新時期中心血站檔案管理工作存在的問題與對策

盛 雪

（山東省淄博市中心血站，山東 淄博 255000）

一、引言

在經(jīng)濟社會快速發(fā)展和信息化的新時期，檔案管理工作在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中都發(fā)揮著越來越重要的作用。隨著社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)，新時期血站檔案管理工作需要解放思想，改變按部就班的工作方式，要與時俱進用新思想、新理論、新方法管理檔案，使得檔案管理工作向信息化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。檔案是血站工作的重要組成部分，是血站采供血工作的真實反映，也是當?shù)責o償獻血事業(yè)發(fā)展的歷史記載。做好檔案管理工作，是提高血站工作質量和工作效率的必要條件。因此，加強血站檔案管理工作對無償獻血事業(yè)的發(fā)展具有重要意義[1]。

二、血站檔案管理的重要性

新時期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，無償獻血事業(yè)也進入了快速發(fā)展的新時代，遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，血站的每一項工作都與獻血者和用血者的生命緊密相連，所以血站檔案管理是一件細致且又復雜的工作，對于血站檔案管理的要求也越來越高，為了能夠高效應用檔案，檔案管理工作人員要不斷提高學習能力和檔案管理的水平。根據(jù)《血站管理辦法》的要求，獻血、檢測和供血的原始記錄應當至少保存十年，工作記錄應當內容真實、項目完整、格式規(guī)范、字跡清楚、記錄及時，有操作者簽名。血站采供血的每一個步驟都要詳細并準確無誤地記錄在檔案，隨著無償獻血者和臨床用血量的增多，血站采供血質量要求越來越高，血站對這些記錄的管理要求也越來越細，需加強標準化、規(guī)范化建設[2]。在采供血過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和結果，要做好血液檔案管理，保證采供血具有可追溯性，為相關單位和科室安全用血提供保障。發(fā)生輸血醫(yī)療糾紛時，清晰、完整的血站檔案記錄具有真實性、原始性，能夠追溯到血液的采集、檢驗、制備、發(fā)放等環(huán)節(jié)，是解決醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)[3]。在遇到稀有血型緊急用血時，我們可以在建立的稀有血型信息庫中搜索獻血者電子檔案在最短的時間內查詢并聯(lián)系獻血者，為臨床用血贏得了寶貴的時間。在工作中經(jīng)常會遇到獻血者丟失獻血證的情況，核實身份信息無誤后查閱其電子獻血記錄，節(jié)省了工作人員查找原始檔案時間，也避免了獻血者記不清獻血日期而影響血費返還問題。但也會存在獻血者2000年以前獻血，當時并沒有電子檔案，獻血者獻血證已經(jīng)丟失或者因時間久遠獻血者記錯以為自己當年完成獻血，現(xiàn)在想查詢獻血信息，原始檔案中查詢不到，獻血者就會認為工作人員不作為，血站存在工作失誤問題，容易造成獻血者不滿意進而投訴血站；也有獻血者拿著2000年以前獻血證來返還血費，保存的原始檔案中查詢不到記錄，工作人員無法準確判斷其獻血證的真假性，容易引起糾紛。由此可見，在血站工作中檔案管理的重要性。

三、血站檔案管理工作中存在的問題

1．缺乏完善的檔案管理制度

血站檔案管理工作方面長期以來一直是按照傳統(tǒng)模式，重“存”輕“用”，血站對檔案管理工作不注重，認為血站檔案管理無足輕重，檔案管理工作人員以倉庫管理員的角色看管檔案，所以檔案室只是起到保管檔案的作用，血站只對檔案管理制定了簡單的崗位職責說明，并沒有制定嚴密的管理方法，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準，進行檔案管理時缺少相應的監(jiān)督力度，對檔案管理人員也沒有統(tǒng)一的獎懲制度，加大了工作人員意識上的懈怠，致使血站檔案管理工作陷入一種渙散并且隨意的管理狀態(tài)，極大程度上限制了血站檔案工作的發(fā)展。由于檔案管理手段的不先進和管理方式的落后導致血站檔案不健全，因此在檔案的管理方面存在一些問題，使得檔案信息并不能充分發(fā)揮其作用[4]。

2．檔案管理人員責任心不足 重視程度不夠

紙質檔案是傳統(tǒng)的保存方式，也是目前為止最有效、最具法律效力的保存方式[5]。負責檔案管理工作的一些相關領導及工作人員對其不重視，對檔案交接情況不了解，檔案移交表格由科室制定沒有統(tǒng)一的格式，檔案移交只有接收人和移交人簽字即可，不需要分管領導審批，認識不到檔案管理工作在血站管理中的重要性。紙質檔案的保存方式不當，因檔案室面積有限僅放置在保存年限期內的，超出保存年限的檔案隨意堆放在一間不常用的辦公室，容易造成紙質檔案丟失或者損壞，不能很好的保存。比如，2000年左右電子獻血信息是后期補錄，存在不全面的情況，所以2000年左右的獻血者原始檔案雖已超出保存年限也不能銷毀。部分管理人員的責任心不足，對檔案工作在血站管理中的重要性和必要性理解不深刻，交接檔案后只是對其核對數(shù)量并裝訂成冊，并沒有認真檢查檔案中是否存在問題，工作人員對檔案把關不嚴格，容易在發(fā)生糾紛時被發(fā)現(xiàn)檔案中的漏洞，不能拿出有力的證據(jù)證實清白，使得血站處于被動的境地。還有些人認為檔案管理工作與自己無關，對于檔案的借閱、交接手續(xù)把關不嚴格等。這些問題都是因為一些血站及檔案管理人員對檔案管理工作重視程度不夠引起的，在一定程度上阻礙了血站檔案管理工作的發(fā)展。

3．檔案管理工作缺乏專業(yè)人才

血站的每一項工作都與獻血者與用血者的生命緊密相連，檔案管理工作是血站的重要一部分，因此從事此工作的人員應該是具有專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力的。然而當前，血站檔案管理工作基本上都是由非檔案管理專業(yè)人才管理，檔案管理人員由其他專業(yè)轉崗從事檔案管理工作，邊干邊學，專業(yè)素質亟待提高，他們在工作中只對檔案進行簡單的收集、整理、立卷、編目和移交，不注重紙質檔案的安全保護，沒有防潮、防塵、防蛀、防濕的措施，導致有些年限較長的檔案受潮字跡變模糊；部分檔案室管理人員維護檔案安全的意識不強，對檔案借閱環(huán)節(jié)監(jiān)管不嚴，檔案管理人員疏忽大意，不能嚴格執(zhí)行檔案材料的借閱歸還制度，做到人人借閱登記，容易造成檔案的遺失或被涂改[6]。

4．歸檔文件的整理存在弊端

血站歸檔文件都是先由相關科室自行整理并保存，重要的檔案一周上交檔案室歸檔一次，其他檔案通常都是在科室保存年終歸檔好以后上交檔案室，這就大大增加了工作人員的工作量，因此非常容易遺失文件[7]。采供血工作中產(chǎn)生的檔案眾多，以獻血服務科為例，科室共有14個獻血點，各獻血點每天的紙質檔案有獻血者體檢登記表、醫(yī)療廢物送交記錄、獻血站查對記錄、接血交接記錄、冰箱溫度及使用記錄、消毒記錄、生化分析儀使用維護記錄、空氣消毒機使用記錄、核酸標本離心處理記錄、獻血服務科急救藥品清單、獻血點急救藥品核對記錄等，獻血點這些每天的表格由站點保存核對一個月上交科室一次，獻血點流動人員多很容易造成丟失，獻血點上交科室的檔案先保存在科室，年終上交檔案室，2021年獻血點共有紙質檔案66898張，這些都由科室內勤人員收集、整理、編號分類以后上交檔案室，科室辦公室還有6152張文檔不需要上交的保存在科室，檔案保管很分散，一年來產(chǎn)生的文檔都集中在年終由內勤人員歸檔工作量比較大。

5．檔案管理方式相對落后 信息化程度較弱

檔案管理人員的工作方式和管理理念比較落后，現(xiàn)在還依賴于傳統(tǒng)的手工整理登記檔案的管理方式，這種檔案管理方式檢索方法較為單一，查找信息的耗時較長、難度較大，信息化利用率極低?，F(xiàn)在人們對無償獻血的認識改變，參與無償獻血的人數(shù)逐年增加，檔案室需要保存的檔案也相應增加許多，血站檔案的特點是保存時間長，2011年至2021年無償獻血者人次584380，而這些獻血者在獻血過程中產(chǎn)生的獻血登記表、檢測結果、成分制備結果、臨床用血情況都需要保存在檔案室，并且現(xiàn)在檔案室2000年以前的獻血者檔案還在保存，血站檔案室目前的庫房面積只有60多平方米，空間狹窄，檔案擺放只是進行了簡單的分類，并沒有建立電子檢索功能，檔案查詢時需要查詢人在排列架上找，閱覽室和庫房在一間房間內，已經(jīng)不能滿足檔案需求，硬件投入也不足，手搖式密集排列架僅有6個，沒有利用先進的科技手段保護檔案，許多早年的檔案直接堆放在其他房間地上，查找資料時需要耗費大量的時間[8]。

四、血站檔案管理工作的對策

1．完善檔案管理制度 提升工作效率

主要領導要有規(guī)范檔案管理的意識，吸收先進理論知識，定期檢查審核檔案管理工作，做到依法治檔，嚴格管理，使得檔案管理工作程序化、先進化、科學化[9]。根據(jù)血站的實際情況制定完善的檔案管理制度，盡量縮短各科室移交檔案的時間，減少或避免丟失、毀壞的現(xiàn)象，保證歸檔文件材料真實、準確、系統(tǒng)[10]。加強不歸檔文件的管理，各科室也要按照制定的檔案管理制度保管科室文件，不需要保存的要妥善處理和及時銷毀，避免其丟失、信息泄露，做到“人人有崗，事事有章”。

2．提高血站所有工作人員對檔案管理工作重要性的認識

血站的工作人員以采供血業(yè)務工作為主，很少有人關注檔案管理工作，對工作中產(chǎn)生的檔案資料隨便堆放在科室角落，對其缺少重要性和保密性的認識，想要做好血站檔案管理工作，就必須讓所有工作人員學習檔案方面的法律法規(guī)，加強檔案工作的宣傳，組織與檔案有關的活動，觀看一些因檔案管理不當而導致法律糾紛和矛盾的案件，通過這些實際的案例加強所有工作人員對檔案管理工作重要的認識，及時對自己工作范圍內的文件材料進行歸類整理并上交，提高檔案管理工作的效率，這樣也能讓檔案管理人員認識到自身的價值，從而全身心的投入到檔案管理工作中[11]。

3．加強檔案管理工作的人才培養(yǎng)

組織檔案管理人員學習檔案管理方面的法律法規(guī)，加強業(yè)務學習，增強管理人員的責任心，提高對檔案管理的認識程度和管理能力。定期開展檔案教育培訓，選派檔案室管理人員與科室負責檔案整理人員參加檔案培訓班并到檔案管理工作先進的血站進行參觀學習，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。另外，要求所有工作人員必須掌握原始記錄書寫規(guī)范，每天結束工作時進行核對，及時發(fā)現(xiàn)問題并補充改正。招聘檔案管理專業(yè)人才，建立高科技人才引入機制，引入競爭意識，調動檔案管理人員積極性，形成血站檔案管理制度長效機制，為血站的檔案管理信息化建設提供充分的人才保障[12]。

4．加強檔案管理的信息化建設

建立專業(yè)的檔案管理軟件，各科室通過軟件進行電子文件的收集、整理和移交歸檔等工作，將2000年以前手工登記的89437人次獻血者信息和報銷情況全部補錄到管理系統(tǒng)軟件中，完善了電子檔案信息，避免與獻血者糾紛，提高工作效率；2018年血站管理系統(tǒng)軟件進行升級，科室的不合格血液報廢情況、獻血反應的發(fā)生都實現(xiàn)電子化填寫，還有獻血站點獻血登記表也使用PDA電子化填寫，增加檔案檢索功能，逐步實現(xiàn)檔案管理的電子信息化，方便工作人員記錄、統(tǒng)計、查找檔案，提高了工作效率。同時，做好血站紙質檔案管理工作，實現(xiàn)血站紙質檔案和電子檔案雙檔案管理。目前全新的檔案室正在建造，庫房面積增加了一倍，檔案管理人員辦公室與庫房分開，保證檔案的安全性，配備齊全的硬件設施，利用先進科技確保檔案管理的溫度和濕度達到相應的條件，提高檔案信息化管理水平，只有這樣才能夠更好地適應新時期的要求，更好地服務血站的各項工作[13]。

結語

在淄博市中心血站采血量與日俱增的背景下，對檔案管理工作的要求也越來越高，但是現(xiàn)在淄博血站檔案工作中也暴露出檔案管理制度不完善、檔案管理人員不重視、缺乏專業(yè)的人才、歸檔文件整理存在弊端、檔案信息化程度弱的問題，本文對這些存在的問題提出完善檔案管理制度，提高工作人員對檔案管理工作重要性的認識、加強人才培養(yǎng)、加強信息化建設的改進對策，新時期血站檔案管理工作要跟隨社會的發(fā)展，打破原有的管理模式才能更好地推動血站管理工作不斷向前，血站的各項工作才能得以更好地開展。做好血站檔案管理工作，不僅實現(xiàn)血站檔案管理工作的自身價值，還為無償獻血事業(yè)做出應有的貢獻。