行政機(jī)關(guān)管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)路徑解析

殷晶非

國家衛(wèi)星氣象中心 北京 100081

引言

改革開放至今，已經(jīng)走過四十多個(gè)春秋，我們國家無論是政治還是經(jīng)濟(jì)都獲得了更好的發(fā)展，形成社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體系?，F(xiàn)階段政治經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)于政府部門的決策能力、管理效率等多方面都提出更高、更多的要求，行政機(jī)關(guān)部門需要真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。但是因?yàn)檎畽C(jī)關(guān)與企業(yè)之間有著很大的不同與差異，所以政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化的過程中，還需要結(jié)合自身的主要特點(diǎn)來進(jìn)行。辦公室辦公自動(dòng)化技術(shù)主要是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為重點(diǎn)與核心[1]?；诖?，本文下面主要對(duì)行政機(jī)關(guān)管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)路徑展開探討。

1 國內(nèi)研究現(xiàn)狀

國內(nèi)與國外針對(duì)辦公自動(dòng)化都展開研究，發(fā)現(xiàn)國外的辦公自動(dòng)化研究時(shí)間較早，早在20世紀(jì)，國外就已經(jīng)對(duì)自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理方面展開深入研究，當(dāng)時(shí)間來到70年代左右，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)以及應(yīng)用，較多的辦公自動(dòng)化設(shè)備得以出現(xiàn)，為辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用提供幫助。在20世紀(jì)80年代左右，國外的一些計(jì)算機(jī)軟硬件企業(yè)以循序漸進(jìn)的方式，對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)加大關(guān)注的力度，之后展開深入研究，再展開市場推廣，為此項(xiàng)技術(shù)更好發(fā)展提供幫助，總而言之，國外的發(fā)展，經(jīng)歷了局域網(wǎng)、多媒體等多個(gè)階段，從最初的誕生，直至成熟，經(jīng)歷很長的時(shí)間，自身整體的硬件技術(shù)水平在不斷發(fā)展當(dāng)中。我們國家針對(duì)辦公自動(dòng)化的研究可以追溯到20世紀(jì)80年代初期，因?yàn)槭車馍鐣?huì)發(fā)展所帶來的影響，國內(nèi)許多企業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)加入辦公當(dāng)中都非常關(guān)注與重視，并且以積極的態(tài)度與國外社會(huì)進(jìn)行良好溝通與交流，學(xué)習(xí)更多的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)，為我國整體辦公自動(dòng)化的發(fā)展奠定基礎(chǔ)[2]。伴隨時(shí)間的不斷推移，國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速的發(fā)展，我國辦公自動(dòng)化技術(shù)的范圍也在不斷擴(kuò)展當(dāng)中， 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行大力的推廣，自動(dòng)化已然成為信息化建設(shè)當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容。

2 機(jī)關(guān)管理效率分析

通過對(duì)機(jī)關(guān)管理效率進(jìn)行仔細(xì)分析和研究，發(fā)現(xiàn)主要內(nèi)容指的就是將圓滿完成行政機(jī)關(guān)的任務(wù)作為基礎(chǔ)，投入的工作量以及獲得的工作效果之比。想要進(jìn)一步提高管理的水平和效率，首先工作人員需要對(duì)影響機(jī)關(guān)管理效率的因素加大分析力度，通過對(duì)影響機(jī)關(guān)管理效率的約束進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)主要包括兩個(gè)方面[3]，其一：自然與社會(huì)，主要包括：氣候、溫度、資源、工作條件等等。屬于社會(huì)方面的，主要包括：習(xí)俗與文等都會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)管理工作的效率產(chǎn)生一定影響。其二：機(jī)關(guān)管理自身內(nèi)在的因素，主要包括人與組織的因素。因?yàn)樗麄兪翘岣邫C(jī)關(guān)管理效率最重要的內(nèi)容。在正常的情況之下，機(jī)關(guān)管理活動(dòng)自身在組織方面、人事管理方面都會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)管理活動(dòng)產(chǎn)生不同的影響，所以說想要進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)管理效率內(nèi)容非常的復(fù)雜。

3 機(jī)關(guān)管理的含義

想要對(duì)機(jī)關(guān)管理進(jìn)行仔細(xì)分析，需要站著兩個(gè)角度，即狹義和廣義。廣義是指行政機(jī)關(guān)內(nèi)部與外部事務(wù)的管理；而狹義主要是應(yīng)用科學(xué)的方法，對(duì)行政機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)展開全面管理。機(jī)關(guān)管理本身并不是最終的目的，而是真正實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要方法，機(jī)關(guān)管理主要圍繞在機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作的周圍，展開高質(zhì)量服務(wù)。機(jī)關(guān)管理的主要任務(wù)就是對(duì)具有復(fù)雜性特點(diǎn)的內(nèi)部行政事務(wù)展開科學(xué)處理，機(jī)關(guān)管理的最終目的主要就是協(xié)助行政機(jī)關(guān)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)制定以及落實(shí)相關(guān)的政策，成為行政領(lǐng)導(dǎo)最得力的“助手”，對(duì)各種類型的機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)進(jìn)行科學(xué)處理，有序以及科學(xué)完成突發(fā)性事物，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)職能活動(dòng)提供幫助和支持，大幅度提高機(jī)關(guān)運(yùn)行水平和效率[4]。

機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化主要就是將科技管理作為重點(diǎn)和基礎(chǔ)，應(yīng)用現(xiàn)如今發(fā)展最為迅速、最科學(xué)的技術(shù)相關(guān)方法等，展開行政工作的處理，大幅度提高機(jī)關(guān)管理水平和效率，工作人員需要對(duì)其加強(qiáng)關(guān)注與重視?，F(xiàn)代行政與傳統(tǒng)行政之間有著很大的不同與差異，機(jī)關(guān)組織自身行政事務(wù)不斷增多，機(jī)關(guān)管理因此需要更高的技術(shù)以及熟練性，并提出專業(yè)化的要求，伴隨著時(shí)間的不斷推移，我們各個(gè)地區(qū)都向著更好的方向發(fā)展和前進(jìn)，機(jī)關(guān)管理的辦公自動(dòng)化是其中的重要內(nèi)容，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的主要發(fā)展方向和趨勢就是受到現(xiàn)代技術(shù)革命的推動(dòng)，有效處理繁雜的行政事務(wù)。

4 辦公自動(dòng)化主要特點(diǎn)

4.1 信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

信息在傳遞的過程當(dāng)中，通過網(wǎng)絡(luò)可以加快傳輸速度，有序進(jìn)行對(duì)內(nèi)、對(duì)外的聯(lián)系，保證每一位工作人員、各個(gè)部門都可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速存儲(chǔ)相關(guān)信息，真正實(shí)現(xiàn)簡單與便捷。

4.2 管理過程智能化

將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為機(jī)場，將其加入到行政機(jī)關(guān)管理過程當(dāng)中去，針對(duì)辦公室內(nèi)部的各種文件、信息、數(shù)據(jù)、圖表等展開專業(yè)的處理，而且還有修改等功能，交流起來非常方便，準(zhǔn)確度更高。

4.3 管理資源系列化

伴隨著時(shí)間的不斷推移，管理信息化程度越來越高，現(xiàn)代管理系統(tǒng)的建立，專業(yè)設(shè)備更是向著系列化的方向所發(fā)展和前進(jìn)行政，機(jī)關(guān)管理部門當(dāng)中的工作人員無須再受到時(shí)間等各方面的影響和限制，完全可以按照不同的要求、不同的目的，選擇與之相對(duì)應(yīng)的管理資源，為大幅度提高管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

5 行政機(jī)關(guān)管理辦公自動(dòng)化的作用分析

5.1 提高辦公效率

通過對(duì)傳統(tǒng)辦公方式進(jìn)行仔細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)主要是將人工起草文書、整理收發(fā)等作為重點(diǎn)，需要付出更多的時(shí)間，但是自從辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化之后，工作人員可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)來展開相關(guān)工作，無須再投入更多時(shí)間，并且還能夠節(jié)約更多的成本，將存儲(chǔ)信息的作用全部發(fā)揮出來， 大幅度提高工作效率和水平[5]。

5.2 深化審核把關(guān)工作的力度

通過計(jì)算機(jī)的作用對(duì)相關(guān)信息展開深入分析以及科學(xué)處理，避免人為因素帶來的不利影響，深化審核把關(guān)工作的力度。在新形式的大背景之下，行政機(jī)關(guān)管理協(xié)調(diào)職能是非常關(guān)鍵且重要的，工作質(zhì)量的高低可以真實(shí)反映出管理水平。

5.3 提高領(lǐng)導(dǎo)決策質(zhì)量

對(duì)于辦公室工作的功能來說，需要成為部門領(lǐng)導(dǎo)最得力的“助手”，為了能夠做好這份工作，相關(guān)工作人員需要收集大量的信息，并且為領(lǐng)導(dǎo)反饋相關(guān)的信息、建言獻(xiàn)策，為提高領(lǐng)導(dǎo)的決策能力提供幫助和支持[6]。辦公室自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，可以快速對(duì)各種信息進(jìn)行收集、 分析、整理等，另外，還可以應(yīng)用資源共享，提高辦公決策質(zhì)量。

6 行政機(jī)關(guān)管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)路徑分析

6.1 遵循人性化發(fā)展原則

在過去，工作人員需要付出更多的時(shí)間與精力，即使是一個(gè)非常簡單的分工流程，也需要工作人員反復(fù)操作，才能夠完成，整體的辦公偏低，這時(shí)辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，可以有效降低辦公人員的工作壓力，遵循人性化原則，站在人性化的角度，對(duì)辦公功能進(jìn)行擴(kuò)展。在未來，辦公自動(dòng)化必定向著更加完善與健全的方向所發(fā)展， 結(jié)合辦公的真實(shí)需求、功能展開調(diào)整，使辦公人員可以按照自身需求進(jìn)行私人訂制，這種具有人性化特點(diǎn)的管理理念，也是自動(dòng)化概念發(fā)展到現(xiàn)在需要遵循的重要原則。

6.2 網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，在新時(shí)代的大背景之下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)憑借自身的優(yōu)勢與特點(diǎn)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中得到廣泛的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用范圍在不斷擴(kuò)展當(dāng)中，通過互聯(lián)網(wǎng)的幫助，即使是異地，也可以真正實(shí)現(xiàn)在線辦公[7]。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)成為現(xiàn)階段辦公自動(dòng)化發(fā)展的推力，通過網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，使信息協(xié)同、傳輸、處理等多項(xiàng)目標(biāo)真正實(shí)現(xiàn)，而且無須再受到時(shí)間與空間的影響和束縛，完全滿足資源共享效率。另外，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)也是辦公自動(dòng)化中的主要內(nèi)容，在當(dāng)今社會(huì)移動(dòng)端的辦公，可以將辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢全面突顯出來，真正實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公的目標(biāo)。

6.3 集成化發(fā)展

在新形勢的大背景之下，不同的類型辦公室自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)運(yùn)而生，在未來的辦公自動(dòng)化發(fā)展過程中，管理系統(tǒng)會(huì)應(yīng)用集成化的方法，對(duì)計(jì)算機(jī)、傳輸機(jī)、多媒體等專業(yè)設(shè)備進(jìn)行整合，再將多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行重新架構(gòu)。在未來，集成化發(fā)展的整體功能必定向著更加全面的方向轉(zhuǎn)變，各類辦公需求的滿足，也需要更加成熟的集成化解決方案。高度集成化的發(fā)展帶來的影響是積極的，是幫助辦公自動(dòng)化發(fā)展的重要力量。

6.4 多媒體技術(shù)發(fā)展

多媒體技術(shù)是緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展腳步呈現(xiàn)出的一種具有新型特點(diǎn)的技術(shù)，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)與圖像、視頻、聲音等進(jìn)行科學(xué)處理以及有效整合，并且對(duì)各類信息展展開集中化的處理，此項(xiàng)處理方式可以將數(shù)字化信息處理特點(diǎn)、優(yōu)勢全面突顯出來，為各類活動(dòng)提供大力幫助與支持。將多媒體技術(shù)加入到辦公自動(dòng)化技術(shù)當(dāng)中去，完全可以拓展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中數(shù)據(jù)信息的主要類型，使信息的類比變得更具豐富性特點(diǎn)。

6.5 智能化發(fā)展

眾所周知，現(xiàn)階段信息技術(shù)呈現(xiàn)出高速的發(fā)展，智能化發(fā)展也成為自動(dòng)系統(tǒng)當(dāng)中主要的發(fā)展方向與趨勢，并受到越來越多人的關(guān)注與重視[8]。在新的背景下，許多輔助生產(chǎn)設(shè)備都在緊隨時(shí)代發(fā)展的腳步快速更新、更好發(fā)展，例如：智能機(jī)器人、終端搜索等技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，使辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展向著智能化的方向所轉(zhuǎn)變。

6.6 暢通的信息系統(tǒng)

機(jī)關(guān)管理工作主要就是收集大量的信息，之后展開科學(xué)的處理、傳播、反饋，所以機(jī)關(guān)管理信息流通的渠道需要不受任何因素的影響，可以始終保持著暢通的狀態(tài)，并且應(yīng)用科學(xué)的方法，將各種干擾因素進(jìn)行排除，還需要減少溝通當(dāng)中的阻礙和影響，使用各種現(xiàn)代化的方法，大幅度提高管理水平和效率。

6.7 采用現(xiàn)代化的管理方法

機(jī)關(guān)管理的發(fā)展與企業(yè)管理發(fā)展之間有著緊密的關(guān)系，想要進(jìn)一步提高管理水平和效率， 行政機(jī)關(guān)部門就不要有“閉門造車”的工作態(tài)度與思想，而是要以主動(dòng)、積極的態(tài)度，并且以循序漸進(jìn)去學(xué)習(xí)和使用新的現(xiàn)代管理方式[9]。另外，我們還要注意在借用新型管理技術(shù)的過程當(dāng)中，還需要對(duì)本單位的行政體制進(jìn)行分析，之后再進(jìn)行融合。

此外，眾所周知，將綜合素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的工作人員加入到工作過程當(dāng)中去，才能夠體現(xiàn)出更好的工作效果，所以還需要對(duì)行政機(jī)關(guān)管理辦公室內(nèi)部的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，在培訓(xùn)過程當(dāng)中，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，從而加深工作人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的理解和記憶[10]。還需要制定出更加完善的考核機(jī)制，以此來判斷工作人員參與培訓(xùn)的效果。

7 結(jié)束語

簡而言之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)于行政機(jī)關(guān)管理工作帶來較大的幫助，通過對(duì)國內(nèi)與國外辦公自動(dòng)化的真實(shí)情況進(jìn)行仔細(xì)分析以及總結(jié)辦公自動(dòng)化發(fā)展的趨勢，可以為我國行政機(jī)關(guān)管理部門制定出更加完善、健全的辦公管理系統(tǒng)提供幫助和支持，為我國整體經(jīng)濟(jì)建設(shè)奠定基礎(chǔ)。