新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略探究

賀靖貽

大慶油田檔案館 黑龍江 大慶 163712

引言

黨的十九大明確提出，應(yīng)加快構(gòu)建創(chuàng)新型國家。在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，企業(yè)需要發(fā)揮主體作用，還應(yīng)加大創(chuàng)新投入，推動(dòng)企業(yè)管理方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)性工作，還應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，發(fā)揮與技術(shù)的創(chuàng)新交互作用，引進(jìn)新的手段加強(qiáng)企業(yè)信息資產(chǎn)管理，為企業(yè)取得可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

1 信息數(shù)據(jù)化給企業(yè)檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1 發(fā)展機(jī)遇

信息時(shí)代的到來，促使紙質(zhì)檔案向著電子化方向轉(zhuǎn)變，可以直接通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)完成文檔傳遞，高效完成檔案信息收集工作，并確保檔案內(nèi)容廣泛，擁有更大利用價(jià)值。而企業(yè)檔案信息來自于內(nèi)部多個(gè)部門的同時(shí)，也需要完成外部信息的收集。一方面，運(yùn)用圖像掃描、目錄查詢等技術(shù)，使檔案系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，完成在線歸檔工作，可以減輕人員檔案收集負(fù)擔(dān)，大幅度提高檔案管理效率。另一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)等途徑，可以在企業(yè)內(nèi)部分享檔案信息，輔助各部門人員了解企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展?fàn)顩r。通過合理進(jìn)行檔案資料規(guī)劃，為內(nèi)容人員提供有效信息，能夠促使各部門通過傳遞和共享信息實(shí)現(xiàn)密切互動(dòng)，圍繞相同發(fā)展目標(biāo)而努力，為企業(yè)各項(xiàng)工作的高效開展提供支持。

1.2 面臨挑戰(zhàn)

在社會(huì)取得信息數(shù)據(jù)化發(fā)展的背景下，企業(yè)每天需要完成海量數(shù)據(jù)信息收集，形成的檔案內(nèi)容繁復(fù)、冗雜，不僅包含外部政策信息、市場(chǎng)信息等，也包含內(nèi)部經(jīng)營業(yè)績、人事任免等，給檔案分類整理、分析帶來了較大難度[1]。對(duì)于人員來講，需要完成文本、圖像等數(shù)字內(nèi)容的數(shù)據(jù)化加工，做到有效進(jìn)行數(shù)據(jù)分類、識(shí)別、標(biāo)引等，從中提煉出有價(jià)值的信息，確保能夠較好為企業(yè)管理決策制定提供依據(jù)。但長久以來企業(yè)在檔案管理方面都未能配備足夠多的人才，現(xiàn)有人員無論是管理理念還是業(yè)務(wù)水平等各方面都存在一定局限性，難以適用信息化發(fā)展趨勢(shì)，在檔案管理方面僅能簡(jiǎn)單進(jìn)行掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備操作，難以引入大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新。此外，電子檔案更容易被復(fù)制和篡改，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜的情況下，容易出現(xiàn)企業(yè)信息泄露或失真等問題，給企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 完善檔案數(shù)據(jù)體系，提供綜合性服務(wù)

面對(duì)信息時(shí)代帶來的各種挑戰(zhàn)，企業(yè)還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，通過完善檔案數(shù)據(jù)體系加強(qiáng)信息技術(shù)利用，為企業(yè)提供綜合性檔案服務(wù)。結(jié)合這一目標(biāo)，還應(yīng)將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)體系劃分為數(shù)據(jù)層、工具層和服務(wù)層，通過采取多層架構(gòu)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理和利用。其中，數(shù)據(jù)層用于對(duì)企業(yè)各種檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，滿足數(shù)據(jù)調(diào)用需求，要求達(dá)到較大存儲(chǔ)容量，同時(shí)具備較快響應(yīng)速度和分析能力。而云計(jì)算作為分布式、并行式技術(shù)，能夠用于實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)資源配置管理，具有資源共享、按需服務(wù)、快速交付等特征，可以應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)給企業(yè)檔案管理工作帶來的沖擊[2]。采取云存儲(chǔ)模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案統(tǒng)一上傳至云端，完成配套數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證數(shù)據(jù)安全性和完整性，為數(shù)據(jù)信息利用奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。工具層由各種管理工具構(gòu)成，采取模塊化設(shè)計(jì)方式，包含檔案資源管理、流程管理、人員管理等工具。采用檔案資源管理模塊，能夠根據(jù)角色訪問控制權(quán)限進(jìn)行接口定義，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)權(quán)限有效控制，規(guī)范檔案資源查找、發(fā)布等操作。采取流程管理模塊，可以對(duì)檔案開發(fā)涉及的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)定，理清各部門間的邏輯關(guān)系，按照邏輯定義進(jìn)行檔案收集、上傳等操作。采用人員管理模塊，能夠?qū)n案管理人員分工進(jìn)行明確，收集人員綜合信息，為績效考核、權(quán)限設(shè)定等操作提供支持。服務(wù)層包含各種檔案信息服務(wù)功能，如網(wǎng)站功能可以為用戶在網(wǎng)上檢索檔案信息提供支持，為企業(yè)各部門使用檔案信息提供服務(wù)。除了提供基礎(chǔ)的檔案檢索、上傳等服務(wù)，也可以開發(fā)專項(xiàng)服務(wù)，如在線匯編專題檔案等服務(wù)，分別圍繞企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、人事狀況、資產(chǎn)狀況等進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息匯總、分析，為相關(guān)管理工作開展提供支持。在檔案數(shù)據(jù)體系支撐下，明確企業(yè)需要的服務(wù)，通過開發(fā)對(duì)應(yīng)功能明確檔案信息收集、加工、提煉等流程，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息產(chǎn)品的深層次加工，將原本“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，將檔案服務(wù)融入企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中。

2.2 建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能化管理

想要依靠檔案數(shù)據(jù)體系開展多元化服務(wù)，需要引入先進(jìn)技術(shù)手段解決檔案信息高效收集、處理和分析等問題。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，依靠物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行檔案在線自動(dòng)收集、分類和智能整理，可以在提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)密度和管理效率的同時(shí)，避免出現(xiàn)信息泛濫、污染等問題，確保系統(tǒng)中各項(xiàng)檔案信息準(zhǔn)確、可靠，能夠?yàn)楦黜?xiàng)管理決策制定提供科學(xué)依據(jù)[3]。實(shí)際在系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)確保企業(yè)各種信息能夠得到全方位感知，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的信息能夠得到全面、快速收集。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐下，可以運(yùn)用RFID讀寫標(biāo)簽等技術(shù)建立感知網(wǎng)絡(luò)，使標(biāo)簽與檔案保持一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，配合采用掃描槍、PDA等技術(shù)，能夠做到加強(qiáng)檔案信息跟蹤、監(jiān)控，及時(shí)鎖定相關(guān)資料，確保信息能夠得到高效收集。以二維碼等形式進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，可以根據(jù)數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分區(qū)存儲(chǔ)，然后按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式進(jìn)行各區(qū)域檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，保證檔案信息化管理效果。在數(shù)據(jù)處理方面，需加強(qiáng)大數(shù)據(jù)等技術(shù)的運(yùn)用，依靠智能算法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)判別，按照流程進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗、挖掘等操作，從中挖掘有價(jià)值的信息。在系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐中，企業(yè)需要完成信息化集成平臺(tái)的搭建，與現(xiàn)有客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等各種系統(tǒng)對(duì)接，按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式進(jìn)行資源整合。配備掃描設(shè)備和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，能夠完成數(shù)字資源系統(tǒng)建設(shè)，由檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等多種數(shù)據(jù)庫構(gòu)成。在系統(tǒng)軟件開發(fā)方面，應(yīng)明確檔案信息數(shù)據(jù)化加工流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、利用和發(fā)布等操作，通過互聯(lián)網(wǎng)提供無縫連接信息服務(wù)。此外，為方便用戶使用，應(yīng)完成檔案管理智能App開發(fā)，直接通過移動(dòng)設(shè)備登錄系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)系統(tǒng)操作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，利用便捷工具實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，確保能夠迅速完成檔案收集、處理等操作，滿足日常生產(chǎn)資料高效管理需求。

2.3 創(chuàng)新檔案管理制度，保證檔案安全性

企業(yè)檔案信息中包含財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等各方面數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)化環(huán)境下為保證信息安全，還應(yīng)創(chuàng)新企業(yè)檔案管理制度。作為企業(yè)信息資產(chǎn)，在檔案管理方面首先應(yīng)建立信息保護(hù)制度，通過識(shí)別關(guān)鍵信息實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)，杜絕出現(xiàn)核心商業(yè)機(jī)密泄漏等問題。為此，需要建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，劃分為機(jī)密區(qū)域出臺(tái)專門的信息安全管理規(guī)定，精簡(jiǎn)傳播環(huán)節(jié)，安排專門管理人員，并簽訂保密協(xié)議，以免人員在離職后出現(xiàn)泄密行為。針對(duì)核心數(shù)據(jù)，應(yīng)定期更新管理范疇，并采取加密處理措施，防止因云服務(wù)商受到網(wǎng)絡(luò)攻擊出現(xiàn)信息泄漏情況。其次，在企業(yè)內(nèi)部共享信息，應(yīng)建立完善安全制度，通過設(shè)置密級(jí)和明確傳播范圍規(guī)范檔案信息流轉(zhuǎn)、復(fù)制等行為。引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，通過將分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、加密算法、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸?shù)燃夹g(shù)融合在一起，能夠利用時(shí)間戳、加密簽名等技術(shù)手段防止數(shù)據(jù)被篡改，保證數(shù)據(jù)真實(shí)性和唯一性[4]。按照信息重要級(jí)別進(jìn)行訪問授權(quán)，可以防止非法用戶訪問企業(yè)重要檔案信息，并在發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露等情況時(shí)及時(shí)追責(zé)。再者，為避免因系統(tǒng)故障等原因出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題，需要建立數(shù)據(jù)備份等管理制度，科學(xué)進(jìn)行檔案資料保管。通過與大數(shù)據(jù)平臺(tái)合作，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)評(píng)估與鑒定，也能銷毀無用、老舊檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)高效運(yùn)行，為檔案管理創(chuàng)造安全環(huán)境條件。此外，需要建立檔案信息審計(jì)制度，根據(jù)審計(jì)周期對(duì)檔案管理系統(tǒng)、用戶操作等各方面進(jìn)行安全評(píng)估，確定企業(yè)在檔案信息管理方面承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)安全監(jiān)測(cè)方面，可以利用安全軟件實(shí)施管理，根據(jù)軟件記錄信息進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。在人員行為評(píng)估方面，應(yīng)對(duì)檔案上傳、使用、存儲(chǔ)等操作是否規(guī)范、合理進(jìn)行評(píng)估，完成檔案信息可信度、真實(shí)性等各方面的驗(yàn)證。根據(jù)評(píng)估得到的安全漏洞和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等信息，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化、引入安全技術(shù)等等，可以保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。

2.4 打造優(yōu)質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)，推動(dòng)管理高效化

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作的開展，需要專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的支持。隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理也應(yīng)當(dāng)向著互聯(lián)網(wǎng)+的方向發(fā)展，要求管理人員可以達(dá)到較高業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，可以通過學(xué)習(xí)和運(yùn)用新知識(shí)、新技能明確企業(yè)未來發(fā)展方向，高效開展檔案管理工作。因此結(jié)合信息數(shù)據(jù)化背景，應(yīng)盡快組建有創(chuàng)新意識(shí)的管理團(tuán)隊(duì)，結(jié)合新時(shí)期企業(yè)檔案工作開展需求探尋創(chuàng)新路徑。為此，企業(yè)應(yīng)面向高校、社會(huì)聘請(qǐng)數(shù)據(jù)分析處理方面的信息技術(shù)人才，參與到企業(yè)檔案管理工作中，按照創(chuàng)新計(jì)劃加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，推動(dòng)企業(yè)管理工作改革創(chuàng)新發(fā)展。與此同時(shí)，面向企業(yè)內(nèi)部人員應(yīng)開展相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，傳授Hadoop、MapReduce、機(jī)器學(xué)習(xí)等信息處理知識(shí)和技能，確保檔案管理人員同時(shí)掌握檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)，熟練在大數(shù)據(jù)平臺(tái)上使用各種數(shù)據(jù)分析工具，提高檔案收集、整理、分析和利用效率?？紤]到目前大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專業(yè)人才較少，企業(yè)也可以加強(qiáng)與技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，共同組建人才隊(duì)伍完成檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，為企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員高效開展大數(shù)據(jù)分析等業(yè)務(wù)提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)。在人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)期間，為徹底轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想，提高人員對(duì)大數(shù)據(jù)等技術(shù)的重視程度，可以由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作為團(tuán)隊(duì)第一負(fù)責(zé)人，引領(lǐng)團(tuán)隊(duì)做好檔案管理創(chuàng)新規(guī)劃，按照計(jì)劃開發(fā)新的檔案服務(wù)模式。日常在培訓(xùn)活動(dòng)中，也需要加強(qiáng)人員教育，并通過考核管理將培訓(xùn)成績與員工業(yè)績掛鉤，提高員工參與培訓(xùn)活動(dòng)和創(chuàng)新工作的積極性、自覺性，能夠自覺學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念和新技能，助力檔案管理創(chuàng)新工作開展。通過系列培訓(xùn)，根據(jù)員工表現(xiàn)推行淘汰制，確?？梢赃m應(yīng)數(shù)據(jù)化背景的人員擔(dān)任重要崗位職責(zé)，才能通過技術(shù)賦能落實(shí)檔案管理創(chuàng)新要求。

3 結(jié)束語

在信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理思路，在把握發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，確保檔案信息價(jià)值能夠得到充分體現(xiàn)。在實(shí)踐工作中，應(yīng)從服務(wù)企業(yè)角度出發(fā)建立檔案數(shù)據(jù)體系，加強(qiáng)檔案資源利用和共享管理。為做到自動(dòng)、全面收集檔案信息，需要建設(shè)專門的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化管理，并通過創(chuàng)新制度保證檔案安全性。打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，科學(xué)運(yùn)用各種信息技術(shù)手段推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，能夠全面提高檔案管理水平。