基于VBA 的教務數(shù)據(jù)平臺研究

夏潔

（安徽黃梅戲藝術職業(yè)學院教務處，安徽安慶 246052）

1 平臺研究的選題依據(jù)

教務部門是高校負責學院教學、科研、管理且涉及多部門的重要職能部門，教職員工日常工作任務重、耗費精力多，在此背景情況下，提高教務管理的效率，運用信息技術的手段來處理日常事務是人心所向、大勢所趨的重要任務。

當前，Excel 表格已廣泛運用于學院各部門的日常事務中，而實際工作人員大多并非計算機專業(yè)，因此在數(shù)據(jù)的填報、文件發(fā)送、存檔過程中，常出現(xiàn)諸如在填寫數(shù)據(jù)表時破壞原始的表格格式、收集整理數(shù)據(jù)表需要花費額外多的時間等問題。針對這一現(xiàn)象，研發(fā)基于VBA 的教務數(shù)據(jù)平臺，可實現(xiàn)教務數(shù)據(jù)表的高質(zhì)量信息管理，提高教務管理的效率，順應信息化和智能化發(fā)展趨勢。

2 平臺研究的目的意義

高職院校教務部門的實際情況，實施基于VBA 的教務數(shù)據(jù)平臺的研究，具有重要的意義：

第一，通過理論開發(fā)和實踐總結(jié)有機結(jié)合，在運用過程中不斷更新、修正，實現(xiàn)可持續(xù)提高。

第二，區(qū)別于原始的手工登記、填報、文件遞交等方式，研究平臺可方便實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存檔、歸納、查找、運用，流程更科學簡便，提高對數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理控制，減少出錯環(huán)節(jié)，提高運行效率。例如，平臺設計數(shù)據(jù)表加鎖后，各部門在填寫數(shù)據(jù)表過程中，就不會更改原始的表格格式。

第三，教務數(shù)據(jù)平臺的運用，為實現(xiàn)其它教務工作的信息化、智能化建設提供借鑒作用，即使是在辦公軟件操作水平有限的情況下，也只需修改相應部門的表格內(nèi)容及名稱，平臺代碼通用，無需調(diào)整。

3 可行性分析

《教務數(shù)據(jù)平臺》是在Windows 操作系統(tǒng)上基于Microsoft Office Excel 2013 開發(fā)的VBA 系統(tǒng)，在這樣的設計環(huán)境下可以保證數(shù)據(jù)的安全、高效、穩(wěn)定，以便順利進行系統(tǒng)開發(fā)。

3.1 經(jīng)濟可行性分析

本系統(tǒng)開發(fā)成本低，但卻擁有相對強大的性能。本系統(tǒng)的主要優(yōu)點有如下幾點：第一，能為使用者提供高效率的教務數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了大量的時間和勞力。第二，本系統(tǒng)是一款功能齊全的教務數(shù)據(jù)平臺，它擁有對教務數(shù)據(jù)表的查看、導入、導出、解鎖、加鎖、格式刷新、數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)合并等許多便攜的管理功能，是一款可以普及的軟件。由此可見，該系統(tǒng)在經(jīng)濟上具有可操作性。

3.2 技術可行性分析

目前我們的社會已經(jīng)成為了一個信息化的社會，人們的生活和生產(chǎn)方式受到信息技術的影響，通過計算機和信息技術我們可以處理很多的業(yè)務和工作，總的來說，計算機的信息管理是當前社會發(fā)展的總體趨勢。本系統(tǒng)的設計開發(fā)利用Microsoft Office Excel 作為開發(fā)平臺，操作簡單易學，容易上手，適用于大中規(guī)模的數(shù)據(jù)量需求。作為系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境，Visual Basic For Application提供完善的指令控制語句、類與對象的支持及豐富的數(shù)據(jù)類型，為開發(fā)滿足客戶要求的高性能系統(tǒng)提供保障，保證了代碼的模塊化要求，而代碼模塊化的提高非常有利于以后對新系統(tǒng)的擴展與修改。因此，開發(fā)一個教務數(shù)據(jù)平臺在技術上是完全可行的。

4 平臺研究的基本構思

教務數(shù)據(jù)平臺包含五項內(nèi)容：數(shù)據(jù)目錄（查看所有教務數(shù)據(jù)表）、數(shù)據(jù)表導入、數(shù)據(jù)表導出、高級操作（數(shù)據(jù)表解鎖、數(shù)據(jù)表加鎖、平臺數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)格式刷新）和操作說明。數(shù)據(jù)表導入實現(xiàn)將多個同類單表中的數(shù)據(jù)合并到一個數(shù)據(jù)表，方便今后采集相關部門的數(shù)據(jù)表。

文中涉及的數(shù)據(jù)表是教務日常用表的一部分，在系統(tǒng)后期維護中還可根據(jù)需要進行添加，目前有日常事務表、教師信息表、學生信息表、教師任課總表、教師課時費表、公開課安排表、期末?？及才疟?、申報項目表、檔案表、教材表、教學設備用具添置一覽表和教學活動經(jīng)費預算表等。

5 數(shù)據(jù)表設計

5.1 數(shù)據(jù)表導出

數(shù)據(jù)表導出是將日常教務數(shù)據(jù)平臺里復選框所選中的數(shù)據(jù)表導出到平臺文件的根目錄下.xlsx 文件，方便用戶進行多種操作，比如打印操作。

5.2 數(shù)據(jù)表導入[1]

數(shù)據(jù)表的導入是將相關部門填好的數(shù)據(jù)表匯總導入到本系統(tǒng)，避免在系統(tǒng)中重復錄入數(shù)據(jù)。

5.3 數(shù)據(jù)表加鎖

由于各部門工作人員并非計算機專業(yè)人士，在錄入數(shù)據(jù)時很容易出現(xiàn)改變原始初表格式的情況，為了避免這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，我們設計了數(shù)據(jù)表加鎖這個功能，固定原始初表的格式，只允許各部門工作人員在數(shù)據(jù)區(qū)域錄入信息。

數(shù)據(jù)表加鎖后，工作人員只能在數(shù)據(jù)區(qū)進行數(shù)據(jù)的輸入，不能對非數(shù)據(jù)區(qū)進行操作；在進行導出數(shù)據(jù)表操作前需要確保數(shù)據(jù)表是在加鎖狀態(tài)（被加鎖的數(shù)據(jù)表在表的左上方有“已加鎖”標識）。

5.4 數(shù)據(jù)格式刷新

統(tǒng)一處理數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的字體、字號和顏色。鑒于Excel 表格的特點，各部門在數(shù)據(jù)表加鎖后錄入數(shù)據(jù)的過程中還是會出現(xiàn)格式不統(tǒng)一現(xiàn)象，所以這一功能也是本系統(tǒng)不可缺少的。

6 系統(tǒng)評價

Excel VBA 程序運用在電子表格方面具有很強的功能，根據(jù)此特點本系統(tǒng)嘗試將Excel VBA應用在安徽黃梅戲藝術職業(yè)學院日常教務數(shù)據(jù)管理的決策中，并通過實際使用說明了其可行性及應用價值。

本系統(tǒng)采用VBA 技術，通過靈活運用VB 代碼進行設計開發(fā)，具有成本低、操作簡單、高效等優(yōu)點。另外，安裝本系統(tǒng)要求的環(huán)境配置非常簡單，無論用戶電腦安裝的是Windows 7 還是更高級的系統(tǒng)，都能夠輕松使用此系統(tǒng)。然而，該系統(tǒng)尚有一些需要繼續(xù)完善的地方，例如主界面的設計、系統(tǒng)功能的應用、安全性以及程序錯誤時的維護等方面，這些都可在后續(xù)的實踐中不斷進行升級與調(diào)試。