交通能源企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建思路研究

■王衍超

一、引言

交通能源企業(yè)集團(tuán)一般規(guī)模較大，隨著其不斷壯大，集團(tuán)財(cái)務(wù)需要管理和監(jiān)控的工作會(huì)越來越多，財(cái)務(wù)變革與創(chuàng)新變成了內(nèi)在需求。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，財(cái)務(wù)共享管理模式已成為國(guó)內(nèi)外大型企業(yè)集團(tuán)在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新方面的一種成熟和通行的做法。根據(jù)調(diào)研情況來看，財(cái)務(wù)共享理念先進(jìn)，落地能力強(qiáng)，在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源深度整合、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、降低核算成本、提高財(cái)務(wù)效率和專業(yè)化能力方面以及強(qiáng)化集團(tuán)管控力、保障數(shù)據(jù)真實(shí)性、推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化和大數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面有著顯著的作用。財(cái)務(wù)共享作為一種成熟、先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式，非常適合集團(tuán)規(guī)模大、單位多、行業(yè)較為廣泛的能源交通企業(yè)集團(tuán)。完善的共享系統(tǒng)能夠有效推動(dòng)能源企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)資源整合、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、提高工作效率和財(cái)務(wù)能力，是集團(tuán)財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新的有力抓手。因此，交通能源企業(yè)集團(tuán)應(yīng)將財(cái)務(wù)共享建設(shè)盡早提上議事日程，制定計(jì)劃，加快推進(jìn)，早見成效。

二、交通能源企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)、原則——干成什么樣？

目前，較大多數(shù)交通能源企業(yè)集團(tuán)已基本完成財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化體系已初步建立，會(huì)計(jì)核算、網(wǎng)上報(bào)賬、資金管理、預(yù)算管理、移動(dòng)終端應(yīng)用等模塊均運(yùn)行良好，財(cái)務(wù)一體化管理工作取得初步成效，為下一步全面構(gòu)建財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但許多交通能源企業(yè)還處于彷徨階段，對(duì)構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)無目標(biāo)，無方向?；诖耍疚墓P者首先嘗試探討構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)交通能源企業(yè)應(yīng)該遵循何種目標(biāo)和原則。

1.交通能源企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)。

交通能源企業(yè)集團(tuán)應(yīng)引入國(guó)內(nèi)先進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)共享最佳實(shí)踐，建立管控與服務(wù)并重的管控服務(wù)型財(cái)務(wù)共享中心管理體系，加快管理會(huì)計(jì)應(yīng)用實(shí)踐，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，為企業(yè)健康快速發(fā)展賦能，著力實(shí)現(xiàn)以下財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)：

（1）降低人力資源成本和相關(guān)的運(yùn)營(yíng)成本。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)必須是能為企業(yè)帶來價(jià)值，換句話說在收入不變的情況下能夠降低相關(guān)的成本，交通能源企業(yè)集團(tuán)成本絕大多是人力資源成本和相關(guān)的運(yùn)營(yíng)成本。構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)可以整合其集團(tuán)的財(cái)務(wù)部門、會(huì)計(jì)結(jié)算中心、業(yè)務(wù)部門、信息部門以及相關(guān)的后勤行政等部門，剔除重復(fù)配置的人員，相應(yīng)的流程也會(huì)得到優(yōu)化，從而可以降低人力自由成本和相關(guān)的運(yùn)營(yíng)成本。

（2）構(gòu)建集中核算的財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)中心。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該按照統(tǒng)一的要求，調(diào)整各業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程，將各業(yè)務(wù)涉及的財(cái)務(wù)核算或者會(huì)計(jì)事務(wù)性的流程進(jìn)行剝離優(yōu)化，將其集中到一起，形成集中核算的財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)中心，在該中心，相應(yīng)的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，從而形成標(biāo)準(zhǔn)信息，提升財(cái)務(wù)集中核算的財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，為集中核算奠定基礎(chǔ)。

（3）升級(jí)財(cái)務(wù)管理職能，體現(xiàn)管理會(huì)計(jì)思維。

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)中心側(cè)重核算，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的自動(dòng)核算功能，給財(cái)務(wù)人員減輕了核算的壓力。但，這對(duì)財(cái)務(wù)人員來講，要想體現(xiàn)出價(jià)值，必須升級(jí)其財(cái)務(wù)管理的職能，將重核算轉(zhuǎn)向偏管理。構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以提供海量的大數(shù)據(jù)，供財(cái)務(wù)人員使用，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘出潛在的管理價(jià)值，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理升級(jí)為管理會(huì)計(jì)。

（4）順捷處理相關(guān)流程，提升財(cái)務(wù)工作效率。

構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)通過流程再造將相關(guān)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，將各財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)充分在各環(huán)節(jié)進(jìn)行共享，打通了業(yè)務(wù)交易前臺(tái)和財(cái)務(wù)核算后臺(tái)，將多維度、多類型的業(yè)務(wù)交易數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心，形成財(cái)務(wù)的大數(shù)據(jù)中心，流程中的相應(yīng)節(jié)點(diǎn)職能可以順捷批量處理相關(guān)審批、自動(dòng)核算、記賬和分析等，大大提升財(cái)務(wù)工作效率。

（5）能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)控制，降低各類內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)必須遵循內(nèi)部控制的原理，做到不相容職務(wù)相互分離，能夠規(guī)避或者降低人為操作造成的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)提供經(jīng)營(yíng)效率和效果，進(jìn)而促進(jìn)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)。

2.交通能源企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的建設(shè)原則。

交通能源企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享的最終目標(biāo)是將集團(tuán)所有成員單位的核算業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一處理，實(shí)現(xiàn)核算的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、高效化，推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和變革。財(cái)務(wù)共享是一個(gè)新生事物，涉及組織建設(shè)、制度建設(shè)、流程規(guī)劃和運(yùn)營(yíng)管理等方面，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，建設(shè)周期較長(zhǎng)，影響較大，需要遵循以下原則進(jìn)行建設(shè)。

（1）做好頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃。

財(cái)務(wù)共享建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及各個(gè)方面，規(guī)劃設(shè)計(jì)水平影響后期運(yùn)行，是集團(tuán)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，既涉及到業(yè)務(wù)層面前臺(tái)（客商、業(yè)務(wù)員和操作員）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃，又涉及到財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的規(guī)劃（網(wǎng)上報(bào)賬、電子影像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物票據(jù)、業(yè)務(wù)審批、財(cái)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)結(jié)算和核算、運(yùn)營(yíng)管理等），同時(shí)還涉及到信息化的規(guī)劃建設(shè)（數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)的布局等），需要做好頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃。只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)扎實(shí)了，才能為共享中臺(tái)數(shù)據(jù)搜集和后臺(tái)的核算數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。因此，財(cái)務(wù)共享中心的定位、模式、組織、崗位、職責(zé)、人員安排、業(yè)務(wù)流程、管理考核制度等都需要進(jìn)行系統(tǒng)縝密的思考和研判，只有這樣才能做好財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃。

（2）結(jié)合自身實(shí)際，吸收先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

自1986 年美國(guó)福特公司在全球建立第一個(gè)財(cái)務(wù)共享中心，至今超過86%的世界500 強(qiáng)企業(yè)都成立自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)共享已經(jīng)歷30 余年的發(fā)展，從集中核算到集團(tuán)管控，再到共享服務(wù)，都是新技術(shù)、新模式不斷創(chuàng)新進(jìn)化，整合資源、降本增效的體現(xiàn)。在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建中，同行業(yè)者也有許多大企業(yè)取得了非常值得借鑒的經(jīng)驗(yàn)和做法，我們要多調(diào)研、多學(xué)習(xí)，充分吸收先進(jìn)企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，少走彎路。同時(shí)也要結(jié)合各交通能源企業(yè)集團(tuán)的自身需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，多聽本企業(yè)相關(guān)人員的訴求，多問相關(guān)人員的期望，將需求和期望結(jié)合起來，構(gòu)建滿足自身需要的共享系統(tǒng)，并保持開放端口，為后續(xù)可能的開發(fā)留有余地，進(jìn)而逐步全面實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化的戰(zhàn)略管控。

（3）先點(diǎn)后面，先易后難。

在共享系統(tǒng)的過程中可能遇到諸多困難，交通能源企業(yè)集團(tuán)應(yīng)本著先點(diǎn)后面先易后難的原則逐項(xiàng)攻關(guān)。可以選擇信息化基礎(chǔ)工作較好、規(guī)模適中、具有代表性的二級(jí)子公司作為試點(diǎn)，先行先試，后續(xù)由總部推廣；也可以選擇某一類共性的、大量的業(yè)務(wù)作為測(cè)試對(duì)象，逐步推廣。在試點(diǎn)成功的基礎(chǔ)上，集團(tuán)再考慮逐步擴(kuò)大應(yīng)用范圍，推廣到集團(tuán)所有成員單位或者集團(tuán)內(nèi)部大部分業(yè)務(wù)甚至是全部業(yè)務(wù)。在實(shí)施過程中可能遇到組織改革的阻力，前期可以采用虛擬組織共享模式，待條件成熟后再建重構(gòu)組織構(gòu)架。

三、交通能源企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建的思路——怎么干？

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)該基于財(cái)務(wù)共享需求，充分考慮現(xiàn)有信息化成果及未來發(fā)展進(jìn)行設(shè)計(jì)。共享系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)該能夠滿足集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的要求，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬、核算、結(jié)算、預(yù)算、影像等一體化應(yīng)用，應(yīng)該最終實(shí)現(xiàn)前端連接業(yè)務(wù)，后端服務(wù)核算，終端延伸財(cái)務(wù)分析，具體包括以下內(nèi)容：

1.前端業(yè)務(wù)模塊。

前端業(yè)務(wù)模塊應(yīng)該主要包括運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)、支撐平臺(tái)及業(yè)務(wù)操作平臺(tái)等。主要職能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理，基礎(chǔ)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)操作處理，作業(yè)管理等。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)以業(yè)務(wù)的發(fā)生為起點(diǎn)，在考慮管理層需求的前提下，完善和優(yōu)化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，重構(gòu)業(yè)務(wù)表單等。

2.中端財(cái)務(wù)共享模塊。

中端財(cái)務(wù)共享模塊應(yīng)該實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)賬、電子影像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物票據(jù)、業(yè)務(wù)審批、財(cái)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)結(jié)算和核算、運(yùn)營(yíng)管理等職能，具體內(nèi)容如下：

（1）財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)包括報(bào)賬平臺(tái)、業(yè)務(wù)操作平臺(tái)、運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)、支撐平臺(tái)和電子影像系統(tǒng)等。實(shí)現(xiàn)從報(bào)賬業(yè)務(wù)申請(qǐng)、報(bào)賬業(yè)務(wù)審批、作業(yè)分配、共享稽核、報(bào)賬結(jié)算、報(bào)賬核算全過程處理。

（2）網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)和全面預(yù)算系統(tǒng)集成應(yīng)用，在報(bào)賬業(yè)務(wù)處理的全過程中可受到預(yù)算的實(shí)時(shí)控制，并能實(shí)時(shí)歸集預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，強(qiáng)化集團(tuán)預(yù)算管控。

（3）通過資金系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與銀行系統(tǒng)的聯(lián)通，將報(bào)賬單據(jù)發(fā)起的支付信息通過資金系統(tǒng)的銀企直連接口發(fā)送到銀行，并獲取支付狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬款支付的不落地處理。同時(shí)通過接口獲取收款電子回單數(shù)據(jù)，發(fā)起認(rèn)領(lǐng)、報(bào)賬處理。

（4）系統(tǒng)支持電子影像應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)原始單證的影像化處理，及共享報(bào)賬過程中對(duì)電子影像的調(diào)閱、查詢等，支持財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的業(yè)務(wù)處理，提高財(cái)務(wù)服務(wù)效率。

（5）在應(yīng)用層面上，除了傳統(tǒng)電腦端的應(yīng)用外，系統(tǒng)支持移動(dòng)端的使用，包括移動(dòng)填報(bào)、移動(dòng)審批、移動(dòng)分析等。

3.后端財(cái)務(wù)核算模塊。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的后端財(cái)務(wù)核算模塊主要實(shí)現(xiàn)科目的核算、憑證、賬簿和賬表的生成職能，側(cè)重于財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)職能。

4.延伸端財(cái)務(wù)分析模塊。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的延伸端模塊主要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，由核算職能到管理職能，利用后端財(cái)務(wù)核算模塊生成的數(shù)據(jù)進(jìn)一步挖掘經(jīng)營(yíng)存在的問題進(jìn)而改進(jìn)和挖掘企業(yè)集團(tuán)的潛在價(jià)值，從而提升經(jīng)營(yíng)的效率和效果，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略價(jià)值。