城市公交企業(yè)檔案管理實(shí)踐研究

楊 旭

（北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司，北京 100055）

引言

公交是城市公共交通的核心部分，該行業(yè)的發(fā)展直接關(guān)系著人們的出行，而檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐漸完善，公交企業(yè)的檔案管理卻沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，存在一定的滯后性，需要采取有效措施，提高檔案資源利用率，提升檔案管理水平。

一、做好城市公交企業(yè)檔案管理工作的重要性

在城市公交企業(yè)各項(xiàng)管理工作中，檔案管理工作是非常重要的一部分。首先，檔案能夠?qū)Τ鞘泄黄髽I(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行呈現(xiàn)。在實(shí)際開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作時(shí)，要先了解其中的具體內(nèi)容，如文字、視頻以及圖片等各種信息，從這些信息中，能夠看到企業(yè)發(fā)展的歷程。因此，必須要做好檔案管理工作。其次，便于企業(yè)采集信息。檔案資料中含有大量信息，通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行分析整理，能夠幫助企業(yè)管理人員做出更加科學(xué)的決策，也能及時(shí)了解行業(yè)發(fā)展規(guī)律，推動(dòng)公交行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。再次，檔案是企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。企業(yè)規(guī)劃是企業(yè)短期內(nèi)的發(fā)展目標(biāo)，任何企業(yè)的發(fā)展都需要遵循相應(yīng)的規(guī)律。在進(jìn)行企業(yè)規(guī)劃時(shí)，需要結(jié)合這些規(guī)律，綜合衡量企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)因素，合理制定規(guī)劃。而企業(yè)檔案中記錄著企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。所以要對(duì)企業(yè)進(jìn)行改革，就離不開(kāi)檔案資料，其為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供基礎(chǔ)參數(shù)。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展前景需要對(duì)其獲得的成就進(jìn)行總結(jié)，也可以認(rèn)為借助檔案資料，才能合理確定未來(lái)的發(fā)展方向[1]。若企業(yè)沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，將會(huì)影響其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展，如企業(yè)需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行改建，但卻沒(méi)有相關(guān)的檔案信息，勢(shì)必會(huì)對(duì)其改建工作產(chǎn)生影響。最后，能夠從檔案資料中了解企業(yè)文化的形成過(guò)程。在實(shí)際開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)其并不是一直不變的，隨著企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整，以及發(fā)展精神的形成，檔案管理都會(huì)記錄這些內(nèi)容。這樣透過(guò)檔案管理，就能明確企業(yè)文化是如何形成的，也有助于企業(yè)當(dāng)下相關(guān)工作的開(kāi)展。

二、城市公交企業(yè)檔案管理創(chuàng)新原則

在實(shí)踐推進(jìn)公交檔案管理工作創(chuàng)新時(shí)，一方面，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行。檔案管理工作的開(kāi)展，主要還是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)行提供服務(wù)，城市公交在進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作時(shí)，應(yīng)緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行，打造具有自身特色的業(yè)務(wù)檔案。這樣才能真正發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為企業(yè)獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益提供助益。另一方面，要借助信息技術(shù)手段來(lái)推進(jìn)。檔案資源雖然具有歷史性，但檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新，跟上時(shí)代的發(fā)展，有效利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)手段。城市公交企業(yè)只有不斷推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建完整的文件傳遞和儲(chǔ)存體系，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，不斷推動(dòng)公交檔案的創(chuàng)新升級(jí)。只有依托檔案信息化平臺(tái)，城市公交企業(yè)才能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息的整合，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提升。

三、城市公交企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，地面公交事業(yè)不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性也逐漸顯露出來(lái)。但公交企業(yè)的檔案管理工作還不夠規(guī)范，很多公司認(rèn)為檔案管理工作是檔案管理部門(mén)的工作，缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。這樣使得檔案管理工作的開(kāi)展具有較大的難度，很容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，降低工作效率。部分職能部門(mén)不能及時(shí)移交檔案資料，甚至直接自己保管文件。目前一些公交企業(yè)的檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，不能規(guī)范開(kāi)展相應(yīng)工作，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平有待提升。并且由于職業(yè)素養(yǎng)不高，不能保障檔案管理工作質(zhì)量。隨著公交企業(yè)的發(fā)展，檔案資料也不斷增加，但部分公交企業(yè)沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案管理工作機(jī)制，不能有效聯(lián)合各個(gè)職能部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，嚴(yán)重阻礙了工作效率的提升。同時(shí)，一些公交企業(yè)由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，在配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入的資金有限，很多設(shè)備已經(jīng)使用較長(zhǎng)時(shí)間，沒(méi)有進(jìn)行更新，缺少良好的庫(kù)房保管條件，不能保障設(shè)備的安全性。同時(shí)，信息化建設(shè)水平較低，硬軟件設(shè)施匱乏，阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。并且很多檔案管理人員缺少專(zhuān)業(yè)技能，也不能熟練使用各種信息設(shè)備，綜合素養(yǎng)較低。在實(shí)際開(kāi)展檔案服務(wù)工作時(shí)，還處于基本的借閱服務(wù)，缺少信息技術(shù)人才，不能借助計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建高效的檔案利用體系，影響檔案利用率的提升[2]。由于重視程度不夠，缺乏自主歸檔意識(shí)，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案缺少特殊載體，并且保管措施不到位，使得很多使用磁帶儲(chǔ)存的資料已經(jīng)不能使用。之所以開(kāi)展檔案管理工作的一項(xiàng)重要原因，在于其能夠輔助管理者作出決策，但當(dāng)前公交企業(yè)檔案內(nèi)容比較單一，編研水平較低，不能真正發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。

四、城市公交企業(yè)檔案管理實(shí)踐策略

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

對(duì)于城市公交企業(yè)而言，檔案是其重要的信息資源，檔案管理工作質(zhì)量對(duì)企業(yè)的改革發(fā)展有著重要的影響。但長(zhǎng)期以來(lái)，由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，使得一些職能部門(mén)不能明確檔案采集的范疇。部分部門(mén)為了便于隨時(shí)使用檔案資料，而沒(méi)有及時(shí)將相應(yīng)資料歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開(kāi)展。為了避免這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案管理相關(guān)工作人員必須加強(qiáng)對(duì)自身工作的重視，并積極做好宣傳工作，讓其他部門(mén)人員了解檔案及時(shí)歸檔的重要性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，深入各個(gè)基礎(chǔ)部門(mén)，積極進(jìn)行信息采集工作。并且這樣也能指導(dǎo)相關(guān)職能部門(mén)，了事歸檔范疇，確保檔案能夠及時(shí)歸檔[3]。加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的溝通，幫助其明確信息采集的內(nèi)容，以免影響檔案管理工作的開(kāi)展。同時(shí)，通過(guò)專(zhuān)題性匯編工作的開(kāi)展，幫助相關(guān)部門(mén)了解檔案歸檔的范疇。

2.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員對(duì)檔案是否能夠發(fā)揮其價(jià)值有著直接的影響，所以，為了提升檔案利用率，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展，應(yīng)不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，主要包括工作人員的專(zhuān)業(yè)技能水平和職業(yè)素養(yǎng)。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，不再僅僅是簡(jiǎn)單的文件保存，或者相關(guān)的抄寫(xiě)工作，而是更加現(xiàn)代化的管理方式。因此，檔案管理人員要想順利開(kāi)展相應(yīng)工作，就要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)技能，熟練應(yīng)用新的管理方式和手段，形成全新的檔案管理格局。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)具備緊迫感，積極提升自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握自動(dòng)化辦公技能，能夠快速獲取所需信息。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德操守，能夠自覺(jué)履行自己的工作職責(zé)，積極地開(kāi)展相應(yīng)工作，主動(dòng)為相關(guān)部門(mén)服務(wù)[4]。另外，由于檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，需要按照相應(yīng)的科學(xué)理論進(jìn)行檔案的收集、保存以及利用等，要想有序開(kāi)展相應(yīng)工作，還需檔案管理人員花費(fèi)一定時(shí)間學(xué)習(xí)。所以企業(yè)一方面要加強(qiáng)人才的引進(jìn)工作，招聘更多具有專(zhuān)業(yè)技能的人員，不斷豐富現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)。積極創(chuàng)新培訓(xùn)形式，幫助檔案人員提升自身的業(yè)務(wù)能力，掌握檔案保護(hù)技術(shù)，并在完成培訓(xùn)后，及時(shí)進(jìn)行考核，確保參與培訓(xùn)人員充分掌握相應(yīng)內(nèi)容，構(gòu)建一支高效專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

3.建立完善的檔案管理工作機(jī)制

現(xiàn)階段，隨著城市公交企業(yè)的不斷完善發(fā)展，信息資料也越來(lái)越多，大大增加了檔案管理工作的難度。因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立完善的檔案管理工作機(jī)制。在實(shí)際開(kāi)展公交企業(yè)檔案管理工作時(shí)，具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，主要由于檔案資料大都來(lái)源于不同部門(mén)，要完成檔案歸檔工作，不能僅僅依靠檔案管理人員，還需提高各個(gè)職能部門(mén)的認(rèn)識(shí)，促使其形成自覺(jué)歸檔意識(shí)，以有序完成檔案管理工作[5]。同時(shí)，在收集和移交檔案的過(guò)程中，應(yīng)明確不同部門(mén)的關(guān)系，根據(jù)公交企業(yè)的實(shí)際情況，指導(dǎo)車(chē)輛檔案和基建檔案等有序開(kāi)展歸檔工作。在企業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)制定檔案收集方法，并對(duì)相應(yīng)流程做出要求，嚴(yán)格要求職能部門(mén)按照要求移交檔案，檔案管理人員應(yīng)做好相應(yīng)的處置工作，辦理移交手續(xù)，以免企業(yè)檔案出現(xiàn)丟失的問(wèn)題，確保檔案資料的安全。

4.積極實(shí)現(xiàn)依法進(jìn)行檔案管理

大多數(shù)城市公交企業(yè)屬于國(guó)企，在承擔(dān)社會(huì)義務(wù)方面有著較大的作用，并且公交行業(yè)的發(fā)展也能反映出社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況，所以其形成的檔案資源具有重要的價(jià)值。因此，需要規(guī)范開(kāi)展檔案管理工作，主要可以從以下幾個(gè)方面著手。首先，加強(qiáng)檔案法制宣傳。在公交行業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，線路優(yōu)化和場(chǎng)站建設(shè)等工程，并不是一個(gè)部門(mén)的文件，而是整個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要憑證。因此，公交企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作，并將其加入經(jīng)濟(jì)目標(biāo)考核當(dāng)中，并積極進(jìn)行檔案法制教育，幫助相關(guān)部門(mén)了解檔案法律知識(shí)，并舉辦相應(yīng)競(jìng)賽，逐步提升整體企業(yè)所有人員的法制意識(shí)。其次，可根據(jù)企業(yè)檔案發(fā)揮效能的實(shí)際案例，對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行解讀，深化相關(guān)人員的理解[6]。在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，監(jiān)督工作主要由其他職能部門(mén)承擔(dān)，不能有效監(jiān)督相關(guān)負(fù)責(zé)人是否履行檔案法規(guī)定的相關(guān)責(zé)任。所以需要建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格監(jiān)督檔案執(zhí)法行為。公交企業(yè)各職能部門(mén)的管理人員，應(yīng)自覺(jué)根據(jù)檔案法規(guī)開(kāi)展工作，具備較強(qiáng)的檔案法制觀念，這樣才能保障檔案工作的健康發(fā)展。因此，監(jiān)管部門(mén)在實(shí)際履行自身職責(zé)的過(guò)程中，應(yīng)重視對(duì)管理人員的監(jiān)督，并將其與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，進(jìn)而提升公交企業(yè)依法治檔工作的有效性。

5.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

對(duì)于公交企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以利用信息化建設(shè)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。首先，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，將其融入檔案管理各項(xiàng)工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)信息化的檢索，并能夠通過(guò)掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息資源，建成相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這些手段的使用，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，建立電子文件歸檔制度，大幅提升工作效率。其次，要加強(qiáng)特殊載體檔案庫(kù)建設(shè)，對(duì)于具有收藏價(jià)值的聲像檔案，為了能夠長(zhǎng)時(shí)間保存，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，對(duì)于一些實(shí)物檔案，可以在經(jīng)過(guò)技術(shù)保護(hù)后，再專(zhuān)門(mén)進(jìn)行放置。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案信息數(shù)字化處理設(shè)備的利用，將企業(yè)發(fā)展變遷歷程展現(xiàn)出來(lái)。另外，還需加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。配備必要的硬軟件設(shè)備，如數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、專(zhuān)用服務(wù)器等，以及攝像機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)與各種數(shù)據(jù)保管設(shè)備。構(gòu)建綜合檔案室，配備自動(dòng)溫濕度記錄儀、監(jiān)控器以及防盜門(mén)等專(zhuān)用設(shè)備，建設(shè)規(guī)范的檔案室。并對(duì)不同的功能區(qū)域進(jìn)行劃分，便于各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，同時(shí)加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，提高檔案管理信息化水平，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理方式的實(shí)現(xiàn)。

6.建立重大事項(xiàng)專(zhuān)門(mén)檔案

公交企業(yè)本質(zhì)上屬于服務(wù)性企業(yè)，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只需要將年終的計(jì)劃表進(jìn)行歸檔處理。隨著企業(yè)的改革，在進(jìn)行重大項(xiàng)目購(gòu)置時(shí)，采用的是向社會(huì)招標(biāo)的方式，這一過(guò)程的檔案信息，不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一部分，也具有較大的參考價(jià)值。為了保護(hù)這些比較重要的檔案，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理。在招標(biāo)工作開(kāi)始之初，建立相應(yīng)的檔案，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)相應(yīng)工作，收集整理整個(gè)流程中產(chǎn)生的各種文件和資料，并及時(shí)歸檔，以免出現(xiàn)項(xiàng)目檔案丟失的情況。

7.提高檔案利用率

檔案工作的最終目的還是為了實(shí)現(xiàn)利用，這樣才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。因此，檔案工作人員要積極進(jìn)行探索，不斷提高檔案的利用率。檔案作為信息資源，其價(jià)值是呈不斷上升的狀態(tài)，所以檔案工作者要加強(qiáng)對(duì)檢索工具的創(chuàng)新，如資料式和卡片式等，便于相關(guān)部門(mén)查找自己所需信息，以加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)手段的利用，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，提高工作效率。并且這樣能夠最大程度上提升檔案利用率，提高公交企業(yè)整體工作效率。為了提高檔案利用率，應(yīng)重視編研合作的開(kāi)展。在選擇檔案編研工作人員時(shí)，應(yīng)確保其具有較高的綜合素質(zhì)，并真正熱愛(ài)檔案工作，同時(shí)加強(qiáng)這些人員的培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)水平，以保障編研工作的有效性。同時(shí)，檔案編研人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的鉆研，圍繞企業(yè)重點(diǎn)問(wèn)題，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)和提煉，進(jìn)而確保檔案編研成果具有良好的質(zhì)量，能夠充分發(fā)揮自己的價(jià)值。另外，還需加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的使用，以拓展服務(wù)范圍，提高檔案利用率，進(jìn)一步推廣檔案編研成果。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公交企業(yè)各項(xiàng)工作的整合形成了檔案信息，開(kāi)展有效的檔案管理工作，才能保障公交企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，相關(guān)管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，建立完善的檔案管理工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用率，推動(dòng)公交企業(yè)檔案管理水平的不斷提升。