創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理完整性與規(guī)范化的策略思考

鄭 敏

（云南省昭通市婦幼保健院，云南 昭通 657000）

國家衛(wèi)生城市檔案具有非常突出的應(yīng)用價(jià)值，在城市創(chuàng)建的過程記載了詳細(xì)的信息，其屬于國家衛(wèi)生城市考核以及技術(shù)評估等多個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)參考的資料，體現(xiàn)出極具影響力的憑據(jù)和佐證功能。創(chuàng)國衛(wèi)檔案可以將具體的實(shí)踐成果加以展示，也是檢驗(yàn)相關(guān)工作成效的具體憑證，應(yīng)該明確檔案完整性和規(guī)范化的基本標(biāo)準(zhǔn)，這將直接影響到后續(xù)考核、驗(yàn)收與使用，必須要高度重視相關(guān)問題。

一、創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的基本概述

國家衛(wèi)生城市屬于城市綜合功能以及文明程度非常重要的標(biāo)志，同時(shí)也屬于城市生活狀況和社會發(fā)展趨勢的最直接展示，也是象征著城市進(jìn)步的基本內(nèi)容，重點(diǎn)顯現(xiàn)在環(huán)境衛(wèi)生以及生活衛(wèi)生等多個(gè)方面。通過創(chuàng)建衛(wèi)生城市，可以充分體現(xiàn)出基本人權(quán)，還能在一定程度上加快城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對于維護(hù)社會的穩(wěn)定、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展具有積極影響。創(chuàng)建衛(wèi)生城市是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，同時(shí)也是非常復(fù)雜的社會工程，在相應(yīng)的行動(dòng)中應(yīng)該堅(jiān)持著“政府組織、地方負(fù)責(zé)、部門協(xié)調(diào)、群眾動(dòng)手、科學(xué)治理、社會監(jiān)督”的具體方針，倡導(dǎo)全民參與到實(shí)際行動(dòng)中。在創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的過程中，應(yīng)該做到下述幾點(diǎn)。

第一，需要加快市政基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)步伐，讓城市的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步完善和優(yōu)化，保證更好地開展后續(xù)的各項(xiàng)工作。

第二，穩(wěn)步推進(jìn)市容環(huán)境衛(wèi)生整治工作，讓城市的衛(wèi)生空間得以凈化，真正地提供滿足人們生活需求的舒適生活空間[1]。

第三，進(jìn)一步開展愛國衛(wèi)生工作，應(yīng)該踐行愛國方針，讓城市衛(wèi)生工作的開展和愛國密切聯(lián)系。

第四，扎實(shí)落實(shí)傳染病防治以及食品衛(wèi)生監(jiān)管，在這些方面為人們提供可靠保障。

第五，大力開展創(chuàng)國衛(wèi)培訓(xùn)和輿論宣傳工作，應(yīng)該采取適宜的方式加以推動(dòng)，讓相應(yīng)的工作有條不紊的進(jìn)行，使得創(chuàng)國衛(wèi)成為群眾高度關(guān)注的焦點(diǎn)，也將其當(dāng)作城市發(fā)展中的關(guān)鍵任務(wù)。

二、創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理完整性和規(guī)范化意義

1.對考核總分將會產(chǎn)生較大影響

在《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)項(xiàng)目中，創(chuàng)國衛(wèi)工作計(jì)劃以及會議記錄等都應(yīng)該具備著詳盡的檔案材料，這對于查閱信息和考核信息具有較大幫助，同時(shí)還能順利推進(jìn)后續(xù)的工作。在相應(yīng)的工作實(shí)踐中，需要高度重視組織機(jī)構(gòu)健全、總結(jié)、宣傳教育知曉率等多個(gè)指標(biāo)落實(shí)情況，這對于國家衛(wèi)生城市的建設(shè)影響較大。國家衛(wèi)生城市檔案管理完整性和規(guī)范化非常重要，關(guān)系到國家最終的衛(wèi)生城市創(chuàng)建結(jié)果。

2.檔案可真實(shí)反映城市創(chuàng)建工作

創(chuàng)國衛(wèi)檔案屬于第一手參考資料，同時(shí)也屬于測評指標(biāo)的具體證據(jù)，關(guān)系到上級機(jī)關(guān)檢查以及考評等工作的開展，能夠詳細(xì)地掌控驗(yàn)收組對創(chuàng)國衛(wèi)的活動(dòng)，當(dāng)作原始記錄開展后續(xù)的工作。在充分展示出檔案參考價(jià)值的同時(shí)，也能真實(shí)保留創(chuàng)國衛(wèi)的歷史痕跡，體現(xiàn)出的資證作用非常突出。因國家衛(wèi)生城市的創(chuàng)建中有較為嚴(yán)格的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際評價(jià)的階段還易受到多種因素的影響，所以驗(yàn)收的過程中相關(guān)的創(chuàng)建成效無法體現(xiàn)，這就證實(shí)了檔案資證的重要性。

3.創(chuàng)國衛(wèi)檔案為后期城市創(chuàng)建工作提供參考價(jià)值

對相應(yīng)的資料進(jìn)行收集的時(shí)候，應(yīng)該高度重視全部內(nèi)容的匯總，只有將其進(jìn)行細(xì)致地整合，才能為城市建設(shè)中工作計(jì)劃的制定奠定基礎(chǔ)，也能讓相關(guān)問題的處理更加順利，確保工作延續(xù)性有效提升。在具體的實(shí)踐中可以通過對比數(shù)據(jù)信息以及多項(xiàng)工作的總結(jié)，確保創(chuàng)建工作穩(wěn)步的開展。將實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，給城市建設(shè)管理提供有效的參考和借鑒，這對于其他工作的推進(jìn)也有積極的研究效益[2]。

三、創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理完整性和規(guī)范化影響因素

1.缺乏相對可靠的制度體系

創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的過程中，某些單位缺少對檔案管理工作的關(guān)注度，實(shí)際的工作中反映出“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的問題，還存在著“重實(shí)體、輕程序”和“重結(jié)果、輕過程”等現(xiàn)象。檔案管理工作實(shí)際開展的時(shí)候，一些管理人員屬于臨時(shí)抽調(diào)人員，并沒有接觸專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)際的專業(yè)水平不夠理想，降低了檔案管理的整體成效。由于部分檔案人員針對相關(guān)類目的專業(yè)性內(nèi)容缺乏鉆研，未能尋找到合理的方式對其進(jìn)行研究，使得創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的收集和整理中體現(xiàn)出諸多漏洞，這對于相關(guān)工作的整體質(zhì)量造成了不利影響，也對實(shí)際工作的開展設(shè)下了明顯阻礙。還有部分單位盲目看重檔案裝訂，但是并沒有仔細(xì)審定檔案的相關(guān)內(nèi)容和基本質(zhì)量，以至于檔案管理的基本有效性不夠理想。

2.創(chuàng)國衛(wèi)資料收集及歸檔未同步

依據(jù)《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》，在創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的過程中涉及較多的部門，多個(gè)相關(guān)專業(yè)性檔案都是通過對應(yīng)的單位安排專人整理收集，這種情況下極易出現(xiàn)材料、數(shù)據(jù)調(diào)整變更的問題。面對該類問題，若是未能采取合理的措施加以處理，將缺失的資料或者是信息補(bǔ)充到創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理部門中，將會引起檔案資料的脫節(jié)，還會降低信息準(zhǔn)確性和完整度，最終干擾考核的結(jié)果。

3.資料收集存在不完整和不規(guī)范問題

在創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的過程中，應(yīng)該明確紙質(zhì)文字資料、圖片和錄像信息等均能反映出相關(guān)工作的進(jìn)展，但是也需明確不同信息資料的正確保存方法，需要運(yùn)用科學(xué)的手段收集并整理。結(jié)合目前實(shí)際情況分析，發(fā)現(xiàn)部分檔案人員未能全面參與到相關(guān)會議實(shí)踐中，基本的活動(dòng)也沒有開展到位，從而導(dǎo)致收集到的信息體現(xiàn)出不專業(yè)、不完整和不規(guī)范的問題，某些工作照片以及領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容也未能科學(xué)的保存[3]。

四、創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理完整性與規(guī)范化的策略

1.積極完善檔案管理機(jī)制

應(yīng)該結(jié)合創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理的基本要求，積極地完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，運(yùn)用科學(xué)化的方式，使得實(shí)際工作的開展更具可靠保障。首先，應(yīng)該打造出完善的組織機(jī)構(gòu)，穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)“三同時(shí)”的目標(biāo)，讓檔案工作的開展和創(chuàng)國衛(wèi)工作同時(shí)實(shí)現(xiàn)、同時(shí)安排、同時(shí)推進(jìn)。從市級層面角度分析，應(yīng)抽調(diào)檔案局專業(yè)人員以及其他專業(yè)工作者組建起檔案資料組，重點(diǎn)對各個(gè)單位相關(guān)工作的落實(shí)情況進(jìn)行指導(dǎo)，完成基本的督導(dǎo)檢查目標(biāo)。市直屬各單位也應(yīng)該安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)好實(shí)際的工作，將檔案資料的日常收集和整理扎實(shí)推進(jìn)。下屬單位部門負(fù)責(zé)著系統(tǒng)內(nèi)部資料收集以及整理等多個(gè)方面的工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)以及街道辦事處等則是承擔(dān)著社區(qū)中創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的督導(dǎo)職責(zé)。需要根據(jù)當(dāng)前國家重點(diǎn)推行的《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》中的相關(guān)要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)的收集和整理，通過科學(xué)化的方式穩(wěn)步清除障礙，使得實(shí)際工作的進(jìn)展效果顯著。其次，需要進(jìn)一步明確職責(zé)，讓檔案管理工作趨向制度化和規(guī)范化。在相關(guān)工作開展時(shí)應(yīng)該將檔案工作擺在重要位置，需要將負(fù)責(zé)人和對應(yīng)的職責(zé)清晰呈現(xiàn)，保證全面跟進(jìn)工作進(jìn)程，穩(wěn)步落實(shí)創(chuàng)建工作，使得創(chuàng)國衛(wèi)檔案信息保管得當(dāng)，實(shí)現(xiàn)有效的整理及歸檔。再次，構(gòu)建起完善的督導(dǎo)考核制度，使其發(fā)揮出積極的效力。應(yīng)該結(jié)合實(shí)際的工作需要，將檔案工作穩(wěn)步納入城市區(qū)塊結(jié)合的月排名考核機(jī)制中，根據(jù)實(shí)際的工作情況需要讓領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)報(bào)告。最后，建立檔案達(dá)標(biāo)以及示范制度，使其體現(xiàn)出保障效果。結(jié)合市區(qū)和居民委員會等多個(gè)主體，扎實(shí)推進(jìn)各區(qū)域的檔案管理工作，各個(gè)單位應(yīng)該依照《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》中的規(guī)定，將檔案資料分門別類，實(shí)現(xiàn)共性檔案管理和專業(yè)檔案管理，保證在轄區(qū)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)有效的建檔目標(biāo)[4]。

2.檔案資料收集及歸檔同步

檔案收集應(yīng)該充分展示出時(shí)效性，需要保證檔案收集在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)落實(shí)。在創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的過程中，信息的收集通常涉及四年時(shí)間，這就體現(xiàn)出該項(xiàng)工作的時(shí)間跨度大、涉及范圍廣泛等特征。若是收集工作未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)推進(jìn)，將會引起部分資源的明顯流失，還會埋下一些隱患。城市每年定時(shí)、定期地開展相關(guān)工作，交由市級創(chuàng)國衛(wèi)管理機(jī)構(gòu)重點(diǎn)推進(jìn)，根據(jù)實(shí)際的落實(shí)情況查漏補(bǔ)缺。檔案資料涵蓋著共性和專業(yè)性兩種，不同的主體均負(fù)責(zé)著對應(yīng)的信息資源，牽頭單位需要定時(shí)收集本系統(tǒng)、本單位的專業(yè)技術(shù)資料，制定出相應(yīng)的目錄，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證讓相關(guān)資源發(fā)揮出最大化利用價(jià)值，真正地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔任務(wù)目的。比如，衛(wèi)健委重點(diǎn)負(fù)責(zé)十大類中健康教育、生活飲用水衛(wèi)生等多個(gè)方面的檔案資料，住建局則是負(fù)責(zé)市容環(huán)境衛(wèi)生和城中村等相關(guān)檔案資料的歸檔，應(yīng)該高度重視相關(guān)工作的落實(shí)情況，運(yùn)用科學(xué)化的方式進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管。多種創(chuàng)國衛(wèi)照片應(yīng)該及時(shí)、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)出來，還需進(jìn)行合理的收集，保證同步至電子檔案歸檔。為了讓檔案管理的成效更加顯著，應(yīng)該采取數(shù)字化掃描方案，保證相關(guān)資料準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)現(xiàn)上下的有效對應(yīng)，符合基本邏輯和要求，做到有據(jù)可循。全部的信息資料均應(yīng)該有所依據(jù)，還應(yīng)該值得推敲，以此才能更好地展示出實(shí)際的價(jià)值和優(yōu)勢之處。不同級別的檔案也需進(jìn)行統(tǒng)一化的監(jiān)管，實(shí)際陳述的內(nèi)容應(yīng)該尋找到對應(yīng)依據(jù)，檔案資料應(yīng)如實(shí)反映出創(chuàng)國衛(wèi)工作情況。完整的檔案資料可以將檔案記錄的優(yōu)越之處加以體現(xiàn)，這樣才能順利地呈現(xiàn)創(chuàng)國衛(wèi)資證價(jià)值，時(shí)效性以及完整性、準(zhǔn)確性也可體現(xiàn)得淋漓盡致。

3.強(qiáng)化檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及要求審定

針對市級部門以及相關(guān)單位，應(yīng)該重點(diǎn)核查全市創(chuàng)國衛(wèi)專業(yè)檔案，市級層面的檔案專業(yè)人員也應(yīng)該高度重視完整性以及全面性的相關(guān)內(nèi)容，審定具體數(shù)據(jù)信息的邏輯性，仔細(xì)判斷歸檔專業(yè)度等。紙質(zhì)檔案整理階段，規(guī)范性文件資料應(yīng)該嚴(yán)格依照紅頭文件加以收集，還需根據(jù)相關(guān)的要求打印，高度關(guān)注行文規(guī)范，可根據(jù)需要成立領(lǐng)導(dǎo)小組并遵循制度發(fā)文，應(yīng)正確體現(xiàn)文號和責(zé)任者等信息[5]。必須要科學(xué)地劃分檔案保管期限，規(guī)范編寫卷內(nèi)文件目錄以及備考表等相關(guān)的內(nèi)容。在整個(gè)實(shí)踐階段必須要高度重視檔案信息準(zhǔn)確度和真實(shí)性，也就是在管理的過程中堅(jiān)持以事實(shí)為基本依據(jù)。需明確的是檔案就是客觀的記錄，因此，需要充分還原事實(shí)真相，由此才能讓創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理工作穩(wěn)步開展，體現(xiàn)出基本的規(guī)范化以及完整性。

4.構(gòu)建并優(yōu)化檔案移交制度

在創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的過程中，應(yīng)該明確檔案扮演的重要角色，需要正視其可以充分反映創(chuàng)建工作的進(jìn)展，當(dāng)完成了基本的任務(wù)，相關(guān)資料必須要結(jié)合檔案館要求著重分析，完成有效的對接，落實(shí)好檔案規(guī)范移交任務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的移交。在填寫創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料移交信息時(shí)應(yīng)該重視規(guī)范性，必須要嚴(yán)格遵循相應(yīng)的填寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，否則將會影響到后續(xù)的使用。檔案的整理、編目、分類等工作的穩(wěn)步推進(jìn)，結(jié)合符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的移交制度加以推進(jìn)，可以讓檔案開發(fā)和利用更加順暢，真正地展示出實(shí)際的運(yùn)用價(jià)值和社會效應(yīng)。

5.提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

人就是各項(xiàng)工作開展的主要參與者，因此，需要高度重視人員素質(zhì)水平和綜合能力等多個(gè)方面。為保證創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理工作穩(wěn)步開展，應(yīng)該積極地關(guān)注檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升策略，需要通過多元化措施穩(wěn)步提高相關(guān)人員素質(zhì)及能力。應(yīng)該對檔案管理人員普及相關(guān)工作開展意義，對其展開系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，開展創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)研讀活動(dòng)，使得檔案人員的收集和整理技能穩(wěn)步提高，積極主動(dòng)地投入到相應(yīng)實(shí)踐中，為國家相關(guān)工作的開展提供支持[6]。檔案人員的收集和整理能力應(yīng)該受到關(guān)注，需要通過多種方案提高相關(guān)人員責(zé)任意識，保證基本的工作質(zhì)量。只有通過多元化的途徑強(qiáng)化人員素質(zhì)水平，才能為實(shí)際工作提供必要的保障，也能讓國家和城市的發(fā)展擁有理想的支撐條件。

結(jié)語

創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市是時(shí)代發(fā)展的必然，對于城市的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步意義重大，在新時(shí)期扮演著非常重要的角色。在開展實(shí)際的工作時(shí)，檔案管理也擔(dān)負(fù)著重要職責(zé)，需要引起高度關(guān)注。為將檔案管理工作整體質(zhì)量穩(wěn)步提升，需要將檔案資料收集完整性和規(guī)范化當(dāng)作基本標(biāo)準(zhǔn)，扎實(shí)地推進(jìn)科學(xué)化進(jìn)程，促使著創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理工作有條不紊的開展，真正地展示出檔案資源的科學(xué)性和有效性。就檔案管理人員來說，需要進(jìn)一步提升綜合素養(yǎng)和技能水平，明確新型技術(shù)的實(shí)際利用價(jià)值，優(yōu)化衛(wèi)生城市檔案管理的對策，使得實(shí)際工作質(zhì)量上升至新高度，為創(chuàng)國衛(wèi)工作的進(jìn)步穩(wěn)固基礎(chǔ)。