新時期檔案管理的創(chuàng)新思考

潘海英 梨樹縣沈洋鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心

在我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，我國事業(yè)單位應(yīng)深化檔案管理工作的改革，注重檔案管理創(chuàng)新，以追求高質(zhì)量管理效果。現(xiàn)針對單位檔案管理展開深入思考，簡要闡述單位檔案管理的重要性，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的具體現(xiàn)狀，明確傳統(tǒng)管理形式所帶來的問題，并著重探討新時期單位檔案管理的主要創(chuàng)新策略，從不同角度出發(fā)提出全新的管理形式，為相關(guān)人員提供有效參考。

事業(yè)單位檔案管理工作至關(guān)重要，是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到單位的工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作繁雜，工作量相對較大，因此新時期下事業(yè)單位要不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，促使檔案管理工作逐漸向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，以確保檔案管理與時俱進(jìn)，滿足檔案管理的基本需求，保證檔案管理的有序性，積極解決管理工作中出現(xiàn)的問題，以推動事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

新時期檔案管理的實(shí)際意義

檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過程中有著重要作用，可以有效協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。檔案管理工作涉及的內(nèi)容相對較多，工作人員要針對檔案資料進(jìn)行收集整理，做好檔案信息的分類工作，并對其進(jìn)行鑒定和編目，以便于后期檢索相關(guān)資料，為有關(guān)工作的開展提供幫助。檔案管理的各個環(huán)節(jié)均要求工作人員加以重視，任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏均會導(dǎo)致相關(guān)工作無法順利推進(jìn)，導(dǎo)致檔案信息資料外泄或丟失，對單位整體發(fā)展有較大影響。為此，在新時期下，各單位要不斷加強(qiáng)對檔案管理創(chuàng)新的重視程度，緊跟時代發(fā)展步伐，全面推進(jìn)檔案管理工作。在信息時代，充分展現(xiàn)出檔案管理創(chuàng)新的必要性，有助于大幅提升檔案管理效率，可以減少管理工作開展中出現(xiàn)的失誤，有效為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展提供良好的服務(wù)。

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新可充分保障檔案信息的真實(shí)性和有效性，確保信息的安全，傳統(tǒng)管理方式通常是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案特殊性，若保存時間較長經(jīng)常會出現(xiàn)各類問題，在天氣的影響下容易出現(xiàn)檔案霉變、失火等現(xiàn)象，致使檔案無法復(fù)原。同時，紙質(zhì)檔案的保管對空間要求相對較高，檔案資料的保存通常需要較大的空間存放紙質(zhì)檔案，查閱時增加了工作人員的工作難度，耗費(fèi)了大量的人力，制約了檔案管理工作的整體發(fā)展。隨著檔案管理方式的創(chuàng)新，事業(yè)單位逐漸采取信息化管理方式，以解決傳統(tǒng)管理存在的問題，有效節(jié)省人力、物力，延長檔案資料的保管期限，確保檔案資料信息的安全。

除此之外，創(chuàng)新檔案管理工作方便工作人員對相關(guān)信息進(jìn)行快速查詢，有效節(jié)約信息查找時間，相關(guān)人員可在最短時間內(nèi)掌握信息的具體內(nèi)容，充分展現(xiàn)出檔案管理的便捷性。同時，在檔案信息化聯(lián)網(wǎng)后，工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，通過相應(yīng)權(quán)限能夠查閱更多的信息資料，快捷獲取相應(yīng)的檔案資源，為活動項(xiàng)目的開展提供助力，促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

新時期檔案管理的具體現(xiàn)狀

新時期下，事業(yè)單位不斷對檔案管理工作進(jìn)行深入研究，積極探索新的管理方式。結(jié)合時代發(fā)展特點(diǎn)以及單位整體發(fā)展情況，逐漸對檔案管理進(jìn)行改進(jìn)，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，采用先進(jìn)技術(shù)，落實(shí)各項(xiàng)要求，促使檔案管理工作得到有效改進(jìn)，管理效率得到提高，檔案管理質(zhì)量得到保障，從而使事業(yè)單位檔案管理取得良好的改革效果，整體工作取得較大進(jìn)步。然而，在實(shí)際管理創(chuàng)新過程中，仍然存在較多問題，致使檔案管理效果不夠顯著，整體發(fā)展較為緩慢，影響事業(yè)單位在新時期背景下的高效發(fā)展，造成單位難以在短時間內(nèi)適應(yīng)新環(huán)境變化，不利于單位的整體發(fā)展。

新時期檔案管理創(chuàng)新過程中，相關(guān)人員的創(chuàng)新意識不夠，部分單位未能引進(jìn)新的管理理念。相關(guān)部門在開展管理工作時，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，未能落實(shí)新理念，管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，人員的責(zé)任意識也相對較差，導(dǎo)致檔案管理改革期間整體的工作秩序較為混亂，致使部分檔案的價(jià)值無法得到有效利用，阻礙事業(yè)單位的快速發(fā)展。同時，部分管理人員由于未能及時轉(zhuǎn)變思想理念，專業(yè)性相對較低，未能較好地理解新的管理理念，影響檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性，使檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)管理以及創(chuàng)新管理的轉(zhuǎn)變期間，整體管理效果較差，對事業(yè)單位工作開展有著不良影響。隨著信息技術(shù)的普及，各單位逐漸加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，不斷建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，但在檔案管理工作開展過程中，相關(guān)部門未能合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案信息共享未能達(dá)到規(guī)定的要求，各部門所接收的信息存在偏差。同時，檔案管理方式較為落后，相關(guān)部門不注重檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化安全，未能根據(jù)實(shí)際情況作出有效對策，導(dǎo)致檔案信息容易出現(xiàn)泄露以及篡改等現(xiàn)象，整體管理尚未得到全面規(guī)范，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)不斷增加。并且，在開展管理工作時不注重對規(guī)章制度的更新，造成現(xiàn)存制度與檔案管理創(chuàng)新不符，影響檔案管理質(zhì)量，無法保障管理的合理性和規(guī)范性，從而嚴(yán)重降低檔案管理效果。

新時期單位檔案管理的主要創(chuàng)新策略

管理理念轉(zhuǎn)變

新時期，基層單位逐漸將重點(diǎn)目標(biāo)轉(zhuǎn)移到檔案管理工作中，充分重視檔案管理所取得的成效，積極進(jìn)行檔案管理改革，注重管理工作的創(chuàng)新，不斷對當(dāng)前管理情況進(jìn)行詳細(xì)分析，明確現(xiàn)階段檔案管理存在的問題和不足，從而逐漸轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對意識層面的重視，認(rèn)識到檔案管理在基層單位工作中的重要性，充分開發(fā)新思路，轉(zhuǎn)換管理角度，全面改進(jìn)管理理念，將全新的信息化理念引入管理工作中，有效推進(jìn)檔案管理工作。在新理念的運(yùn)用過程中，相關(guān)部門要積極學(xué)習(xí)新理念，掌握新理念的具體實(shí)踐要求，并促使工作人員將單位內(nèi)部管理實(shí)際與新理念進(jìn)行充分結(jié)合，在實(shí)際管理工作中不斷突出新理念優(yōu)勢，確保整體管理效果得到改善，達(dá)到事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際目的。在基層單位檔案管理過程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理思想理念，做到與時俱進(jìn)，結(jié)合檔案管理要求對信息化技術(shù)進(jìn)行深入研究，從實(shí)際情況出發(fā)對檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘，發(fā)揮檔案管理的總體價(jià)值，合理利用檔案信息，有效支持各部門工作，為開展相關(guān)工作提供良好條件。

同時，在理念轉(zhuǎn)變的情況下，工作人員要不斷提升自身的專業(yè)水平，掌握新理念的核心內(nèi)容，確保管理理念得到全面落實(shí)，熟練運(yùn)用全新技術(shù)，充分發(fā)揮管理功能，營造輕松的工作氛圍，促使檔案管理工作高效實(shí)施，并取得良好的創(chuàng)新成效。

注重單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

隨著信息化時代的發(fā)展，市場競爭日益激烈，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為各單位發(fā)展提供了大力支持，促使各單位的建設(shè)發(fā)展逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)建設(shè)。各單位應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極構(gòu)建完整的檔案管理體系，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，完善信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促使檔案管理更加科學(xué)。為此，在檔案管理創(chuàng)新過程中，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)充分建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢，促使各部門實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，在第一時間掌握基本的信息內(nèi)容，為相關(guān)工作開展節(jié)省時間，提升整體工作效率和服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)能充分拉近各部門之間的距離，強(qiáng)化人員之間的溝通和交流。通過對檔案管理的深入討論，相關(guān)部門及時了解管理中可能出現(xiàn)的問題，并在網(wǎng)絡(luò)平臺交流的基礎(chǔ)上提出一系列解決方案，優(yōu)化檔案管理工作。

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)背景下，網(wǎng)絡(luò)平臺能有效擴(kuò)大檔案信息的存儲量，其所儲存信息的空間相對較大，便于工作人員收集更多的信息資料；并且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以減輕管理人員的工作量。管理人員通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行快速分類，并做好相應(yīng)的整理工作，為后期檔案信息的查閱提供有力支持。

在數(shù)字化管理方式下，事業(yè)單位充分利用服務(wù)終端，強(qiáng)化檔案信息的匯總能力，根據(jù)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行自動分析，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)快速挖掘信息價(jià)值，促使工作人員了解更加全面的信息內(nèi)容，確保單位在開展各項(xiàng)活動中合理利用數(shù)據(jù)信息。數(shù)字化管理方式充分展現(xiàn)出檔案管理的意義和價(jià)值，有效提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理水平。此外，在信息化設(shè)備系統(tǒng)的運(yùn)用過程中，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的更新維護(hù)工作，確保設(shè)備系統(tǒng)得以正常運(yùn)行，避免在檔案管理工作中出現(xiàn)問題，影響檔案信息的準(zhǔn)確性。在實(shí)際管理中加大對檔案工作的投入力度，做好檔案資料的存儲以及挖掘工作，從而實(shí)現(xiàn)單位檔案管理創(chuàng)新的目標(biāo)。

優(yōu)化檔案管理方式

檔案管理創(chuàng)新是相關(guān)管理部門的重點(diǎn)工作內(nèi)容，隨著時代的不斷發(fā)展，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注重對管理方式的改進(jìn)，做好檔案管理優(yōu)化工作，積極完善管理內(nèi)容，結(jié)合最新情況以及檔案管理要求開展創(chuàng)新管理工作。新時期下，在電子信息技術(shù)出現(xiàn)后，各類管理軟件逐漸涌現(xiàn)出來，其能夠有效地為檔案管理提供支持，促使檔案管理得以優(yōu)化。為此，在使用管理軟件的過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行詳細(xì)分析，不斷對檔案資料進(jìn)行有效梳理，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)整理相應(yīng)的資料內(nèi)容，并對相應(yīng)檔案進(jìn)行掃描，將其統(tǒng)一放置在存儲空間中，保管好歷史檔案資料。同時，檔案管理需采取紙質(zhì)及電子兩種存檔方式，在保存紙質(zhì)檔案的前提下，運(yùn)用管理軟件將電子檔案進(jìn)行存檔并上傳到指定云端，有效對檔案信息進(jìn)行雙重保管。隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，技術(shù)漏洞使得電子檔案的安全性隨之降低。因此，在電子檔案保管過程中，相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)充分注重檔案管理的安全性。在管理檔案時，工作人員應(yīng)當(dāng)對電子檔案信息進(jìn)行加密處理，避免信息的泄露和丟失。并且，工作人員還應(yīng)當(dāng)對電子檔案進(jìn)行備份，防止檔案信息丟失，對單位內(nèi)部工作造成不利影響。在管理過程中，相關(guān)人員還需定期對設(shè)備系統(tǒng)中的垃圾以及病毒進(jìn)行全面清理，做好病毒查殺工作，避免病毒對檔案系統(tǒng)造成破壞，影響檔案信息的真實(shí)性和安全性。一系列防護(hù)措施，可以有效保護(hù)檔案信息，提高檔案信息的使用效率。

規(guī)范檔案管理工作

在檔案信息的記錄以及整理過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)規(guī)范管理工作，要求工作人員在開展管理工作時嚴(yán)格按照規(guī)定要求進(jìn)行操作，以保證檔案管理的科學(xué)性和合理性。在開展著錄工作的過程中，工作人員需根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》對檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確錄入，以保證檔案信息資料的可靠性。事業(yè)單位在管理時還應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部發(fā)展實(shí)際以及檔案管理具體現(xiàn)狀制定詳細(xì)的著錄細(xì)則，對檔案管理工作提出新要求，并確保工作人員按照具體要求落實(shí)各項(xiàng)管理工作，促使檔案管理更加規(guī)范。同時，在檔案管理期間，管理部門還應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一分類號，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備的檢索功能充分運(yùn)用分類號，促使相關(guān)人員在檢索有關(guān)信息時，能夠快速找到相對應(yīng)的信息內(nèi)容，有效加快檢索速度，確保工作人員能夠用最快的速度掌握基本信息。這充分體現(xiàn)出檔案管理創(chuàng)新的益處。統(tǒng)一的分類號可以作為檔案管理規(guī)范化的重要標(biāo)志，由此，管理人員在管理內(nèi)容時依據(jù)分類法對分類號進(jìn)行全面統(tǒng)一，充分增強(qiáng)檔案信息分類審查力度，及時指出分類不合理的情況，并作出相應(yīng)的改正，從而達(dá)到既定的分類標(biāo)準(zhǔn)，確保文件標(biāo)引保持一致，方便工作人員查找相關(guān)內(nèi)容。規(guī)范著錄工作，可以有效提高檔案管理的服務(wù)水平，確保檔案管理上升到新高度，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，滿足檔案管理的總體要求，符合現(xiàn)代化管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展奠定良好基礎(chǔ)，保證檔案資料的高效利用，以展現(xiàn)其實(shí)際價(jià)值，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

完善管理規(guī)章制度

新時期，在單位檔案管理創(chuàng)新背景下，管理模式及管理方法均發(fā)生了較大變化，與傳統(tǒng)管理方式相比有著較大差異。對檔案管理的創(chuàng)新改革，為檔案管理工作帶來新思路。事業(yè)單位要對管理形式進(jìn)行全面探索，以實(shí)時改進(jìn)管理模式，以全新的手段開展檔案管理工作，有效保證檔案管理滿足時代發(fā)展要求。因此在實(shí)際的管理創(chuàng)新過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分重視規(guī)章制度的完善，根據(jù)具體管理情況以及單位整體發(fā)展趨勢，積極完善管理制度，確保規(guī)章制度得以進(jìn)一步優(yōu)化，以滿足當(dāng)前檔案管理的新形式。規(guī)章制度可以有效保證檔案管理工作的有序?qū)?，提升單位?nèi)部檔案管理能力。事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)充分優(yōu)化規(guī)章制度，根據(jù)以往的管理經(jīng)驗(yàn)并借鑒先進(jìn)的管理制度，結(jié)合單位內(nèi)部的具體狀況，制定詳細(xì)完整的規(guī)章制度，明確檔案管理規(guī)范以及檔案保管期限，根據(jù)其實(shí)際情況進(jìn)行具體規(guī)定，有助于為檔案管理提供制度保障，確保檔案管理的合規(guī)性。此外，在制度建設(shè)的過程中，還需加強(qiáng)對各項(xiàng)資源的利用，保證信息使用效率，避免資源浪費(fèi)。通過制定一系列規(guī)章制度，有效約束管理人員的工作行為，促使其在開展管理工作的過程中能夠按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，從而使檔案管理工作的優(yōu)勢更加突出。在完善制度的同時，還要制定詳細(xì)的考核制度，針對管理人員提出相應(yīng)的制度內(nèi)容，要求管理人員在開展工作時能夠以專業(yè)水準(zhǔn)掌握信息化技術(shù)，確保其管理更加熟練，有效保證單位檔案管理的創(chuàng)新性，并促使單位檔案管理保持高效狀態(tài)，從而促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。

總而言之，檔案管理創(chuàng)新在事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)中起關(guān)鍵作用，檔案管理是單位內(nèi)部的基礎(chǔ)重點(diǎn)工作，相關(guān)單位部門要高度重視，不斷對檔案管理效果進(jìn)行詳細(xì)探究，明確具體管理現(xiàn)狀。根據(jù)技術(shù)要求以及數(shù)字化、智能化發(fā)展趨勢，對檔案管理進(jìn)行改進(jìn)，注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并充分保證信息資料安全，在制度保障的前提下開展管理工作，進(jìn)一步推動基層事業(yè)單位高效持續(xù)發(fā)展。