)之后，通過預(yù)設(shè)的規(guī)定明確不同人員的操作范圍，具有操作權(quán)限的人員才能處理相關(guān)事務(wù)，能夠避免越權(quán)審批等問題。

二、ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制主要問題

(一)信息技術(shù)人才不足

很多企業(yè)在ERP系統(tǒng)上線之后，沒有聘請具有計(jì)算機(jī)技術(shù)背景的專業(yè)人員。若企業(yè)的信息技術(shù)人員不足，將導(dǎo)致企業(yè)的ERP系統(tǒng)無法得到有效的管理。同時(shí)很多企業(yè)在信息系統(tǒng)維護(hù)方面缺乏專業(yè)的人才，信息系統(tǒng)在使用過程中財(cái)務(wù)部等部門無法通過信息系統(tǒng)開展高效的內(nèi)部控制，當(dāng)信息系統(tǒng)使用中出現(xiàn)問題時(shí)，將導(dǎo)致企業(yè)整體的工作效率下降。

(二)風(fēng)險(xiǎn)管理體系不當(dāng)

第一，存在信息系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)。在ERP系統(tǒng)實(shí)施之后，很多企業(yè)內(nèi)部人員由于對(duì)操作流程不熟悉，在錄入數(shù)據(jù)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)操作錯(cuò)誤的問題。如果系統(tǒng)中的錯(cuò)誤操作沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正，將導(dǎo)致系統(tǒng)信息的使用者做出錯(cuò)誤的決策，進(jìn)而引發(fā)不利后果。主要原因是很多企業(yè)對(duì)系統(tǒng)操作人員培訓(xùn)不足，內(nèi)部人員在系操作過程中由于操作方法不熟練，操作失誤的問題頻繁發(fā)生。

第二，沒有控制舞弊風(fēng)險(xiǎn)。部分企業(yè)在建立ERP系統(tǒng)之后，信息維護(hù)人員能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行隨意更改，在更改數(shù)據(jù)時(shí)沒有進(jìn)行有效的審核。部分企業(yè)的信息維護(hù)人員由于內(nèi)部控制意識(shí)薄弱，可能存在篡改數(shù)據(jù)的問題，進(jìn)而產(chǎn)生舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)業(yè)務(wù)流程存在缺陷

第一，采購與付款流程存在缺陷。首先，部分企業(yè)在ERP系統(tǒng)下對(duì)供應(yīng)商的選擇以及采購批準(zhǔn)工作未實(shí)現(xiàn)分離，對(duì)供應(yīng)商的管理不科學(xué)，沒有選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商開展采購。其次，企業(yè)采購過程中價(jià)格可能會(huì)存在波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，但是部門企業(yè)沒有針對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)，采購價(jià)格管理流程不夠科學(xué)，導(dǎo)致企業(yè)的成本難以得到合理反映，主要原因是在ERP系統(tǒng)中企業(yè)沒有分配專人對(duì)價(jià)格進(jìn)行跟蹤與維護(hù)。再次，未按照預(yù)算開展采購。部分企業(yè)在建立ERP系統(tǒng)之后，沒有嚴(yán)格按照年初預(yù)算開展采購管理，采購部門在每月編制采購計(jì)劃時(shí)，存在采購計(jì)劃和預(yù)算脫節(jié)的問題，難以發(fā)揮預(yù)算控制的作用。

第二，生產(chǎn)與入庫管理流程不完善。首先，部分企業(yè)生產(chǎn)部門在生產(chǎn)過程中主要精力放在處理生產(chǎn)事項(xiàng)方面，沒有及時(shí)將生產(chǎn)過程的各類數(shù)據(jù)錄入到ERP系統(tǒng)中，不利于幫助企業(yè)準(zhǔn)確掌握生產(chǎn)情況。其次，ERP系統(tǒng)的控制存在缺陷。部分企業(yè)的ERP系統(tǒng)沒有針對(duì)各車間的產(chǎn)品入庫情況進(jìn)行分析，沒有借助ERP系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)品驗(yàn)收控制流程進(jìn)行優(yōu)化，產(chǎn)品驗(yàn)收不夠規(guī)范，可能存在產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)卻入庫的問題。最后，未開展有效的盤點(diǎn)。部分企業(yè)在對(duì)ERP系統(tǒng)使用中沒有定期判斷是否賬實(shí)相符，沒有定期開展盤點(diǎn)，不利于提高盤點(diǎn)的科學(xué)性。

第三，銷售與收款流程存在問題。首先，對(duì)客戶的管理不夠科學(xué)。部分企業(yè)在對(duì)客戶進(jìn)行管理時(shí)，沒有針對(duì)客戶的檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新，缺乏對(duì)客戶各類資信的評(píng)估，部分企業(yè)存在為了擴(kuò)大市場而盲目賒銷的風(fēng)險(xiǎn)，造成企業(yè)大量呆壞賬無法收回，主要原因是沒有實(shí)借助ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶資信的有效管控。其次，合同管理不規(guī)范。部分企業(yè)在ERP系統(tǒng)中要設(shè)置合同管理模塊，但是在合同管理的各環(huán)節(jié)主要通過線下的方式完成，沒有針對(duì)合同情況進(jìn)行有效檢查，對(duì)合同管理工作不夠完善容易導(dǎo)致在合同管理階段產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。銀行到款后銷售部門認(rèn)款不及時(shí)，造成財(cái)務(wù)部門未及時(shí)進(jìn)行應(yīng)收賬款核銷，時(shí)間長了，容易形成呆賬，損害公司權(quán)益。

三、ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

(一)優(yōu)化人員管理

首先，加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)。人員素養(yǎng)對(duì)ERP下開展內(nèi)部控制體系具有重要影響，人員管理水平對(duì)內(nèi)部控制工作的開展有著重要的影響，企業(yè)需要具備具有信息技術(shù)的專業(yè)人才對(duì)ERP系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)和操作流程進(jìn)行了解，并能夠掌握系統(tǒng)的操作方式，能夠準(zhǔn)確識(shí)別與處理系統(tǒng)運(yùn)作過程中的問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息系統(tǒng)的有效管理和監(jiān)督。其次，ERP作為線上管理的系統(tǒng)，若維護(hù)系統(tǒng)的人員專業(yè)能力不足，ERP系統(tǒng)將難以得到正常運(yùn)作，將影響企業(yè)的管理效率與工作效果。在ERP系統(tǒng)下實(shí)施內(nèi)部控制要求企業(yè)內(nèi)部的人員具備內(nèi)部控制的知識(shí)體系，保障ERP系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)作，因此企業(yè)操作ERP系統(tǒng)的人員需要具備內(nèi)部控制知識(shí)以及企業(yè)管理理論，以保障ERP系統(tǒng)能夠有序運(yùn)作。企業(yè)要聘請ERP系統(tǒng)銷售商專業(yè)運(yùn)維工程師團(tuán)隊(duì)開展對(duì)ERP系統(tǒng)的管理，并加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，以防范內(nèi)部人員水平不足帶來的問題，提高人員的專業(yè)素養(yǎng)。

(二)改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理

第一，提高系統(tǒng)操作的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。ERP系統(tǒng)下的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程處理依賴對(duì)系統(tǒng)的操作，與傳統(tǒng)的手工管理模式不同，ERP的操作流程由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)具有高度一體化的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)在錄入之后，通過系統(tǒng)的自動(dòng)化處理能夠生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性直接決定了ERP系統(tǒng)的開展是否有效。數(shù)據(jù)的錄入是由系統(tǒng)的操作人員完成的，如果操作人員在操作過程中存在失誤，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的處理流程和企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程發(fā)生脫節(jié)而產(chǎn)生錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，不利于給管理層提供科學(xué)決策，主要原因是很多企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足，僅將其作為普通的辦公軟件，缺乏對(duì)ERP管理嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)在管理過程中需要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)的效果進(jìn)行考核，人員只有通過考核才能上崗，從而確保使用ERP系統(tǒng)的人員能夠了解操作規(guī)則，以保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)都符合要求。同時(shí)企業(yè)的管理層要重視度ERP系統(tǒng)操作的培訓(xùn)和宣傳，如果在使用ERP系統(tǒng)過程中人員出現(xiàn)操作不當(dāng)?shù)膯栴}需要及時(shí)改進(jìn)，以保障數(shù)據(jù)得到修正。

第二，加強(qiáng)對(duì)舞弊風(fēng)險(xiǎn)的控制。ERP系統(tǒng)作為較為復(fù)雜的信息系統(tǒng)，軟件的初始化設(shè)置、日常管理等方面都需要專業(yè)的人員開展。部分企業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)ERP系統(tǒng)的使用時(shí)間有限，經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)在管理過程中存在一定的問題，可能會(huì)發(fā)生舞弊等風(fēng)險(xiǎn)。由于部分企業(yè)的ERP系統(tǒng)管理和維護(hù)被少數(shù)技術(shù)人員所控制，這也給相關(guān)人員帶來了舞弊的機(jī)會(huì)。因此為了防范舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)在管理中需要提高對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的評(píng)價(jià)，并通過優(yōu)化授權(quán)審批流程，對(duì)數(shù)據(jù)的變更進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保數(shù)據(jù)的變更得到嚴(yán)肅控制，避免數(shù)據(jù)被篡改帶來的問題。同時(shí)信息管理部門需要建立系統(tǒng)的日志檢查機(jī)制，對(duì)操作日志進(jìn)行定期檢查，對(duì)于操作過程中的異常現(xiàn)象進(jìn)行分析與跟蹤，并針對(duì)可疑數(shù)據(jù)及時(shí)處理，以保障業(yè)務(wù)流程更加合規(guī)。同時(shí)企業(yè)應(yīng)外聘ERP銷售商專業(yè)工程師定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，并建立長期的合作關(guān)系，最大限度地減少舞弊風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

(三)優(yōu)化主要業(yè)務(wù)流程

1.改進(jìn)采購與付款流程

第一，結(jié)合ERP系統(tǒng)完善對(duì)供應(yīng)商的管理機(jī)制。企業(yè)要優(yōu)化對(duì)供應(yīng)商的管理，避免由實(shí)施采購決策的人員開展供應(yīng)商數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)，以促使供應(yīng)商管理和采購決策不相容職務(wù)相分離。同時(shí)企業(yè)要健全對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與準(zhǔn)入機(jī)制，建立金牌供應(yīng)商管理制度，由企業(yè)的生產(chǎn)部、采購部、質(zhì)檢部組成供應(yīng)商評(píng)價(jià)小組，定期分析供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格等方面情況，在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上形成供應(yīng)商等級(jí)清單，由專人對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)與監(jiān)督，防范供應(yīng)商管理不當(dāng)給企業(yè)帶來的問題。企業(yè)需要對(duì)供應(yīng)商開展實(shí)地考察，掌握供應(yīng)商的情況，并定期更新供應(yīng)商的數(shù)據(jù)信息，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于新開發(fā)的供應(yīng)商，經(jīng)評(píng)定后符合公司金牌供應(yīng)商管理制度要求的供應(yīng)商，要在相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)之后提交企業(yè)的管理層批準(zhǔn)才可以進(jìn)入公司金牌供應(yīng)商管理庫，從而確保供應(yīng)商的管理得到嚴(yán)格控制。

第二，定期更新原材料價(jià)格。近年來原材料價(jià)格的波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)不斷提高，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門要針對(duì)原材料的價(jià)格進(jìn)行跟蹤，設(shè)立專人對(duì)原材料價(jià)格的變動(dòng)情況進(jìn)行評(píng)估，并且收集原材料價(jià)格變動(dòng)的情況，在ERP系統(tǒng)中對(duì)價(jià)格數(shù)據(jù)及時(shí)更新，通過優(yōu)化原材料價(jià)格數(shù)據(jù)的管理機(jī)制，確保原材料價(jià)格變動(dòng)被第一時(shí)間掌握并得到及時(shí)監(jiān)督，從而落實(shí)不相容職務(wù)相分離的控制要求。

第三，借助預(yù)算強(qiáng)化對(duì)采購的管理。企業(yè)在開展采購時(shí)要由采購部門制定采購單，并結(jié)合企業(yè)的情況安排采購計(jì)劃。在企業(yè)采購中要編制具體的月度采購計(jì)劃，并結(jié)合企業(yè)的年度采購預(yù)算分析采購計(jì)劃與預(yù)算是否存在差異，在ERP系統(tǒng)設(shè)置預(yù)算控制要求，超預(yù)算的采購申請由系統(tǒng)駁回。

2.優(yōu)化生產(chǎn)與存貨管理流程

第一，由專人記錄物料流轉(zhuǎn)情況。企業(yè)要指定專人負(fù)責(zé)對(duì)ERP系統(tǒng)中物料使用情況、半成品與產(chǎn)成品轉(zhuǎn)移情況進(jìn)行記錄，相關(guān)信息在提交生產(chǎn)部門審核之后，會(huì)計(jì)人員以此開展成本核算，確保成本管理工作的及時(shí)性，防范在生產(chǎn)活動(dòng)中信息錄入不準(zhǔn)確而給成本信息準(zhǔn)確性帶來影響的問題，以提高決策者獲取信息的及時(shí)性。

第二，優(yōu)化ERP系統(tǒng)中的入庫質(zhì)檢流程。企業(yè)生產(chǎn)的存貨需要注重質(zhì)量，企業(yè)的半成品、產(chǎn)成品只有經(jīng)過了質(zhì)檢部的檢驗(yàn)才能入庫，對(duì)于檢驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格的，需要明確成因并落實(shí)責(zé)任。企業(yè)的產(chǎn)成品及半成品由生產(chǎn)部門發(fā)往倉庫時(shí)，要在信息系統(tǒng)中由倉儲(chǔ)部門確認(rèn)，確保質(zhì)量符合要求。倉儲(chǔ)部門須拒絕未經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)的產(chǎn)品及半成品入庫進(jìn)入ERP系統(tǒng)。

第三，加強(qiáng)盤點(diǎn)。企業(yè)需要按照規(guī)定定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)時(shí)財(cái)務(wù)部門要制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，采用恰當(dāng)?shù)谋P點(diǎn)方法對(duì)ERP系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，在盤點(diǎn)完成之后編制盤點(diǎn)清查報(bào)告，計(jì)量盤點(diǎn)的存貨名稱、數(shù)量等方面的信息，分析是否存在賬實(shí)不符的問題。對(duì)于賬實(shí)不符的，需要明確成因落實(shí)責(zé)任，以加強(qiáng)對(duì)盤點(diǎn)的控制。通過改進(jìn)企業(yè)的盤點(diǎn)管理流程，能夠確保在ERP系統(tǒng)中記錄的庫存信息具有準(zhǔn)確性。

3.完善銷售與收款流程

第一，在ERP系統(tǒng)中加強(qiáng)對(duì)客戶信息的管理。企業(yè)在ERP系統(tǒng)上線之后，需要將客戶的各類信息錄入到ERP系統(tǒng)中，提高對(duì)銷售的控制。企業(yè)要針對(duì)銷售環(huán)節(jié)建立完善的內(nèi)部控制流程，針對(duì)銷售環(huán)節(jié)中所存在的缺陷進(jìn)行優(yōu)化。銷售人員在開發(fā)新的客戶時(shí)，需要在客戶開發(fā)登記表中登記，銷售部門負(fù)責(zé)人在審核新客戶開發(fā)登記表之后，將銷售人員的新客戶信息錄入到ERP系統(tǒng)中。企業(yè)只能與系統(tǒng)中錄入的客戶合作，并由ERP系統(tǒng)通過其銷售訂單。另一方面，企業(yè)的客戶信用管理工作需要在財(cái)務(wù)部門與銷售部門的配合之下完成，財(cái)務(wù)部門要及時(shí)對(duì)客戶的賬齡進(jìn)行分析，并對(duì)應(yīng)收賬款的情況進(jìn)行評(píng)估，動(dòng)態(tài)更新ERP系統(tǒng)中客戶信用數(shù)據(jù)，以保障信用數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信用數(shù)據(jù)的分類管理，針對(duì)不同客戶的信用等級(jí)編制不同的信用期，確保企業(yè)在與客戶合作中嚴(yán)格按照信用期限開展合作。銀行到款后財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通過工作群及時(shí)發(fā)布客戶到款銀行回單，提醒銷售部門及時(shí)認(rèn)領(lǐng)所屬部門銷售款項(xiàng)，并填寫交款單，交款單要明確標(biāo)明此筆回款所對(duì)應(yīng)客戶及銷售批次，財(cái)務(wù)部門憑銷售部門確認(rèn)后的交款單進(jìn)行核銷，防止錯(cuò)位核銷，影響應(yīng)收賬款賬齡準(zhǔn)確性。

第二，借助ERP系統(tǒng)開展銷售合同管理。企業(yè)要完善銷售合同管理制度，通過優(yōu)化合同簽訂程序，確保合同的審核、簽訂等相關(guān)程序由不相同的責(zé)任人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)不相容職務(wù)相分離的內(nèi)控制度。企業(yè)在ERP系統(tǒng)中要制定合同管理模塊，對(duì)合同編制規(guī)則進(jìn)行梳理。同時(shí)企業(yè)法務(wù)部門要參與到銷售合同審核中，確保合同的內(nèi)容嚴(yán)格遵守企業(yè)的制度以及《合同法》的要求，降低合同中的風(fēng)險(xiǎn)。銷售部門也要重點(diǎn)對(duì)銷售過程中的銷售價(jià)格、結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保銷售合同得到嚴(yán)格管理。

四、結(jié)語

ERP作為重要的管理工具，打破了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息壁壘，業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)監(jiān)控業(yè)務(wù)，業(yè)財(cái)融合為一個(gè)體系，ERP與內(nèi)部控制的結(jié)合對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制有著重要的促進(jìn)性作用。如果企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)之后，沒有對(duì)內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化，那么內(nèi)部控制體系將存在一定問題。本文針對(duì)企業(yè)實(shí)施ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制工作進(jìn)行分析，對(duì)所存在的問題探討了優(yōu)化建議，認(rèn)為企業(yè)要借助ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)流程制定恰當(dāng)?shù)墓芸胤桨?，保障企業(yè)的內(nèi)部控制體系實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)?！?/p>