高質(zhì)量發(fā)展背景下醫(yī)院職能部門檔案管理探析

汪鴻沁泠

(武漢大學(xué)中南醫(yī)院 學(xué)科與平臺建設(shè)辦公室，湖北 武漢 430071)

0 引言

檔案資料是醫(yī)院職能部門在日常工作中形成的文件、圖表、影像、數(shù)據(jù)等不同類型的文檔及實物資料[1]。檔案資料作為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要記錄與證據(jù)，其具有服務(wù)性與知識性，尤其在遇到疑難雜癥時，可通過查閱相關(guān)檔案，尋找治療思路與方法，可最大限度對患者的生命安全提供有利保障[2]。檔案管理是醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路，也是職能部門重要的管理抓手，可體現(xiàn)出醫(yī)院的管理質(zhì)量水平[3]。職能部門是醫(yī)院管理的具體組織機構(gòu)，也是醫(yī)院檔案管理的重要機構(gòu)，對部門檔案資料全面、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范地管理，可以為公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐[4]。以某大學(xué)附屬三級醫(yī)院學(xué)科與管理部門檔案管理實踐為例，探討醫(yī)院職能部門檔案管理工作面臨的問題及對策。

1 醫(yī)院職能部門檔案管理的重要性

1.1 檔案管理是醫(yī)院等級評審的重要內(nèi)容

2020年國家衛(wèi)健委頒布的《三級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)(2020年版)》對醫(yī)院評審工作指出[4]，各醫(yī)院應(yīng)根據(jù)評審細則，做好原始數(shù)據(jù)的備查工作。現(xiàn)場查閱檔案資料是醫(yī)院等級評審專家現(xiàn)場評審的重要內(nèi)容，因此做好檔案資料的科學(xué)、規(guī)范化管理是等級評審的重要內(nèi)容，是醫(yī)院等級評審的基礎(chǔ)條件，也是確保醫(yī)院等級評審成功的關(guān)鍵因素之一。

1.2 檔案管理是公立醫(yī)院績效考核的重要支撐

2019年國家正式發(fā)布《關(guān)于加強三級公立醫(yī)院績效考核工作的意見》[5]，標(biāo)志著國家對三級醫(yī)院績效考核發(fā)力，在管理模式上由粗放的行政化管理轉(zhuǎn)向全方位的精細化管理。在具體的考核操作上，三級公立醫(yī)院績效考核手段主要是數(shù)據(jù)的收集與分析。這無疑對醫(yī)院檔案管理提出了更高要求，公立醫(yī)院檔案管理水平直接關(guān)系到三級公立醫(yī)院績效考核結(jié)果。所以全面、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理是公立醫(yī)院績效考核的重要支撐。

1.3 檔案管理是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手

國家關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見明確提出，應(yīng)全面提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平。檔案管理作為管理者的重要抓手，檔案管理能力的提升可以助推醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的提升。職能部門提高檔案管理的科學(xué)性及規(guī)范性對于醫(yī)院制定并踐行良好的規(guī)章制度具有促進作用。同時，職能部門通過建立有序詳實的檔案資料，通過總結(jié)分析，可以為醫(yī)院及部門發(fā)展規(guī)劃提供信息支撐。

2 醫(yī)院職能部門檔案管理的現(xiàn)狀與問題

2.1 檔案管理意識不夠強

在醫(yī)院，醫(yī)療工作占據(jù)工作人員大部分精力，檔案管理工作常常被忽視，職能部門工作重點注重于日常管理，對部門檔案歸檔的意識薄弱，通常認為“檔案管理即存放，檔案工作即調(diào)閱”[6]。同樣院內(nèi)其他醫(yī)務(wù)工作者對檔案管理工作認知程度也不高，他們專注于自身醫(yī)療、科技與教學(xué)工作的完成，并不注重工作過程中各類有價值檔案資料的收集與整理，更難以主動與分管的職能部門溝通，主動上傳或者維護日常檔案資料，從而造成檔案缺失、存檔不及時的現(xiàn)狀。

2.2 檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)不夠完善

鑒于檔案管理意識薄弱的現(xiàn)狀，當(dāng)前大多醫(yī)院職能部門尚未建立科學(xué)規(guī)范的檔案制度與標(biāo)準(zhǔn)[7]。一是檔案沒有規(guī)范的進庫、存檔與借閱出庫流程；二是缺乏獨立的檔案管理崗位職責(zé)制度；三是檔案資料缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案名稱五花八門導(dǎo)致檔案調(diào)閱困難；四是電子檔案管理嚴重滯后，檔案資料實現(xiàn)資料線下線上同步進展緩慢。

2.3 檔案管理知識培訓(xùn)欠缺

當(dāng)前職能部門的檔案大多集中于本部門管理，部門檔案管理往往由部門內(nèi)部人兼職管理，鮮有單獨招聘檔案管理專業(yè)人員。這種現(xiàn)狀往往要求職能部門通過后期穩(wěn)定長效的培訓(xùn)機制保證部門檔案管理人員具備一定的專業(yè)理論知識和業(yè)務(wù)實操技能。尤其當(dāng)前面臨信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案業(yè)務(wù)也不斷深化，其載體形式也逐步豐富多樣，特別涉及醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、人事、學(xué)科等職能部門[8]。檔案資料的獨特性與專業(yè)性越發(fā)顯著，多數(shù)檔案管理人員的素質(zhì)并不高,仍未脫離傳統(tǒng)管理方法，且監(jiān)管不到位，給醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)帶來影響。這迫使職能部門檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)、更新原有的檔案管理知識，同時要擴充醫(yī)療、信息管理系統(tǒng)知識等。

2.4 檔案存放環(huán)境不夠完善

目前醫(yī)院職能部門檔案主要有紙質(zhì)版與電子檔2種載體，存放也就有線下庫房與線上信息軟硬件環(huán)境2種形式。隨著公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展要求，對檔案管理要求也日趨嚴格。一是基于檔案資料安全、保密等相關(guān)要求，線下庫房必須做好防潮、防蟲、防火、防盜等安全管理措施，檔案管理要有獨立規(guī)范的區(qū)域存放環(huán)境；二是隨著檔案信息化發(fā)展的客觀需求，對檔案提取的便捷性、及時性也提出了新要求。檔案不僅只是存放部門工作電腦中，而是根據(jù)職能部門業(yè)務(wù)特點配置一套完善的檔案信息系統(tǒng)來輔助管理及調(diào)取。三是隨著對各類檔案需求年限未知，檔案庫房資源就不能局限于保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要配置配備能夠滿足電子檔案長期保管的存儲設(shè)備及信息系統(tǒng)穩(wěn)定運維的服務(wù)器環(huán)境。

3 醫(yī)院職能部門檔案管理建設(shè)策略

3.1 健全檔案管理制度建設(shè)

在高質(zhì)量發(fā)展要求下，醫(yī)院學(xué)科與平臺建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的重要基石，為此醫(yī)院學(xué)科檔案管理內(nèi)容更加繁雜，而且需要專業(yè)化管理。一是在職能部門綜合辦公室內(nèi)設(shè)固定的檔案管理員，專人負責(zé)部門全部檔案管理業(yè)務(wù)。內(nèi)設(shè)其他業(yè)務(wù)機構(gòu)也固定一名兼職人員，專職負責(zé)本機構(gòu)的檔案管理業(yè)務(wù)，并提升其合作協(xié)調(diào)能力，與其他人員積極配合，提高工作效率。在此基礎(chǔ)上通過建章立制，進一步完善崗位職責(zé)。二是建立健全部門檔案管理的相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)。明確部門檔案的收-發(fā)-存-調(diào)-借相關(guān)流程與管理制度，做到檔案收集的及時性、全面性及準(zhǔn)確性，做到檔案分類明確，管理集中，責(zé)任到位。三是運用信息化手段，優(yōu)化和改進學(xué)科與平臺檔案管理流程，推動檔案資源雙保管，提升調(diào)取速度，提高管理效率。四是健全檔案保密機制，提高全體員工檔案保密意識。

3.2 加快檔案信息化平臺建設(shè)

強化信息化支撐是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要內(nèi)容[9]。為此職能部門必須加快檔案信息平臺建設(shè)，才能全面做好檔案管理工作，確保檔案資源的有效利用，實現(xiàn)從實際文件管理向電子管理方式的轉(zhuǎn)變。在軟件建設(shè)上，學(xué)科與平臺建設(shè)辦公室在自身學(xué)科平臺辦管理系統(tǒng)建設(shè)上，專門在部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)上開發(fā)學(xué)科平臺檔案管理模塊，為檔案編碼、查找，電子化檔案錄入提供服務(wù)接口。在硬件建設(shè)上，學(xué)科與平臺建設(shè)辦公室依托醫(yī)院集中信息化硬件建設(shè)，服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、系統(tǒng)安全等方面都有堅實保障，確保信息管理系統(tǒng)運行的穩(wěn)定與安全。在人員建設(shè)上，在對現(xiàn)有人員進行信息化培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，引進符合信息化檔案管理專業(yè)人才，做好人才梯隊建設(shè)，確保檔案信息化管理持續(xù)發(fā)展。

3.3 加強檔案管理的安全性

對電子化檔案，通過設(shè)置不同的管理員權(quán)限，并根據(jù)檔案保密級別進行不同授權(quán)，以有效防止泄密。對于電子化檔案的存儲載體進行合理保護，存放于專用器具中，進行防塵、防光、防磁等安全管理。對于紙質(zhì)檔案，進行防潮防火管理，濕度控制在35%～45%，溫度控制在20℃左右。所有檔案的復(fù)制、轉(zhuǎn)移及銷毀都須嚴格遵照相關(guān)管理制度，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。檔案管理人員須堅持原則，按規(guī)矩辦事，每日上班期間，保證檔案室通風(fēng)，下班時要保證檔案室的門窗關(guān)閉。

3.4 重視檔案技能培訓(xùn)與人才培養(yǎng)

重視檔案管理人才培養(yǎng)與儲備。當(dāng)前醫(yī)院職能部門檔案來源廣、數(shù)量大，對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)也提出了更高要求[10]。為此職能部門必須重視對檔案管理人員的常態(tài)化培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。一方面是在信息化背景下，采用現(xiàn)代化管理理念，對傳統(tǒng)檔案管理知識更新。強化業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，不僅對部門管理業(yè)務(wù)人員進行專業(yè)培訓(xùn)，同時做好相關(guān)學(xué)科帶頭人與學(xué)科秘書的檔案管理知識培訓(xùn)，熟練掌握檔案相關(guān)專業(yè)知識，掌握其運行規(guī)律，熟練掌握各種信息技術(shù)，并能靈活運用到日常檔案管理工作中。提高全員對學(xué)科檔案管理重要性的認識，與日俱進、更新理念，不斷推進學(xué)科檔案管理更加有序化、科學(xué)化。

3.5 加強管理考核指標(biāo)體系建設(shè)

醫(yī)院職能部門與臨床科室不同，其并不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，但其服務(wù)質(zhì)量與工作效率會對整個醫(yī)院的運營效益產(chǎn)生影響。對檔案管理員工的工作成果衡量較難，定性指標(biāo)較多，不易量化，加上臨時性任務(wù)較多，因此考核指標(biāo)較難設(shè)定。為此需加強管理考核指標(biāo)體系建設(shè)，可結(jié)合平衡計分卡法、KPI 關(guān)鍵績效指標(biāo)及360 度測評法的方法[11-12]，優(yōu)化檔案管理員工績效考核，通過將戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為績效指標(biāo)和行動目標(biāo)，并鼓勵檔案管理人員自主參與目標(biāo)制定，并將目標(biāo)進行分解，確定部門上、下級任務(wù)，實現(xiàn)個人和組織的融合統(tǒng)一，然后進行實施、控制、檢查和評價，并將考核過程和結(jié)果公開，確保考核的公正性和公平性，并采取PDCA 循環(huán)管理，不斷完善，從而建立更科學(xué)的檔案管理績效考核體系。

4 結(jié)語

隨著信息化的深入發(fā)展，在公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展背景下，檔案管理工作需提質(zhì)增效、與時俱進。同時醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也成為主流趨勢，醫(yī)院各職能部門要根據(jù)各自部門業(yè)務(wù)范圍，進行部門化的檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理理念及方式創(chuàng)新，為公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。通過對檔案管理工作的不斷思考、探索與實踐，醫(yī)院職能部門的檔案管理工作將會邁向科學(xué)化與現(xiàn)代化。