高校干部人事檔案審核中的問題及對策

□李 慧

（作者單位：南京大學(xué)人力資源處。）

干部人事檔案審核是全面從嚴治黨、防止干部“帶病提拔”的重要抓手。做好干部人事檔案審核工作對于完善組織人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、保障組織人事工作順利開展具有重要意義。干部人事檔案審核工作的重點是審核干部出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份及家庭成員社會關(guān)系、獎懲情況等，著重審核信息記載前后是否一致、檔案材料是否涂改造假、關(guān)鍵材料是否齊全等。作為人才高地的高校，有其一定的特殊性。自開展干部人事檔案審核工作以來，陸續(xù)發(fā)現(xiàn)一些共性問題，比如檔案重要材料或信息缺失、檔案材料填寫不規(guī)范、三齡兩歷等重要信息前后記載不一致、人檔分離產(chǎn)生用人風(fēng)險、教職工配合度低及單位院系督促調(diào)查取證力度不夠等。針對此類問題，本文探討相應(yīng)的解決方法并對高校管理工作提出一些建議。

一、高校干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）材料缺失和填寫不規(guī)范

1.錄用、考核、職稱、任免、借調(diào)掛職等材料缺失。在高校干部人事檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)，由于管理不規(guī)范、歸檔不及時等歷史原因，干部檔案易缺失進校時的錄用材料，如報到證、調(diào)動審批表或調(diào)函、部隊轉(zhuǎn)業(yè)軍人安置介紹信、留學(xué)回國人員錄用審批表、博士后分配工作介紹信等，使得對干部參加工作時間和干部身份的認定缺乏相應(yīng)依據(jù)。缺失工資變動審批表、年度考核表、干部任免審批表、借調(diào)掛職材料等，使得對相關(guān)工作經(jīng)歷和職務(wù)變動的認定缺乏依據(jù)。由于工資變動審批表、年度考核表每人每年產(chǎn)生一份，因而易于缺失，少則缺失一到兩個年份，多則缺失七八個年份。借調(diào)掛職材料缺失的原因，一方面是教職工個人不及時提交相關(guān)材料到校內(nèi)主管部門，另一方面是相關(guān)部門歸檔不及時。

2.學(xué)籍、黨團、工作變動、境外訪學(xué)、獎勵證明等材料缺失。一是學(xué)籍材料缺失。高校學(xué)籍材料主要依靠院系輔導(dǎo)員完成歸檔工作，由于在不同學(xué)習(xí)階段歸檔進入不同的材料，且材料種類多、管理學(xué)生多的情況下，易產(chǎn)生漏歸檔錯歸檔的現(xiàn)象。檔案審核發(fā)現(xiàn)，高考報名登記表、碩博報考登記表、報考博士專家推薦信、入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)登記表、學(xué)位申請書、授予學(xué)位決定等，任何一種學(xué)籍材料都存在缺失的情況。甚至出現(xiàn)由于在職學(xué)習(xí)，主體檔案并未隨本人轉(zhuǎn)遞到學(xué)習(xí)所在地，而造成人檔分離、管理脫節(jié)，最終致使整段學(xué)習(xí)經(jīng)歷學(xué)籍材料缺失的情況。二是入團、入黨材料缺失。由于入團時間多在人生經(jīng)歷的早期階段，歸檔部門管理不規(guī)范，造成入團志愿書缺失或保存在本人手中的情況較常出現(xiàn)。入黨志愿書缺失情況較少出現(xiàn)，但入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、政審材料缺失情況相對較易出現(xiàn)。由于相關(guān)部門及本人缺乏足夠的檔案意識，加入民主黨派材料缺失情況較易出現(xiàn)。三是工作變動相關(guān)的歷史材料缺失。容易缺失某段經(jīng)歷的起始或終止的歷史材料，如錄用審批表、調(diào)動審批表、辭職申請表、離職證明等。四是境外訪學(xué)、獎勵證明材料缺失。此類材料原件往往在教職工自己手中，由于個人檔案意識不強等原因，易造成此類材料缺失。

3.檔案材料填寫不規(guī)范。一是年度考核表填寫不規(guī)范。由于部分教職工直接套用前一年表格，不修改年份信息、落款時間等，使得閱檔人對考核年份、材料形成時間形成誤判；組織人事部門勘誤修改不加蓋校對章造成疑似涂改的結(jié)果。二是職稱材料填寫不規(guī)范。由于制作材料時，組織人事部門未能對照檔案核對信息，造成任職資格申報表中學(xué)習(xí)經(jīng)歷或?qū)W歷學(xué)位的填寫與檔案中學(xué)籍材料記載不一致，工作經(jīng)歷與檔案中原始工作材料記載不一致。三是干部履歷表和干部任免審批表填寫不規(guī)范。參加工作時間、入黨時間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的填寫存在與檔案中原始材料記載不一致，或檔案缺失原始材料，依舊填寫相關(guān)經(jīng)歷的情況，反映出兩表填寫時組織人事部門并未對照檔案審查的問題。

（二）三齡兩歷前后記載不一致

1.出生日期。不同時期的登記表，個人填寫出生日期不同，存在越填越小，或越填越大的情況。

2.參加工作時間。個人由于記憶模糊或?qū)τ趨⒓庸ぷ鲿r間的概念認知有偏差等原因，導(dǎo)致干部履歷表填寫的參加工作時間與實際歷史材料顯示的時間不一致。

3.入黨時間。由于記憶模糊等原因，導(dǎo)致干部履歷表中個人填寫的入黨時間與入黨志愿書顯示的時間不一致。

4.學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷。不同階段的履歷表個人填寫的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷與檔案中歷史材料不一致，或存在將培訓(xùn)經(jīng)歷填寫為學(xué)歷的情況。由于某些歷史原因，存在碩博報考登記表推薦單位蓋章和當時實際工作單位不一致等問題。

5.檔案中出現(xiàn)兩段工作經(jīng)歷重疊。由于個人未及時辦理離職手續(xù)即入職下家單位、檔案轉(zhuǎn)遞不及時等原因，導(dǎo)致檔案內(nèi)存在上家單位和下家單位在同一時期均歸檔工資、考核等工作材料的情況，造成檔案記載前后矛盾等問題，為后期人事檔案的使用埋下隱患。

6.工作經(jīng)歷記載前后矛盾、不一致或不銜接。檔案中每段工作經(jīng)歷的起始和終止均需要有原始材料歸檔，這部分材料往往容易缺失。個人在不同時期填寫的工作履歷由于記憶模糊或不規(guī)范等原因，造成前后記載不一致甚至相互矛盾。

（三）人檔分離產(chǎn)生用人風(fēng)險

早年在以人才為本的發(fā)展戰(zhàn)略大背景下，各個單位大力實施人才引進舉措，重新整合人才資源，形成了人才流動的局面，但因各種各樣的歷史原因，存在人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不能同步，從而導(dǎo)致一部分人才與檔案分離的現(xiàn)象，使這部分人才的人事檔案管理工作處于某種困難局面，也造成了一定的用人風(fēng)險。在實際的檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)，存在過人檔分離期的人員檔案中，往往會出現(xiàn)人實際已離開單位，但遺留在上家單位的檔案內(nèi)仍會有工資材料、考核材料進入檔案。導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)入下一家單位后，檔案內(nèi)會出現(xiàn)上家單位和下家單位在同一時期均有工資變動、考核等工作材料的情況，造成檔案記載前后相互矛盾等問題，為后期人事檔案的使用埋下隱患。在當時人檔分離的情況下，如果檔案中存在處分等不良記錄，由于未能及時轉(zhuǎn)入，使得引進單位不能夠及時掌握相關(guān)情況，而易造成用人失察等后果。在當下從嚴管理干部的大環(huán)境背景下，黨和國家對于人事檔案的使用越來越重視，各類師德師風(fēng)審查力度加大，此類問題對于后期的干部提任、評獎評優(yōu)、人才項目申報、退休辦理等均會造成一定影響。

（四）材料補充工作缺乏支持

檔案缺失材料的補充，需要教職工本人的密切配合，以及二級單位的督促監(jiān)督、函調(diào)取證、協(xié)助幫扶。個人的配合程度以及二級單位督促幫扶的力度，直接影響檔案缺失材料補充和問題調(diào)查取證的質(zhì)量和效率。在實際工作中發(fā)現(xiàn)，教職工和二級單位存在檔案意識淡薄，對檔案知識、檔案價值、檔案重要性認識不足，對檔案審核工作的政策規(guī)定、紀律要求不清楚等問題。教職工入職甚至是到崗多年后，再進行檔案審核及信息認定，較易引起教職工的不滿及質(zhì)疑，其配合度也較低，需要學(xué)校、二級單位花費更多的時間和精力去做思想工作。二級單位由于自身檔案意識淡薄，對檔案價值、重要性認識不足，檔案相關(guān)知識薄弱，在督促、調(diào)查取證及做好解釋工作時會稍顯力不從心。由于教職工不理解不配合，補充材料不認真、敷衍了事，導(dǎo)致上交不及時、上交的檔案材料內(nèi)容質(zhì)量偏低，直接影響了個人重要信息的認定和使用。

二、高校干部人事檔案材料缺失問題的解決路徑

人事檔案缺失材料的補充應(yīng)把握“先原件，后替代，以檔補檔”的原則，針對不同缺失材料采取不同的補充方法。

（一）缺失學(xué)籍材料

如高考報名登記表、研究生報考登記表、錄取登記表、學(xué)生（研究生）登記表、專家推薦信、成績單、學(xué)位申請書、授予學(xué)位的決定、畢業(yè)（研究生）登記表，應(yīng)先去原學(xué)校院系、招生辦或研究生院找尋原件。如果原件未能找到，應(yīng)至原學(xué)校檔案館復(fù)印錄取花名冊代替報考材料，學(xué)籍表代替學(xué)生登記表，畢業(yè)分配名冊代替畢業(yè)生登記表，成績單、學(xué)位申請書、授予學(xué)位的決定可直接到檔案館找到副本復(fù)印。

（二）缺失考核表、任免表

應(yīng)至原單位人事部門、組織部門找原件。如果遺失，組織人事部門出具考核結(jié)果證明并蓋章。

（三）缺失職稱類，碩、博導(dǎo)材料

應(yīng)至原單位檔案館復(fù)印職稱的任職資格審批表、碩導(dǎo)或博導(dǎo)簡況表、聘任發(fā)文等材料。

（四）缺失調(diào)令、聘用合同、解除證明、博士后出站人員分配工作介紹信、報到證等工作履歷類材料

調(diào)令可到調(diào)出或接收工作單位檔案館復(fù)印。聘用合同、解除證明可到原工作單位檔案館復(fù)印，也可到原單位人事部門或檔案館找到起薪名冊、離職名冊、介紹信、工資轉(zhuǎn)移單等入職、離職材料代替。博士后出站人員分配工作介紹信可至博士后出站后，被分配去往的工作單位檔案館復(fù)印。缺失報到證可以到第一個工作單位的檔案館或人事部門復(fù)印報到證。以上涉及單位已不存在的，可以去單位所在地市級檔案館找尋。

（五）缺失上山下鄉(xiāng)相關(guān)經(jīng)歷證明材料

可以到當年上山下鄉(xiāng)工作派出地的市級檔案館復(fù)印名單，同時去上山下鄉(xiāng)工作接收地的派出所復(fù)印戶口遷入證明。

（六）缺失黨團類材料

無論入團材料還是入黨材料，均應(yīng)至入團、入黨所在地或最近一次組織關(guān)系所在地找到材料原件歸檔。入黨志愿書遺失的需要聯(lián)系現(xiàn)所在單位黨委辦理補辦手續(xù)。民主黨派材料遺失的需聯(lián)系相關(guān)部門出具加入民主黨派的證明。

三、進一步完善高校干部人事檔案管理的舉措

（一）增強檔案意識

首先，從源頭上，形成歸檔材料的各個職能部門應(yīng)增強檔案意識，熟悉歸檔相關(guān)的政策文件及要求，根據(jù)自身部門材料的特點，制定相應(yīng)的檔案材料制作規(guī)范文件，并建立嚴密的歸檔制度。對于學(xué)籍材料這類種類多，歸檔要求在校級部門，但歸檔職責在院系的檔案材料，容易形成管理、歸檔脫節(jié)的現(xiàn)象。針對此問題，本科生院、研究生院和就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)牽頭制定適合本高校特點的歸檔規(guī)范和歸檔制度，并建立定期抽查的監(jiān)督機制。其次，在高校日常管理工作中，應(yīng)上下一心，統(tǒng)一認識，重視人事檔案的審核工作及人事檔案的使用。在引進人才環(huán)節(jié)重視檔案審核，在項目申報、職稱申報等環(huán)節(jié)重視使用人事檔案，將檔案材料缺失導(dǎo)致的信息不完善以及檔案前后記載不一致等問題與申報審批環(huán)節(jié)掛鉤，建立檔案反饋機制，防止“帶病引入”“帶病申報”，規(guī)避用人風(fēng)險。

（二）檔案審核更需要注重把握時機與方式

檔案缺失材料的補充，越早進行越易查找，越晚進行越難查詢。需要做到各檔案材料形成部門及時將材料歸檔，檔案部門及時發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，二級單位做好監(jiān)督及協(xié)助調(diào)查補充，個人積極配合，形成學(xué)校、二級單位、個人上下聯(lián)動的機制，方可使檔案審核工作順利進行。因此，在引進人才時，特別是辦理入職之前，進行檔案審核及“三齡兩歷”信息的認定，請個人配合補充檔案缺失材料，是個人較易接受的方式。

（三）落實好“凡引必審”，可為后期“凡提必審”減輕工作量

按照干部選拔任用工作中干部人事檔案“凡提必審”要求，根據(jù)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》《關(guān)于防止干部“帶病提拔”的意見》《干部人事檔案工作條例》等有關(guān)文件精神，以江蘇某高校為例，干部人事檔案任前審核工作，需重點審核：檔案材料是否齊全、檔案內(nèi)容是否真實、干部的基本信息是否準確。但在實際工作中，干部任前檔案審核工作時間緊、任務(wù)重，有些檔案缺失材料由于年代久遠，需要花費時間和精力去進行補充，一定程度上會影響干部考察提任工作的進度。如果能將檔案審核及信息認定工作提前至引進人才環(huán)節(jié)，則會大大減少后期“凡提必審”的工作量。