高校檔案資源開(kāi)放策略研究

葛 珊，蔡 文

(1.武漢理工大學(xué) 檔案館，湖北 武漢 430070；2.中國(guó)地質(zhì)大學(xué) 圖書(shū)檔案與文博部，湖北 武漢 430070)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息成為了一種重要的社會(huì)資源，而檔案則是記錄社會(huì)信息的主要載體之一。在資源流動(dòng)與信息高度開(kāi)放的今天，檔案資源因其憑證和情報(bào)作用而作為一種重要的信息資源走進(jìn)公眾的視野當(dāng)中。

我國(guó)致力于建設(shè)服務(wù)型政府，積極執(zhí)行我黨為人民服務(wù)的執(zhí)政宗旨，現(xiàn)如今人民生活水平顯著提高，對(duì)檔案信息、檔案文化的需求日益增長(zhǎng)，迫切要求加快檔案開(kāi)放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)[1]。作為公共事業(yè)單位的高等院校，實(shí)現(xiàn)檔案資源開(kāi)放已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 高校檔案資源開(kāi)放的必要性

1.1 信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展的要求

檔案資源是國(guó)家信息資源的重要組成部分，涉及經(jīng)濟(jì)、科技、文化及民生等社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。而高校作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才和科技創(chuàng)新的基地，同時(shí)也是文化傳承的重要陣地，形成了無(wú)數(shù)有價(jià)值的檔案。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的定義，高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。根據(jù)2021年10月25日教育部發(fā)布的《全國(guó)高等學(xué)校名單》，截至2021年9月30日，全國(guó)高等學(xué)校共計(jì)3 012所，其中：普通高等學(xué)校2 756所(本科1 270所、專(zhuān)科1 486所)，成人高等學(xué)校256所。由此可見(jiàn)，高校的檔案資源規(guī)模龐大，且內(nèi)涵豐富。高校檔案記載著高校辦學(xué)過(guò)程中各類(lèi)教學(xué)、科研、文化等信息資源，既是高校辦學(xué)歷程的記載、大學(xué)精神的傳承，也是社會(huì)記憶的體現(xiàn)。高校檔案可以為社會(huì)提供豐富的各類(lèi)信息資源，其中很多資源是各行業(yè)和公民個(gè)人迫切需要的，具有極高的社會(huì)價(jià)值和較強(qiáng)的社會(huì)需求，對(duì)推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，豐富人們的精神文化有很高的利用價(jià)值。

1.2 高校檔案發(fā)展的需要

檔案具有第一價(jià)值和第二價(jià)值，第一價(jià)值是指對(duì)檔案形成者的價(jià)值，而第二價(jià)值是指對(duì)社會(huì)其他利用者的價(jià)值。通常第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)才能讓“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。長(zhǎng)期以來(lái)高校檔案機(jī)構(gòu)一直重藏輕用，同時(shí)囿于保密性等各項(xiàng)因素制約，很少對(duì)本校以外的部門(mén)或個(gè)人提供服務(wù)，即便提供也需要經(jīng)過(guò)繁瑣的程序，用戶(hù)體驗(yàn)非常不友好。但在信息時(shí)代背景下，社會(huì)對(duì)檔案的利用需求一直在加大，以武漢理工大學(xué)為例，2001—2020年檔案查詢(xún)利用量一直在穩(wěn)步上升。如表1所示，2001—2020年20年間，檔案利用量翻了數(shù)翻，其中接待校外用戶(hù)更是翻了10余倍，說(shuō)明社會(huì)對(duì)檔案利用的需求量在不斷攀升。分析其中服務(wù)對(duì)象以學(xué)校歷屆畢業(yè)生為主，主要利用其在校期間的教學(xué)類(lèi)檔案，目的為求職深造等；其次，是用人單位核實(shí)畢業(yè)生學(xué)歷學(xué)位，主要也是利用教學(xué)類(lèi)檔案；再次，是利用職工人事檔案，目的為親屬關(guān)系證明等，而其他一些需求則大部分無(wú)法滿(mǎn)足。

表1 武漢理工大學(xué)檔案利用統(tǒng)計(jì)(學(xué)生個(gè)人檔案未統(tǒng)計(jì))

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)科學(xué)研究和人文交流領(lǐng)域需要高校參與其中，并發(fā)揮重要的知識(shí)導(dǎo)向作用，而高校也需要社會(huì)的大平臺(tái)支持進(jìn)行學(xué)校自身的深化改革與發(fā)展[2]。高校實(shí)現(xiàn)檔案資源開(kāi)放是完善高校公共服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，對(duì)于推動(dòng)高校實(shí)現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新具有重要意義，也是高校檔案機(jī)構(gòu)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，建設(shè)服務(wù)型檔案館的必由之路。

2 國(guó)內(nèi)外高校檔案資源開(kāi)放現(xiàn)狀

2.1 國(guó)外高校檔案資源開(kāi)放情況

國(guó)外很多一流大學(xué)的檔案機(jī)構(gòu)不僅收藏本校的歷史檔案，還通過(guò)各種渠道收集社會(huì)檔案資源，并致力于檔案資源的整合與開(kāi)放。哈佛大學(xué)館藏檔案面向所有人開(kāi)放，不僅包括本校人員，還包括來(lái)自世界各地的研究人員和各類(lèi)對(duì)檔案有需求的人群。為更好地開(kāi)發(fā)利用館藏檔案，哈佛檔案館通過(guò)編研檔案專(zhuān)題文獻(xiàn)、舉辦檔案展覽、推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、搭建檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的教育、文化和公共服務(wù)功能[3]。訪(fǎng)問(wèn)哈佛大學(xué)檔案館網(wǎng)站可以發(fā)現(xiàn)，哈佛大學(xué)檔案館的收藏范圍從機(jī)構(gòu)檔案到個(gè)人檔案，跨越了5個(gè)世紀(jì)，展示了從紙張到網(wǎng)站所有格式的材料。哈佛大學(xué)檔案館與圖書(shū)館合并，目錄公開(kāi)，可用檢索工具檢索所需檔案并提出利用需求；牛津大學(xué)檔案館網(wǎng)站有文學(xué)和語(yǔ)言學(xué)全文數(shù)據(jù)庫(kù)，收錄有超過(guò)25種語(yǔ)言的數(shù)千篇文本，大量高品質(zhì)文獻(xiàn)、文集均可在線(xiàn)檢索，大部分可免費(fèi)獲取。牛津大學(xué)檔案館對(duì)其所藏的珍貴檔案通過(guò)整理分類(lèi)，形成了10類(lèi)主題珍貴檔案展覽，并在網(wǎng)站發(fā)布開(kāi)放，提供瀏覽與利用[4]；密歇根大學(xué)本特利歷史圖書(shū)館(檔案館)聯(lián)合密歇根大學(xué)其他圖書(shū)館和檔案館共同編輯了MIRLYN(密大在線(xiàn)檢索類(lèi)目)，又加入了其他兩個(gè)全國(guó)數(shù)據(jù)性文獻(xiàn)庫(kù)，該網(wǎng)站與數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)合，使用戶(hù)可以輕松便捷地在網(wǎng)站上檢索到文字、圖片、音頻、視頻等多種形式的檔案信息，從而為用戶(hù)的信息查詢(xún)開(kāi)辟了全新的服務(wù)空間[5]。這3個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)都可以讓世界各地的利用者不受限的在線(xiàn)使用。

2.2 國(guó)內(nèi)高校檔案資源開(kāi)放現(xiàn)狀

國(guó)內(nèi)高校檔案資源開(kāi)放起步晚、難度大，目前基本處于起步階段。筆者以校外人員身份訪(fǎng)問(wèn)了國(guó)內(nèi)8所高校檔案館官網(wǎng)如表2所示，可知，各高校均有按照《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》中的要求進(jìn)行信息公開(kāi)；檔案開(kāi)放基本為歷史照片或校史館內(nèi)容，部分高校有檔案目錄但不對(duì)校外開(kāi)放，僅個(gè)別高校有極少部分檔案可查目錄、可下載。部分高校檔案館未在網(wǎng)站上提供遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案利用必須到館借閱。

表2 國(guó)內(nèi)8所高校檔案館官網(wǎng)比較

另根據(jù)北京大學(xué)檔案館公眾號(hào)查詢(xún)常用檔案借閱規(guī)則：中華人民共和國(guó)成立前檔案和資料、出版檔案屬于開(kāi)放檔案，利用者可憑個(gè)人有效證件和所在單位介紹信到館辦理相關(guān)借閱手續(xù)；其他類(lèi)型開(kāi)放檔案均屬于有條件開(kāi)放。

3 檔案開(kāi)放的法律保障

自上世紀(jì)80年代起，國(guó)家圍繞檔案開(kāi)放出臺(tái)了一些政策法規(guī)，1987年《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布，規(guī)定了檔案開(kāi)放期限為30年，主體為國(guó)家檔案館。1990年《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》與1991年《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》等法規(guī)出臺(tái)，對(duì)檔案開(kāi)放做了較為詳細(xì)的規(guī)定。但仍存在開(kāi)放主體單一，開(kāi)放審核責(zé)權(quán)不清等問(wèn)題，極大制約了檔案開(kāi)放的進(jìn)程。

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》于2020年6月出臺(tái)，2021年1月1日正式執(zhí)行，本次修訂在總則中就明確了公民依法利用檔案的權(quán)利，圍繞走向開(kāi)放，形成了一整套促進(jìn)檔案開(kāi)放利用的制度安排[6]。

《檔案法》2016修訂版和2020修訂版關(guān)于檔案開(kāi)放的內(nèi)容比較如表3所示，可知，《檔案法》2016修訂版只有第19條規(guī)定檔案開(kāi)放一般自形成之日起30年向社會(huì)開(kāi)放，且開(kāi)放主體為國(guó)家檔案館。《檔案法》2020修訂版分別在第27條、28條、34條及41條明確規(guī)定了檔案的開(kāi)放利用，開(kāi)放主體改為縣級(jí)以上各級(jí)檔案館，并鼓勵(lì)其它檔案館開(kāi)放；開(kāi)放時(shí)間降為25年；明確了開(kāi)放館藏為各檔案館的職責(zé)，對(duì)不按規(guī)定開(kāi)放的責(zé)任追究也做出了相應(yīng)的規(guī)定；鼓勵(lì)檔案館開(kāi)發(fā)利用檔案，做好文化傳承。同時(shí)在第30條中明確了檔案開(kāi)放審核的責(zé)任主體。

表3 《檔案法》2016修訂版和2020修訂版關(guān)于檔案開(kāi)放的內(nèi)容比較

本次修訂，充分體現(xiàn)了習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于做好新時(shí)代檔案工作的重要指示，為依法治檔提供了有力的法律保障，為高校檔案資源開(kāi)放提供了法律依據(jù)。

4 檔案開(kāi)放的技術(shù)支撐

目前，各級(jí)檔案館普遍面臨待鑒定數(shù)量增加及由此帶來(lái)的人力匱乏問(wèn)題?，F(xiàn)在高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案，還有近年來(lái)經(jīng)由存量檔案數(shù)字化產(chǎn)生的數(shù)字檔案和直接接收電子文件產(chǎn)生的電子檔案等，面對(duì)海量的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，僅依靠傳統(tǒng)人力鑒定已難以滿(mǎn)足廣大人民群眾對(duì)檔案開(kāi)放日益增長(zhǎng)的需求，各級(jí)檔案館勢(shì)必要進(jìn)一步強(qiáng)化人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用，加快檔案向社會(huì)開(kāi)放的步伐?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也提出了積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用。

4.1 人工智能技術(shù)推動(dòng)檔案開(kāi)放

2018年4月28日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所與科大訊飛簽署全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方將在人工智能在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用方面進(jìn)行深度合作，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和檔案科研工作水平[7]，立足檔案信息化發(fā)展，推進(jìn)檔案智慧化轉(zhuǎn)型升級(jí)。人工智能(artificial intelligence，AI)是研究、開(kāi)發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人類(lèi)智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門(mén)新興科學(xué)技術(shù)[8]。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，特別在法院案卷、醫(yī)生醫(yī)案等細(xì)分領(lǐng)域有了不錯(cuò)的成功案例，智能OCR圖文識(shí)別技術(shù)、自然語(yǔ)言語(yǔ)義識(shí)別、語(yǔ)音智能識(shí)別等核心技術(shù)也日漸成熟。

智能OCR圖文識(shí)別技術(shù)通過(guò)圖像識(shí)別與分析、語(yǔ)義理解、篇章分析等技術(shù)，可對(duì)不同類(lèi)型文件進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行智能分類(lèi)。通過(guò)深度學(xué)習(xí)能力，只要通過(guò)簡(jiǎn)單的一兩頁(yè)樣本標(biāo)注，幾乎可以達(dá)到100%的精準(zhǔn)識(shí)別率，為紙質(zhì)文檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化提供了強(qiáng)大的助力。

語(yǔ)音識(shí)別引擎升級(jí)后完全解決了中英文混雜的問(wèn)題，在重大活動(dòng)建檔、口述檔案，尤其是應(yīng)對(duì)越來(lái)越多國(guó)際型會(huì)議場(chǎng)景下，中英文無(wú)縫識(shí)別已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，準(zhǔn)確率和速度也進(jìn)一步提升。語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)還能通過(guò)人機(jī)對(duì)話(huà)實(shí)現(xiàn)檔案的智能檢索，提升檢索效率和用戶(hù)體驗(yàn)。

有些廠(chǎng)家還推出了基于人工智能技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，利用人工智能技術(shù)對(duì)館藏資源進(jìn)行有效的整合，用戶(hù)對(duì)資源的調(diào)配與使用可以通過(guò)共享與傳輸?shù)男问綄?shí)現(xiàn)，利用信息共享、事件關(guān)聯(lián)、協(xié)同業(yè)務(wù)等手段，將相關(guān)業(yè)務(wù)整合在一起，進(jìn)行并發(fā)處置或程序處置，使整個(gè)檔案館運(yùn)作具備較強(qiáng)的整合協(xié)作能力[9]。

4.2 區(qū)塊鏈技術(shù)保障信息安全

區(qū)塊鏈?zhǔn)且环N運(yùn)行于對(duì)等網(wǎng)絡(luò)中各節(jié)點(diǎn)遵從特定共識(shí)機(jī)制的公共賬本技術(shù)，它具有去中心化、無(wú)需信任、防篡改性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，有望解決現(xiàn)有數(shù)字檔案館中普遍存在的數(shù)據(jù)安全性低、共享性差等問(wèn)題[10]。將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于檔案數(shù)據(jù)資源管理領(lǐng)域，能夠促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)在歸檔、存儲(chǔ)、傳輸、防偽和信息安全方面得到進(jìn)一步完善。

在知網(wǎng)中以“區(qū)塊鏈技術(shù)”和“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，截至2021年12月，共檢索到中文文獻(xiàn)共385篇；在結(jié)果中以“高校檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，共得到37篇文章；從2017年起始只有1篇，至2021年為止共15篇?？芍?，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作還處于探索時(shí)期，但其去中心化、防篡改等特點(diǎn)為高校檔案機(jī)構(gòu)之間統(tǒng)一構(gòu)建聯(lián)盟鏈提供了安全可行的途徑。

基于區(qū)塊鏈的聯(lián)盟協(xié)作機(jī)制，建立由高校檔案機(jī)構(gòu)、利用者等共同參與的區(qū)塊鏈應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一平臺(tái)上的檔案資源提供、利用和出具證明等業(yè)務(wù)操作。各高校檔案機(jī)構(gòu)將檔案資源的全流程關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息上鏈，確保聯(lián)盟內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和有效性，構(gòu)建安全、可用的檔案數(shù)字化資源數(shù)據(jù)庫(kù)；利用者利用檔案、開(kāi)具證明全過(guò)程信息也保存在區(qū)塊鏈中。這樣的技術(shù)架構(gòu)可以保障業(yè)務(wù)過(guò)程性的數(shù)據(jù)不可篡改，確保所有業(yè)務(wù)可追溯。

5 高校檔案資源開(kāi)放策略

5.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，增強(qiáng)開(kāi)放意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案資源開(kāi)放已經(jīng)是必然趨勢(shì)。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)保守思維，增強(qiáng)開(kāi)放意識(shí)就成為高校檔案資源開(kāi)放的首要任務(wù)。高校檔案機(jī)構(gòu)工作人員必須樹(shù)立與新時(shí)代檔案工作“走向依法管理，走向開(kāi)放，走向現(xiàn)代化”相匹配的思想認(rèn)識(shí)，以法律為準(zhǔn)繩，以服務(wù)社會(huì)為己任，擴(kuò)大檔案開(kāi)放的范圍，最大限度地發(fā)揮高校檔案的價(jià)值。在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)代，加強(qiáng)學(xué)習(xí)是增強(qiáng)開(kāi)放意識(shí)的重要路徑和保障。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，加強(qiáng)檔案工作人員技術(shù)應(yīng)用層面的培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案工作人員會(huì)同專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員共同對(duì)檔案的收集、分類(lèi)、著錄及開(kāi)放利用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)研究，著眼未來(lái)，逐漸將高校檔案機(jī)構(gòu)打造成信息資源開(kāi)放共享的中心。

另一方面，傳統(tǒng)思維下，社會(huì)公眾對(duì)高校檔案館的認(rèn)知不清也會(huì)對(duì)高校檔案資源開(kāi)放的效果造成影響，降低檔案的社會(huì)價(jià)值。當(dāng)前社會(huì)公眾對(duì)高校檔案館的普遍印象就是神秘以及“與我無(wú)關(guān)”，甚至校內(nèi)很多教職工也是數(shù)十年未踏足檔案館一步，并不清楚檔案館的職能。如此認(rèn)知之下，將很難達(dá)到檔案開(kāi)放的目的和效益。因此要加大檔案開(kāi)放的宣傳力度，以各類(lèi)新媒體為媒介，以檔案展覽、檔案視頻制作、檔案宣傳推文等為手段，提升社會(huì)公眾對(duì)高校檔案的認(rèn)識(shí)，提高公眾參與度，并由此擴(kuò)大檔案開(kāi)放的陣地。

5.2 建設(shè)更廣泛的檔案資源體系

檔案開(kāi)放的前提就是擁有資源豐富的數(shù)據(jù)庫(kù)，高校檔案館一直以來(lái)根據(jù)1993年頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》規(guī)定的10大類(lèi)檔案(黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、外事、出版和財(cái)務(wù))來(lái)進(jìn)行收集歸納，2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》增加為11大類(lèi)，增加了學(xué)生類(lèi)。這個(gè)收集范圍基本涵蓋了高等學(xué)校辦學(xué)辦校的各方面，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，仍無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)資源多元化的需求。

國(guó)外高校檔案館收集本校歷史檔案時(shí)，除了我們通常收集的各類(lèi)行政、科研、教學(xué)等檔案外，還特別注重特色檔案和人文檔案的收集。如哈佛大學(xué)的視覺(jué)檔案、個(gè)人檔案，密歇根大學(xué)的體育運(yùn)動(dòng)檔案等。除了本校檔案資源，很多國(guó)外高校還注重收集社會(huì)檔案資源，通過(guò)與各類(lèi)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，接受機(jī)構(gòu)和個(gè)人捐贈(zèng)以及購(gòu)買(mǎi)等多種方式，收藏了很多珍貴的史料。如密歇根大學(xué)收藏了大量反映密歇根州各方面歷史的資料，甚至包括該州歷任州長(zhǎng)的文件[11]。這些特色檔案在各高校檔案對(duì)外開(kāi)放的過(guò)程中吸引了世界各地的專(zhuān)家學(xué)者甚至普通民眾查詢(xún)并參與到檔案資源建設(shè)中，形成了檔案建設(shè)的良性循環(huán)。

因?yàn)閲?guó)情與法律法規(guī)的差異，國(guó)內(nèi)高校不可能完全照搬國(guó)外高校的方式方法，但可以借鑒其做法，提升檔案資源建設(shè)理念，擴(kuò)大收集范圍，使高校檔案能更全面的反映高校的歷史和人文。近年來(lái)，很多高校為此做出了嘗試，例如建立人物檔案、開(kāi)展口述檔案工作等。華東師范大學(xué)檔案館在2013年舉辦的“我敢我夢(mèng)想”大學(xué)生視頻大賽，將參賽作品作為特殊的檔案—“夢(mèng)想檔案”在檔案館永久保存。這些特色檔案作為高校檔案的有益補(bǔ)充，取得了很好的社會(huì)效益。

筆者認(rèn)為，因?yàn)闄n案具有社會(huì)記憶屬性，根據(jù)高校特色建立特色檔案能夠有效的幫助構(gòu)建、傳承社會(huì)記憶。如反映高校特色學(xué)科的學(xué)科發(fā)展檔案、學(xué)校辦學(xué)歷史上的紅色檔案、大學(xué)生心理健康檔案、反映學(xué)校根情文化的校友檔案、學(xué)校參與的社會(huì)工作如脫貧攻堅(jiān)檔案、疫情防控檔案等，這些特色檔案不僅可以擴(kuò)大高校檔案文化的影響力，開(kāi)放后還能提升社會(huì)公眾對(duì)高校檔案工作的關(guān)注度和參與度。

5.3 優(yōu)化整合檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案開(kāi)放形式將從館內(nèi)開(kāi)放和各地利用者需到館查詢(xún)，逐漸發(fā)展為足不出戶(hù)就可以在網(wǎng)絡(luò)上安全高效的查詢(xún)到所需的開(kāi)放檔案目錄或全文。這就需要有結(jié)構(gòu)化的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)作為支撐。

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，做好存量檔案數(shù)字化工作，推進(jìn)增量檔案電子化工作。近年來(lái)，高校檔案機(jī)構(gòu)普遍開(kāi)展了存量檔案數(shù)字化工作，部分高校存量檔案數(shù)字化已經(jīng)達(dá)到百分之八十以上，但數(shù)字化質(zhì)量參差不齊，存在標(biāo)準(zhǔn)不一、OCR識(shí)別率不高、分類(lèi)不清等問(wèn)題；隨著高校智慧校園的建設(shè)與OA系統(tǒng)的普及，電子檔案也在快速增加，此外還有各類(lèi)圖片、視頻、音頻檔案等大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)字資源。而這些海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以目前的技術(shù)還無(wú)法做到機(jī)器學(xué)習(xí)。因此，優(yōu)化整合各類(lèi)數(shù)字資源，建設(shè)經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，是建立以數(shù)字資源為主的高校檔案管理和利用體系的必備條件。在結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以通過(guò)數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等人工智能技術(shù)輔助規(guī)范檔案開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)，完成檔案開(kāi)放的初審；還可以通過(guò)語(yǔ)義技術(shù)實(shí)現(xiàn)開(kāi)放檔案的智能檢索，提升用戶(hù)查全、查準(zhǔn)率。

5.4 建立健全開(kāi)放審核機(jī)制

很多高校建校時(shí)間已經(jīng)超過(guò)50年，有的高校甚至有超過(guò)100年的歷史。按照新修訂的檔案法規(guī)定，超過(guò)25年的檔案就要公開(kāi)，經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類(lèi)的檔案還可以少于25年向社會(huì)開(kāi)放，這就意味著有數(shù)十年的檔案需要審核開(kāi)放。高校檔案內(nèi)容豐富，涉及范圍廣，需要開(kāi)放的檔案涵蓋了高校教學(xué)、科研、文化、民生方方面面，其中還涉及保密檔案的解密認(rèn)定，僅憑檔案機(jī)構(gòu)的工作人員顯然無(wú)法完成此項(xiàng)工程?！稒n案法》2020修訂版規(guī)定：館藏檔案的開(kāi)放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)。因此，必須建立由歸檔單位、檔案機(jī)構(gòu)及保密主管部門(mén)緊密合作并有相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅f(xié)助的開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制。

5.4.1 建立檔案開(kāi)放審核鑒定隊(duì)伍，提升檔案開(kāi)放審核的專(zhuān)業(yè)性、科學(xué)性和時(shí)效性

檔案開(kāi)放審核是一項(xiàng)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，工作人員不僅需要熟悉法律法規(guī)，具有高度的政治責(zé)任心，還要有豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息倫理意識(shí)。因此，加強(qiáng)檔案開(kāi)放審核工作人員的專(zhuān)業(yè)理論培訓(xùn)和實(shí)踐調(diào)研，建立一支具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的開(kāi)放審核鑒定隊(duì)伍勢(shì)在必行。

5.4.2 制定切實(shí)可行的開(kāi)放審核標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審核，分級(jí)開(kāi)放

高校檔案資源開(kāi)放審核標(biāo)準(zhǔn)制定的原則應(yīng)該是：遵守國(guó)家法律法規(guī)，兼顧知情權(quán)和隱私權(quán)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，根據(jù)高校的實(shí)際情況確定檔案分級(jí)開(kāi)放和開(kāi)放時(shí)間。

分級(jí)開(kāi)放是指檔案可以開(kāi)放全文或目錄，對(duì)社會(huì)開(kāi)放或只能對(duì)校內(nèi)開(kāi)放。開(kāi)放時(shí)間按照新檔案法規(guī)定為形成之日起滿(mǎn)25年以上的檔案，經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等與民生息息相關(guān)的檔案，可以少于25年向社會(huì)開(kāi)放。以高?？蒲袡n案為例，科研檔案具有一定的時(shí)效性，25年之前的科研檔案可以審核開(kāi)放但大多只具有研究和史料的價(jià)值，但新的科研成果又存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的問(wèn)題。高校作為科研基地每年取得的大批科研成果(非密)、專(zhuān)利證書(shū)、軟著權(quán)證等可以以目錄形式對(duì)外開(kāi)放，吸引社會(huì)需求，同時(shí)與學(xué)校的科技轉(zhuǎn)化部門(mén)密切聯(lián)系，使科研成果可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。

5.4.3 加強(qiáng)開(kāi)放審核監(jiān)督，保障開(kāi)放審核的安全

由學(xué)校綜合管理部門(mén)和學(xué)校檔案工作委員會(huì)對(duì)檔案開(kāi)放工作進(jìn)行監(jiān)督，履行行政監(jiān)督的職責(zé)，具體包括監(jiān)督審核行為、延期開(kāi)放檔案的審批、接受利用者投訴和建議及責(zé)任追究等。

5.5 加大檔案編研和展示力度，開(kāi)放信息成品

檔案法2020修訂版第33條和第34條規(guī)定檔案館應(yīng)加強(qiáng)編研，編輯出版檔案材料，并鼓勵(lì)開(kāi)發(fā)展示館藏，傳承發(fā)揚(yáng)中華文化。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求推出主題鮮明、內(nèi)容豐富、形式多樣的編研成果，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的宣傳展示。高校檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案編研可以根據(jù)社會(huì)需求，對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行分析、提取和加工，形成某一主題的編研成品，對(duì)社會(huì)開(kāi)放；也可以針對(duì)某些用戶(hù)特定需求和某些檔案的特定利用者，開(kāi)展針對(duì)性的編研服務(wù)并主動(dòng)推送編研成果。檔案編研的來(lái)源不局限于本校館藏，可利用其他高校的檔案資源或可共享的綜合檔案館檔案資源，與館藏資源相互印證，使編研內(nèi)容詳實(shí)準(zhǔn)確。編研成果的發(fā)布可以為利用者節(jié)約查詢(xún)時(shí)間、提高利用率，并使更多的人受惠。

高校檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身特色，通過(guò)多種途徑開(kāi)發(fā)館藏，展示傳播大學(xué)文化。傳統(tǒng)方式通常是建設(shè)校史館、檔案圖片展等，傳播不廣、受眾群體較小。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)開(kāi)放檔案進(jìn)行數(shù)字化開(kāi)發(fā)，能使檔案的社會(huì)價(jià)值更快速、更廣泛的實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前，很多高校建設(shè)了網(wǎng)上3D校史館、開(kāi)展各種線(xiàn)上檔案展覽等。檔案信息產(chǎn)品呈現(xiàn)了多樣化的態(tài)勢(shì)，電子出版物、微視頻等新型檔案信息產(chǎn)品不斷出現(xiàn)，并可以通過(guò)抖音、微信視頻、B站等受眾更多的媒體平臺(tái)展示。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，還可以通過(guò)檔案資源與新技術(shù)的結(jié)合創(chuàng)新性的開(kāi)發(fā)檔案新用途，如可以制作校園數(shù)字地圖，在數(shù)字地圖上展示學(xué)校建筑的3D圖片和該處的歷史照片，通過(guò)虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)展示此處曾發(fā)生過(guò)的歷史事件及曾經(jīng)在此學(xué)習(xí)生活過(guò)的優(yōu)秀校友等。這些檔案信息產(chǎn)品不僅擴(kuò)寬了檔案開(kāi)放的渠道，還能更好的宣傳高校的歷史人文。

5.6 建設(shè)統(tǒng)一的區(qū)域高校檔案開(kāi)放利用服務(wù)平臺(tái)

當(dāng)前各高校檔案開(kāi)放和利用都是各自為政，有利用需求的用戶(hù)需要到各高校檔案機(jī)構(gòu)辦理查檔相關(guān)手續(xù)。利用需求為區(qū)域性研究的用戶(hù)，可能要花費(fèi)數(shù)日甚至數(shù)月往返于各高校檔案館并多次提供證明材料；而機(jī)構(gòu)或用人單位要核實(shí)畢業(yè)生學(xué)歷，就需要聯(lián)系到其畢業(yè)高校，而每個(gè)高校辦理程序又有所不同，這在一定程度上降低了辦事效率，造成了社會(huì)資源的浪費(fèi)。國(guó)家現(xiàn)在大力推進(jìn)信息資源共享體系的建設(shè)，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也提出推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，檔案信息共享利用“一網(wǎng)通辦”。區(qū)域高?？梢栽囆薪ㄔO(shè)統(tǒng)一的檔案開(kāi)放利用服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，對(duì)社會(huì)開(kāi)放，提供高效便捷的利用服務(wù)。可以運(yùn)用區(qū)塊鏈等技術(shù)保障檔案資源的安全和認(rèn)證服務(wù)的可靠性與權(quán)威性。同時(shí)通過(guò)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集分析，分析用戶(hù)查檔習(xí)慣和需求從而對(duì)檔案開(kāi)放的內(nèi)容、形式進(jìn)行優(yōu)化。

6 結(jié)論

檔案資源開(kāi)放是更好實(shí)現(xiàn)檔案“存史、資政、育人”作用的重要途徑之一，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的需要。

(1)目前，我國(guó)高校檔案大多處于半封閉狀態(tài)，檔案開(kāi)放還在起步階段，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人民群眾對(duì)高校檔案信息、檔案文化日益增長(zhǎng)的需求，急需提升觀(guān)念、完善制度、突破技術(shù)瓶頸和加大人才培養(yǎng)，以加快檔案開(kāi)放、擴(kuò)大檔案利用。

(2)2020年新檔案法出臺(tái)為檔案開(kāi)放提供了強(qiáng)有力的法律保障，人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的發(fā)展使檔案開(kāi)放有了更好的技術(shù)支撐。

(3)高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，增強(qiáng)檔案開(kāi)放意識(shí)，以檔案信息化為抓手，以完備的開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制為保障，從內(nèi)容和形式兩方面拓寬檔案開(kāi)放的渠道，并在此基礎(chǔ)上試行建設(shè)統(tǒng)一的區(qū)域高校檔案開(kāi)放利用服務(wù)平臺(tái)，以期真正達(dá)到高校檔案的開(kāi)放利用，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。