智能耗材柜與醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)互聯(lián)互通助力高值醫(yī)用耗材精細(xì)化管理

許 燕 李玉梅 徐 滔 朱雪清 周 君

(中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)院 北京 100730)

1 引言

1.1 研究背景

高值醫(yī)用耗材沒有嚴(yán)格的定義，一般是指特定?？剖褂?、具有較高價(jià)值、直接作用于人體、對安全有較高要求的醫(yī)用耗材。在管理中各醫(yī)院對高值醫(yī)用耗材的定義、價(jià)值的劃分有一定差異[1-3]。中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)院(以下簡稱北京協(xié)和醫(yī)院)高值醫(yī)用耗材管理的范圍是采購單價(jià)大于等于200元且可單獨(dú)收費(fèi)的一次性使用醫(yī)用耗材。醫(yī)院資源規(guī)劃(Hospital Resource Planning, HRP)是醫(yī)院引入企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning，ERP)的管理理念和管理方法，結(jié)合醫(yī)院特有的人、財(cái)、物管理要求，利用信息技術(shù)搭建的一體化運(yùn)營管理平臺(tái)[4-6]。北京協(xié)和醫(yī)院依托HRP建設(shè)實(shí)現(xiàn)了高值醫(yī)用耗材精細(xì)化管理。HRP系統(tǒng)建立科室二級庫，采用自主編制單品條碼化管理模式，從申領(lǐng)、采購到臨床使用全生命周期可追蹤、全流程可追溯[7-9]。HRP系統(tǒng)實(shí)施后，部分科室出現(xiàn)以下問題：一是掃碼操作耗材時(shí)間長、工作量大。由于HRP系統(tǒng)流程進(jìn)行了關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控，要求高值醫(yī)用耗材在驗(yàn)收入庫、科室使用、退庫退貨、科室調(diào)撥、庫存盤點(diǎn)環(huán)節(jié)都進(jìn)行逐一掃碼確認(rèn)。對于用量和庫存量較大的科室?guī)?，入庫和盤點(diǎn)時(shí)掃碼量大，耗時(shí)長，科室負(fù)擔(dān)重。二是實(shí)物管理不到位。部分科室二級庫的業(yè)務(wù)流程是先拿取，使用后掃碼記賬，未使用的退回庫房。HRP系統(tǒng)對于拿取和放回環(huán)節(jié)沒有記錄，如拿取后未及時(shí)出庫或退回庫房會(huì)造成賬實(shí)不符，此種情況無法追查到人和時(shí)間。為解決科室痛點(diǎn)問題，消除業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的管理盲點(diǎn)，嘗試引進(jìn)智能耗材柜，并研究智能耗材柜與HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的應(yīng)用模式，提高科室工作效率和精細(xì)化管理水平。

1.2 射頻識(shí)別技術(shù)

射頻識(shí)別(Radio Frequency Identification, RFID)技術(shù)也稱為電子標(biāo)簽、無線射頻識(shí)別，是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，其通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對象并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，無需識(shí)別系統(tǒng)與目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。作為一項(xiàng)新興的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于物流、交通、醫(yī)療等眾多領(lǐng)域中[10]。智能耗材柜是以RFID技術(shù)為核心，內(nèi)置閱讀器自動(dòng)掃描識(shí)別高值醫(yī)用耗材RFID標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)快速掃描、批量讀取、準(zhǔn)確高效盤點(diǎn)等功能，結(jié)合身份認(rèn)證技術(shù)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可追蹤高值醫(yī)用耗材使用的全過程[11]。

2 研究內(nèi)容

2.1 智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通總體構(gòu)建

2.1.1 設(shè)計(jì)原則 一是簡單化原則[12]。操作簡單；盡可能不改變現(xiàn)有工作流程，減少程序修改。二是時(shí)效性原則。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互與共享。三是標(biāo)準(zhǔn)化原則。明確劃分系統(tǒng)功能，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和通用接口，使HRP可以與不同品牌智能耗材柜對接。四是可追溯原則。智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通后，在已有高值醫(yī)用耗材全流程基礎(chǔ)上進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)耗材實(shí)物動(dòng)向可追溯。

2.1.2 總體構(gòu)建 在HRP系統(tǒng)總體架構(gòu)基礎(chǔ)上，確立智能耗材柜與HRP的業(yè)務(wù)分工，明確智能耗材柜的標(biāo)準(zhǔn)功能模塊和HRP配套功能，確定智能耗材柜與HRP的接口規(guī)范，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互與共享，見圖1。

圖1 智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通總體構(gòu)建

2.2 業(yè)務(wù)流程

根據(jù)設(shè)計(jì)原則，梳理明確智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通后的高值醫(yī)用耗材全生命周期管理流程，見圖2。

圖2 智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通后高值醫(yī)用耗材全生命周期管理流程 注：★為HRP配套功能。

2.3 智能耗材柜標(biāo)準(zhǔn)功能

2.3.1 概述 智能耗材柜帶有嵌入式觸摸一體機(jī)，通過自有系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對高值醫(yī)用耗材的管理，包括進(jìn)出柜、盤點(diǎn)、查詢和用戶管理。按照設(shè)計(jì)原則，智能耗材柜只負(fù)責(zé)處理耗材進(jìn)出柜業(yè)務(wù)。由于北京協(xié)和醫(yī)院引進(jìn)了多個(gè)品牌的智能耗材柜，為方便臨床用戶使用和信息管理，制定智能耗材柜標(biāo)準(zhǔn)功能規(guī)范。

2.3.2 入柜業(yè)務(wù) 主要有入庫、退回和調(diào)撥入。(1)庫管員接收耗材后選擇入庫按鈕，庫管員將耗材放入柜中關(guān)門，智能耗材柜自動(dòng)掃描識(shí)別，保存耗材入庫信息。入庫時(shí)要求按送貨單整單入庫。當(dāng)有缺少、出多或錯(cuò)誤時(shí)操作不成功給出提醒。(2)未使用耗材擬放回智能耗材柜時(shí)，護(hù)士選擇出入庫按鈕，將耗材放回柜中關(guān)門，智能耗材柜自動(dòng)掃描識(shí)別拿取退回或撤銷醫(yī)囑退回，保存耗材退回信息。(3)庫管員接收到調(diào)撥耗材指令時(shí)選擇調(diào)撥按鈕，將耗材放入柜中關(guān)門，智能耗材柜自動(dòng)掃描識(shí)別，將入柜耗材與調(diào)撥單信息進(jìn)行比對，校驗(yàn)耗材條碼號(hào)一致保存入柜。校驗(yàn)不一致時(shí)操作不成功則給出錯(cuò)誤提醒。

2.3.3 出柜業(yè)務(wù) 主要有拿取、退貨和調(diào)撥出。(1)護(hù)士選擇出入庫按鈕，取出耗材關(guān)門，智能耗材柜自動(dòng)掃描識(shí)別，保存耗材拿取信息。(2)庫管員接收到退貨單時(shí)選擇退貨按鈕，智能耗材柜顯示需退貨耗材名稱和條碼號(hào)，庫管員按提示取出相應(yīng)耗材關(guān)門，智能耗材柜自動(dòng)掃描識(shí)別，將取出耗材與退貨單信息進(jìn)行比對，校驗(yàn)耗材條碼號(hào)一致，保存取出信息。校驗(yàn)不一致時(shí)操作不成功，給出錯(cuò)誤提醒。(3)庫管員接到調(diào)出耗材申請時(shí)選擇調(diào)撥按鈕，取出耗材關(guān)門，智能耗材柜自動(dòng)掃描識(shí)別，保存耗材取出信息。

2.3.4 庫存清點(diǎn)業(yè)務(wù) 護(hù)士可以使用智能耗材柜一鍵清點(diǎn)庫存高值醫(yī)用耗材。智能耗材柜將耗材庫存賬明細(xì)和掃描識(shí)別的耗材實(shí)物明細(xì)對比顯示，賬實(shí)情況一目了然。有差異的以醒目顏色顯示，方便護(hù)士核查。

2.3.5 查詢業(yè)務(wù) 智能耗材柜提供查詢功能，可查看各項(xiàng)業(yè)務(wù)流水的明細(xì)信息和匯總信息，主要包括已收貨入庫、拿取未還回/拿取已還回、已出庫、撤銷醫(yī)囑已回庫/未回庫、調(diào)撥入庫/未入庫、調(diào)撥出庫/未出庫、庫存清點(diǎn)歷史。

2.3.6 身份認(rèn)證 智能耗材柜集成密碼、卡片、指紋和人臉識(shí)別多種用戶身份認(rèn)證模式。所有操作都記錄了用戶信息，保證各項(xiàng)操作可以追溯到人。

2.4 HRP系統(tǒng)功能

2.4.1 主數(shù)據(jù)管理 包括智能耗材柜名稱字典和貨位設(shè)置。在HRP中增加智能耗材柜名稱字典，記錄智能耗材柜的品牌和接口地址。同時(shí)在HRP貨位設(shè)置模塊增加智能耗材柜標(biāo)識(shí)字段，標(biāo)識(shí)耗材存放于哪個(gè)品牌的智能耗材柜或不放入智能耗材柜。該功能使HRP可以支持多品牌智能耗材柜在同一科室?guī)靺^(qū)使用。同時(shí)也支持同一科室?guī)靺^(qū)部分耗材使用智能耗材柜管理。但是要求同一耗材用智能耗材柜管理時(shí)不能在柜外管理。

2.4.2 采購管理 在主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，HRP在創(chuàng)建采購訂單環(huán)節(jié)，支持系統(tǒng)自動(dòng)按科室?guī)靺^(qū)和智能耗材柜品牌拆分訂單，供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)系統(tǒng)按訂單類型生成發(fā)貨單并自動(dòng)區(qū)分打印普通標(biāo)簽和RFID標(biāo)簽。

2.4.3 RFID標(biāo)簽打印 北京協(xié)和醫(yī)院高值醫(yī)用耗材采用的是一物一碼自主標(biāo)簽的管理模式，遵循簡單化原則，在不間斷電源(Uninterrupted Power Supply，UPS)供應(yīng)商平臺(tái)增加RFID標(biāo)簽打印功能，由HRP生成唯一條碼號(hào)并實(shí)現(xiàn)RFID標(biāo)簽打印。通過使用RFID打印機(jī)將唯一條碼號(hào)寫入RFID標(biāo)簽芯片供智能耗材柜識(shí)讀?？梢暬瘮?shù)據(jù)和標(biāo)簽尺寸與普通標(biāo)簽內(nèi)容版面一致，用于1級庫庫管員掃碼入庫和科室用戶掃碼生成醫(yī)囑時(shí)使用。

2.5 智能耗材柜與HRP接口

2.5.1 科室入庫接口 包括收貨入庫和撤銷醫(yī)囑入庫。(1)高值醫(yī)用耗材在1級庫驗(yàn)收入庫后，HRP通過接口將入庫單信息傳給智能耗材柜，科室用戶做入庫操作時(shí)智能耗材柜進(jìn)行耗材與入庫單一致性校驗(yàn)。校驗(yàn)通過后智能耗材柜傳遞收貨入庫信息給HRP，HRP校驗(yàn)入庫單待入庫狀態(tài)，校驗(yàn)通過后系統(tǒng)完成科室2級庫入庫并通知智能耗材柜做入庫。校驗(yàn)不通過則通知智能耗材柜入庫失敗。通過雙方分別校驗(yàn)確保耗材準(zhǔn)確入庫并且避免發(fā)生重復(fù)入庫。(2)HRP收到醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System，HIS)撤銷醫(yī)囑的消息后，系統(tǒng)自動(dòng)完成撤銷醫(yī)囑入庫，同時(shí)推送消息給智能耗材柜，當(dāng)耗材放入智能耗材柜時(shí)，智能耗材柜將成功收到撤銷醫(yī)囑耗材的消息發(fā)給HRP。

2.5.2 拿取和放回接口 護(hù)士從智能耗材柜拿取高值醫(yī)用耗材后智能耗材柜記錄拿取狀態(tài)并將耗材信息傳給HRP，HRP記錄耗材拿取信息。耗材放回智能耗材柜后智能耗材柜判斷為拿取放回，記錄已放回狀態(tài)并通知HRP做已放回記錄。

2.5.3 出庫接口 HRP接收到HIS傳遞的高值醫(yī)用耗材出庫消息，執(zhí)行出庫操作并通知智能耗材柜，智能耗材柜將耗材由拿取狀態(tài)變更為已出庫狀態(tài)。

2.5.4 調(diào)撥接口 包括調(diào)入和調(diào)出。調(diào)入科室?guī)靺^(qū)在HRP發(fā)起高值醫(yī)用耗材調(diào)入申請，創(chuàng)建調(diào)撥單。HRP系統(tǒng)判斷是智能耗材柜耗材時(shí)將調(diào)撥單信息通過接口傳給調(diào)出科室?guī)靺^(qū)的智能耗材柜。護(hù)士從柜中拿取耗材后智能耗材柜將耗材信息傳給HRP，HRP將耗材信息與調(diào)撥單進(jìn)行比對，當(dāng)耗材物資ID一致且數(shù)量小于等于調(diào)撥單數(shù)量時(shí)HRP做調(diào)撥出庫并返回出庫成功消息給智能耗材柜，否則返回調(diào)撥失敗消息。由于HRP沒有設(shè)計(jì)將在庫耗材普通標(biāo)簽轉(zhuǎn)為RFID標(biāo)簽的功能，目前暫不支持普通標(biāo)簽耗材調(diào)入智能耗材柜。

2.5.5 退貨接口 HRP創(chuàng)建高值醫(yī)用耗材退貨單后將退貨單信息通過接口傳給智能耗材柜，庫管員按照智能耗材柜提示的耗材名稱、規(guī)格和標(biāo)簽號(hào)拿取，智能耗材柜校驗(yàn)耗材與退貨單標(biāo)簽號(hào)一致，記錄退貨取出狀態(tài)并通知HRP系統(tǒng)自動(dòng)完成退貨單科室確認(rèn)環(huán)節(jié)。

2.5.6 清點(diǎn)與盤點(diǎn)接口 按照業(yè)務(wù)類型，庫存耗材核對分為實(shí)時(shí)清點(diǎn)和財(cái)務(wù)盤點(diǎn)。實(shí)時(shí)清點(diǎn)時(shí)智能耗材柜發(fā)出清點(diǎn)消息給HRP，HRP將實(shí)時(shí)庫存信息傳給智能耗材柜使用。財(cái)務(wù)智能耗材柜在盤點(diǎn)完成后將盤點(diǎn)結(jié)果傳給HRP，HRP生成財(cái)務(wù)盤點(diǎn)單保存盤點(diǎn)記錄。

3 應(yīng)用成效

3.1 工作效率顯著提高

按管理規(guī)定科室入庫和盤點(diǎn)都要逐一掃碼確認(rèn)，對于高值醫(yī)用耗材庫存量較大的科室耗時(shí)費(fèi)力，掃碼過程中發(fā)生重掃或漏掃則需要重新進(jìn)行。智能耗材柜使用后耗材科室入庫效率、盤點(diǎn)效率大大提高，平均每月節(jié)省30小時(shí)，見表1。

表1 常規(guī)模式與智能耗材柜模式效率對比

3.2 消除實(shí)物管理盲點(diǎn)

常規(guī)模式下HRP對高值醫(yī)用耗材的實(shí)物管理能力有限，只能通過庫存清點(diǎn)才能發(fā)現(xiàn)盈虧。如果醫(yī)生/護(hù)士從科室?guī)靺^(qū)拿取或放入耗材實(shí)物而未進(jìn)行掃描操作，HRP無法追蹤拿取或放入的耗材和人員信息，也無法區(qū)分造成差異的業(yè)務(wù)類型。入庫、出庫、撤銷醫(yī)囑、調(diào)撥、退貨各環(huán)節(jié)操作不規(guī)范均有可能造成實(shí)物差異，以致核查和整改難度很大。智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通應(yīng)用，每個(gè)操作都有記錄，可以快速、及時(shí)跟蹤耗材實(shí)物的動(dòng)向和操作人員、操作時(shí)間，解決了耗材精細(xì)化管理全過程中實(shí)物管理盲點(diǎn)問題。

4 問題與討論

4.1 空間和存儲(chǔ)量局限性

由于智能耗材柜是柜內(nèi)整體掃描，為保證掃描準(zhǔn)確率柜子單體不能過大。同時(shí)考慮到護(hù)士拿取的方便性，進(jìn)深和高度也不能過大，一般是多個(gè)柜體以主附柜方式串聯(lián)使用。另外由于RFID識(shí)讀技術(shù)的局限性，耗材擺放密度不能過大。所以同樣尺寸的柜子，智能耗材柜存放耗材的數(shù)量低于普通物品柜；同樣數(shù)量的耗材使用智能耗材柜所需空間比普通物品柜大。對于空間小、耗材多的科室?guī)靺^(qū)無法使用智能耗材柜。

4.2 投入成本較高

智能耗材柜的產(chǎn)品相對較少、市場價(jià)格偏高。北京協(xié)和醫(yī)院現(xiàn)有110個(gè)高值醫(yī)用耗材科室?guī)靺^(qū)，如廣泛使用投入成本很大。在綜合考量庫存量、日用量、補(bǔ)貨頻率和成本因素后優(yōu)先在消化內(nèi)鏡中心、放射介入室和心內(nèi)科導(dǎo)管室使用智能耗材柜。

4.3 標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

RFID技術(shù)沒有國際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同廠家智能耗材柜使用各自標(biāo)準(zhǔn)，主要表現(xiàn)在無線頻段、通信方式、數(shù)據(jù)格式等方面的不兼容[13]，導(dǎo)致打印機(jī)和標(biāo)簽不能共用，系統(tǒng)開發(fā)復(fù)雜、打印機(jī)成本增加。對此在引進(jìn)不同廠家智能耗材柜時(shí)，在廠家配合下統(tǒng)一了RFID標(biāo)簽和智能耗材柜參數(shù)，實(shí)現(xiàn)RFID標(biāo)簽和RFID打印機(jī)兼容共用。在軟件系統(tǒng)方面制定統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程、功能規(guī)范和接口規(guī)范，要求各廠家按規(guī)范實(shí)施，提高了系統(tǒng)互聯(lián)互通的通用性，節(jié)約了軟件改造成本。

4.4 識(shí)別干擾

智能耗材柜能使用RFID技術(shù)，RFID的識(shí)別干擾問題不可避免，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是當(dāng)RFID標(biāo)簽重疊擺放時(shí)會(huì)相互產(chǎn)生干擾，也影響RFID電子芯片的識(shí)別準(zhǔn)確率，因此在上線時(shí)完成針對性測試，確定高值醫(yī)用耗材擺放規(guī)則并規(guī)范用戶行為。二是智能耗材柜采用全柜掃描方式，掃描功率和柜體屏蔽性會(huì)影響掃描準(zhǔn)確性。在實(shí)施過程中有時(shí)護(hù)士將帶有RFID標(biāo)簽的耗材或耗材包裝放在智能耗材柜旁邊，智能耗材柜掃描時(shí)會(huì)被一并讀識(shí)。當(dāng)調(diào)低掃描功率后出現(xiàn)識(shí)讀不全的問題。針對該問題通過與廠家反復(fù)調(diào)試找到最合適的功率強(qiáng)度。在智能耗材柜的信號(hào)覆蓋范圍內(nèi)不放置帶有RFID標(biāo)簽的耗材或耗材包裝。三是金屬材質(zhì)耗材對智能耗材柜的RFID識(shí)別信號(hào)有較大干擾，嚴(yán)重影響RFID電子芯片識(shí)別準(zhǔn)確率[14]。行業(yè)常見的解決方案是使用抗金屬RFID標(biāo)簽，但此類標(biāo)簽使用成本較高，未使用智能耗材柜管理金屬材質(zhì)耗材。

5 結(jié)語

通過智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通模式的應(yīng)用消除管理盲點(diǎn)，提高高值醫(yī)用耗材精細(xì)化管理效率和質(zhì)量。通過對智能耗材柜和HRP功能以及互聯(lián)互通接口的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化研究與實(shí)踐，構(gòu)建高值醫(yī)用耗材精細(xì)化管理新模式，該模式有較好的適用性和可推廣性。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，將在智能耗材柜與HRP互聯(lián)互通模式基礎(chǔ)上，探索適合精細(xì)化管理要求的智能倉庫應(yīng)用模式。