農(nóng)業(yè)科研院所財務信息系統(tǒng)建設模式比較及工作建議

屈 昊 任紅艷 田小川

自2019年政府會計制度施行以來，財務會計基礎工作的復雜性再度提高，依托財務信息化建設提高會計信息質量和工作效益成為農(nóng)業(yè)科研單位財務管理改革的主流趨勢。大型農(nóng)業(yè)科研院所在財務信息系統(tǒng)構建工作探索過程中，逐步形成了兩種建設模式。一種是以研究所為主體開發(fā)財務信息系統(tǒng)，優(yōu)勢在于系統(tǒng)靈活性高、可以滿足不同單位的個性化需要；另一種是以研究院為主體構建信息系統(tǒng)，優(yōu)勢在于發(fā)揮規(guī)?；瘍?yōu)勢、數(shù)據(jù)一致性高、便于大數(shù)據(jù)分析利用。兩種建設模式都是以服務農(nóng)業(yè)科研單位財務管理為根本出發(fā)點，在目標上并無差異。那么哪一種更加適應農(nóng)業(yè)科研院所發(fā)展需要，是值得探討的問題。

一、農(nóng)業(yè)科研單位財務信息系統(tǒng)建設模式分析

我國十分重視財務信息化工作。早在2009年財政部印發(fā)《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》（財會〔2009〕6號）中，提出力爭通過5-10年左右的努力，“基本實現(xiàn)大型企事業(yè)單位會計信息化與經(jīng)營管理信息化融合”。2016年印發(fā)的《會計改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（財會〔2016〕19號），要求“積極探索推動行政事業(yè)單位會計信息化工作，推動基層單位會計信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有機融合，推動會計工作從傳統(tǒng)核算型向現(xiàn)代管理型轉變”。2021年3月，財政部對《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》公開征求意見，初步提出了“切實加快會計審計數(shù)字化轉型步伐，為會計事業(yè)發(fā)展提供新引擎、構筑新優(yōu)勢”設想。

農(nóng)業(yè)科研單位財務信息化建設基本上與國家政策同步推進。受益于金蝶、用友、浪潮、致遠等財務和管理系統(tǒng)供應商開發(fā)了具有一定靈活性的標準管理系統(tǒng)（ERP），部分基層單位自建了綜合管理門戶，實現(xiàn)網(wǎng)上審批、自動制單、銀企直聯(lián)等基礎功能。而部分大型科研機構選擇自主建設財務信息系統(tǒng)。中國科學院建設的ARP（Academia Resource Planning，中國科學院資源規(guī)劃）系統(tǒng)，涵蓋財務、科研、人事、資源等維度。中國社會科學院先期建設了財務一體化系統(tǒng)，逐步演進為數(shù)字社科院系統(tǒng)。浙江省農(nóng)業(yè)科學院開發(fā)了財務管理信息化平臺包括賬務系統(tǒng)、薪酬管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、網(wǎng)上遠程報銷系統(tǒng)、財務信息查詢系統(tǒng)等。

從實踐經(jīng)驗看，基層農(nóng)業(yè)科研單位自行建設財務信息系統(tǒng)存在一定局限性，劣勢比較明顯。一是財務信息化系統(tǒng)建設目標定位在會計核算、網(wǎng)絡報銷等基礎工作效率提升方面，定位低，格局小；二是受制于工作性質的局限性，難以有機整合單位內部各類信息系統(tǒng)。大型農(nóng)業(yè)科研單位自上而下進行系統(tǒng)開發(fā)，便于統(tǒng)籌整合各類管理系統(tǒng)，有利于系統(tǒng)維護和改造升級，具有明顯之優(yōu)勢。

但是，中國科學院ARP系統(tǒng)和中國社會科學院信息系統(tǒng)采用的建設模式存在明顯差異。中國科學院ARP系統(tǒng)考慮到巨大的單位規(guī)模和人員數(shù)量，采用了標準模板和個性化定制相結合建設模式，其基層系統(tǒng)仍需要大量的個性化實施工作，建設模式和基層單位自建系統(tǒng)幾乎沒有差異。中國社會科學院發(fā)揮業(yè)務相對統(tǒng)一的優(yōu)勢，其信息系統(tǒng)采用一體化設計，由院級統(tǒng)一控制建設，基層單位只需使用即可。從調研情況看，兩種模式最終都實現(xiàn)了管理需求，但是中科院模式實施成本高、運維投入大，社科院模式管理相對統(tǒng)一而協(xié)調難度大。農(nóng)業(yè)科研院所一般規(guī)模不大、人數(shù)相對有限，但業(yè)務種類繁雜、個性化要求很高，因此采用院所共建模式則是更優(yōu)選擇。

二、院所共建財務信息系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）統(tǒng)一搭建財務信息系統(tǒng)具有比較優(yōu)勢

首先，農(nóng)業(yè)科研單位財務信息系統(tǒng)是一類特殊的信息系統(tǒng)，有別于行政管理系統(tǒng)。行政辦公信息化系統(tǒng)重點是解決單位內部辦公效率的工具化軟件，一般意義上，行政辦公信息化系統(tǒng)主體功能是在單位內部使用，較少的環(huán)節(jié)需要在不同單位間流轉，系統(tǒng)設計上具有明顯的單位個性化。財務信息化系統(tǒng)本質上講是通用化管理系統(tǒng)，其會計核算規(guī)則遵從各類會計制度，科研業(yè)務在不同單位相似度很高，會計管理工作組織受《會計法》約束，內部控制管理遵從《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范》，預決算管理平臺、科研工作管理平臺、數(shù)據(jù)分析管理平臺等功能是典型的院所公用模塊，適合自上而下的模式進行設計開發(fā)。

其次，財務信息統(tǒng)一建設和共享共用是管理工作的內在要求?！缎姓聵I(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》要求單位實現(xiàn)財務信息真實完整，其基礎手段是讓財務管理信息適當共享，接受內外部監(jiān)督。在財政管理工作中，資產(chǎn)管理系統(tǒng)、國庫動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)都是由財政部牽頭部署，上下級共享使用。2019年，財政部先后印發(fā)《財政信息化三年重點規(guī)劃》《財政核心業(yè)務一體化系統(tǒng)實施方案》《財政信息系統(tǒng)集中化推進工作方案》和《關于推進財政大數(shù)據(jù)應用的實施意見》等4個文件，在國家層面已經(jīng)明確了財務信息一體化內部共享的設計思路。

再次，財務信息系統(tǒng)統(tǒng)一對接外部系統(tǒng)更有優(yōu)勢。“放管服”改革以來，科研人員對簡化財務報銷程序、便利科研工作的要求越來越高，農(nóng)業(yè)科研單位在實現(xiàn)內部簡政放權之后，通過對接外部系統(tǒng)提升財務服務水平成為必然選擇。例如，實現(xiàn)財務信息系統(tǒng)與稅票系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)委托業(yè)務收入的自助開具發(fā)票；與外部物資采購商城的對接，實現(xiàn)采購下單、合同簽訂、報銷審批一體化整合；與出行服務平臺的整合，實現(xiàn)各類交通費后臺結算。院所一體化信息系統(tǒng)集中統(tǒng)一改造，實現(xiàn)對接外部系統(tǒng)具有明顯優(yōu)勢。

最后，一體化財務信息系統(tǒng)可以作為落實管理改革政策抓手。隨著管理政策改革，一體化系統(tǒng)方便集中進行優(yōu)化調整，有利于對政策執(zhí)行情況進行評估，并為后續(xù)改革提供決策依據(jù)。

（二）管理差異決定院所共建模式是更優(yōu)選擇

發(fā)展過程中，應正確認識基層農(nóng)業(yè)科研單位的管理差異。在農(nóng)業(yè)科研單位管理實踐中，不同單位管理的科研經(jīng)費來源不同，相應的經(jīng)費管理辦法有所差異，項目執(zhí)行、驗收、管理體制亦各有特點。不同單位對實驗室、科研基地、研發(fā)中心、技術中心等部門管理模式也存在區(qū)別，審批流程設置、管理權限各異。院所兩級對財務數(shù)據(jù)需求存在區(qū)別，需要分類對待。因此，農(nóng)業(yè)科研單位搭建財務信息系統(tǒng)，僅靠院級設計是不夠的，應該充分發(fā)揮基層單位的積極性，讓其充分參與系統(tǒng)設計和管理。在設計層面，通過廣泛調研梳理不同單位管理工作需求，凝練核心訴求，統(tǒng)一進行科學設計，以平臺化建設方式搭建靈活高效的管理平臺。在管理方面，要尊重基層單位法人需求，貫徹基層法人自治原則，共同約定管理邊界，做到強化監(jiān)管但“不越位”。

三、院所共建財務信息系統(tǒng)的工作原則

農(nóng)業(yè)科研單位院所共建財務信息系統(tǒng)需要統(tǒng)籌各方關切，在基礎架構層面著重考慮需要共享公用數(shù)據(jù)和功能，在應用層面著重考慮各方使用人員的便利性，同時在共建工作中要遵從一些基本原則。

（一）系統(tǒng)設計開發(fā)工作基本原則

1.基礎數(shù)據(jù)共享原則。農(nóng)業(yè)科研單位建設財務信息化系統(tǒng)的出發(fā)點是服務單位科研管理工作，基礎數(shù)據(jù)的共享共用是實現(xiàn)高質量服務的基礎。以人員基礎數(shù)據(jù)為例，科研工作組織開展、財政資源調配、全成本核算等工作都需要依靠人員數(shù)據(jù)進行調配、測算、核定。在基礎數(shù)據(jù)梳理工作中，應該按照“共享是常態(tài)”的原則，做好頂層設計，站在全局管理層面，明確劃定基礎數(shù)據(jù)范圍，建立基礎數(shù)據(jù)收集標準，通過信息系統(tǒng)將規(guī)則固化。

2.一體化開發(fā)原則。一體化建設財務信息系統(tǒng)是打破數(shù)據(jù)“孤島”的重要手段。在基層單位普遍存在管理信息系統(tǒng)眾多、互相割裂的現(xiàn)象，已經(jīng)深刻影響到單位管理效率。在搭建財務信息系統(tǒng)階段，應將會計核算系統(tǒng)、財政預算數(shù)據(jù)及控制系統(tǒng)、科研項目管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷模塊、國庫支付系統(tǒng)以及綜合查詢分析模塊進行統(tǒng)一規(guī)劃設計，構建一體化的數(shù)據(jù)儲存、調用、交互等規(guī)則，實現(xiàn)各類信息融合管理，輔助不同部門管理協(xié)作。

3.保持適度靈活原則。農(nóng)業(yè)科研單位多渠道的經(jīng)費來源，以及對不同部門的管理差異，決定了財務信息系統(tǒng)必須保持必要的靈活性。例如，在科研項目管理系統(tǒng)中預留自定義標簽，輔助研究所對科研項目進行個性化分類管理；在報銷流程設計上，應該強制標準和個性化設置兼顧。

4.先立后破新舊并行原則。財務信息系統(tǒng)是財務管理工作的核心系統(tǒng)，系統(tǒng)運行中斷將對日常業(yè)務開展產(chǎn)生負面影響，因此其建設應采用先建設、后試用、再推廣、最終普及的工作方式。在對舊系統(tǒng)或功能改造升級時，舊系統(tǒng)一般不停用，采用新舊系統(tǒng)并行策略，直至新系統(tǒng)或功能建設達標，再逐步關閉舊系統(tǒng)。

（二）系統(tǒng)管理使用基本原則

1.敏感信息保密原則。隨著財務信息系統(tǒng)建設完善，系統(tǒng)收集整理的各類數(shù)據(jù)逐步增多，包含了大量個人身份信息、銀行卡信息、項目管理和使用信息等，數(shù)據(jù)敏感性增高，在信息系統(tǒng)管理使用中要嚴格制定管理規(guī)則。一是對敏感數(shù)據(jù)進行加密脫敏處理。包括在數(shù)據(jù)存儲方面采用加密機制，對敏感信息進行適當隱藏，嚴加控制數(shù)據(jù)大規(guī)模批量導出系統(tǒng)。二是對敏感數(shù)據(jù)管理使用人員和崗位實行分級分類授權。按照級別設定管理權限，按照工作需要授權使用相關數(shù)據(jù)，建立必要的輪崗機制，防范數(shù)據(jù)泄露風險。

2.落實基層法人責任原則。信息系統(tǒng)建設和使用中，落實基層單位法人主體責任，可以有效避免基層單位“等靠要”的思想。在系統(tǒng)設計階段，院級層面要充分尊重基層單位意見，做好歸納總結，平衡各方利益，避免在信息系統(tǒng)中留下“硬傷”。在應用階段，通過落實基層單位法人責任，推動單位用好用足信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內部管理工作改造，內部控制制度落實，內部監(jiān)督檢查工作落地。

3.以服務科研為目標導向原則。面向農(nóng)業(yè)科研工作實際開發(fā)財務信息系統(tǒng)，是保持系統(tǒng)生命力的重要方法。在系統(tǒng)設計之初，通過調研人員最常見的業(yè)務場景，定向優(yōu)化信息系統(tǒng)，提高使用體驗十分關鍵。例如，針對試劑耗材采購，可以整合合同審批、采購審批、出入庫管理等流程，實現(xiàn)一鍵下單同步報銷和入庫，以及為科研人員提供出庫便捷記錄等功能。同時，在系統(tǒng)建設、運維等環(huán)節(jié)，適當引入科研人員的評測，可以推動信息系統(tǒng)設計更加貼合科研人員的使用習慣。

四、院所共建財務信息系統(tǒng)的工作方法

農(nóng)業(yè)科研單位統(tǒng)籌建設財務信息系統(tǒng)，先要配備合理的財務信息化實施建設團隊，以其為主開展工作調研、業(yè)務梳理、系統(tǒng)設計、軟件開發(fā)。在軟件實施和運維環(huán)節(jié)，加強對基層單位的宣傳培訓，引入科研人員評價機制，建立反饋機制，做好迭代升級，統(tǒng)籌安排運行維護。同時，要逐步建設與信息系統(tǒng)建設相適應的管理制度。

（一）合理配備財務信息化建設團隊

信息化建設團隊主要包括財務管理專家和信息化工作專家。財務管理專家是團隊核心，首先要選用對院所財務管理業(yè)務認識全面的骨干。遴選標準可以參考如下幾個方面：（1）所在單位業(yè)務量較多、業(yè)務類型豐富；（2）有一定管理工作經(jīng)驗；（3）了解財務信息系統(tǒng)，或參與過本單位財務系統(tǒng)建設。其次，信息化專家是決定財務信息系統(tǒng)成敗的關鍵，應能夠統(tǒng)籌研究院級信息化和財務信息化工作。遴選時，應優(yōu)先考慮了解和掌握財務軟件搭建的信息化人才。最后，信息化建設團隊應由單位領導層牽頭負責。財務信息化建設涉及面廣、設計實施難度大，需要強有力的領導核心，推動相關工作有序開展。

（二）全面梳理系統(tǒng)設計思路

財務信息系統(tǒng)設計包含數(shù)據(jù)與功能設計、軟件系統(tǒng)設計以及硬件配套三大部分。軟件系統(tǒng)設計以及硬件配套主要依賴于信息化專業(yè)技術人員。最核心的環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)與功能設計。數(shù)據(jù)與功能設計包括基礎關鍵數(shù)據(jù)梳理、主要功能模塊設計、與外部系統(tǒng)對接標準等。

基礎關鍵數(shù)據(jù)梳理是指財務信息系統(tǒng)核心數(shù)據(jù)的范圍、輸入輸出標準、調用和交互規(guī)則等。例如，人員信息、往來單位信息、科研項目檔案等應是標準一致、單位間共享共用，由系統(tǒng)集中掌控、各個模塊調用；會計科目、輔助核算等應是有限范圍內標準統(tǒng)一，可在下級增設會計科目，自定義新增輔助核算，但不能低于標準要求。

主要功能模塊設計是指設計實現(xiàn)財務信息系統(tǒng)的主要功能。包括自定義表單設計工具、流程定制工具、自動制單銜接工具、集團化會計核算軟件系統(tǒng)、銀企支付系統(tǒng)、基礎數(shù)據(jù)管理模塊、科研項目管理系統(tǒng)、預決算管理及控制模塊、合同管理模塊、綜合查詢模塊、授權管理平臺、公開公示平臺、監(jiān)督預警平臺等。

與外部系統(tǒng)對接是指與物資采購服務系統(tǒng)、稅務票據(jù)系統(tǒng)、出行服務平臺等對接。與外部系統(tǒng)對接的主要目的是進一步簡化流程，減少業(yè)務人員工作負擔，提高管理規(guī)范性。

（三）做好項目實施和迭代升級

財務信息系統(tǒng)設計和建設，是做好財務信息系統(tǒng)的第一步，關鍵是做好項目實施。財務信息系統(tǒng)實施分為信息系統(tǒng)集中部署以及分單位個性化實施。集中部署階段主要是系統(tǒng)核心構架在集中管理的服務器內部署，主要依靠院級統(tǒng)籌安排，并著重關注系統(tǒng)穩(wěn)定性。在核心構架內，系統(tǒng)基本實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)、主要功能和對外部系統(tǒng)對接。個性化實施階段主要是對基層單位進行參數(shù)配置，并對部分功能調優(yōu)。此外，財務信息系統(tǒng)建設并非一蹴而就、亙古不變的，需要及時根據(jù)政策需求進行調整優(yōu)化。在財務信息系統(tǒng)轉入運維階段后，應建立迭代升級計劃，兼顧政策更新需求和管理細化目標，對系統(tǒng)進行逐步完善和迭代。

（四）建立配套制度體系

在建設財務信息系統(tǒng)的同時，要建立一系列配套制度，以保障財務信息系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定運行。包括系統(tǒng)使用操作規(guī)章制度、系統(tǒng)運行維護規(guī)定以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理使用規(guī)定等。制度建設應該著重處理幾個關系：一是數(shù)據(jù)錄入端權責。要堅持誰錄入、誰負責、誰維護的原則。同時，在制度層面對錄入的數(shù)據(jù)質量設立考核激勵機制。二是系統(tǒng)運維權責。要明確運維工作承接主體，以及對運維工作的考核機制。三是系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用規(guī)則。細化分級分類授權使用規(guī)定。在制度層面，強化研究所法人主體責任，防范“懶政”。例如，院級層面雖然掌握基層數(shù)據(jù)，但僅局限在內部管理使用，凡是對外提供的數(shù)據(jù)均應以研究所出具的材料為準。對于數(shù)據(jù)與系統(tǒng)不符的情況，應設定內部監(jiān)督管理程序，督查研究所落實整改，并將有關問題納入單位考評。四是堅持規(guī)范重于懲戒的原則。在財務信息化系統(tǒng)推進過程中，對于發(fā)現(xiàn)的會計不規(guī)范、管理不規(guī)范等各類問題，應該以規(guī)范管理為第一目標，懲戒僅為次要手段，從而提高系統(tǒng)推廣普及效率。

五、結語

新時代農(nóng)業(yè)科研單位院所建設財務信息系統(tǒng)是大勢所趨，是平衡院所管理關系、加速院所一體化信息系統(tǒng)建設的重要手段。在具體工作推動中，應專注于終極目標，平衡多方關切，遵守基本原則，逐步穩(wěn)妥推進，最終實現(xiàn)管理效能提升。

注：本文獲征文三等獎（詳情見本刊2022年第1期第96頁）。