基于人機(jī)料法環(huán)測(cè)理論的企業(yè)6S 管理策略探討
——以YCWY 辦公室及YCWY 檔案室為例

杜 偉，馮 云，徐鶴銘

（陜西延長(zhǎng)地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)有限公司，西安 710000）

0 引 言

部分企業(yè)在辦公室及檔案室的管理工作中存在認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，管理方法沒(méi)有突出關(guān)鍵要素，致使辦公環(huán)境臟亂差、機(jī)械傷害、資料遺失、觸電、工作懶散等問(wèn)題得不到充分識(shí)別和有效解決，工作環(huán)境得不到有效改善［1］。企業(yè)管理與人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)六大質(zhì)量管理要素密切相關(guān)，企業(yè)必須從人員行為、設(shè)備設(shè)施、資料檔案、管理體系、工作環(huán)境、監(jiān)督檢查6 個(gè)方面加強(qiáng)管理，確保工作環(huán)境得到有效管理［2］。

文章利用人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)方法來(lái)分析影響企業(yè)6S①6S 指的是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SAFETY）。的相關(guān)因素，進(jìn)而制定相應(yīng)的策略并予以實(shí)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)6S 執(zhí)行及管理的持續(xù)改進(jìn)，最終達(dá)到6S管理的目的。

1 人機(jī)料法環(huán)測(cè)理論

人機(jī)料法環(huán)測(cè)是質(zhì)量管理理論中6 個(gè)影響質(zhì)量的主要因素的簡(jiǎn)稱(chēng)，人指在企業(yè)工作的員工；機(jī)指企業(yè)所使用的儀器及設(shè)備；料指企業(yè)所使用的物料；法指企業(yè)在日常管理中所使用的操作規(guī)程及管理辦法；環(huán)指企業(yè)所處的環(huán)境；測(cè)指對(duì)企業(yè)辦公過(guò)程的日常檢查與監(jiān)測(cè)［3-4］。企業(yè)質(zhì)量管理一般是圍繞人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)六大因素展開(kāi)，人機(jī)料法環(huán)測(cè)理論在質(zhì)量管理中已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用［5］。

2 YCWY 辦公室及YCWY 檔案室6S 管理中存在的問(wèn)題

2.1 YCWY 辦公室6S 檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

2.1.1 人

員工在辦公室隨意擺放記錄本、文件、計(jì)算機(jī)和電器等物品；員工在上班期間吃零食、抽煙；員工在辦公室大聲喧嘩；員工未穿好工作服、未整理好頭發(fā)就進(jìn)入辦公室。

2.1.2 機(jī)

YCWY 辦公室個(gè)人所使用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、固定電話(huà)等電器的電源線(xiàn)隨意在地面穿插；辦公室中所使用的涉密計(jì)算機(jī)與非涉密計(jì)算機(jī)隨意改裝；下班后，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及YCWY 辦公室內(nèi)其他的設(shè)備電源未被關(guān)閉。

2.1.3 料

YCWY 辦公室工作人員所使用的醫(yī)用口罩、醫(yī)用創(chuàng)可貼、醫(yī)用酒精等沒(méi)有進(jìn)行過(guò)驗(yàn)收，部分物料不在質(zhì)保期內(nèi)。

2.1.4 法

無(wú)YCWY 辦公室使用電器管理辦法；無(wú)YCWY辦公室物品定制定位擺放管理辦法；無(wú)YCWY 辦公室清掃、清潔制度；無(wú)人員考勤管理辦法。

2.1.5 環(huán)

辦公桌上放置與工作無(wú)關(guān)的便攜式檢測(cè)儀、庫(kù)房出入庫(kù)記錄等物品；YCWY 辦公室內(nèi)地面遍布垃圾，沒(méi)有定時(shí)打掃、傾倒；下班后YCWY 辦公室門(mén)窗未被關(guān)閉。

2.1.6 測(cè)

YCWY 辦公室使用的電器未定期檢測(cè)，熱水器插頭處有異響現(xiàn)象；YCWY 辦公室原始記錄未定期檢查；YCWY 辦公室所使用的計(jì)算機(jī)桌面、抽屜、柜子未定期檢查。

2.2 YCWY 檔案室6S 檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

2.2.1 人

工作人員未持證上崗，缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，時(shí)常造成資料遺失；YCWY 檔案室的工作人員隨意擺放沒(méi)用的物品，不進(jìn)行日常清掃；各項(xiàng)工作中形成的資料滯留在個(gè)人手中，破壞了資料的完整性、成套性，難以充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

2.2.2 機(jī)

未配備檔案儲(chǔ)存專(zhuān)用的直列式檔案密集架及防磁柜；YCWY 檔案室未配備空調(diào)、除濕增濕設(shè)備等物品；YCWY 檔案室未配備手電筒；YCWY 檔案室滅火器未選用合適種類(lèi)，也不應(yīng)該將其放在YCWY 檔案室內(nèi)；YCWY檔案室的計(jì)算機(jī)上未安裝保密系統(tǒng)相關(guān)軟件。

2.2.3 料

所使用檔案盒沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，與檔案柜不匹配，在使用過(guò)程中相互影響。

2.2.4 法

無(wú)檔案室管理制度；無(wú)檔案利用制度；無(wú)檔案統(tǒng)計(jì)制度；無(wú)檔案保密制度；無(wú)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度；無(wú)檔案室崗位責(zé)任制度；無(wú)檔案借閱制度；無(wú)檔案交接制度；無(wú)檔案室滅害應(yīng)急處理預(yù)案。

2.2.5 環(huán)

YCWY 檔案室未做防蟲(chóng)、防鼠、防微生物處理；YCWY 檔案室溫濕度沒(méi)有得到控制；YCWY 檔案室未安裝防盜門(mén)、防盜窗及防盜報(bào)警裝置；YCWY 檔案室地面未高于室外地面。

2.2.6 測(cè)

未對(duì)YCWY 檔案室安全進(jìn)行日常巡檢；未對(duì)檔案室原始記錄進(jìn)行定期檢查；檔案室未配備電子監(jiān)控系統(tǒng)。

3 YCWY 辦公室及YCWY 檔案室6S 管理中產(chǎn)生問(wèn)題的原因

3.1 YCWY 辦公室6S 管理存在問(wèn)題的原因

3.1.1 整 理

員工不明白區(qū)分物品有用、沒(méi)用的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有標(biāo)識(shí)標(biāo)牌的統(tǒng)一模板、格式，需要時(shí)找不到；員工沒(méi)有區(qū)分地面上的電線(xiàn)有用沒(méi)用，所有的電線(xiàn)都堆積在地面及角落。

3.1.2 整 頓

沒(méi)有制定YCWY 辦公室整頓管理辦法，導(dǎo)致員工對(duì)整頓的要求不明確，未將物品分類(lèi)擺放。

3.1.3 清 掃

沒(méi)有制定YCWY 辦公室清掃管理辦法，員工只在應(yīng)付檢查時(shí)對(duì)辦公室進(jìn)行清掃；員工對(duì)自己使用的辦公桌及桌面下沒(méi)有打掃意識(shí)，而是根據(jù)個(gè)人習(xí)慣清理。

3.1.4 清 潔

員工清潔意識(shí)薄弱，沒(méi)有每天在工作前先打掃自己區(qū)域衛(wèi)生的習(xí)慣；員工下班時(shí)未收拾辦公桌上的物品，也沒(méi)有將辦公用品及文件歸位。

3.1.5 安 全

員工安全意識(shí)薄弱，下班后未切斷辦公室內(nèi)電器電源；員工將打火機(jī)、油品等易燃易爆物品帶入辦公室，放在桌面上，無(wú)人清理；部分員工隨意拉動(dòng)或擺放滅火器具，且不會(huì)使用。

3.1.6 素 養(yǎng)

員工在辦公室不愛(ài)護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，不遵守規(guī)章制度；部分員工下班后在辦公室抽煙；員工沒(méi)有養(yǎng)成良好的習(xí)慣，在辦公室浪費(fèi)公共用品；部分員工在工作時(shí)間干與工作無(wú)關(guān)的事情，如瀏覽購(gòu)物網(wǎng)站。

3.2 YCWY 檔案室6S 管理存在問(wèn)題的原因

3.2.1 整 理

沒(méi)有制定YCWY 檔案室整理實(shí)施條例，資料處于堆放狀態(tài)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)整理、入庫(kù)。

3.2.2 整 頓

YCWY檔案室未建立檔案全目錄、全卷宗；YCWY檔案室管理辦法及制度未上墻；YCWY 檔案室資料沒(méi)有在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案盒中分類(lèi)擺放，檔案盒側(cè)標(biāo)未做到清晰無(wú)誤。

3.2.3 清 掃

YCWY 檔案室碎屑等雜物較多；YCWY 檔案室辦公桌面物品擺放凌亂，桌下垃圾堆積，員工未進(jìn)行清掃；YCWY 檔案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。

3.2.4 清 潔

管理人員沒(méi)有定期對(duì)YCWY 檔案室進(jìn)行清理、清潔；檔案借閱臺(tái)賬未做到整潔、清晰、詳細(xì)。

3.2.5 安全

未對(duì)員工進(jìn)行日常安全教育，沒(méi)有重視檔案室信息安全；未對(duì)檔案室配備檔案保護(hù)設(shè)備；未對(duì)檔案室進(jìn)行有害生物預(yù)防處理；未給檔案室增加滅火器；未達(dá)到檔案室安全防護(hù)基本要求。

3.2.6 素 養(yǎng)

企業(yè)沒(méi)有完善借閱手續(xù)，資料有借無(wú)還；員工不愛(ài)護(hù)公共資源，部分資料在歸還時(shí)破損嚴(yán)重；員工在借閱電子版資料時(shí)，隨意使用U 盤(pán)插入存放檔案的計(jì)算機(jī)拷貝文件。

4 YCWY 辦公室及YCWY 檔案室6S 管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

4.1 YCWY 辦公室6S 管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

4.1.1 整 理

制定辦公桌物品擺放管理辦法，根據(jù)定制定位辦法擺放辦公桌面物品；制定操作規(guī)程、分類(lèi)擺放管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)標(biāo)牌的模板，格式、信息都要清楚無(wú)誤，需要時(shí)能夠快速找到。

4.1.2 整 頓

辦公區(qū)域的凳子要擺放整齊，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回辦公桌洞內(nèi)；根據(jù)不同的類(lèi)別，將文件、資料存放在抽屜和柜子內(nèi)，個(gè)人物品要與辦公物品分開(kāi)存放。

4.1.3 清 掃

保持辦公桌面干凈整潔，辦公桌下面沒(méi)有垃圾；值日人員每天要對(duì)公共辦公設(shè)備進(jìn)行衛(wèi)生清理；值班人員每天上班前半小時(shí)負(fù)責(zé)辦公室的公共衛(wèi)生。

4.1.4 清 潔

員工個(gè)人工作區(qū)域的衛(wèi)生要保持清潔；下班后要把辦公桌上的物品收拾整齊，文件歸位。

4.1.5 安 全

下班后要切斷辦公室用電設(shè)備的電源；下班后將計(jì)算機(jī)主機(jī)與顯示器關(guān)閉；檢查并關(guān)閉辦公室門(mén)窗；不能在辦公場(chǎng)所存放易燃易爆的物品；在辦公場(chǎng)所不亂接電源、插板；不亂動(dòng)防火、滅火器具及設(shè)備，所有員工都要能夠正確使用滅火器。

4.1.6 素 養(yǎng)

員工在工作期間衣著整潔，儀容整齊，不能穿奇裝異服；愛(ài)護(hù)公司公共財(cái)產(chǎn)，自覺(jué)遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度；不隨地吐痰，不亂扔垃圾；辦公場(chǎng)所不吸煙；養(yǎng)成節(jié)約的好習(xí)慣，充分利用可再生資源；在工作期間不干與工作無(wú)關(guān)的事情。

4.2 YCWY 檔案室6S 管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

4.2.1 整 理

制定檔案室物品擺放管理辦法，與檔案無(wú)關(guān)的所有物品禁止帶入；制定檔案管理辦法，每年定期開(kāi)展檔案整理、過(guò)期檔案銷(xiāo)毀工作；根據(jù)檔案室管理辦法，對(duì)入庫(kù)資料進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)整理、入庫(kù)，由庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)保管。

4.2.2 整 頓

建立檔案全目錄、全卷宗，材料齊全，整理規(guī)范；檔案室管理辦法及制度制作成海報(bào)張貼在檔案室墻面上；根據(jù)檔案室分類(lèi)擺放管理辦法，對(duì)檔案室資料進(jìn)行分類(lèi)擺放；統(tǒng)一檔案盒標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒上的側(cè)標(biāo)要制定統(tǒng)一尺寸及模板，需要時(shí)能盡快找到。

4.2.3 清 掃

YCWY 檔案室管理人員每日清掃檔案室，保持地面無(wú)灰塵、碎屑等雜物；對(duì)檔案室地面進(jìn)行改造，保持檔案室地面光潔、平整、耐磨、不易生灰。

4.2.4 清 潔

YCWY 檔案室的衛(wèi)生要時(shí)刻保持清潔；YCWY 檔案室管理人員在檔案入檔后和檔案歸還后，按照檔案管理辦法進(jìn)行歸位。

4.2.5 安 全

每月對(duì)員工進(jìn)行安全教育，重視YCWY 檔案室信息安全；出臺(tái)并宣貫檔案安全管理辦法的措施及制度；給YCWY 檔案室配備電子監(jiān)控、防盜報(bào)警器、溫濕度記錄儀、符合標(biāo)準(zhǔn)的光源和遮光窗簾等檔案保護(hù)設(shè)備；YCWY 檔案室安裝并使用電子防范設(shè)備，對(duì)檔案室進(jìn)行有害生物（霉、鼠、蟲(chóng)）預(yù)防處理。

4.2.6 素 養(yǎng)

制定檔案資料借閱管理辦法并進(jìn)行宣貫，要求員工在完善借閱手續(xù)后方可借出，借出資料必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還；根據(jù)檔案借閱管理辦法，禁止員工使用電子類(lèi)設(shè)施設(shè)備在檔案儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)上拷貝資料。