大數(shù)據(jù)背景下檔案規(guī)范化建設(shè)研究

鄭盛楠

（黑龍江省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站，黑龍江哈爾濱 150090）

近些年，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，各個領(lǐng)域中數(shù)據(jù)信息均得到了廣泛的應(yīng)用，可以說在經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展中，一項重要的資產(chǎn)即為大數(shù)據(jù)，在各行業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)是將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，應(yīng)用于收集、挖掘、整理、分析數(shù)據(jù)中，在面對多元化、海量的數(shù)據(jù)處理時可大大提高效率[2]。大數(shù)據(jù)技術(shù)目前深刻影響到人們的生產(chǎn)、生活方式，檔案的建設(shè)及管理工作也同樣如此，在規(guī)范化建設(shè)方面面臨著良好的發(fā)展契機，可以說大數(shù)據(jù)的應(yīng)用對實現(xiàn)檔案的規(guī)范化建設(shè)、提高管理的效率意義重大。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案建設(shè)管理中，可以在檔案管理中起到積極的輔助作用，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使檔案檢索利用的效率及質(zhì)量得到提升，最大化地將檔案信息資源的價值發(fā)揮出來。大數(shù)據(jù)背景下檔案規(guī)范化建設(shè)的具體要求可結(jié)合各行業(yè)檔案管理工作的實際內(nèi)容而定，針對性做好規(guī)劃設(shè)計，并有序推進(jìn)，以使檔案管理信息融合共享的水平得到有效的提高[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息處理中大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮出越來越明顯的優(yōu)勢，人們可以更為便捷地獲取需要的數(shù)據(jù)資源。目前大數(shù)據(jù)背景下我國檔案的規(guī)范化建設(shè)中還面臨著一些問題，如制度建設(shè)不全、專業(yè)人才缺乏等，對檔案的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生了一定的制約作用。因此需要結(jié)合實際，對大數(shù)據(jù)背景下檔案的規(guī)范化建設(shè)開展研究。

1 檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必要性分析

我國檔案的發(fā)展有著很長的歷史，目前建設(shè)情況不是很完善，面臨著不少的問題。近些年隨著我國檔案規(guī)模的不斷增大，各類檔案的數(shù)量大幅度增加，檔案管理面臨著工作量不斷增大的趨勢，且檔案的類型也在不斷增加，檔案中的信息量逐漸更新、不斷地積累增加，此種情況下要進(jìn)一步促進(jìn)檔案的規(guī)范化建設(shè)工作，傳統(tǒng)方式已經(jīng)不適合當(dāng)前檔案管理的實際需求，必須不斷地創(chuàng)新，以更好地促進(jìn)檔案建設(shè)工作的發(fā)展，滿足社會各行業(yè)發(fā)展的需求。通過積極加大對檔案的規(guī)范化建設(shè)，對前期建設(shè)中存在的問題予以解決，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作建設(shè)的規(guī)范化。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案建設(shè)工作面臨的新要求

2.1 更新傳統(tǒng)的檔案建設(shè)方法，樹立起檔案建設(shè)的“大數(shù)據(jù)”觀

目前我國的檔案建設(shè)管理中受到的制約因素較多，包括財力、人力及物力的不足等，不少單位的檔案管理部門在檔案管理中還是采取傳統(tǒng)的方式，檔案館內(nèi)數(shù)量及種類龐大的資源未實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變成為大數(shù)據(jù)資源，導(dǎo)致庫房內(nèi)積壓了大量具有一定信息價值的檔案資源，其作用無法發(fā)揮出來，經(jīng)過多年的發(fā)展、檔案數(shù)據(jù)不斷更新，大量的檔案資料堆積，增加了查詢的難度，相當(dāng)一部分檔案被遺忘，造成一定的損失。因此，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)信息化快速發(fā)展的背景下，我們應(yīng)該在檔案的建設(shè)管理中樹立起“大數(shù)據(jù)”觀，盡快對檔案館內(nèi)的所有館藏資源進(jìn)行分類整理，及時轉(zhuǎn)化為大數(shù)據(jù)資源，通過上傳實現(xiàn)檔案資源的共享。

2.2 促使檔案服務(wù)的多元化發(fā)展，提升檔案部門的“大服務(wù)”能力

在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，通過對原有及新增的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可以提高檔案部門提供信息服務(wù)的能力、擴大信息查詢的范圍、提高檔案查詢的速度。在此背景下，對檔案管理工作的人員也提出了更高的要求，即要具備“大服務(wù)”的能力：一是檔案相關(guān)工作人員要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)知識及技能；二是檔案管理相關(guān)人員要有長遠(yuǎn)的眼光，在檔案管理建設(shè)服務(wù)面臨著多元化的趨勢下不斷提高自身的服務(wù)意識、服務(wù)能力，積極在檔案的規(guī)范化建設(shè)中發(fā)揮出積極的作用。

2.3 積極構(gòu)建“檔案大數(shù)據(jù)平臺”并促使其不斷完善

在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，辦公實現(xiàn)了無紙化、自動化，數(shù)量龐大的各類檔案數(shù)據(jù)集中到檔案管理部門來，傳統(tǒng)的管理方式無法應(yīng)對、難以接收所有的數(shù)據(jù)資源，且在分類存放等方面均面臨著很大的挑戰(zhàn)。此種情況下，需要檔案部門結(jié)合自身實際爭取上級部門的支持，以在資金及技術(shù)方面獲得更多的支持。在檔案建設(shè)中結(jié)合實際構(gòu)建起相應(yīng)的大數(shù)據(jù)平臺，且后期發(fā)展建設(shè)中不斷地完善；將大數(shù)據(jù)平臺的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，與各部門及社會組織之間在檔案業(yè)務(wù)方面加大聯(lián)系、分享資源，使檔案信息更加的完善，為進(jìn)一步開發(fā)檔案大數(shù)據(jù)提供一定的數(shù)據(jù)方面的支撐。

同時，要加大人才的引進(jìn)力度，提高管理檔案大數(shù)據(jù)平臺的效率。通過分析海量的檔案數(shù)字化信息資源，經(jīng)過處理后將有價值的信息提煉出來，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展及一些決策的制定提供資料支撐。

3 檔案的規(guī)范化建設(shè)中面臨的問題分析

3.1 檔案的規(guī)范化建設(shè)中相關(guān)機制不完善

在檔案的管理中，有的人員對檔案的規(guī)范化建設(shè)缺乏全面的認(rèn)識、還不夠重視，一直存在檔案的規(guī)范化管理工作的實施應(yīng)該由檔案部門內(nèi)部來落實的思想，對檔案規(guī)范化管理方面需要的資金及技術(shù)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)備方面的建設(shè)比較滯后，加上相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)水平不高，致使檔案規(guī)范化管理工作難以取得明顯的進(jìn)展。有的檔案部門缺乏協(xié)同意識，在推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)過程中缺乏與其他相關(guān)部門的聯(lián)系及合作，導(dǎo)致收集的檔案信息零散、時效性不強，加上歸檔分類不及時等，對后期檔案信息的規(guī)范化整理不利。目前不少單位未建立起完善的檔案管理體系，在大數(shù)據(jù)背景下未積極主動去適應(yīng)、不能為信息化檔案規(guī)范化管理制度體系的構(gòu)建提供支持，導(dǎo)致工作開展中相應(yīng)的依據(jù)不足而影響規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程[4]。

3.2 檔案管理的數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)不足

一些檔案管理部門在實施檔案的規(guī)范化建設(shè)過程中，雖然引進(jìn)了必要的基礎(chǔ)設(shè)備及技術(shù)，但是由于存在不重視信息化建設(shè)、管理人員思想觀念落后等問題，檔案的規(guī)范化建設(shè)及管理進(jìn)程緩慢，引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備難以發(fā)揮出相應(yīng)的作用。有的檔案管理部門在整合資源信息方面能力不強，難以深度挖掘出檔案資源中的深層次信息，對檔案部門服務(wù)能力及水平的提高不利。

當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下5G 技術(shù)得到了快速的發(fā)展，未來檔案管理部門為大眾提供服務(wù)方式主要往電子服務(wù)方向發(fā)展，部分信息化、規(guī)范化建設(shè)還比較落后的檔案管理部門難以適應(yīng)此種發(fā)展趨勢，與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需求不相適應(yīng)，勢必會大大降低檔案管理部門的服務(wù)能力及水平。

3.3 存在著一定程度的隱私與安全困境

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理等多個工作領(lǐng)域中均應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，面臨著隱私及安全方面的問題。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)上還有很多的安全問題尚未得到有效的解決，一旦隱私泄露會給用戶帶來困擾，嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致經(jīng)濟(jì)或名譽等多個方面的損失。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)安全中網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)可以發(fā)揮出一定程度的保障作用，但是檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用后并不能避免資料泄露等安全問題，如果泄露的檔案資料涉及企業(yè)或者國家機密等問題，則可導(dǎo)致嚴(yán)重的損失，需要相關(guān)人員給予高度的重視，加大安全性方面的建設(shè)及完善。

4 檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對策探討

4.1 進(jìn)一步強化檔案規(guī)范化建設(shè)的理念

4.1.1 通過多種形式加大宣傳教育

檔案管理部門就檔案規(guī)范化建設(shè)的重要意義等對檔案工作人員加大宣傳，讓其重視檔案的規(guī)范化建設(shè)工作；創(chuàng)造各種條件為其接受檔案規(guī)范化建設(shè)方面的培訓(xùn)及深造提供便利。只有檔案管理人員認(rèn)識到檔案規(guī)范化建設(shè)的重要性、具備了參與到檔案規(guī)范化建設(shè)的能力后，其才會在日常的工作實際中充分將規(guī)范化管理建設(shè)的理念融入其中，理論聯(lián)系實際，在檔案的規(guī)范化建設(shè)中發(fā)揮出作用[5]。

4.1.2 積極營造檔案規(guī)范化建設(shè)的良好氛圍

檔案管理部門內(nèi)部可利用各種機會，如開會、培訓(xùn)等，對檔案的規(guī)范化建設(shè)方面的理念等進(jìn)行宣傳、講解，以確保檔案管理部門內(nèi)部的工作氛圍積極向上、檔案規(guī)范化建設(shè)的理念深入人心。

4.1.3 在規(guī)范化建設(shè)理念的指導(dǎo)下對現(xiàn)有的制度機制進(jìn)行完善

在現(xiàn)有的檔案管理機制及規(guī)范化建設(shè)理念的基礎(chǔ)上，加大相關(guān)制度機制的完善。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，部分檔案管理機制落后、嚴(yán)重滯后于當(dāng)前檔案管理的需求，因此要結(jié)合檔案的規(guī)范化建設(shè)及管理的實際工作，不斷地完善制度機制，加大創(chuàng)新的力度。檔案的規(guī)范化建設(shè)中不斷有新的問題出現(xiàn)，需要從完善落后的制度機制方面予以解決，完善的檔案管理制度機制利于推進(jìn)檔案的規(guī)范化建設(shè)水平。

4.2 引進(jìn)人才，提高檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平

檔案部門的業(yè)務(wù)水平等直接影響到檔案的規(guī)范化建設(shè)管理，其水平與檔案部門內(nèi)部人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)有關(guān)。由此可知，為了推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)，需要在人才方面加大培養(yǎng)及引進(jìn)的力度，確保打造出來的管理隊伍具備業(yè)務(wù)能力高、整治素養(yǎng)強等特點[6]。受到多種因素的影響，當(dāng)前我國檔案管理部門內(nèi)部的實際情況是部分工作人員非檔案專業(yè)畢業(yè)，對檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)工作沒有很全面的認(rèn)識，不利于檔案管理及建設(shè)的規(guī)范化。可結(jié)合實際情況合理調(diào)配現(xiàn)有的人員，在此基礎(chǔ)上通過面向社會公開招聘、校招等方式引入檔案方面的高素質(zhì)專業(yè)人才，提高檔案部門在業(yè)務(wù)方面的專業(yè)水平，對檔案的規(guī)范化建設(shè)起到很好的推進(jìn)作用。結(jié)合現(xiàn)有檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力，與高校等加強合作，針對性開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。創(chuàng)造各種條件鼓勵和支持在職人員參加培訓(xùn)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，結(jié)合實際從政策及物質(zhì)方面給予深造的人員一定的獎勵，通過加強人才隊伍的建設(shè)來推動檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)[7]。

4.3 構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合時代發(fā)展需求，不斷更新工作理念和方法，積極采用新的方式去收集與管理檔案信息，使得檔案管理的方式更加多元化，讓檔案管理工作層次分明。在具體管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)制訂相應(yīng)的工作計劃，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理模式，針對檔案數(shù)據(jù)信息的整合與處理制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。再者，要對相關(guān)數(shù)據(jù)信息實施精細(xì)化管理，不斷強化自身的計算機操作能力，從而能夠高效處理海量的檔案信息。相關(guān)部門要逐步完善檔案管理體系，盡可能提高檔案信息的實際處理效率。為了實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與高效化，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，不斷增強檔案管理人員自身的責(zé)任意識，使其逐漸形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，從而更好地應(yīng)對檔案管理工作。

4.4 豐富檔案數(shù)據(jù)信息

增加檔案數(shù)據(jù)可以為檔案分析、挖掘、檢索提供必要條件，擴大檔案數(shù)字化的對象需要優(yōu)化檔案利用的權(quán)限。為了更好地發(fā)揮數(shù)字檔案數(shù)據(jù)資源的價值，還要盡可能地擴展檔案數(shù)字化的范圍，在經(jīng)費、軟件、技術(shù)等方面提供必要支持，滿足檔案應(yīng)用的現(xiàn)實需要。大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢在于數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，數(shù)據(jù)信息豐富，并且保持?jǐn)?shù)據(jù)類型多樣的特征。在技術(shù)、人才與工作機制日益完善的背景下，應(yīng)當(dāng)依托數(shù)字化技術(shù)設(shè)備提高檔案的豐富性、精準(zhǔn)性和安全性，切實發(fā)揮海量數(shù)據(jù)信息的優(yōu)勢，保證獲得更多、更全與更廣泛的檔案數(shù)據(jù)。

4.5 提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量

檔案數(shù)字化過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的需要不斷更新檔案管理的軟件與硬件設(shè)備，保持大數(shù)據(jù)的客觀、真實和準(zhǔn)確，清晰地記錄和反映事物的基本狀態(tài)。其次，檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)化形式，提高檔案轉(zhuǎn)化效率，最大程度減少檔案非數(shù)字化的誤差。再次，檔案數(shù)字化工作還要加快進(jìn)度，加強檔案基礎(chǔ)整理工作，保證檔案管理的規(guī)范性、有序性，在檔案管理實踐做好基礎(chǔ)性的核對檢查工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。最后，構(gòu)建完善的檔案管理工作鏈條，強化檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，出臺更加完善的檔案管理工作方法，細(xì)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的責(zé)任意識與質(zhì)量安全意識。

4.6 強化檔案數(shù)據(jù)開發(fā)

只有提高檔案資源的利用率，才能發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。檔案數(shù)字化工作應(yīng)當(dāng)從實用角度出發(fā)進(jìn)行建設(shè)，重視彰顯檔案數(shù)字化成果價值，形成更加快捷、智能和科學(xué)的檔案管理體系。首先，提高檔案處理的速度，保證檔案處理的實時性和科學(xué)性，依托信息技術(shù)保證檔案處理結(jié)果準(zhǔn)確、及時和低成本。其次，發(fā)揮人工核查的輔助作用，可以通過人工方式對音視頻檔案進(jìn)行核查，進(jìn)一步提高檔案的查全率與查準(zhǔn)率。人工輔助技術(shù)手段主要用于信息技術(shù)無法深入的領(lǐng)域，重視提高人工管理的精準(zhǔn)性與科學(xué)性，建立人工管理的標(biāo)準(zhǔn)，加強人工輔助管理的監(jiān)督。最后，檔案數(shù)字化工作還要引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、語義網(wǎng)技術(shù)，依托先進(jìn)的技術(shù)手段不斷轉(zhuǎn)變檔案管理的方式。例如，能夠從使用需求出發(fā)開展檔案研編工作，積極利用檔案數(shù)字化的成果，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合性分析，從而在海量數(shù)據(jù)中挖掘高價值檔案，及時對采集的檔案信息進(jìn)行分析、預(yù)測、分類，做好相關(guān)性的分析，建立各類專題數(shù)據(jù)檢索庫，保證檔案編輯工作貼近實際，提高檔案應(yīng)用效率。

4.7 強化檔案數(shù)據(jù)安全

大數(shù)據(jù)背景下不僅要挖掘檔案的價值，還要進(jìn)一步保證檔案管理的安全性。首先，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析檔案數(shù)字化過程中的各種風(fēng)險，尤其重視加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，加強檔案數(shù)據(jù)信息流的監(jiān)控，建立檔案數(shù)據(jù)信息的預(yù)警機制，及時控制檔案數(shù)據(jù)信息運轉(zhuǎn)中的風(fēng)險，完善檔案數(shù)據(jù)信息的風(fēng)險研判機制。其次，構(gòu)建良好的檔案運轉(zhuǎn)權(quán)限管理機制，采用分級管理辦法，有效防止人工檔案管理方式的安全隱患。最后，完善檔案數(shù)據(jù)信息管理與應(yīng)用平臺，構(gòu)建更加智能化的檔案檢索與存儲機制，強化內(nèi)外有別的檔案數(shù)據(jù)信息運轉(zhuǎn)機制，盡可能地構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)，有效防控檔案交換出現(xiàn)的弊端，降低檔案挖掘、使用與檢索時出現(xiàn)的安全隱患，保證數(shù)字檔案在更加安全的環(huán)境下運轉(zhuǎn)。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，海量的信息數(shù)據(jù)使得檔案管理工作更加復(fù)雜化，檔案管理工作面臨著各種問題與挑戰(zhàn)。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式，處理方式發(fā)生了巨大的改變，與傳統(tǒng)管理方式相比有著顯著的不同，這對檔案管理人員也是一種全新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要積極掌握和探索現(xiàn)代化管理手段，更好地應(yīng)對新時代下的檔案管理工作。