財(cái)務(wù)共享在出版社財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

劉 蘭 新疆人民出版社

隨著社會(huì)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，尤其在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作趨向科學(xué)精細(xì)化管理模式，對(duì)于提升出版社財(cái)務(wù)管理水平有著重要的推動(dòng)作用。財(cái)務(wù)共享就是在信息技術(shù)基礎(chǔ)上建立的一種財(cái)務(wù)管理模式，對(duì)于促進(jìn)財(cái)務(wù)信息的集成化建設(shè)，幫助出版社節(jié)省財(cái)務(wù)管理成本的作用。因此，出版社在財(cái)務(wù)管理中要積極創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享管理模式，為減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)以及提升財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率打好基礎(chǔ)。

一、財(cái)務(wù)共享概念闡述以及對(duì)出版社財(cái)務(wù)管理的重要性

所謂財(cái)務(wù)共享也就是利用信息化技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)以及運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行集成化管理，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享的目標(biāo)，提高企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的科學(xué)有效性，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理覆蓋企業(yè)各個(gè)部門。另外，在財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)上幫助企業(yè)做好財(cái)務(wù)管理以及決策，不斷提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的專業(yè)性和科學(xué)性。企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享的管理模式有利于提高財(cái)務(wù)活動(dòng)的集中化管理，還能減少財(cái)務(wù)人員的工作量，對(duì)于提升財(cái)務(wù)的綜合管理質(zhì)量以及效率也有著重要的意義。所以財(cái)務(wù)相關(guān)人員越來(lái)越認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享在財(cái)務(wù)工作中的作用，也是很多企業(yè)主動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享推廣的重要因素。

那么針對(duì)出版社而言，財(cái)務(wù)共享對(duì)其財(cái)務(wù)管理有著以下作用。其一，有利于財(cái)務(wù)管理水平的提升。出版社在財(cái)務(wù)管理中開(kāi)展財(cái)務(wù)共享模式，可以有效增強(qiáng)財(cái)務(wù)部門的信息化建設(shè)，同時(shí)還能使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步共享，這樣有利于財(cái)務(wù)各個(gè)人員都能及時(shí)掌握和了解出版社的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理中需要財(cái)務(wù)人員制作各種報(bào)表并為不同部門制作或接收各種基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。利用財(cái)務(wù)共享模式就可以避免此類重復(fù)繁瑣性工作內(nèi)容，以便于財(cái)務(wù)工作人員能夠有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行財(cái)務(wù)分析以及實(shí)時(shí)了解財(cái)務(wù)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況。針對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算在實(shí)際執(zhí)行中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化和完整，從而為出版社高效開(kāi)展工作提供保障，推動(dòng)出版社整體財(cái)務(wù)管理能力的提升[1]。

其二，有利于出版社資源整合以及信息共享模式建立。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，出版社的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)類型越來(lái)越豐富，同時(shí)增加了財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)下的出版社發(fā)展需求。在此背景下出版社在財(cái)務(wù)管理和結(jié)合信息化技術(shù)建立財(cái)務(wù)信息共享模式，將各個(gè)部門的信息統(tǒng)一整合到共享中心，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的及時(shí)性，為實(shí)現(xiàn)出版社科學(xué)化管理模式提供全面詳細(xì)的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)出版社整體管理水平的提升。

其三，有利于財(cái)務(wù)管理效率的提升。加快出版社財(cái)務(wù)管理的信息化模式建設(shè)，能夠幫助財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)報(bào)表以及憑證登記等繁瑣工作中解脫出來(lái)。通過(guò)信息化技術(shù)搭建財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)工作人員需要將會(huì)計(jì)憑證等直接錄入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，財(cái)務(wù)總賬以及明細(xì)結(jié)余等都會(huì)自動(dòng)生成，提高了工作效率還能提高工作的精準(zhǔn)度，避免人為操作中出現(xiàn)失誤。

二、出版社財(cái)務(wù)管理中的問(wèn)題分析

財(cái)務(wù)管理工作的有效性對(duì)于出版社的經(jīng)濟(jì)收益以及未來(lái)發(fā)展有著直接的影響。這就需要出版社中的財(cái)務(wù)管理人員要不斷更新自身的管理理念，積極采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高財(cái)務(wù)工作的有效性。在此過(guò)程中不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的整體水平，為財(cái)務(wù)工作的科學(xué)有效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。但是目前很多出版社在財(cái)務(wù)工作中存在各種問(wèn)題，其主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

首先，出版社財(cái)務(wù)管理中資產(chǎn)管理混亂，導(dǎo)致出版社資產(chǎn)有流失現(xiàn)象。出版社作為事業(yè)性單位在固定資產(chǎn)的管理中有一定的盲目性，這是國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的通病，其中多次重復(fù)購(gòu)買固有資產(chǎn)的情況比較常見(jiàn)。一般在固定資產(chǎn)出現(xiàn)短缺的時(shí)候，沒(méi)有科學(xué)調(diào)配的意識(shí)，使得出版社資產(chǎn)不能充分發(fā)揮其作用，經(jīng)常出現(xiàn)資產(chǎn)浪費(fèi)或者閑置的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響出版社財(cái)務(wù)管理中的成本管控質(zhì)量。資產(chǎn)管理不到位就容易出現(xiàn)賬物不符的現(xiàn)象，尤其是在出版社沒(méi)有定期對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)的情況下，經(jīng)常會(huì)造成固定資產(chǎn)的流失統(tǒng)計(jì)不及時(shí)，使得資產(chǎn)管理混亂，從而影響財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展[2]。

其次，在財(cái)務(wù)管理中對(duì)資金預(yù)算認(rèn)識(shí)不到位，在工作中沒(méi)有凸顯其重要性。出版社在開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，對(duì)資金的預(yù)算編制對(duì)其發(fā)展有著關(guān)鍵性的影響。首先建立完善的資金預(yù)算可以幫助出版社明確資金的未來(lái)流向，以便于更加科學(xué)合理地進(jìn)行資金管理，充分發(fā)揮資金在出版社經(jīng)營(yíng)中的最大價(jià)值。企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)資金多數(shù)是由國(guó)家財(cái)政部門進(jìn)行撥款。所以出版社要有對(duì)人們和國(guó)家負(fù)責(zé)的態(tài)度，在財(cái)務(wù)管理中要對(duì)資金進(jìn)行科學(xué)而詳細(xì)的管理。從而明確財(cái)務(wù)支出明細(xì)以及流向[3]。出版社不僅需要強(qiáng)大的資金來(lái)支撐其正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，同時(shí)也要避免在這個(gè)過(guò)程中使得資金預(yù)算流于形式，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員的科學(xué)資金管理意識(shí)，建立完善的資金管理制度，讓財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行資金管理中有據(jù)可依。另外，財(cái)務(wù)管理人員要重視專項(xiàng)資金的管理工作，并且要針對(duì)專項(xiàng)資金的具體執(zhí)行進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)督。通過(guò)制定詳細(xì)的資金預(yù)算以增強(qiáng)資金使用有效性，從而為每一筆資金支出和使用做好計(jì)劃，促使出版社能夠健康可持續(xù)化的發(fā)展。但是在實(shí)際執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)，很多財(cái)務(wù)人員沒(méi)有資金預(yù)算的意識(shí)，并且還會(huì)出現(xiàn)資金隨意支出的現(xiàn)象，更是沒(méi)有積極開(kāi)展專項(xiàng)資金管理工作。在這種現(xiàn)狀下使得很多資金在使用中缺乏計(jì)劃，導(dǎo)致資金預(yù)測(cè)以及使用管控中容易出現(xiàn)問(wèn)題，最終使得賬目經(jīng)費(fèi)出入較大，難以滿足時(shí)候的資金考核工作[4]。

最后，缺乏科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)管理能力。作為事業(yè)單位在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中會(huì)遇到財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為了更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)并提高單位的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，就需要提高財(cái)務(wù)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和能力。那么作為財(cái)務(wù)管理人員如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的預(yù)警和控制以及處理，就需要提高財(cái)務(wù)管理人員的綜合水平，以確保財(cái)務(wù)管理的有效性。通過(guò)強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，促使監(jiān)督工作的有效開(kāi)展，對(duì)于財(cái)務(wù)管理部門增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)控制能力有著明顯的作用。然而在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多出版社的財(cái)務(wù)管理人員風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)和能力較弱，沒(méi)有將風(fēng)險(xiǎn)管理納入到日常工作中，對(duì)于監(jiān)督工作的開(kāi)展造成困難，從而嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效果。另外，事業(yè)性單位存在則會(huì)盲目并隨意重復(fù)購(gòu)買設(shè)備的問(wèn)題，尤其是購(gòu)置大型的固定資產(chǎn)會(huì)嚴(yán)重影響資金的內(nèi)部周轉(zhuǎn)，給內(nèi)部其他工作的開(kāi)展帶來(lái)極大的負(fù)面影響。同時(shí)因?yàn)槿狈τ行У娘L(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，導(dǎo)致出版社在經(jīng)營(yíng)中資金應(yīng)用效果并不理想。那么在出版社財(cái)務(wù)管理中開(kāi)展財(cái)務(wù)共享管理模式就可以有效推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的開(kāi)展，同時(shí)對(duì)于促進(jìn)資金的健康正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著積極的促進(jìn)作用。

三、出版社財(cái)務(wù)管理中對(duì)財(cái)務(wù)共享模式的有效應(yīng)用

(一)建立財(cái)務(wù)共享平臺(tái)

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)管理模式，這就需要信息化技術(shù)系統(tǒng)作為支持。所以這就需要出版社要重視單位信息化平臺(tái)建設(shè)，為開(kāi)展財(cái)務(wù)共享模式奠定基礎(chǔ)。目前在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用較為廣泛的信息化技術(shù)包括“互聯(lián)網(wǎng)+”以及云計(jì)算、數(shù)據(jù)傳輸?shù)?。信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用既是時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)也是推動(dòng)財(cái)務(wù)人員提升工作效率的有效途徑。在此背景下，推動(dòng)出版社各個(gè)部門與財(cái)務(wù)部門之間的聯(lián)系，以推動(dòng)財(cái)務(wù)信息的同步化建設(shè)，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享模式的形成[5]。最終實(shí)現(xiàn)一種集預(yù)算以及資產(chǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等多功能的財(cái)務(wù)共享中心。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的建立為各個(gè)部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)信息之間的鏈接傳輸做好服務(wù)。同時(shí)要對(duì)財(cái)務(wù)管理中的是稅收和資金管理等多部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)繳存和對(duì)賬以及核算等自動(dòng)化辦公模式。在出版社內(nèi)部相關(guān)人員可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)掃描憑證進(jìn)行存檔入庫(kù)，同時(shí)支持在財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行填單以及審批等辦公流程操作，從而有效提升出版社內(nèi)部的工作效率和規(guī)范性以及科學(xué)性。在2020年我國(guó)無(wú)錫市事業(yè)單位建立的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)正式上線運(yùn)行，這標(biāo)志著我國(guó)事業(yè)單位在財(cái)務(wù)共享模式上踏入了第一步。之后在我國(guó)各類事業(yè)單位中開(kāi)始分批試點(diǎn)推進(jìn)，利用財(cái)務(wù)共享模式有效規(guī)范財(cái)務(wù)中的資金支出以及審批流程。最終為單位的提報(bào)、審批以及支付和報(bào)銷及最終的核算等實(shí)現(xiàn)流程化、科學(xué)化、信息化的管理模式，促進(jìn)共享數(shù)據(jù)的建立，推動(dòng)想出版社此類事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理升級(jí)轉(zhuǎn)型。由此可見(jiàn)，在出版社經(jīng)營(yíng)發(fā)展中建立財(cái)務(wù)共享管理模式，對(duì)于出版社的財(cái)務(wù)管理規(guī)范化以及科學(xué)化有著重要的意義。

(二)在出版社發(fā)展中積極推行信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)共享模式需要有強(qiáng)大的信息化技術(shù)做支撐，因此，出版社在發(fā)展中要逐步推動(dòng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，為財(cái)務(wù)共享管理模式的開(kāi)展做好準(zhǔn)備工作。比如：推動(dòng)各個(gè)部門的信息化和自動(dòng)化辦公模式，在各個(gè)部門之間搭建基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，為在財(cái)務(wù)部門建立財(cái)務(wù)共享中心奠定基礎(chǔ)。通過(guò)建立完善的信息化辦公基礎(chǔ)，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理范圍的拓展，為財(cái)務(wù)工作提供方向和目標(biāo)。所以出版社在信息化技術(shù)的應(yīng)用過(guò)程中需要重視以下幾個(gè)方面。首先要完善銀行與企業(yè)之間的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。通過(guò)銀行和企業(yè)之間建立合作關(guān)系，推動(dòng)網(wǎng)上支付業(yè)務(wù)的有效開(kāi)展，提高網(wǎng)上結(jié)算和對(duì)賬業(yè)務(wù)的開(kāi)展，以有效提高財(cái)務(wù)人員的工作效率和質(zhì)量。在信息化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，使得財(cái)務(wù)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息資源等能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，從而提高工作的快捷性和便利性。然后，要重視商旅系統(tǒng)的建立。事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)中會(huì)涉及到采購(gòu)以及出差訂酒店等業(yè)務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展工作，可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，提升工作效率。良好的財(cái)務(wù)共享模式對(duì)于提升出版社財(cái)務(wù)管理的協(xié)調(diào)性和快捷性有著重要的幫助[6]。

(三)建立電子化檔案管理體系

出版社運(yùn)營(yíng)中需要對(duì)信息檔案進(jìn)行妥善保管，傳統(tǒng)的保管模式不僅耗時(shí)耗力，還不利于信息的檢索。所以在財(cái)務(wù)共享模式中建立電子化檔案管理體系，利用攝影等技術(shù)保留信息檔案的原始化影響，尤其對(duì)于財(cái)務(wù)部門的信息檔案管理有著積極的意義。首先，在財(cái)務(wù)共享模式中積極使用電子化條碼技術(shù)，為原始檔案信息以及電子會(huì)計(jì)憑證具有唯一的代碼，有利于后期的信息使用和檢索。這種方式對(duì)于提升財(cái)務(wù)管理的檔案綜合管理水平具有良好的促進(jìn)作用。其次，加強(qiáng)信息備份，提高會(huì)計(jì)檔案信息的安全性。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中最容易出現(xiàn)的就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)等導(dǎo)致信息丟失，為了避免這種情況可以對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行多次且不同形式的備份。如可以在多個(gè)硬盤中進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以上傳到加密云空間等。另外，利用信息化技術(shù)對(duì)電子化檔案信息進(jìn)行有效壓縮，從而降低對(duì)空間資源的占用，同時(shí)減少對(duì)紙質(zhì)資源的使用，以實(shí)現(xiàn)綠色化財(cái)務(wù)辦公模式。最后，還要重視對(duì)財(cái)務(wù)電子化檔案的安全保管。財(cái)務(wù)共享模式中要對(duì)不同的崗位設(shè)定不同的使用權(quán)限，使得出版社人員都能夠在相關(guān)管理制度下嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)共享信息的使用。所謂財(cái)務(wù)共享并不是所有人都可以隨意查看所有財(cái)務(wù)信息，因此，財(cái)務(wù)共享管理員要對(duì)使用人員權(quán)限做好管控，對(duì)于調(diào)用、下載財(cái)務(wù)信息要進(jìn)行登記并明確用途和使用目的。同時(shí)還要杜絕財(cái)務(wù)信息外帶，避免具有保密性質(zhì)的財(cái)務(wù)信息外泄，損壞單位發(fā)展利益。在財(cái)務(wù)管理人員中明確工作職責(zé)，利用責(zé)任到人的財(cái)務(wù)人事管理模式，為電子化檔案管理在出版社經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮最大積極作用做好保障[7]。

(四)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享作用，提高財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

在出版社管理中要充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享管理模式的作用，從而不斷明確財(cái)務(wù)管理的具體流程。首先，要加強(qiáng)對(duì)出版社內(nèi)部資金的監(jiān)管，提高對(duì)資金的有效使用率，為出版社經(jīng)濟(jì)效益提升打下基礎(chǔ)。采用科學(xué)合理的資金管理模式，可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)單據(jù)審核科學(xué)化以及流程化，從而有效避免情感因素對(duì)財(cái)務(wù)資金管理工作的負(fù)面影響，以確保財(cái)務(wù)資金管理的公平公正性。另外，在資金流向查詢上更加方便，減少資金非正常流出。最后能夠有效提高財(cái)務(wù)工作的工作效率，尤其在處理異地票據(jù)的過(guò)程中，利用財(cái)務(wù)共享可以減少不必要的差旅或快遞經(jīng)費(fèi)，同時(shí)還能提高財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和有效性。財(cái)務(wù)共享模式有利于風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有效開(kāi)展，通過(guò)將各類信息進(jìn)行匯總，為管理者制定出版社戰(zhàn)略發(fā)展決策有著重要的指導(dǎo)作用。良好的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)對(duì)于出版社健康可持續(xù)化發(fā)展有著重要的影響。風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿于出版社運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)管控以及風(fēng)險(xiǎn)處理中需要有強(qiáng)大的財(cái)務(wù)管理做保障。所以增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)和綜合能力對(duì)于出版社的風(fēng)險(xiǎn)管理有著關(guān)鍵性作用。對(duì)于出版社的財(cái)務(wù)人員要定期開(kāi)展財(cái)務(wù)共享培訓(xùn)，使其能夠充分了解財(cái)務(wù)共享在風(fēng)險(xiǎn)管理中的作用，同時(shí)明確工作方向和內(nèi)容，積極應(yīng)用財(cái)務(wù)共享優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的有效開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在出版社財(cái)務(wù)管理過(guò)程中要積極推動(dòng)財(cái)務(wù)共享模式的建立，在信息化技術(shù)的發(fā)展支持下，在出版社內(nèi)部建立信息化辦公模式，為建立財(cái)務(wù)共享中心提供支持。還要提高對(duì)財(cái)務(wù)共享模式的認(rèn)識(shí)，結(jié)合信息化技術(shù)支持完善出版社電子化檔案管理體系內(nèi)容，同時(shí)財(cái)務(wù)管理人員要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理的作用，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享的作用，推動(dòng)出版社風(fēng)險(xiǎn)管理能力的提升，為出版社的健康可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。■