范廣萍
(山西省忻州市偏關(guān)縣尚峪鎮(zhèn)人民政府,山西忻州 036400)
基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要功能與作用使其在維護(hù)基層穩(wěn)定上具有不可替代的價(jià)值,只有在保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源系統(tǒng)、全面、完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上,才能為“三農(nóng)”服務(wù)、為農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定服務(wù),因此,加強(qiáng)對(duì)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
健全的制度是開(kāi)展管理工作的基礎(chǔ),通過(guò)管理實(shí)踐總結(jié)經(jīng)驗(yàn)彌補(bǔ)制度不足,形成良性循環(huán),才能夠始終保持管理工作的先進(jìn)性與有效性,但目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理并未形成健全的制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府未能意識(shí)到檔案管理工作與單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間的關(guān)聯(lián)性,所以沒(méi)有利用自身優(yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)一步完善管理機(jī)制,久而久之檔案中的數(shù)據(jù)記載經(jīng)常出現(xiàn)不完整的情況。同時(shí)數(shù)據(jù)也容易出現(xiàn)誤差,不利于后續(xù)多項(xiàng)工作的展開(kāi)。
1.1.1 缺少綜合管理制度
近年來(lái),我國(guó)各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)陸續(xù)開(kāi)展檔案館建設(shè),出臺(tái)了諸多針對(duì)規(guī)范檔案管理、業(yè)務(wù)管理的文件,使管理制度有了完善與細(xì)化。但在全國(guó)各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)還普遍存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室,因各方面因素?zé)o法建成檔案館,其管理制度仍處于空白的狀態(tài),從而導(dǎo)致檔案管理工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事務(wù)中逐漸被邊緣化、弱化,領(lǐng)導(dǎo)也缺乏管理意識(shí)。加之資金不足,無(wú)法對(duì)檔案展開(kāi)專業(yè)性管理;檔案室待遇差、人員流動(dòng)性大,無(wú)專人分管檔案,制度建設(shè)無(wú)從談起。因此使工作日益隨意,多憑借主觀經(jīng)驗(yàn)判斷情況,不規(guī)范的管理行為普遍,難以保障檔案的完整性以及安全性[1]。
首先,基于管理制度設(shè)置的管理崗位與檔案管理工作實(shí)際嚴(yán)重不符。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門均根據(jù)現(xiàn)行制度配備管理人員,可為專職或兼職,也構(gòu)建起兼職人員工作網(wǎng)絡(luò)。但從實(shí)際調(diào)查中了解到,每個(gè)崗位人員除檔案管理人員的身份外,也兼具著公務(wù)員、事業(yè)編制等身份。身份的不統(tǒng)一使不同崗位的工資待遇出現(xiàn)差異,相同工作但因身份不同導(dǎo)致待遇出現(xiàn)差異,使諸多兼職人員出現(xiàn)較大心理落差,嚴(yán)重影響工作積極性與主動(dòng)性[2]。
其次,缺少經(jīng)費(fèi)保障制度。由于資金有限,諸多鄉(xiāng)鎮(zhèn)目前只能用檔案盒、鐵皮柜、密集架等基礎(chǔ)性設(shè)備開(kāi)展管理工作,隨著檔案數(shù)量的加大,對(duì)電腦、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備的需求度更高,而經(jīng)費(fèi)難以支撐,影響檔案管理工作的進(jìn)步與管理水平的提升。
最后,缺乏規(guī)范的業(yè)務(wù)管理體系。在現(xiàn)有的業(yè)務(wù)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中僅對(duì)業(yè)務(wù)做出籠統(tǒng)的要求,未能細(xì)化對(duì)檔案管理中收集、鑒定、保管、移出、銷毀等詳細(xì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)定,從而使管理中缺少規(guī)范業(yè)務(wù)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn);且因?qū)I(yè)務(wù)缺少規(guī)范的要求,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門在安全保障方面無(wú)任何措施,經(jīng)常引發(fā)嚴(yán)重不良后果,如檔案丟失等[3]。
檔案信息化管理是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下各級(jí)行政部門、企事業(yè)單位信息化改革工作的重點(diǎn),在南方等發(fā)達(dá)鄉(xiāng)鎮(zhèn)也逐漸深化檔案信息化建設(shè)工作,配備信息化設(shè)備、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化加工。有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)已實(shí)現(xiàn)部分檔案目錄數(shù)字化或重要檔案內(nèi)容全部數(shù)字化。但就全國(guó)來(lái)講,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)整體進(jìn)程緩慢、深度不足,嚴(yán)重滯后于城市。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府未能派設(shè)專門的機(jī)構(gòu)保護(hù)重要信息、數(shù)據(jù),鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料容易受到不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊,進(jìn)而引發(fā)信息泄露、信息丟失等問(wèn)題。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館等小型管理部門僅配備1~2 人負(fù)責(zé)檔案管理工作,其中不乏兼職人員,通過(guò)調(diào)查了解到從業(yè)人員素質(zhì)普遍不高。其中專職人員多為黨政辦公室人員兼職,因體制并未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)與崗位編制,因此,其投入到檔案管理上的工作精力有限;同時(shí),因兼職問(wèn)題也導(dǎo)致人員流動(dòng)頻繁,缺少檔案管理意識(shí),在管理過(guò)程中缺乏主動(dòng)性等問(wèn)題。此外,長(zhǎng)期忽視專業(yè)化培訓(xùn),人員專業(yè)素質(zhì)、實(shí)操技能始終得不到提升,導(dǎo)致在管理過(guò)程中缺乏創(chuàng)新[4]。
在收集環(huán)節(jié),鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作有著系統(tǒng)的流程,其中收集環(huán)節(jié)工作量較大,對(duì)收集檔案全面性、真實(shí)性的控制始終為工作難點(diǎn),其中收集不全是業(yè)務(wù)管理中最普遍的問(wèn)題。例如,一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)認(rèn)為上級(jí)文件、“紅頭文件”為檔案收集的重點(diǎn),直接將鄉(xiāng)鎮(zhèn)范疇內(nèi)的檔案資料排除在收集范疇內(nèi);忽視特殊載體檔案收集,如珍貴的照片、光盤等形式的檔案;也不重視當(dāng)?shù)氐赜蚺c民族特色檔案的收集,導(dǎo)致旅游資源、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、少數(shù)民族等特色檔案資料大量流失[5]。
在整理環(huán)節(jié),鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案整理要求遵循檔案整理一般原則,有詳細(xì)的步驟要求,但缺少統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)。未能參考國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)要求,導(dǎo)致整理混亂,且缺少科學(xué)的分類方法,未能夠從內(nèi)容、時(shí)間、載體等多種角度進(jìn)行系統(tǒng)分類,導(dǎo)致整理不規(guī)范,出現(xiàn)檔號(hào)缺失等問(wèn)題,后期不便于查找與利用。
砂石及水泥等材料應(yīng)在攪拌站搭設(shè)遮陽(yáng)棚,避免在陽(yáng)光下暴曬,混凝土攪拌用水應(yīng)盡可能采用溫度較低的地下水,以降低混凝土的攪拌溫度及入模溫度。
在利用環(huán)節(jié),鄉(xiāng)鎮(zhèn)采集的檔案需要定期移交縣級(jí)檔案館保管,有些地區(qū)交通不發(fā)達(dá),鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣城相距較遠(yuǎn),移交后的檔案不便于隨意提取使用。加之管理不規(guī)范,導(dǎo)致檔案內(nèi)容混亂,群眾、工作人員不愿再花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行檔案查找,也降低了檔案的使用效率。
為提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化水平,彌補(bǔ)制度漏洞勢(shì)在必行,當(dāng)前需要不斷努力構(gòu)建起覆蓋各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理制度體系。具體來(lái)講有以下幾方面。
2.1.1 完善綜合管理制度
針對(duì)諸多地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室管理制度空白的情況,相關(guān)行政部門應(yīng)予以高度重視,從大局出發(fā),走訪鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室了解實(shí)際情況,獲取當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)政府以及民眾的支持,客觀地分析檔案管理上出現(xiàn)的困難以及存在的薄弱點(diǎn),從而形成詳細(xì)的規(guī)劃,指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立管理制度、傳授管理業(yè)務(wù)方法,以規(guī)范的制度推進(jìn)檔案管理工作的落實(shí)[6]。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府日常工作所需檔案類型繁多、內(nèi)容復(fù)雜,所以為提高工作的有序性,在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄、登記的過(guò)程中需要科學(xué)使用信息化管理平臺(tái),設(shè)計(jì)好完整的錄入程序,以此來(lái)確保信息的精準(zhǔn)度與真實(shí)性。同時(shí),還要做好檔案篩選、分類工作,這樣既節(jié)省人力成本、時(shí)間成本,還能夠及時(shí)將碎片化資源整合,為后續(xù)工作的展開(kāi)提供堅(jiān)實(shí)的保障。
2.1.2 規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理標(biāo)準(zhǔn)和流程
需立足國(guó)家規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā),細(xì)化對(duì)收集、鑒定、保管、整理、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步規(guī)范工作要求,并以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí),減少失誤、 不規(guī)范行為。同時(shí),還需從每個(gè)管理步驟出發(fā),構(gòu)建全面制度體系,如安全保密制度、執(zhí)法檢查制度、庫(kù)房管理制度等。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府還應(yīng)該結(jié)合自身的檔案管理工作情況來(lái)建立針對(duì)性較強(qiáng)的輔助機(jī)制,從根本上加大對(duì)檔案工作的監(jiān)督、管理力度。此外需要專門設(shè)置實(shí)時(shí)審查與數(shù)據(jù)跟進(jìn)部門,最大程度上增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),從而增強(qiáng)他們職業(yè)道德與素養(yǎng),為后續(xù)多元化政府工作的展開(kāi)開(kāi)創(chuàng)良好條件。
2.1.3 確立經(jīng)費(fèi)保障制度
經(jīng)費(fèi)是保障管理工作有效落實(shí)的基礎(chǔ)條件,目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平有限的根本原因則是管理工作落實(shí)缺少資金支持。為保障經(jīng)費(fèi)充足,應(yīng)由市級(jí)、縣級(jí)政府對(duì)已經(jīng)建成且經(jīng)過(guò)審批的檔案館提供專項(xiàng)財(cái)政資金支持,且承擔(dān)為檔案館管理工作落實(shí)籌措經(jīng)費(fèi)的責(zé)任。各級(jí)檔案管理部門需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看待鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理所創(chuàng)造的價(jià)值,利用經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制促進(jìn)其發(fā)展建設(shè)、規(guī)范管理,改善落后的情況,以便保存真實(shí)、豐富的檔案資料[7]。
信息化建設(shè)是檔案管理工作改革的必然趨勢(shì),隨著社會(huì)發(fā)展水平的提高,信息化建設(shè)將不斷深入,面對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化水平落后的現(xiàn)實(shí)情況,應(yīng)加速建設(shè)步伐,積極引進(jìn)信息化設(shè)備、系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通與共享,提高檔案的利用率與管理效果。因此,還需從以下方面進(jìn)一步深化信息化建設(shè)工作:首先,完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),電腦、打印機(jī)、掃描儀等硬件基礎(chǔ)設(shè)施要配備齊全,并完善軟件設(shè)施,引進(jìn)管理系統(tǒng)及軟件;其次,完善人才隊(duì)伍建設(shè),引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)背景的檔案管理人才,并且對(duì)其信息技術(shù)技能水平作出要求。具體為:掌握信息化系統(tǒng)、軟件的操作方法以及處理基本故障、運(yùn)行異常技能,能夠配合專業(yè)技術(shù)人員完成系統(tǒng)更新、軟件優(yōu)化等操作,并且掌握掃描儀等設(shè)備各項(xiàng)功能的使用方法。引進(jìn)人才后需要組織所有檔案管理人員接受培訓(xùn),逐漸掌握信息化操作技能,將檔案信息逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源,構(gòu)建起數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)各層次檔案管理部門能夠進(jìn)行資源共享; 最后,應(yīng)設(shè)置專項(xiàng)資金用于信息化建設(shè),如系統(tǒng)升級(jí)費(fèi)用、軟件優(yōu)化費(fèi)用、引進(jìn)新設(shè)備費(fèi)用等,保障信息化建設(shè)工作持續(xù)推進(jìn)。
必須保障直接接觸檔案管理工作的一線人員具備專業(yè)素質(zhì)與能力,同時(shí)還要具備較強(qiáng)的法律意識(shí),并確保其能力與素質(zhì)滿足檔案管理崗位需要,結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際情況與需要,可以從以下方面提升管理工作隊(duì)伍素質(zhì)。
一方面,設(shè)置檔案管理崗位編制,落實(shí)專職管理人員。由于目前多數(shù)檔案管理人員為兼職,難以保障精力完全投入到檔案管理上,嚴(yán)重影響管理工作落實(shí)效果與工作積極性,因此,應(yīng)設(shè)施公務(wù)員或事業(yè)單位崗位編制,引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才,要求具備檔案管理專業(yè)知識(shí)背景,掌握現(xiàn)代科技技術(shù)。并以科學(xué)管理機(jī)制、完善考評(píng)責(zé)任制度嚴(yán)格管理隊(duì)伍,使每個(gè)崗位管理人員相對(duì)固定,保障管理工作連續(xù)進(jìn)行,業(yè)務(wù)水平不斷提升。建立一支專業(yè)技能過(guò)硬的穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍,能夠從根本上加強(qiáng)對(duì)各類信息的收集力度、提升歸檔能力,真正做到將各項(xiàng)工作落到實(shí)處,促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層政府的全面發(fā)展。
另一方面,做好專業(yè)培訓(xùn)教育工作,利用宣講、培訓(xùn)、 交流會(huì)等方式強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)、方法的掌握。并優(yōu)化其綜合素質(zhì),使其樹(shù)立正確的職業(yè)觀,培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí),在管理工作中充分調(diào)動(dòng)主動(dòng)性與積極性,嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)工作,減少人為失誤;并由市級(jí)、區(qū)級(jí)、縣級(jí)等檔案管理部門定期組織從崗前貫穿至崗位交接技術(shù)培訓(xùn)工作。可以選擇專題培訓(xùn)與實(shí)地培訓(xùn)兩種形式,專題培訓(xùn)是設(shè)定培訓(xùn)的主題內(nèi)容,管理人員根據(jù)需求選擇,多以線上為主,集中幾天時(shí)間進(jìn)行專題知識(shí)以及操作技巧方面的講解,學(xué)習(xí)后需要通過(guò)考試檢測(cè)本次培訓(xùn)效果; 實(shí)地培訓(xùn)則是由上級(jí)檔案管理部門派專門的培訓(xùn)隊(duì)伍深入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)地進(jìn)行指導(dǎo)與培訓(xùn),這不僅能夠糾正工作中的錯(cuò)誤行為,也能夠傳遞最新指示與檔案管理方法,并掌握鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際情況,進(jìn)而結(jié)合實(shí)際需要有針對(duì)性地提高管理人員業(yè)務(wù)能力與水平。
針對(duì)問(wèn)題存在最多的管理環(huán)節(jié),需采取以下措施優(yōu)化管理業(yè)務(wù)。
在收集環(huán)節(jié)。作為檔案管理的基礎(chǔ)與前提,需重點(diǎn)克服材料收集不全問(wèn)題,第一,應(yīng)明確檔案收集的具體范圍,根據(jù)上級(jí)部門對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的要求,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館需要制定詳細(xì)的檔案收集細(xì)節(jié)與工作方案,匯報(bào)給上級(jí)管理部門,經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。且需要明確檔案收集內(nèi)容,文字、圖像、聲像、影像、實(shí)物等均可成為檔案資料,不應(yīng)對(duì)資料形式加以區(qū)分,要做好及時(shí)、完整的歸檔。其中鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)內(nèi)部職能活動(dòng)的文件資料、農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)、農(nóng)村土地確權(quán)等材料均為重點(diǎn)收集對(duì)象。第二,應(yīng)根據(jù)收集工作量確定歸檔時(shí)間,例如,要求每年6月完成上一年檔案的整理與歸檔工作。第三,保留檔案內(nèi)容特色,如少數(shù)民族資料、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等資料均需保留其特色。第四,提高對(duì)收集工作的重視,上級(jí)下達(dá)工作要求后應(yīng)立即組織收集隊(duì)伍開(kāi)展工作,并取得鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、廣大人民積極的配合,提供詳細(xì)、真實(shí)、完整的材料。
在整理環(huán)節(jié)。應(yīng)根據(jù)國(guó)家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建立起統(tǒng)一的整理規(guī)范,例如,按照《歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2015)》《電子文件歸檔與整理規(guī)范(GB/T18894-2002)》等對(duì)不同類型檔案材料的整理做出針對(duì)性要求,使檔案管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)整理工作。同時(shí)組織檔案管理人員接受整理工作技能培訓(xùn),要求熟練掌握每種類型檔案的整理方法,且能夠獨(dú)立完整區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、目錄編制等所有整理步驟。
在利用環(huán)節(jié)。加大檔案利用宣傳,提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)民眾檔案意識(shí),關(guān)注檔案,積極利用檔案解決實(shí)際問(wèn)題,從而擴(kuò)大檔案在社會(huì)的影響,促使民眾更加積極地配合檔案管理工作。同時(shí)提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用水平,要求管理人員做到全面了解檔案情況,當(dāng)民眾或上級(jí)部門提出需求時(shí),能夠給予準(zhǔn)確答復(fù),及時(shí)提供所需檔案,避免因檔案混亂無(wú)法及時(shí)提供檔案材料。此外,也需要豐富檔案利用方式,如在規(guī)定允許范圍內(nèi)免費(fèi)外借、復(fù)制、證明等。
綜上所述,基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)意義重大,應(yīng)得到檔案管理部門的重視,積極解決當(dāng)前檔案管理上存在的問(wèn)題,不斷優(yōu)化檔案管理方法。為此,希望該次論述能夠?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的改進(jìn)與優(yōu)化提供參考與借鑒,推動(dòng)我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。