檔案管理員的能力培養(yǎng)探究

姚樹靜

(山東開放大學(xué)，山東 濟南 250014)

檔案管理是各政府機構(gòu)、事業(yè)單位、企業(yè)以及社會組織等必不可少的工作項目，主要是對相關(guān)檔案信息的管理與存儲。檔案管理員的日常工作主要包括檔案信息的收集、整理、價值鑒定、統(tǒng)計、保存、編目以及檢索等，管理任務(wù)較重，需要管理員具有較高的管理能力。為此，檔案管理員管理能力的培養(yǎng)至關(guān)重要。數(shù)字化信息時代，檔案數(shù)據(jù)信息量較大，管理人員不僅需要樹立正確的管理理念，還需要掌握先進的管理技能，注重自身管理綜合能力的提升。

一、檔案管理員應(yīng)具備的管理能力

(一)信息感知能力

信息化時代，檔案管理的數(shù)據(jù)信息量增多，需要檔案管理員具有較強的信息感知能力，具體包括對信息的敏感度、信息觀察能力以及信息價值研判能力等。信息敏感度是指管理員對檔案信息內(nèi)容以及價值的感知，包括接收信息時的敏捷性、檔案管理環(huán)境的適應(yīng)能力以及串聯(lián)信息從中找尋關(guān)鍵信息的能力等。觀察信息能力主要是指日常生活中本能的具有注意各類信息以及收集各類信息的習(xí)慣，該習(xí)慣不受管理員控制，屬于在日常檔案管理工作中自然而然形成的。信息價值研判能力主要是指對檔案信息有用程度的判斷能力，檔案信息的價值不在于數(shù)量而是在于質(zhì)量，此種能力可從日常管理工作中進行培養(yǎng)與提升。[1]

(二)創(chuàng)新能力

傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理目標(biāo)是確保檔案信息的完整性，隨著科技的發(fā)展，紙質(zhì)版的檔案信息逐漸轉(zhuǎn)換成為了電子版的檔案信息，信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案內(nèi)容的可讀性以及可用性。同時，對檔案管理員的管理能力提出了更高要求，管理員需要具有一定的創(chuàng)新能力，能夠熟練操作信息技術(shù)，完成檔案信息的轉(zhuǎn)換工作，以此提高檔案管理效率，節(jié)省檔案管理的人力資源投資。數(shù)字化時代，檔案館的所有數(shù)據(jù)信息都屬于大數(shù)據(jù)信息，信息價值高低不等，高價值信息能夠起導(dǎo)向作用，此時管理員的創(chuàng)新能力能夠?qū)n案信息的價值發(fā)揮至最大。[2]

二、檔案管理員管理能力存在的問題

(一)管理服務(wù)理念落后

無論何時，檔案管理工作都十分重要，因檔案管理的日常工作乏味、無聊且缺少變化，久而久之，檔案管理員容易出現(xiàn)管理服務(wù)理念落后的問題，日常工作缺少進取意識。尤其是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理，其工作內(nèi)容包括檔案收集、編目、上架以及檔案整理等，業(yè)務(wù)流程較為固定，且重復(fù)性較強，管理工作無需深度思考，管理員只需機械性重復(fù)管理流程即可，此種管理模式容易導(dǎo)致管理員管理理念一成不變，服務(wù)意識逐漸淡薄，致使檔案管理工作存在諸多弊端。[3]管理員的管理意識直接影響著其管理能力。

(二)管理技術(shù)水平偏低

大數(shù)據(jù)時代的到來，為檔案管理提供了信息技術(shù)支持，電子版的檔案信息管理更加便捷，但部分人對于檔案管理工作存在誤解，認(rèn)為檔案管理工作技術(shù)水平偏低，管理員無需掌握專業(yè)管理知識以及相關(guān)管理技能等。但實際上檔案信息的錄入、編目、整理歸檔以及檢索與調(diào)用等都有一定的技術(shù)含量，尤其是在數(shù)字化時代，檔案管理日漸科學(xué)化，且管理技術(shù)水平逐漸提高，要求管理員必須具備較高的管理技能以及專業(yè)管理知識。[4]當(dāng)前存在管理員管理技術(shù)水平偏低的問題，管理者缺少對自身管理技能提升的重視，且缺少主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)的意識。

(三)日常管理工作松散

眾所周知，檔案管理工作枯燥且缺乏挑戰(zhàn)性，加之檔案管理機構(gòu)缺少激勵機制的構(gòu)建，使得管理員在日常管理工作中出現(xiàn)懈怠以及松散等現(xiàn)象，降低了檔案管理質(zhì)量，影響了檔案管理相關(guān)工作的開展，即便是在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作依然較為瑣碎，需要管理員具有一定耐心。[5]激勵機制的創(chuàng)建，可激勵管理員認(rèn)真對待工作，避免松散行為的出現(xiàn)降低檔案管理質(zhì)量，阻礙管理員管理能力的提升。另外，管理員日常管理工作松散，和其正確管理理念缺失息息相關(guān)，且管理能力的培養(yǎng)需要管理員正確管理理念的形成，激勵機制能夠引導(dǎo)管理員形成正確的管理理念。

三、檔案管理員管理能力培養(yǎng)具體措施

(一)培養(yǎng)技術(shù)動態(tài)意識

信息技術(shù)現(xiàn)已被普遍應(yīng)用于檔案管理的工作當(dāng)中，不僅能夠助力檔案管理員完成收集、整理以及保存相關(guān)音頻資料、視頻資料以及電子文件等，還能夠?qū)⒉煌袷降碾娮游募M行轉(zhuǎn)換，供相關(guān)人員檢索調(diào)用。信息技術(shù)的不斷更新，需要檔案管理員時刻關(guān)注信息技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，有助于培養(yǎng)管理員技術(shù)動態(tài)意識，加強管理員對信息技術(shù)的了解，以便于利用信息技術(shù)及時更新與優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，強化檔案信息存儲的安全性。另外，技術(shù)動態(tài)意識的培養(yǎng)也有助于檔案管理員管理能力的提升，這是管理員與時俱進的重要表現(xiàn)。

(二)強化知識技能培訓(xùn)

互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作逐漸數(shù)字化以及智能化，其相關(guān)系統(tǒng)以及技術(shù)操作需要管理員強化自身知識與技能，通過積極參與知識技能培訓(xùn)豐富自身管理專業(yè)知識，提高自身檔案管理專業(yè)技能。新時期，檔案管理員的任職要求提高，檔案管理機構(gòu)應(yīng)該避免轉(zhuǎn)崗現(xiàn)象的出現(xiàn)，招聘工作人員也應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定，理論知識以及技能水平符合檔案管理員招聘要求者方能任職檔案管理工作。[6]除此之外，在職管理員應(yīng)該加強培訓(xùn)，建立健全培訓(xùn)考核機制，助力管理員強化知識與技能。

(三)創(chuàng)建管理競爭體制

因檔案管理工作缺少挑戰(zhàn)性，所以存在工作松散的問題，需要檔案管理機構(gòu)創(chuàng)建競爭體制，以完善的規(guī)章制度以及競爭體制促進檔案管理能力提升。檔案管理工作并非“鐵飯碗”，需要開展績效考評，落實競爭上崗機制，參與競爭的人員需要接受筆試及面試，二者成績最優(yōu)者可任職檔案管理員。此外，競爭體制的創(chuàng)建能夠督促管理員主動提高自身管理專業(yè)技能，如若任職期間管理工作績效考評分?jǐn)?shù)偏低，則隨時都會面臨被解雇的風(fēng)險，為避免被淘汰，管理員需要不斷提升自身管理能力。

(四)加強創(chuàng)新能力培養(yǎng)

1.服務(wù)理念創(chuàng)新

檔案管理工作具有服務(wù)性的特點，服務(wù)理念的創(chuàng)新是管理員管理創(chuàng)新能力培養(yǎng)的關(guān)鍵。管理員需要依據(jù)檔案管理機構(gòu)的服務(wù)宗旨做好檔案服務(wù)工作，在確保檔案信息安全的情況下，完成檔案信息的檢索、查閱以及調(diào)用等操作，以此提升檔案管理的服務(wù)水平。與此同時，管理員還需要輔助領(lǐng)導(dǎo)人員工作，做好決策服務(wù)。[7]時代的不斷發(fā)展，檔案機構(gòu)的服務(wù)需求也不斷發(fā)生改變，管理員的服務(wù)理念也應(yīng)不斷創(chuàng)新，做到與時俱進，形成“理念先行”的管理服務(wù)意識，以便于為創(chuàng)新管理能力的培養(yǎng)打下基礎(chǔ)。

2.安全技術(shù)創(chuàng)新

檔案信息十分重要，檔案管理員應(yīng)該注重檔案安全技術(shù)的創(chuàng)新。數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而檔案信息的安全管理水平是評判檔案管理效果的重要因素，也是判斷管理員創(chuàng)新管理能力的重要指標(biāo)。所謂的安全管理主要是指檔案信息的安全性以及保密性，管理員可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)加強對檔案信息的保護，并通過安全技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)防火墻，防止檔案管理系統(tǒng)遭受病毒或者是黑客的入侵，出現(xiàn)信息泄露或丟失等問題[8]。此外，管理員需要加強對系統(tǒng)軟件的管控，實時優(yōu)化與升級安全技術(shù)及防護系統(tǒng)，禁止使用盜版軟件。

3.數(shù)字化管理創(chuàng)新

數(shù)字化時代，檔案管理員需要注重數(shù)字化管理的創(chuàng)新，使自己能夠熟練掌握數(shù)字化管理技能。一方面，檔案管理機構(gòu)可以優(yōu)先創(chuàng)建網(wǎng)上數(shù)字檔案館，并通過數(shù)字化管理創(chuàng)新完善檔案管理體系，優(yōu)化與升級檔案管理系統(tǒng)，為檔案的數(shù)字化管理健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。另一方面，檔案管理員需要不斷學(xué)習(xí)數(shù)字化相關(guān)知識與技能，了解與掌握數(shù)字技術(shù)，并學(xué)會運用數(shù)字技術(shù)開展與推進檔案管理工作，以此提高自身創(chuàng)新管理能力，助力檔案管理機構(gòu)完成數(shù)字化管理創(chuàng)新任務(wù)。

四、結(jié)語

檔案管理工作繁重且枯燥，需要管理者具有一定的耐心，認(rèn)真對待管理工作，與時俱進，不斷提高自身管理服務(wù)意識與技能，培養(yǎng)創(chuàng)新管理能力。當(dāng)前，檔案管理員的管理能力存在諸多不足之處，如管理服務(wù)理念落后、管理技術(shù)水平偏低以及日常管理工作松散等，需要通過培養(yǎng)技術(shù)動態(tài)意識、強化知識技術(shù)培訓(xùn)以及創(chuàng)建管理競爭體制等培養(yǎng)管理員管理能力，通過服務(wù)理念創(chuàng)新、安全技術(shù)創(chuàng)新以及數(shù)字化管理創(chuàng)新等培養(yǎng)管理員創(chuàng)新管理能力。