大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

李海枯

（福建省漳州市就業(yè)服務(wù)中心，福建漳州 363000）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，目前我們正處在一個大數(shù)據(jù)背景下，信息量變得更加巨大，同時其更新速度也在不斷地加快。所以我們需要在大數(shù)據(jù)背景下對電子信息檔案管理工作做出進(jìn)一步的創(chuàng)新。電子信息檔案通過對信息的收集、整理、分類、鑒別等環(huán)節(jié)對重要的信息進(jìn)行進(jìn)一步地分析和利用。所以電子信息檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展起到了重要的意義。但是縱觀目前的電子信息檔案管理還存在著諸多問題，本文就問題出發(fā)進(jìn)行分析探究，提出一些創(chuàng)新策略，提升管理的效果和質(zhì)量，促進(jìn)企事業(yè)單位更好地發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的意義

（一）保護(hù)企事業(yè)單位信息安全

電子信息檔案承載著企事業(yè)單位的各種文件資料和業(yè)務(wù)信息，有的甚至涉及到了一些具備法律效力的機密性文件，所以這些資源一旦出現(xiàn)了泄露或者丟失，肯定會給企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失。所以為了能夠進(jìn)一步確保企事業(yè)單位信息的安全性，我們應(yīng)該落實大數(shù)據(jù)背景下的信息檔案的管理，這樣可以確保檔案信息管理工作更加安全可靠。

（二）穩(wěn)定各個行業(yè)健康發(fā)展

電子信息檔案涵蓋了社會的各個行業(yè)，而且也是各個企事業(yè)單位重要的信息資源，這些信息不僅僅關(guān)系到了企事業(yè)單位的發(fā)展，同時也影響到了整個社會的發(fā)展方向和發(fā)展的態(tài)勢，如果能夠進(jìn)一步加強電子信息檔案管理工作，使得檔案信息管理工作更加科學(xué)和有效，這樣就可以進(jìn)一步穩(wěn)定各個行業(yè)，使其健康地發(fā)展。

（三）有助于保密公民個人信息

在大數(shù)據(jù)背景下，公民的個人信息已經(jīng)成為了我們衣食住行重要的依據(jù)。而且公民個人信息也是借助電子檔案的方式存在相關(guān)部門的系統(tǒng)中，如果電子信息管理存在著不妥善的地方，就很容易造成信息的泄露，使得公民個人的隱私被曝光，這肯定會給公民日常生活造成一定的困擾，也會給不法分子實施犯罪留下一定的機會，無法有效地維持社會的穩(wěn)定。所以落實高效的電子信息管理，可以保密公民的個人信息。

二、傳統(tǒng)電子信息檔案管理存在的弊端

（一）管理形式相對單一，工作效率無法得到提升

我國的人口相對較多，勞動力的費用比較廉價。所以在傳統(tǒng)的電子信息檔案管理當(dāng)中，大部分的企事業(yè)單位會采取大量人工落實工作，希望可以彌補管理上面的不足。傳統(tǒng)電子信息檔案管理的模式是比較單一的，只能借助人工操作和管理，檔案的管理人員也就是將大量的電子檔案進(jìn)行匯總和保存，這樣肯定會耗費大量的人力和時間。另外因為檔案管理人員在工作中需要面對很多的信息檔案，這樣就很可能出現(xiàn)工作懈怠或者疏漏等情況，也就給電子信息檔案管理工作留下了很多的問題。

（二）管理模式相對零散，容易造成資料殘缺

傳統(tǒng)電子信息檔案管理的模式是比較零散的一種管理，這樣就在很大程度上降低了管理的成本，無法有效地提升管理的效率。零散的管理模式，主要是各個企業(yè)還有部門分別管理相關(guān)的電子信息資料，如果在查閱某一方面的電子信息檔案，需要得到全面的資料的時候就必須要到各個企業(yè)還有部門中去進(jìn)行收集，資料就會在各個地方進(jìn)行往返，這樣就很容易導(dǎo)致資料不全，或者中途破損以及丟失的情況。

（三）管理不全面，容易導(dǎo)致資料的丟失

在電子信息檔案管理的過程中，檔案資料的變更還有傳遞途徑都是需要明確記錄，這樣就會形成電子信息檔案登記信息，但是電子信息檔案登記信息并不全面，所以就會出現(xiàn)一些重要的資料在進(jìn)行歸檔、外借的時候出現(xiàn)混亂的情況。而且傳統(tǒng)電子信息檔案登記信息的時候雖然借助了計算機，但是人員在記錄中也會出現(xiàn)登記不及時或者其他的錯誤情況，這樣就很有可能造成資料的丟失。

（四）管理不精細(xì)，應(yīng)對海量信息吃力

隨著信息和網(wǎng)絡(luò)的推動，大量的信息涌現(xiàn)出來，使得電子信息檔案資料逐漸增多，面對大量的信息檔案，如果還是采取傳統(tǒng)的管理模式，肯定會大幅度增加工作人員的工作量，也需要大量的工作人員，這樣就會形成很大的工作壓力，使得人員對工作更加懈怠。傳統(tǒng)電子信息檔案難以實現(xiàn)全面、系統(tǒng)、精準(zhǔn)的管理目標(biāo)，這和電子信息檔案管理的初心背道而馳。管理上面不夠精細(xì)化，無法真正地應(yīng)對如此多的信息。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理模式構(gòu)建

（一）建設(shè)檔案信息資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用一定要注意借助紙質(zhì)文獻(xiàn)資源來構(gòu)建主體，其中涉及到了檔案的記錄有檔案信息的采集和特色檔案資源建設(shè)等方面的內(nèi)容。檔案資源建設(shè)需要面向不同的服務(wù)對象，可以給予他們一定的資源支持，發(fā)揮出自己的功能在這個過程中發(fā)揮出資源的優(yōu)勢，讓檔案資源符合人們的需求。同時需要考慮檔案部門的人力和物力是有限的。借助檔案資源為核心的檔案管理模式構(gòu)建一定要滿足檔案信息查詢的需求，同時還應(yīng)該滿足檔案文獻(xiàn)的查詢需求。對于不同的部門檔案信息的查詢需求也要注意和其他的服務(wù)機構(gòu)和政府部門進(jìn)行結(jié)合，提供必要的服務(wù)保障。要注意和其他領(lǐng)域檔案信息化服務(wù)加以區(qū)分，滿足不同需求用戶對于資源獲取的相關(guān)需求。

（二）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

目前大數(shù)據(jù)檔案管理模式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⑹褂谜邔τ谫Y源的開放性的需求。檔案管理部門是檔案資源體系中非常重要的部分。目前應(yīng)該努力構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)路，將存儲的數(shù)據(jù)更廣泛地面向廣大的受眾，為其提供優(yōu)質(zhì)的資源服務(wù)。同時為了能夠滿足不同使用者的需求要促進(jìn)資源的開放性，在這個基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，針對不同方面的檔案資源需要提供保存服務(wù)，注重和社會的一些網(wǎng)站建立對接關(guān)系，這樣可以發(fā)揮出檔案資源的時效性優(yōu)勢，同時也可以拓展檔案資源的服務(wù)范圍，滿足受眾個性化的需求。

（三）對各類檔案資源完成采集和加工存儲

對于分散的檔案資源需要進(jìn)行采集加工和重組。針對大量的資源要注重將這些分散的資源進(jìn)行重新整合和進(jìn)一步加工。尤其是對于大量開放的科學(xué)數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時地采集，能夠借助大數(shù)據(jù)從海量的數(shù)據(jù)中心提出高質(zhì)量的信息，然后進(jìn)行優(yōu)化，這樣可以為受眾提供更多具有參考價值的檔案信息。在這個過程中可以應(yīng)用數(shù)據(jù)采集技術(shù)對于分散在各個網(wǎng)絡(luò)空間的檔案資源進(jìn)行采集，然后借助分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)對于數(shù)據(jù)完成存儲。建設(shè)一個科學(xué)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣能夠為受眾提供需要的信息，并且可以借助相關(guān)的手段實現(xiàn)信息的共享，達(dá)到大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和資源共享之間的綜合。

四、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）加強大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)及時憑借著高效地處理大量數(shù)據(jù)的能力在各個行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。為此企業(yè)相關(guān)的單位在進(jìn)行電子信息檔案管理的時候應(yīng)該加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對于大數(shù)據(jù)進(jìn)行電子信息的采集和相關(guān)的處理，這樣可以在一定程度上節(jié)約人力物力，從而提升電子信息檔案管理的質(zhì)量和水平。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行快速準(zhǔn)確地分析和處理，使得數(shù)據(jù)信息的分析可以更加全面，做到精準(zhǔn)和細(xì)致地對數(shù)據(jù)的歸類和分析，這樣可以在很大程度上降低人工成本[1]。比如某城市血站利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建了一個獻(xiàn)血者的電子檔案管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的建立解決了獻(xiàn)血者、獻(xiàn)血量這些數(shù)據(jù)信息的核算工作，這樣就解決了核算數(shù)據(jù)困難的問題，也避免了人工核算的時候出現(xiàn)各種錯誤的情況。而且借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理相關(guān)的人員也可以對檔案信息按照涉密和非涉密標(biāo)準(zhǔn)做出一定的要求，這樣能夠保證檔案信息進(jìn)行針對性地錄入，提升檔案管理的安全性。

（二）積極改進(jìn)檔案管理的模式

在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，很多的企業(yè)和單位會采取分散管理的模式，這樣就可能導(dǎo)致電子信息檔案在管理的過程中出現(xiàn)遺漏或者丟失的情況。那么作為企業(yè)還有單位必須要對檔案管理的模式進(jìn)行改進(jìn)，為了提升管理的效果和質(zhì)量，可以采取集中管理這樣的模式，落實電子和紙質(zhì)相結(jié)合的管理。通過開展這樣的管理模式能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行有效的登記和保存，而且也可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對于電子信息數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪減、修改和查詢，這樣就可以在很大程度上提升工作人員工作的效率。與以往分散的管理模式不同，集中管理模式雖然需要專門的電子檔案管理部門和人員，在管理的成本上有所增加，卻從根本上確保了電子信息檔案資料系統(tǒng)性和完整性。目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷地深化，計算機的運用能力也得到了進(jìn)一步地優(yōu)化，所以集中管理可以進(jìn)一步實現(xiàn)電子檔案平臺共享和實時傳遞，也就弱化了這種管理模式成本高的問題，實現(xiàn)了社會和經(jīng)濟(jì)效益的雙贏[2]。

（三）促進(jìn)紙質(zhì)和電子融合管理

傳統(tǒng)電子信息檔案管理是借助計算機操作的，但是管理的對象是紙質(zhì)的檔案。紙質(zhì)檔案在管理方面存在著一定的優(yōu)勢，資源相對固定，而且保存的時間比較長。但是目前我們已經(jīng)進(jìn)入到了一個信息大爆炸的時候，大量信息不可能都實現(xiàn)紙質(zhì)化，但是電子化的信息可以承載更多的信息量，也可以完成對數(shù)據(jù)的刪減工作，提升信息資源更新的速度。所以在落實電子信息檔案管理的過程中要能實現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案的融合，做好電子和紙質(zhì)的雙備份，并且普通檔案資料可以只保留電子化的檔案，發(fā)揮出兩者的優(yōu)勢，這樣可以提升管理的效率。

（四）制定電子信息檔案登記制度

為了進(jìn)一步提高電子信息檔案管理的水平，企業(yè)還有相關(guān)的單位需要從檔案管理的準(zhǔn)備工作開始入手，對電子檔案完成好登記方面的工作，使得檔案登記管理的過程更加規(guī)范、具體、精細(xì)化。作為企業(yè)檔案管理相關(guān)人員必須要認(rèn)識到在檔案登記的過程中禁止出現(xiàn)各種矛盾的檔案登記的過程，使得檔案登記流程盡可能規(guī)范化[3]。另外檔案管理工作人員一定要嚴(yán)格按照企業(yè)的制度還有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對電子信息檔案完成登記，明確具體的流程和操作方法，這樣才能確保檔案登記時候更加具體。最后作為檔案管理人員在進(jìn)行檔案登記的時候一定要確保對電子信息檔案做到詳細(xì)地記錄，這樣在進(jìn)行電子信息檔案管理和使用的時候會更加方便，使得檔案的登記更加詳細(xì)和準(zhǔn)確。制定好檔案電子信息登記具體操作流程，確保整個流程前后銜接的有效性，避免出現(xiàn)重疊的環(huán)節(jié)，這樣可以減少登記時候的步驟，保證檔案信息登記時候的詳細(xì)準(zhǔn)確，可以根據(jù)關(guān)鍵詞快速地找到需要的電子信息檔案。登記每個步驟必須要有明確的內(nèi)容和規(guī)范，這樣才能保證為電子信息檔案管理人員提供一定的行為指南，提升管理的效率。

（五）加強檔案管理隊伍建設(shè)

電子信息檔案管理處應(yīng)該招聘具備計算機技術(shù)的專業(yè)性人員，從事電子信息檔案管理的工作，積極引入先進(jìn)的電子信息檔案管理設(shè)備，積極組織管理人員參與相關(guān)的培訓(xùn)，讓管理人員能夠多了解行業(yè)相關(guān)知識，掌握行業(yè)技能，這樣才能進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，為檔案管理工作提供需要的人才。在招聘檔案管理人員的時候，應(yīng)該招聘那些既具備檔案管理知識，又具備計算機知識的人員，在大數(shù)據(jù)背景下作為電子信息檔案管理人員一定要具備檔案管理的能力，也要具備電子信息檔案接收、分類和修復(fù)的能力。在對在職的檔案管理人員進(jìn)行管理的過程中應(yīng)該加強對這些人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)他們對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，提升工作人員電子信息答案管理的能力。企業(yè)和相關(guān)的單位需要構(gòu)建一個檔案管理部門的內(nèi)部競爭機制，借助考核來調(diào)動員工工作的積極性，提升管理隊伍的質(zhì)量[4]。只有不斷地提升工作人員的工作質(zhì)量和水平，才能真正地為檔案管理工作提出更創(chuàng)新的管理方法。

五、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，對電子信息檔案管理的要求也有了新的變化。傳統(tǒng)的電子信息檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會的需要，面對大量的信息，要創(chuàng)新管理理念，積極采用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，才能有效保障電子信息檔案全面和準(zhǔn)確，企事業(yè)單位應(yīng)該積極落實電子信息檔案管理的創(chuàng)新。在對檔案進(jìn)行創(chuàng)新的過程中可以提升管理的質(zhì)量和效果，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動企業(yè)更好地發(fā)展。本文就檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新路徑和管理新模式展開了分析研究，希望能夠給相關(guān)的工作人員一些啟發(fā)和參考。