基于企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)物資采購(gòu)管理的內(nèi)部審計(jì)服務(wù)初探

劉正軍 陳 謙 石悅來

引言

智能化時(shí)代的到來，改變了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境。財(cái)務(wù)管理不適應(yīng)、內(nèi)部控制跟進(jìn)難等問題接踵而至，尤其是對(duì)公司的內(nèi)部審計(jì)影響深遠(yuǎn)。正因?yàn)槿绱耍?001 年，國(guó)際內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)（IIA）對(duì)內(nèi)部審計(jì)定義進(jìn)行修正：“內(nèi)部審計(jì)是一種獨(dú)立、客觀的保證工作和咨詢活動(dòng)，旨在改善組織運(yùn)營(yíng)并增加價(jià)值。采用系統(tǒng)規(guī)范的方法對(duì)組織風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制及內(nèi)部治理進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，從而協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)”。2014 年10 月，我國(guó)國(guó)務(wù)院發(fā)出《關(guān)于加強(qiáng)審計(jì)工作的意見》，強(qiáng)調(diào)審計(jì)要“更好地服務(wù)改革發(fā)展，切實(shí)維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序和促進(jìn)廉政建設(shè)”，并提出3 項(xiàng)基本原則：圍繞中心，服務(wù)大局；發(fā)現(xiàn)問題，完善機(jī)制；依法審計(jì)，秉公用權(quán)。理論學(xué)者張雙林（2014）認(rèn)為“監(jiān)督主導(dǎo)型”不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的要求，需要向“服務(wù)主導(dǎo)型”轉(zhuǎn)變。內(nèi)部審計(jì)作為一種內(nèi)在的服務(wù)活動(dòng)，重點(diǎn)指向如何最大力度的發(fā)揮其服務(wù)作用；同時(shí)審計(jì)范圍日益拓展，更為廣泛，既可以檢查經(jīng)濟(jì)信息和業(yè)務(wù)流程，又可利用評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制制度、管理模式、生產(chǎn)進(jìn)程等。胡丹玉（2015）撰文指出“重新定位內(nèi)部審計(jì)，擴(kuò)展內(nèi)部審計(jì)職能”。既要持續(xù)跟蹤科研生產(chǎn)與信息技術(shù)進(jìn)步，又要掌握法律法規(guī)和內(nèi)部控制規(guī)范；既要提供管理建議和決策依據(jù)，又要督促審計(jì)成果有效運(yùn)用。

進(jìn)入21 世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，電子采購(gòu)應(yīng)運(yùn)而生，很快得到企業(yè)的應(yīng)用、推廣，并從中獲得實(shí)惠、便利。隨著供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)要素變化和企業(yè)管理提升要求提高，網(wǎng)上采購(gòu)評(píng)價(jià)指標(biāo)日益精進(jìn)，采購(gòu)管理模式持續(xù)調(diào)整、采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)和問題更加隱蔽。如何充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)對(duì)采購(gòu)管理的咨詢服務(wù)職能，提升采購(gòu)管理審計(jì)途徑，促進(jìn)企業(yè)提效增值？本文通過網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)服務(wù)型內(nèi)部審計(jì)應(yīng)用進(jìn)行研究。

一、企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)的源起和應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的突飛猛進(jìn)，B2C、B2B、C2C、P2P 等網(wǎng)上交易形式日益普及，打破了企業(yè)組織和交易時(shí)間、地域的隔閡，顛覆了傳統(tǒng)的商業(yè)形態(tài)。黨的十八大以來，“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略快速推進(jìn)，極大地促進(jìn)了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈的重組、優(yōu)化，直接影響行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)格局的重構(gòu)。

國(guó)務(wù)院國(guó)資委決定在中央企業(yè)全面開展以“強(qiáng)基固本、控制風(fēng)險(xiǎn)，轉(zhuǎn)型升級(jí)、保值增值，做強(qiáng)做優(yōu)、科學(xué)發(fā)展”為主題的管理提升活動(dòng)，要求將采購(gòu)管理作為全面提高中央企業(yè)管理水平的重要抓手。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，企業(yè)為了自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，塑造持續(xù)有力的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，推動(dòng)采購(gòu)業(yè)務(wù)“上線”，應(yīng)用B2B 模式建立行業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)，將資訊交流、合規(guī)交易和綜合管理于一身，串聯(lián)起企業(yè)和產(chǎn)業(yè)鏈，實(shí)施協(xié)同采購(gòu)管理。一般實(shí)現(xiàn)以下功能：

1.確定采購(gòu)價(jià)格。建立和管理企業(yè)采購(gòu)物品的統(tǒng)一價(jià)格體系，能夠簡(jiǎn)易查詢物資采購(gòu)價(jià)格，并根據(jù)采購(gòu)性質(zhì)和規(guī)模規(guī)范招標(biāo)、尋源比價(jià)、競(jìng)價(jià)、電子超市等定價(jià)方式。

2.發(fā)布采購(gòu)計(jì)劃。按照生產(chǎn)計(jì)劃分批上傳，能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)訂單的完整準(zhǔn)確。

3.實(shí)行合同、協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)化。能夠?qū)崿F(xiàn)手工錄入特殊協(xié)議，或者直接生成、印制網(wǎng)上采購(gòu)協(xié)議。

4.快速響應(yīng)實(shí)現(xiàn)訂單協(xié)同，對(duì)發(fā)出訂單、確認(rèn)交易、驗(yàn)收與索賠退貨等各個(gè)環(huán)節(jié)可追溯，實(shí)時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

5.即時(shí)進(jìn)行供應(yīng)商管理。要求供應(yīng)鏈中企業(yè)通過一定的認(rèn)證，申請(qǐng)網(wǎng)上注冊(cè)，采取必要的評(píng)估方式即時(shí)進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)物資建立分類目錄，適時(shí)更新。

網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)的作用十分明顯，已經(jīng)成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息化重要的戰(zhàn)略支點(diǎn)，同時(shí)也有利于供應(yīng)商提高效益。網(wǎng)上采購(gòu)的主要作用表現(xiàn)在于：一是發(fā)揮集團(tuán)采購(gòu)優(yōu)勢(shì)達(dá)成批量供應(yīng)，降低采購(gòu)和庫(kù)存成本；二是通過系統(tǒng)發(fā)布實(shí)現(xiàn)便捷交易，減少交流溝通、文件周轉(zhuǎn)時(shí)間；三是通過系統(tǒng)認(rèn)證建立商務(wù)信任，擴(kuò)大供應(yīng)鏈中各單位的市場(chǎng)機(jī)會(huì)；四是通過流程設(shè)定實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)，促進(jìn)合規(guī)交易；五是運(yùn)用數(shù)據(jù)計(jì)算做到全程留痕，資源安全共享，監(jiān)管經(jīng)濟(jì)有效。

二、企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)的工作目標(biāo)

2018 年3 月，國(guó)家審計(jì)署發(fā)布《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》，對(duì)內(nèi)部審計(jì)進(jìn)行了新的定義，要求以“促進(jìn)單位完善治理、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)”為工作基點(diǎn)。就運(yùn)用網(wǎng)上平臺(tái)的物資采購(gòu)管理審計(jì)來說，企業(yè)為了提升業(yè)務(wù)能力，其業(yè)務(wù)活動(dòng)部分控制過程依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，可以借用內(nèi)部控制整體框架圖來展示，如圖1 所示：

圖1 內(nèi)部控制整體框架

服務(wù)型內(nèi)部審計(jì)的工作方式概括起來就是“一查二協(xié)助三督促”，為被審計(jì)單位服務(wù)。為此，基于企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部審計(jì)可以確定如下幾個(gè)目標(biāo)：

1.評(píng)估企業(yè)對(duì)于網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)活動(dòng)的決策落實(shí)情況。服務(wù)型內(nèi)部審計(jì)扎根于企業(yè)內(nèi)部，有效協(xié)助管理者對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)細(xì)節(jié)和業(yè)務(wù)部門可能存在的問題進(jìn)行深入了解，提出合理化建議，以便及時(shí)對(duì)決策進(jìn)行調(diào)整，改正問題，對(duì)參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)決策起到參謀和控制作用。

2.幫助業(yè)務(wù)部門優(yōu)化采購(gòu)管理流程。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制受所在環(huán)境的影響，在網(wǎng)上平臺(tái)實(shí)施采購(gòu)的商業(yè)模式下，通過服務(wù)型內(nèi)部審計(jì)進(jìn)一步促進(jìn)完善內(nèi)控制度，優(yōu)化采購(gòu)管理職權(quán)制約和業(yè)務(wù)流程。

3.開展采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。通過服務(wù)型內(nèi)部審計(jì)，從企業(yè)管理層決策上識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、加以控制，幫助業(yè)務(wù)部門分析、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，幫助工作人員減少低級(jí)失誤，降低企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)物資采購(gòu)的整體風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)工作的主要內(nèi)容

魏小萍（2017）提出：“對(duì)公司采購(gòu)管理的內(nèi)部控制、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)程序、采購(gòu)審批、供應(yīng)商確定、招投標(biāo)活動(dòng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)價(jià)格、到貨驗(yàn)收、物資倉(cāng)儲(chǔ)管理、采購(gòu)實(shí)體管理、貨款支付的授權(quán)審批、結(jié)算程序、物資采購(gòu)財(cái)務(wù)預(yù)算管理等參與到整個(gè)審計(jì)過程”。

網(wǎng)上平臺(tái)物資采購(gòu)的內(nèi)部審計(jì)，將圍繞達(dá)成網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)運(yùn)用推進(jìn)和基于該平臺(tái)開展物資采購(gòu)的流程管理和風(fēng)險(xiǎn)防控開展。

（一）落實(shí)企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)戰(zhàn)略的決策部署

為了充分運(yùn)用采購(gòu)資源，提高物資采購(gòu)精益價(jià)值，促進(jìn)增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)能力，落實(shí)集團(tuán)采購(gòu)戰(zhàn)略要求，全面推進(jìn)網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)模式。內(nèi)部審計(jì)要跟蹤評(píng)價(jià)網(wǎng)上采購(gòu)?fù)七M(jìn)落實(shí)情況，要結(jié)合實(shí)際采購(gòu)交易和網(wǎng)上采購(gòu)情況，分類設(shè)定相應(yīng)指標(biāo)予以評(píng)價(jià)。

內(nèi)部審計(jì)充分利用網(wǎng)上平臺(tái)統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，并通過整理財(cái)務(wù)賬簿信息，分析評(píng)價(jià)網(wǎng)上采購(gòu)工作推進(jìn)總體完成情況，查找不能及時(shí)、完整執(zhí)行網(wǎng)上采購(gòu)的原因，提出適宜的管理建議和改善措施，督促企業(yè)戰(zhàn)略決策的落地。

表1 網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)?fù)七M(jìn)工作評(píng)價(jià)指標(biāo)表

（二）評(píng)估相應(yīng)的組織及制度

1.網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作領(lǐng)導(dǎo)力評(píng)價(jià)。推進(jìn)網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)的應(yīng)用，既是大型企業(yè)集團(tuán)提升競(jìng)爭(zhēng)力的戰(zhàn)略需求，也是精細(xì)管理、防患業(yè)務(wù)舞弊的重要方法，在推進(jìn)過程中，與其他先進(jìn)管理工具一樣，有一個(gè)逐步被接受的過程，需要企業(yè)各級(jí)組織加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)組織應(yīng)當(dāng)設(shè)在各級(jí)企業(yè)管理層，由高級(jí)管理人員擔(dān)當(dāng)領(lǐng)銜，并設(shè)立網(wǎng)上采購(gòu)工作推進(jìn)辦公室。負(fù)責(zé)網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)方案策劃和工作布置；協(xié)調(diào)各部門采購(gòu)工作；確定工作職責(zé)，審定工作流程；督導(dǎo)并考核工作進(jìn)度和質(zhì)量；對(duì)網(wǎng)上平臺(tái)企業(yè)信息維護(hù)及上線權(quán)限管理；組織對(duì)網(wǎng)上平臺(tái)供應(yīng)商的管理和維護(hù)，監(jiān)督供應(yīng)商參與網(wǎng)上平臺(tái)。

2.檢查企業(yè)網(wǎng)上平臺(tái)的相關(guān)內(nèi)部控制制度。一是結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際，制定具體的網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)管理制度，確保網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)業(yè)務(wù)有據(jù)可依；同時(shí)應(yīng)將網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)要求融入到現(xiàn)有采購(gòu)管理制度和流程中；對(duì)確因上級(jí)要求、用戶約定或保密規(guī)定等無法通過網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)的，規(guī)定審批流程。二是發(fā)布并定期更新網(wǎng)上平臺(tái)操作指導(dǎo)書，用于指導(dǎo)網(wǎng)上平臺(tái)上各類操作角色及用戶的使用；編制禁止項(xiàng)目清單。三是對(duì)不在網(wǎng)上平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的流程，按日常采購(gòu)管理相關(guān)辦法或流程規(guī)定執(zhí)行；禁止項(xiàng)目應(yīng)說明不上線采購(gòu)的理由，逐個(gè)項(xiàng)目審批，按線下流程辦理。

（三）審查網(wǎng)上采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制及其風(fēng)險(xiǎn)

1.采購(gòu)計(jì)劃的制定

按照采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要求，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃。具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)適時(shí)跟蹤采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行及網(wǎng)上采購(gòu)訂單實(shí)現(xiàn)計(jì)劃情況。單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，并對(duì)偏高預(yù)算的情況進(jìn)行調(diào)查和處理。

表2 物資采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)主要關(guān)注點(diǎn)

表3 供應(yīng)商網(wǎng)上注冊(cè)情況調(diào)查分析表

對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃管理，采購(gòu)部可以通過與物資需求、生產(chǎn)制造和銷售部門進(jìn)行交流，制定合理的采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，內(nèi)部審計(jì)部門就外部環(huán)境政策、市場(chǎng)變化等提供咨詢服務(wù)，監(jiān)控其整改情況。

2.采購(gòu)方式的確定

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)實(shí)際和采購(gòu)物資的特點(diǎn)，按照相關(guān)規(guī)定合理進(jìn)行采購(gòu)方式選擇。在線利用網(wǎng)上平臺(tái)方面，可以按照指導(dǎo)書組織開展專業(yè)市場(chǎng)、招標(biāo)、尋源比價(jià)、電子超市、電子招標(biāo)等方式。如大宗物資采購(gòu)項(xiàng)目全面實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)；凡具有競(jìng)爭(zhēng)性和議價(jià)空間的采購(gòu)，通過尋源比價(jià)方式確定合作供應(yīng)商和采購(gòu)條件。

在選擇采購(gòu)方式的內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用網(wǎng)上咨詢和統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，掌握采購(gòu)物資的性質(zhì)、金額和特殊要求，查詢采購(gòu)項(xiàng)目網(wǎng)上已經(jīng)交易的各項(xiàng)物資的一般價(jià)格和變動(dòng)規(guī)律，了解各家供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交付周期、行業(yè)商譽(yù)以及網(wǎng)上評(píng)價(jià)的信息，以便更快的發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題。經(jīng)常采取訪談、交流的方式與相關(guān)部門進(jìn)行討論，分析問題根源，并協(xié)助提出解決方案，更好的提供咨詢服務(wù)。

3.供應(yīng)商的合理選擇

網(wǎng)上平臺(tái)將公開透明整個(gè)采購(gòu)過程，做到任何環(huán)節(jié)都可查詢，對(duì)于供應(yīng)商來說，必須注冊(cè)網(wǎng)上平臺(tái)會(huì)員且繳納會(huì)員年費(fèi)才能成為正式會(huì)員參與供貨和競(jìng)標(biāo)。內(nèi)部審計(jì)事前結(jié)合網(wǎng)上采購(gòu)供應(yīng)商的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)查分析。分析正在合作供應(yīng)商會(huì)員注冊(cè)情況，尤其關(guān)注篩選出非注冊(cè)供應(yīng)商的情況，為防弊找問題提出關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因子。

內(nèi)部審計(jì)應(yīng)當(dāng)結(jié)合會(huì)員供應(yīng)商注冊(cè)情況，確定審計(jì)方式和流程。審計(jì)過程中，開展對(duì)于供應(yīng)商的資信、協(xié)作、監(jiān)控與考評(píng)等制度的評(píng)審，同時(shí)審查采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商基本信息的了解程度，看是否了解供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)的聲譽(yù)、供應(yīng)商提供的商品種類規(guī)模及市場(chǎng)占有率等指標(biāo)，提出有效的補(bǔ)充建議，以此構(gòu)建優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商管理檔案。

4.采購(gòu)合同的確立和履行

采購(gòu)合同的合法合規(guī)性是保障合同是否具有法律效益的必要條件。普通采購(gòu)項(xiàng)目通過網(wǎng)上平臺(tái)，按照既定的程序，方便快捷的形成有法律效應(yīng)的協(xié)議，節(jié)省時(shí)間開支。

表4 采購(gòu)合同審計(jì)主要關(guān)注點(diǎn)

內(nèi)部審計(jì)可以審核禁止清單之外的采購(gòu)項(xiàng)目的在線合同或訂單憑證，審核是否按要求提供在線合同或訂單憑證；審核線上和線下合同標(biāo)的金額等是否保持一致。對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目完成中有執(zhí)行不到位的情況，深入分析，找出其原因，并與相關(guān)部門討論，并提出合理有效的解決辦法，減少因執(zhí)行不到位產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。