企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化有效途徑探析

季永喜

（山東省交通運(yùn)輸監(jiān)測(cè)與應(yīng)急處置中心，山東 濟(jì)南 250002）

0 引言

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，企業(yè)需采用先進(jìn)的科學(xué)方法對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。某些企業(yè)盡管配置了檔案管理系統(tǒng)，但在檔案管理工作中，仍以傳統(tǒng)的檢索方式為主，未能充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，與檔案管理現(xiàn)代化水平存在一定差距。本文從檔案管理的意義、特點(diǎn)出發(fā)，分析了目前檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，提升檔案管理的服務(wù)職能。

1 檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

1）信息化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式從人工管理逐步轉(zhuǎn)向信息化管理。實(shí)現(xiàn)信息化管理，需重視信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，并在良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，完成數(shù)據(jù)的采集、傳輸和處理等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案信息分配效率的提升。

2）協(xié)作化。信息技術(shù)的使用和信息的共享程度密不可分，只有突破企業(yè)當(dāng)前面臨的檔案管理信息困境，才能引起各部門對(duì)檔案管理工作的重視，增強(qiáng)部門之間的協(xié)作，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。

3）規(guī)范化。檔案管理現(xiàn)代化的根本目的與管理工作的實(shí)用性密不可分。在管理工作落實(shí)階段，重視各類檔案信息資源的統(tǒng)一整合，促進(jìn)信息資源處理的規(guī)范化，以增強(qiáng)檔案的實(shí)用性。

2 檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展特征

1）數(shù)字化。相較于以人工為主的傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案管理現(xiàn)代化可實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案信息向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換。這不但可減少工作人員調(diào)閱檔案的壓力，也可保障檔案管理的精準(zhǔn)性。檔案數(shù)字化管理，需基于相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)行，與信息技術(shù)的應(yīng)用息息相關(guān)。應(yīng)用信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理，提升工作效率[1]。

2）智能化。檔案信息化管理的數(shù)字化特征明顯。工作人員在日常管理、調(diào)閱檔案等工作中，都可借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速智能化檢索。應(yīng)用智能化檢索等相關(guān)功能，工作人員可在輸入關(guān)鍵信息后，快速完成對(duì)應(yīng)檔案的篩選，減少在檔案管理時(shí)間方面的投入，達(dá)到優(yōu)化檔案管理工作的目的。

3）保障信息安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要特定空間存放，紙質(zhì)文件材料容易丟失，如果管理不嚴(yán)，可能出現(xiàn)腐蝕、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題。這對(duì)檔案信息的調(diào)閱及檔案信息的安全性，會(huì)造成嚴(yán)重影響。應(yīng)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，以數(shù)字化形式保存檔案信息，不需額外空間進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，可提高檔案信息處理的效率，并能保障檔案信息管理的安全性。

4）提高資源共享程度。檔案信息資源共享成為優(yōu)化檔案管理各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)。調(diào)閱檔案的共享資源信息可通過(guò)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)。檔案資源共享水平的提升有賴于信息化管理數(shù)據(jù)傳輸速度，傳輸速度快可提高信息利用效率。

3 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 對(duì)檔案管理工作重視不足

檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展十分重要。在調(diào)閱企業(yè)相關(guān)信息、制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等方面，檔案管理發(fā)揮了重要作用。某些企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不足，部分管理人員囿于傳統(tǒng)管理模式，不適應(yīng)新的工作模式，導(dǎo)致檔案管理信息化水平較低，不利于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平[2]。

3.2 信息化管理規(guī)范性不夠

某些檔案管理人員在工作中墨守成規(guī)，未能認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)和相應(yīng)系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，導(dǎo)致諸多工作未能有效落實(shí)。某些檔案管理人員對(duì)檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法優(yōu)化工作模式。某些企業(yè)未能依照檔案管理工作要求制定并完善相關(guān)制度、科學(xué)安排檔案管理流程，無(wú)法有效提升檔案管理質(zhì)量。

此外，依照傳統(tǒng)檔案管理工作模式，需要對(duì)檔案材料進(jìn)行集中整理，統(tǒng)一入庫(kù)歸檔進(jìn)行管理。依照檔案信息化管理要求，電子化載體的歸檔方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔方式有一定差異。很多檔案信息不是最新版本，歸檔工作往往存在滯后情況，需花費(fèi)大量時(shí)間明確應(yīng)歸檔的版本，這增加了檔案管理人員的工作量，從而制約檔案管理信息化的進(jìn)程。

3.3 檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足

某些企業(yè)對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足，未能保證良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境。若沒(méi)有足夠的資金，則無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)全面優(yōu)化升級(jí)。針對(duì)有關(guān)檔案電子運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)的維護(hù)工作，某些企業(yè)未能落實(shí)到位，不能完全發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)[3]。

3.4 人才儲(chǔ)備不足

檔案管理工作質(zhì)量與工作人員綜合素質(zhì)息息相關(guān)。某些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作對(duì)人才要求不高，即使引進(jìn)了信息化管理方式以及有關(guān)系統(tǒng)，但因人才數(shù)量的不足，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的使用率不高，未能充分發(fā)揮信息化管理的價(jià)值。此外，一些企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平不高，存在兼任的情況，人員流動(dòng)性較大，增加了信息遺漏的概率，影響了檔案管理工作效率。

4 檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

4.1 加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)與企業(yè)自身檔案管理工作特點(diǎn)相結(jié)合，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息管理工作效率。企業(yè)各部門之間需加強(qiáng)信息資源共享，以相應(yīng)的檔案信息化系統(tǒng)為依托實(shí)現(xiàn)檔案信息調(diào)閱，減少檔案調(diào)閱的時(shí)間成本。相關(guān)人員可依托局域網(wǎng)審閱傳輸文件，預(yù)設(shè)催辦事件。如果文件經(jīng)過(guò)處理，則由系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，以保證文件材料的準(zhǔn)確性。

4.2 增加資金投入

檔案管理現(xiàn)代化需由信息化設(shè)備及系統(tǒng)支撐，企業(yè)應(yīng)增加相應(yīng)資金的投入，針對(duì)性引進(jìn)有關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)，包括路由器、掃描儀、存儲(chǔ)器、服務(wù)器等。更新硬件設(shè)備的同時(shí)，結(jié)合檔案管理工作及時(shí)更新相應(yīng)軟件[4]。

4.3 重視人才培養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)樹(shù)立人才觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，提升其綜合素質(zhì)和工作積極性。企業(yè)為員工創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，實(shí)地學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式；聘請(qǐng)檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富的專家，到企業(yè)內(nèi)部開(kāi)設(shè)講座，宣貫先進(jìn)的檔案管理理念。采用激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

4.4 完善檔案信息化管理制度

結(jié)合企業(yè)檔案管理工作要求，完善檔案信息化管理制度。同時(shí)，將企業(yè)檔案門類的建設(shè)工作納入制度中?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)，檔案資料可以突破文字和圖片的載體限制，通過(guò)視頻、音頻等形式加以展示。應(yīng)用信息技術(shù)可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，方便企業(yè)員工調(diào)閱[5]。

4.5 擴(kuò)大企業(yè)檔案應(yīng)用范圍

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中形成的各類信息，都需記錄在檔案資料中。企業(yè)發(fā)展歷程越久，檔案信息量就會(huì)越大，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)已不能滿足于企業(yè)管理的需求。企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作，不斷提升檔案管理水平，保證企業(yè)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。此外，企業(yè)檔案管理工作中可利用音像處理與數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，提高檔案信息資料的保存質(zhì)量。

4.6 重視網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督

企業(yè)應(yīng)重視檔案管理的信息安全，通過(guò)應(yīng)用各類信息安全技術(shù)，為檔案管理工作的安全保駕護(hù)航。例如應(yīng)用安全密鑰和防火墻技術(shù)，以防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊。同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)以局域網(wǎng)為主，與外網(wǎng)隔離，用權(quán)限密碼區(qū)分不同管理人員的權(quán)限，有權(quán)限的人員才能調(diào)閱檔案，避免檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)。此外，企業(yè)安排專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查，對(duì)重要的數(shù)據(jù)集中備份，避免數(shù)據(jù)丟失。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是企業(yè)發(fā)展中不容忽視的重要工作，應(yīng)基于信息化發(fā)展理念，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題主要集中在管理意識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用、資金投入和人員素質(zhì)等方面。針對(duì)這些問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、人員培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督等，以提高檔案管理的高效性和安全性。