ERP 系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用研究

周小丹

（貴州財(cái)經(jīng)大學(xué) 工商管理學(xué)院，貴陽(yáng) 550000）

0 引言

互聯(lián)網(wǎng)的普及和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用改變了我國(guó)消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣。當(dāng)前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，企業(yè)必須采取措施提高效益、降低成本，還要生產(chǎn)物美價(jià)廉的產(chǎn)品，滿足消費(fèi)者需求，只有這樣，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。基于此，企業(yè)可以通過(guò)有效應(yīng)用企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)提高管理效率、降低成本，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 ERP 系統(tǒng)概述

ERP 系統(tǒng)也叫企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)，是目前應(yīng)用廣泛、效果明顯的一種管理系統(tǒng)。ERP 系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，集成強(qiáng)大的存貨和訂貨管理、復(fù)雜物資需求管理、生產(chǎn)計(jì)劃與材料管理、財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)管理一體化、供應(yīng)鏈管理一體化等功能，促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的有效工具［1］。

ERP 系統(tǒng)能有效解決企業(yè)信息“孤島”問(wèn)題，通過(guò)銷(xiāo)售管理、存貨管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理以及采購(gòu)管理等信息集成，使分布在企業(yè)各部門(mén)的信息整合在一起，進(jìn)而形成企業(yè)大數(shù)據(jù)。對(duì)于大型企業(yè)而言，通過(guò)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)能提高管理水平，降低成本，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于中小型企業(yè)而言，可以通過(guò)了解其功能和管理思想，逐步提高企業(yè)管理水平。

2 ERP 系統(tǒng)的功能

2.1 強(qiáng)大的存貨管理功能

現(xiàn)實(shí)中有很多企業(yè)既有存貨積壓，又有產(chǎn)品供不應(yīng)求的問(wèn)題。企業(yè)在管理中應(yīng)用ERP 系統(tǒng)能有效解決存貨積壓和資金浪費(fèi)的問(wèn)題，也能解決材料短缺造成的生產(chǎn)停工問(wèn)題。

2.2 強(qiáng)大的庫(kù)存管理功能

企業(yè)以往的存貨進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)并沒(méi)有最高庫(kù)存和最低庫(kù)存的管理功能。為了確認(rèn)是否需要進(jìn)貨，企業(yè)相關(guān)人員需要查詢存貨庫(kù)存記錄，或現(xiàn)場(chǎng)察看和盤(pán)點(diǎn)，工作量大，且容易遺漏信息。ERP 系統(tǒng)則可以分別對(duì)每個(gè)品種設(shè)置最低庫(kù)存和最高庫(kù)存，只要低于最低庫(kù)存，系統(tǒng)自動(dòng)生成需要進(jìn)貨的清單，高于庫(kù)存時(shí)則發(fā)出預(yù)警，避免多進(jìn)貨或多生產(chǎn)而造成浪費(fèi)。

2.2.1 按訂單時(shí)間精細(xì)化管理進(jìn)貨

ERP 系統(tǒng)可以將現(xiàn)有的存貨、進(jìn)貨訂單和銷(xiāo)售訂單結(jié)合起來(lái)，按日期進(jìn)行排列，只在有需求的時(shí)候提前發(fā)出進(jìn)貨訂單，最大限度減少資金占用量。

2.2.2 按產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)備材料

企業(yè)的日常生產(chǎn)按訂單或計(jì)劃進(jìn)行，產(chǎn)品生產(chǎn)對(duì)材料和存貨需求具有系統(tǒng)性，客戶訂單也具有系統(tǒng)性。如果準(zhǔn)備的材料不配套，則會(huì)造成存貨短缺或浪費(fèi)。訂貨點(diǎn)法將材料視為互不相關(guān)的部分，這不符合實(shí)際需求。在ERP 系統(tǒng)中，只要銷(xiāo)售人員錄入需求訂單，系統(tǒng)就可以結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)自動(dòng)生成缺貨數(shù)量。而在生產(chǎn)產(chǎn)品過(guò)程中，只要制訂產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃，在ERP系統(tǒng)中錄入生產(chǎn)產(chǎn)品的預(yù)計(jì)時(shí)間，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成需進(jìn)貨的材料清單，按時(shí)按需進(jìn)貨，避免缺貨造成的損失或多余存貨造成的資金浪費(fèi)。

2.3 強(qiáng)大的計(jì)劃和預(yù)算功能

ERP 系統(tǒng)除了具有物資需求管理功能，還加入了強(qiáng)大的計(jì)劃和預(yù)算功能。企業(yè)通過(guò)錄入預(yù)測(cè)的銷(xiāo)售量，讓企業(yè)的銷(xiāo)售與車(chē)間生產(chǎn)能力計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)存管理等結(jié)合起來(lái)，整合預(yù)算、銷(xiāo)售、采購(gòu)、儲(chǔ)存和生產(chǎn)等的信息，讓企業(yè)管理者更有效地規(guī)劃和調(diào)度企業(yè)資源。

2.4 業(yè)財(cái)一體化功能

財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息分離是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的通病。ERP 系統(tǒng)可以自動(dòng)將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息變成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)中，每一筆財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都可以追溯到具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，讓財(cái)務(wù)信息更加準(zhǔn)確。由于ERP 系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量，財(cái)務(wù)人員能從會(huì)計(jì)核算工作中脫離出來(lái)，從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向管理會(huì)計(jì)。此外，ERP 系統(tǒng)可以與生產(chǎn)技術(shù)相結(jié)合，最終將采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、技術(shù)等資源結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一體化管理。

2.5 供應(yīng)鏈管理功能

現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)說(shuō)到底是供應(yīng)鏈和產(chǎn)業(yè)鏈的競(jìng)爭(zhēng)。ERP 系統(tǒng)在融合5G 技術(shù)后，為企業(yè)加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理提供了技術(shù)支持［2］。例如，在供應(yīng)端，將企業(yè)生產(chǎn)采購(gòu)需求數(shù)據(jù)直接與供應(yīng)商對(duì)接，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。供應(yīng)商按企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)備原材料，這樣可以使供應(yīng)商成為企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的一環(huán)，最大限度減少中間環(huán)節(jié)，降低交易成本，減少存貨占用的資金量。在銷(xiāo)售端，企業(yè)可以通過(guò)ERP 系統(tǒng)將各地銷(xiāo)售商的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)并統(tǒng)一管理，實(shí)時(shí)了解各地的產(chǎn)品銷(xiāo)售情況，根據(jù)客戶的需求及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。也就是說(shuō)，ERP 系統(tǒng)可以聯(lián)合供應(yīng)商、企業(yè)、銷(xiāo)售商。此外，可以將庫(kù)存數(shù)據(jù)和生產(chǎn)進(jìn)度與客戶共享，客戶可以按需購(gòu)買(mǎi)。

3 ERP 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用效果不理想的原因

ERP 系統(tǒng)具有多種強(qiáng)大功能和先進(jìn)的管理思想，為企業(yè)管理提供了有效手段。但是，仍然有許多企業(yè)對(duì)ERP 系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不全面，不了解其原理，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用效果不是很理想。ERP 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用效果不理想的原因主要包括以下幾個(gè)方面。

3.1 企業(yè)老員工計(jì)算機(jī)操作能力弱

人力資源是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要因素，且先進(jìn)的軟件需要由人使用。ERP 系統(tǒng)軟件的應(yīng)用需要借助計(jì)算機(jī)處理大量數(shù)據(jù)，工作人員首先要理解數(shù)據(jù)，再熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作和處理，這對(duì)于年輕的員工來(lái)說(shuō)不是難事，對(duì)于工作能力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富但缺乏計(jì)算機(jī)操作能力的老員工來(lái)說(shuō)實(shí)屬不易。企業(yè)一旦應(yīng)用ERP 管理系統(tǒng)，大部分老員工因不會(huì)操作計(jì)算機(jī)而被排除在企業(yè)管理核心之外，其危機(jī)感也隨之而來(lái)，無(wú)論從思想上還是行動(dòng)上都可能會(huì)抵制ERP 系統(tǒng)，這會(huì)對(duì)企業(yè)穩(wěn)定性造成極大影響，也是ERP 系統(tǒng)應(yīng)用效果差的主要原因之一。對(duì)于ERP 系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理思想是重點(diǎn)，而不是只學(xué)會(huì)系統(tǒng)軟件操作。企業(yè)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的過(guò)程是對(duì)經(jīng)營(yíng)流程進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程。但實(shí)際上，很多企業(yè)反其道而行之，要求ERP 系統(tǒng)來(lái)適應(yīng)人。當(dāng)企業(yè)沒(méi)有學(xué)習(xí)新知識(shí)的企業(yè)文化和氛圍，并不適合應(yīng)用ERP 系統(tǒng)時(shí)，即使應(yīng)用了該系統(tǒng)，應(yīng)用效果也不會(huì)理想。

3.2 對(duì)系統(tǒng)原理不理解，盲目選擇和應(yīng)用

企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況選擇ERP 系統(tǒng)。在選擇ERP 系統(tǒng)的過(guò)程中，在經(jīng)過(guò)ERP 系統(tǒng)銷(xiāo)售人員的介紹后，很多企業(yè)管理者認(rèn)為該系統(tǒng)無(wú)所不能，單純地認(rèn)為ERP系統(tǒng)能集企業(yè)的客戶管理、分銷(xiāo)管理、決策支持等于一體，能整合企業(yè)的物流、資金流和信息流。雖然ERP 系統(tǒng)具有強(qiáng)大的功能，但強(qiáng)大的功能也需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況才能發(fā)揮出來(lái)。很多企業(yè)管理者盲目選擇和使用ERP 系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)功能越多，員工的工作量越大，應(yīng)用的效果越差。ERP 系統(tǒng)主要適用于制造業(yè)，在制造業(yè)企業(yè)中應(yīng)用效果最好，其他行業(yè)的企業(yè)只能挑選其中的部分功能來(lái)使用。企業(yè)應(yīng)明白自己最終的目的是為客戶提供物美價(jià)廉的產(chǎn)品，ERP 系統(tǒng)的功能再?gòu)?qiáng)大，也要服務(wù)于這個(gè)最終目的。

3.3 對(duì)應(yīng)用成本認(rèn)識(shí)不足

ERP 系統(tǒng)強(qiáng)大的管理功能需要企業(yè)付出較高的成本，包括價(jià)格不菲的軟件開(kāi)發(fā)費(fèi)、服務(wù)器和計(jì)算機(jī)費(fèi)用，以及后期的軟件升級(jí)、使用、維護(hù)費(fèi)用等［3］。企業(yè)還需要專(zhuān)門(mén)聘請(qǐng)信息技術(shù)人員和系統(tǒng)維護(hù)人員。企業(yè)要想在各部門(mén)普及應(yīng)用該系統(tǒng)，還需要對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，需要額外的培訓(xùn)成本。以上是顯而易見(jiàn)的成本，但企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，基本上是要求員工完成現(xiàn)有工作，再抽時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)使用ERP 系統(tǒng)，相當(dāng)于員工額外付出更多的時(shí)間成本去學(xué)習(xí)，許多員工比較排斥和反感。多數(shù)企業(yè)對(duì)自身情況和ERP 系統(tǒng)應(yīng)用成本認(rèn)識(shí)不足，盲目引入ERP 系統(tǒng)，導(dǎo)致ERP 系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)間越長(zhǎng)，成本就越高，效益卻更低，員工動(dòng)力越不足。

3.4 未實(shí)行“一把手”負(fù)責(zé)制

ERP 系統(tǒng)實(shí)施是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)的進(jìn)銷(xiāo)存、人財(cái)物及全方位的利益調(diào)整。如此重要的系統(tǒng)工程，如果沒(méi)有企業(yè)“一把手”參與是難以成功的，應(yīng)用效果也得不到提高。在大型企業(yè)內(nèi)，部門(mén)較多，很多部門(mén)主管只是將發(fā)展眼光局限于本部門(mén)利益，跨部門(mén)協(xié)調(diào)合作比較困難。很多企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)，往往只有技術(shù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)參與其中，企業(yè)“一把手”并未重視各部門(mén)的參與問(wèn)題，導(dǎo)致需要其他部門(mén)配合時(shí)往往得不到回應(yīng)，極大地阻礙了ERP 系統(tǒng)的實(shí)施。

4 ERP 系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用策略

4.1 加強(qiáng)ERP 系統(tǒng)管理思想的學(xué)習(xí)，深入了解ERP系統(tǒng)

企業(yè)不能只簡(jiǎn)單了解ERP 系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，更要了解其背后的管理思想和原理，明確其能給企業(yè)帶來(lái)的效益，以及需要付出的成本［4］。企業(yè)需要了解ERP系統(tǒng)的運(yùn)作原理，要通過(guò)各渠道了解市場(chǎng)上現(xiàn)有的ERP 系統(tǒng)有哪些型號(hào)，以及系統(tǒng)應(yīng)用中如何管理和維護(hù)。同時(shí)，企業(yè)還要開(kāi)展ERP系統(tǒng)應(yīng)用前的調(diào)研工作，主要調(diào)研對(duì)象是ERP 系統(tǒng)成功應(yīng)用的企業(yè)，通過(guò)與其他企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)比，明確自身應(yīng)用ERP 系統(tǒng)所具備的條件和存在的不足，預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并給出解決方案。此外，企業(yè)也需要調(diào)研ERP 系統(tǒng)應(yīng)用失敗的企業(yè)，從中吸取教訓(xùn)，避免犯類(lèi)似的錯(cuò)誤。

4.2 結(jié)合企業(yè)實(shí)際，選擇適合的軟件型號(hào)

企業(yè)在選擇ERP 系統(tǒng)時(shí)要充分考慮自身實(shí)際情況，避免盲目選擇。ERP 系統(tǒng)功能強(qiáng)大，所以一般價(jià)格比較昂貴，甚至有價(jià)值上百萬(wàn)的ERP 系統(tǒng)，這類(lèi)系統(tǒng)軟件并不適合所有的企業(yè)。對(duì)于ERP 系統(tǒng)的適用范圍，首先制造業(yè)企業(yè)比較適用，其他行業(yè)的企業(yè)可以學(xué)習(xí)ERP 系統(tǒng)的管理思想，選擇適合本企業(yè)的軟件功能。比如，小型超市或小賣(mài)部可以在傳統(tǒng)的進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)上要求軟件開(kāi)發(fā)商加上最低庫(kù)存管理的功能模塊，只需花費(fèi)幾千元就可滿足存貨進(jìn)貨管理要求。對(duì)于中小型企業(yè)而言，可以將產(chǎn)品進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，以最低成本將物流和資金流結(jié)合起來(lái)，預(yù)計(jì)只需花費(fèi)十萬(wàn)元左右。為了更好地推進(jìn)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)可以先在比較容易出成果的存貨管理、訂單管理、財(cái)務(wù)管理等方面實(shí)施，讓企業(yè)員工看到實(shí)施后的成果，減少抵觸情緒，提高員工的應(yīng)用積極性，并在此基礎(chǔ)上增加預(yù)算、規(guī)劃等方面的高級(jí)管理功能。

4.3 把“人”的因素放在第一位

在ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，企業(yè)員工是否已掌握計(jì)算機(jī)辦公技能，是否愿意學(xué)習(xí)新知識(shí)和迎接新挑戰(zhàn)，以及在工作之余學(xué)習(xí)新系統(tǒng)、新知識(shí)，員工是否有抵觸情緒，這些情況都是和“人”有關(guān)的問(wèn)題，也是企業(yè)需要考慮的問(wèn)題。同時(shí)，ERP 系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的管理手段，需要顛覆人們固有的、傳統(tǒng)的管理思想。這就需要企業(yè)管理者準(zhǔn)確評(píng)估困難，建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，使其努力接受新的管理思想和管理系統(tǒng)。

4.4 實(shí)行“一把手”負(fù)責(zé)制

企業(yè)“一把手”需要積極參與ERP 系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中的項(xiàng)目評(píng)估、相關(guān)人員培訓(xùn)、組織實(shí)施和后續(xù)效果評(píng)估等環(huán)節(jié)。當(dāng)出現(xiàn)跨部門(mén)的合作和利益糾紛時(shí)，企業(yè)“一把手”應(yīng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，避免各部門(mén)之間因目標(biāo)不同而造成企業(yè)整體利益受損［5］。在學(xué)習(xí)ERP 系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)“一把手”更要以身作則，為員工做出表率。此外，企業(yè)“一把手”要精心組織隊(duì)伍，挑選有能力的員工擔(dān)任ERP 系統(tǒng)實(shí)施負(fù)責(zé)人，推動(dòng)ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用。作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者，需要有戰(zhàn)略眼光和顛覆傳統(tǒng)的勇氣與思維，要學(xué)習(xí)新的管理思想和管理理念，引入新的管理系統(tǒng)并進(jìn)行推廣，只有這樣，才能讓企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。