高校行政管理有效性要素識(shí)別及提高路徑*

柏育紅

（廣州華立學(xué)院,廣東廣州 511325）

*資助項(xiàng)目：廣東省教育廳課題“提升高校行政管理有效性研究——以崗位說明書擴(kuò)展深化為切入”（2019WTSCX141）。

我國(guó)高校在“雙一流”建設(shè)過程中都在籌劃著快速發(fā)展的藍(lán)圖，許多大學(xué)的搶奪資源大戰(zhàn)（特別是爭(zhēng)奪人才）如火如荼。但對(duì)最大數(shù)量的地方普通高校來說，離“雙一流”還比較遠(yuǎn)，該選擇怎樣的戰(zhàn)略，如何發(fā)展？這是高校都在思考著的一大主題。依靠資源投入模式的發(fā)展對(duì)地方普通高校是不合適的。應(yīng)該從強(qiáng)化管理，提高管理有效性這個(gè)方面突破，進(jìn)而帶動(dòng)學(xué)校的快速持續(xù)發(fā)展和提高，這是一個(gè)資源投入少，效果顯著持久的可行之路。本文就高校行政管理有效性這一主題做些粗淺探討。

一、高校行政管理概念界定

對(duì)我國(guó)高校來說，在管理方面還是有許多應(yīng)該改進(jìn)的地方，比如管理效率較低，師生對(duì)管理工作的滿意度不高，機(jī)關(guān)管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、政策水平和管理能力還有待提高、行政權(quán)力泛化等等，改進(jìn)管理是高校的普遍需求。只要抓好管理不用投入其他資源，學(xué)校的績(jī)效和成果一定會(huì)大幅度提高。基于此思路本文選擇高校管理中的行政管理有效性作為主題來進(jìn)行研究。本研究采取了文獻(xiàn)研究、大樣本訪談（訪談了超過500人次的專職教師）和多年高校實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合的方法，進(jìn)行邏輯分析和推理來得出結(jié)論。

所謂高校行政管理，準(zhǔn)確地講是指高校行政事務(wù)管理，不是政治學(xué)、社會(huì)學(xué)意義上的行政管理，它是按照管理對(duì)象的屬性來進(jìn)行的概念界定。一般認(rèn)為的行政事務(wù)主要指：活動(dòng)和會(huì)議組織、物品管理、樓宇設(shè)施管理、衛(wèi)生與環(huán)境管理、安全保衛(wèi)管理等等（大部分是對(duì)物的管理）。這些都具有行政事務(wù)的屬性，所以我們簡(jiǎn)稱為行政管理。高校的管理對(duì)象一般可分為教學(xué)類、科研類、黨務(wù)類、學(xué)生類和行政類等，高校的管理也就分成了教學(xué)管理、科研管理、黨務(wù)管理、學(xué)生管理和行政管理[1]。行政管理主要包括會(huì)議活動(dòng)組織、儀器設(shè)備管理、總務(wù)后勤管理、安全保衛(wèi)管理、財(cái)務(wù)管理及人力資源管理等等。按照這一內(nèi)涵，學(xué)校的辦公室、設(shè)備處、總務(wù)處、保衛(wèi)處、財(cái)務(wù)處及人事處等可以劃歸為行政管理的職能部門。

由于高校的特點(diǎn)，行政管理與學(xué)術(shù)管理具有交叉重疊的特點(diǎn)。行政管理的對(duì)象雖然是行政事務(wù)，但事務(wù)背后關(guān)聯(lián)的人都是老師和學(xué)生，關(guān)聯(lián)的工作大多是教學(xué)科研等學(xué)術(shù)性事物，這就造成了行政事務(wù)和學(xué)術(shù)事物的交叉融合，有些事物甚至難以辨別其到底是不是行政屬性，這其中人事處，設(shè)備處的工作尤其如此。此文盡管把人事處、設(shè)備處劃入行政管理部門，但其工作中包含著大量的學(xué)術(shù)性內(nèi)容。教學(xué)管理、科研管理甚至黨務(wù)管理雖不屬于行政管理范疇，但在涉及教師個(gè)人態(tài)度及工作積極性方面的管理工作，其作用和效應(yīng)與本文分析的行政管理效應(yīng)具有相似性，可以移植和借鑒。

二、高校行政管理有效性內(nèi)涵界定及要素識(shí)別

管理好壞的識(shí)別是非常重要的問題，為此首先要科學(xué)界定其內(nèi)涵。這里我們用管理有效性的程度來判斷行政管理的好壞。我們給出高校行政管理有效性的確切含義及相關(guān)要素，為提高高校行政管理有效性實(shí)踐奠定理論基礎(chǔ)。管理有效性內(nèi)涵包含三方面的內(nèi)容：即組織目標(biāo)的達(dá)成度、工作的效率和成果的效益，目標(biāo)達(dá)成度高、效率高、效益好則管理的有效性就好。

行政管理有效性第一個(gè)維度是目標(biāo)達(dá)成度，也是最重要的因素。組織目標(biāo)的達(dá)成度是指一個(gè)組織最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度。當(dāng)然這個(gè)目標(biāo)是組織存在的宗旨和定位所賦予的最終目標(biāo)，達(dá)成度是指這個(gè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，而不是組織中某一部門工作的具體目標(biāo)。這里有必要把組織的目標(biāo)體系做以分析，一般職能部門的具體目標(biāo)可稱為分目標(biāo)，可分為3類：第一類是和最終目標(biāo)一致的分目標(biāo)，第二類是對(duì)最終目標(biāo)起中介作用的分目標(biāo)，第三類是和最終目標(biāo)不一致的分目標(biāo)（比如質(zhì)量管理部門的分目標(biāo)是提高質(zhì)量，但高質(zhì)量就要加大成本，質(zhì)量管理的分目標(biāo)就會(huì)和組織獲得高利潤(rùn)的最終目標(biāo)不一致），所以最終目標(biāo)達(dá)成度不能簡(jiǎn)單地下移到用職能部門的分目標(biāo)達(dá)成度來替代。

據(jù)此，行政事務(wù)工作的分目標(biāo)絕大部分都不是高校的最終目標(biāo)（培養(yǎng)人才、產(chǎn)出科研成果、服務(wù)社會(huì)和文化傳承）[2]，他們大多數(shù)是對(duì)高校最終目標(biāo)起輔助、支持等中介作用的，屬于分目標(biāo)的第二種類型，比如開一次會(huì)議布置教學(xué)等工作，而教學(xué)工作才是對(duì)最終目標(biāo)起作用的行為，會(huì)議僅僅是媒介活動(dòng)。少部分行政工作也具有促進(jìn)實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)（第一類分目標(biāo)）的性質(zhì)，人事處和設(shè)備處的有些工作可能會(huì)如此，如設(shè)備處對(duì)某一教學(xué)科研儀器設(shè)備進(jìn)行管理的時(shí)候，就是對(duì)教學(xué)科研工作本身的促進(jìn)，他們起到的是第一類分目標(biāo)的作用。所以，行政管理工作目標(biāo)達(dá)成度如何科學(xué)衡量，是要處理好的首要問題。

我們的思路是：把最終目標(biāo)作為結(jié)果，從結(jié)果出發(fā)來反推，得到行政管理工作分目標(biāo)達(dá)成度與最終目標(biāo)達(dá)成度的關(guān)系（學(xué)校最終目標(biāo)——教師們的學(xué)術(shù)性工作——實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的中介工作——行政管理工作分目標(biāo)），進(jìn)而解決組織目標(biāo)達(dá)成度如何衡量的問題。可以看出行政管理工作分目標(biāo)的達(dá)成度是不等于學(xué)校最終目標(biāo)達(dá)成度的，因此就不能簡(jiǎn)單地用考核行政工作分目標(biāo)達(dá)成度來判斷行政管理有效性，同時(shí)有些行政管理分目標(biāo)的達(dá)成度也是無法度量的，只著眼衡量行政管理分目標(biāo)就會(huì)使問題無解。按照前邊分析的邏輯，衡量管理有效性可以用高校最終目標(biāo)——人才培養(yǎng)目標(biāo)達(dá)成度（科研成果目標(biāo)達(dá)成度、社會(huì)服務(wù)目標(biāo)達(dá)成度、文化傳承目標(biāo)達(dá)成度）來表征，這些工作都是由教師通過智力（學(xué)術(shù)）性勞動(dòng)來完成的，行政工作是為教師的智力（學(xué)術(shù)）性勞動(dòng)提供支持和保障，起到輔助性、支持性、中介性作用。支持保障作用發(fā)揮得好，教師的智力性工作績(jī)效就好，對(duì)學(xué)校最終目標(biāo)的貢獻(xiàn)就大。在學(xué)校這些學(xué)術(shù)性工作中起根本作用的是人，是人的學(xué)術(shù)能力和工作積極性，所以，通過教師教學(xué)科研工作積極性的狀況（當(dāng)然，影響教師積極性高低有許多因素，但行政工作的影響是明顯的），來間接表征高校行政工作分目標(biāo)達(dá)成度的情況，進(jìn)而替代來衡量學(xué)校最終目標(biāo)的達(dá)成度在邏輯上是說得通的，這就解決了科學(xué)衡量行政管理分目標(biāo)達(dá)成度度量的難題。

首先，教師的智力（學(xué)術(shù)）性工作行為的特點(diǎn)是其屬于軟性行為（即行為的外在表現(xiàn)無法看出其內(nèi)在質(zhì)量或水平的行為），因此其質(zhì)量或水平是強(qiáng)烈地受到個(gè)人的工作積極性影響的。其次教師的工作積極性和學(xué)校最終目標(biāo)達(dá)成度也是正相關(guān)的。第三，行政工作的好壞會(huì)顯著影響教師的工作積極性。這樣看來問題都聚焦在教師工作積極性上，既能解釋智力（學(xué)術(shù)）性工作的質(zhì)量和水平，又把行政工作分目標(biāo)和學(xué)校最終目標(biāo)建立起了相關(guān)關(guān)系。抓住教師工作積極性這個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)，衡量學(xué)校最終目標(biāo)達(dá)成度（行政管理分目標(biāo)達(dá)成度）就都有了可能。因此我們就用教師的工作積極性來衡量行政管理分目標(biāo)的達(dá)成度。根據(jù)文獻(xiàn)教師的工作積極性和教師的工作滿意度正相關(guān)、和教師的組織承諾正相關(guān)[3]，而這兩者都有較成熟的測(cè)量量表，所以我們就可以用教師的工作滿意度和組織承諾的情況來度量行政管理工作的目標(biāo)達(dá)成度。

管理有效性的第二個(gè)維度是管理的效率，也就是用最短的時(shí)間干更多的事。盡管行政工作對(duì)高校發(fā)展大多是輔助性、支持性、工具性、中介性的，但他對(duì)最終目標(biāo)的影響是很大的，事情久拖絕不會(huì)嚴(yán)重影響最終目標(biāo)，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重影響教師智力（學(xué)術(shù)）性工作的進(jìn)展和效果，特別是使教師的工作積極性受挫。所以，效率的狀態(tài)可以表征最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)效率狀況，行政工作的效率可以直接用來衡量行政管理的有效性。

管理有效性的第三個(gè)維度是效益，就是以最小的成本取得最大的成果。企業(yè)非常重視效益，但高校也是不可忽視的，遺憾的是公辦高校效益觀念比較淡漠。所以高校必須樹立起效益觀念，工作中給以必要的關(guān)注，行政工作尤其如此。效益一般指取得的工作成果（績(jī)效）與為此成果投入的資源（經(jīng)費(fèi)）的比值，這就要求我們不能單獨(dú)考慮投入資源（經(jīng)費(fèi)）的絕對(duì)量，而應(yīng)該把工作成果（績(jī)效）與投入資源（經(jīng)費(fèi)）的比值一并考慮。這種工作思路確立比較容易，可是具體操作時(shí)還是比較復(fù)雜的，必須時(shí)時(shí)都繃緊效益這根弦。所以，行政管理工作效益考核要確立兩條基本原則：第一，沒有資源（經(jīng)費(fèi)）投入的行政管理工作（比如開一次會(huì)議等）可以不考慮效益指標(biāo)；第二，凡是有資源（經(jīng)費(fèi)）投入的行政管理工作，都不單獨(dú)考慮投入的絕對(duì)值，而是把工作結(jié)果和資源投入的比值一并考慮，這要作為工作規(guī)范和人人都養(yǎng)成的工作習(xí)慣。

衡量高校行政管理有效性可操作性內(nèi)涵可以表述如下三個(gè)因素：老師們的工作積極性，用教師的工作滿意度和組織承諾感來表征；行政管理工作的效率；工作結(jié)果和工作投入資源（經(jīng)費(fèi)）比值。三者綜合體現(xiàn)了行政管理工作的有效性，在三個(gè)因素中，老師們的工作滿意度和組織承諾感是最重要的、最關(guān)鍵的因素，我們必須給以最大的關(guān)注。

三、行政管理有效性的影響因素及提高路徑分析

現(xiàn)把對(duì)三個(gè)因素有相關(guān)作用的要素及作用機(jī)制做個(gè)初步分析，從而找出提高行政管理有效性的路徑和抓手。結(jié)合有關(guān)文獻(xiàn)和理論以及訪談意見的匯總并歸納如下。

1.教師工作滿意度、組織承諾的影響因素：工作滿意度是指對(duì)工作進(jìn)行評(píng)估而產(chǎn)生的對(duì)工作的積極感覺[4]，是對(duì)所從事工作的一種態(tài)度，這種態(tài)度影響工作行為和工作積極性。員工工作滿意度差時(shí)不僅沒有工作干勁、工作績(jī)效也差，而且會(huì)增加離職傾向。工作滿意度一般是對(duì)如下五個(gè)方面的情感反應(yīng)：工作本身、升職機(jī)會(huì)、報(bào)酬、上司、同事。有的學(xué)者提出有四個(gè)因素影響工作滿意度：組織規(guī)模、工作性質(zhì)、工作環(huán)境和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格。根據(jù)訪談總結(jié)我們認(rèn)為對(duì)行政管理工作有效性提高最有價(jià)值的因素是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和工作環(huán)境兩個(gè)方面。

組織承諾感是指人對(duì)組織及其目標(biāo)的認(rèn)同，并希望保持組織成員身份的一種心態(tài)，它表明了員工對(duì)組織的歸屬感，也代表了員工對(duì)組織的忠誠(chéng)度。低組織承諾感的員工有較高離職傾向，高組織承諾感的員工可以提升工作績(jī)效，更可以促使員工產(chǎn)生組織公民行為，這點(diǎn)對(duì)教師的工作積極性提高具有特殊的意義。一般認(rèn)為影響員工組織承諾感的因素有組織文化、發(fā)展前景、管理運(yùn)行機(jī)制、領(lǐng)導(dǎo)能力和素質(zhì)、薪酬福利和公平情況、公平感和支持性等。為了提高員工的組織承諾，一般采取的措施有：建設(shè)能凝聚員工的組織文化，調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格以有利于適應(yīng)員工，增加員工工作的支持性、自主性和工作反饋，對(duì)表現(xiàn)好的員工給予及時(shí)認(rèn)可和表彰等[5]。

2.提高教師工作滿意度和組織承諾感。通過理論歸納和教師訪談，我們得到如下看法：能提高教師工作滿意度和組織承諾感的措施都能夠提高教師的工作積極性。歸納為如下5個(gè)方面：第一是領(lǐng)導(dǎo)因素，包括領(lǐng)導(dǎo)的理念、為人和能力及領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，其最主要的是領(lǐng)導(dǎo)以人為本和與人為善的理念和行為；第二是激勵(lì)導(dǎo)向和考核評(píng)價(jià)的公平性，老師們不能接受的是不實(shí)干而只會(huì)說嘴的人得到好處，而默默無聞踏實(shí)肯干的人領(lǐng)導(dǎo)看不見；第三是工作的支持性、自主性和反饋及時(shí)性，遇到困難時(shí)能及時(shí)得到組織和領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助，取得了成績(jī)能及時(shí)得到反饋和表彰；第四是機(jī)關(guān)干部對(duì)教師的尊重和重視、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量，特別對(duì)年輕的、地位比較低的老師的尊重由其重要；第五是以人為本的組織文化和氛圍，到處彌漫著讓每一位普通老師都得到尊重、天天快樂工作的氛圍是非常關(guān)鍵的。

3.提高行政管理工作的效率。通過訪談我們總結(jié)了影響工作效率的五方面原因。第一是決策機(jī)制問題，如果太過集權(quán)或太過分權(quán)，決策效率必然低下，所以合適的集、分權(quán)是提高效率的關(guān)鍵；第二是制度建設(shè)的系統(tǒng)性和完善性，除非是新的事務(wù)和創(chuàng)新性、重大性事務(wù)，一般性、例行性事務(wù)都應(yīng)該依據(jù)完善的制度和規(guī)范進(jìn)行常規(guī)性的解決和處理，工作效率必然會(huì)高；第三是有完善的處理事務(wù)細(xì)節(jié)的工作指南，制度只規(guī)定了處理某一類事務(wù)的規(guī)范和原則，而一些具體的、細(xì)節(jié)性的工作是無法完全依靠制度來解決的，工作指南就是把具體的、細(xì)節(jié)性工作操作性程序和路徑等做出了規(guī)定，這些規(guī)定越完善、越全面操作起來越方便、越快捷、越高效；第四是機(jī)關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)和工作態(tài)度，有時(shí)服務(wù)意識(shí)和工作態(tài)度的作用是關(guān)鍵性的。第五是機(jī)關(guān)工作人員的素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)，人的責(zé)任心、知識(shí)、能力及工作經(jīng)驗(yàn)等會(huì)有效提高工作效率。當(dāng)然，這5個(gè)因素既會(huì)直接影響行政管理工作的效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)教師的工作滿意度帶來影響，所以這些因素是有雙重效應(yīng)的。

4.提高行政管理工作的效益。行政工作如果資源投入的話，就要考慮效益，而必須把工作結(jié)果和投入資源的比值一并考慮。首先，應(yīng)該有幾個(gè)結(jié)果和投入資源比值的方案，來用于比較，選出效益最好的方案；第二，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員、廣大教師，都要樹立起效益觀念，養(yǎng)成把結(jié)果和資源（經(jīng)費(fèi)）投入比值作為一個(gè)整體來思考、判斷、管理和考核的習(xí)慣，并把此要求作為規(guī)范納入學(xué)校的制度體系。

總之，高校行政管理工作的有效性會(huì)受到以上三個(gè)方面12個(gè)要素的影響，其中關(guān)鍵的因素是領(lǐng)導(dǎo)、激勵(lì)機(jī)制、機(jī)關(guān)干部的服務(wù)意識(shí)和能力、集分權(quán)決策機(jī)制和制度的系統(tǒng)性完善性等5個(gè)，集中力量抓好這五點(diǎn)，是高?？焖俪志冒l(fā)展的基礎(chǔ)性工作。

四、提高高校行政管理有效性的對(duì)策建議

通過分析我們提出高校在具體工作中提高行政管理有效性的8條對(duì)策和建議：

1.領(lǐng)導(dǎo)要善待每一個(gè)老師和調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格以適應(yīng)老師們的需求。

2.建立起良好的激勵(lì)機(jī)制和公平公正的利益分配機(jī)制。

3.建立起強(qiáng)有力的事業(yè)支持機(jī)制。

4.設(shè)置合適的集、分權(quán)決策機(jī)制。

5.建立起科學(xué)、系統(tǒng)、完善的制度體系，同時(shí)設(shè)立全面的操作性工作的工作指南體系。

6.建立良好的組織文化。

7.增強(qiáng)機(jī)關(guān)干部的服務(wù)意識(shí)、工作能力和對(duì)老師們的尊重習(xí)慣。

8.樹立起效益意識(shí)和強(qiáng)化效益的工作習(xí)慣：在工作考核時(shí)把效益因素納入考核指標(biāo)也很有必要。