高校社保檔案管理工作的邏輯梳理、困境審視與優(yōu)化策略

劉 航，李海英，田光玉

(1.天津中醫(yī)藥大學(xué)，天津 301617；2.天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)，天津 300222)

中國正在快速步入現(xiàn)代化，經(jīng)濟和社會發(fā)展顯著改善，但經(jīng)濟發(fā)展在持續(xù)幾十年的高速增長后，進入了中高速增長的新常態(tài)[1]。社保作為提升社會經(jīng)濟、維持社會穩(wěn)定、增強社會福利的重要組成部分，需要進一步的發(fā)展和完善。當(dāng)前，社保檔案管理工作也面臨著諸多現(xiàn)實挑戰(zhàn)，社保檔案的管理和服務(wù)必須實現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，在政策指導(dǎo)下，如何讓社保檔案管理工作適應(yīng)新常態(tài)，推動社會經(jīng)濟和社會保障的協(xié)調(diào)發(fā)展，構(gòu)建完善的高校社保檔案管理機制已然成為社保檔案管理工作發(fā)展的迫切需求。

本文從機制、理念、隊伍、平臺等方面出發(fā)，梳理當(dāng)前高校社保檔案工作所面臨的現(xiàn)實困境，提出健全政策機制、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強人才管理、優(yōu)化平臺建設(shè)的社保檔案管理工作優(yōu)化策略，以期推動高校社保檔案工作專業(yè)化服務(wù)水平的穩(wěn)步提升和規(guī)范化科學(xué)管理的長效發(fā)展。

一、高校社保檔案管理工作的邏輯梳理

(一)把握社保檔案和高校社保檔案的邏輯關(guān)系

社保檔案是指各級社保經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社保業(yè)務(wù)的過程中，形成的具有保存和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄[2]。高校社保檔案指高校社保工作者在辦理社保業(yè)務(wù)的過程中，所留存能客觀反映高校職工繳納社保的重要憑證，是關(guān)系廣大教職工切身利益的民生檔案，也是社保檔案工作的重要子集。因此，要深刻把握兩者之間的邏輯關(guān)系。

(二)理解高校社保檔案管理工作的內(nèi)蘊特征

新時代高校社保檔案管理工作體現(xiàn)整體性、綜合性和繁雜性的基本特征，對我們理解高校社保檔案管理工作本質(zhì)內(nèi)涵至關(guān)重要。

1.整體性

整體性包含面向?qū)ο蟮娜珕T化、面向過程的程序化、面向結(jié)果的規(guī)范化。面向?qū)ο蟮娜珕T化主要體現(xiàn)在社保檔案是涉及全校教職工的社保，如教師的社?；鶖?shù)、繳納比例、人員增減、養(yǎng)老待遇等方面。面向過程的程序化體現(xiàn)在社保工作者為全體教職工按照合理規(guī)范的社保經(jīng)辦流程和分類明確的檔案管理流程提供社保服務(wù)。面向結(jié)果的規(guī)范化體現(xiàn)在社保工作者利用已有的專業(yè)理論知識、業(yè)務(wù)處理能力和高度的責(zé)任感，切實發(fā)揮好服務(wù)社保窗口作用。

2.綜合性

綜合性主要體現(xiàn)了社保工作者的理論知識儲備能力、業(yè)務(wù)操作處理能力和社保檔案管理能力。在社保業(yè)務(wù)知識儲備方面，社保工作者要準(zhǔn)確及時掌握國家出臺的涉及職工社保政策文件和規(guī)章制度，并以合理規(guī)范的方式傳遞給全體教職工，使職工能夠掌握一定程度的社保政策和常識知識。在業(yè)務(wù)操作處理能力方面，社保工作者要遵循“立德樹人、服務(wù)育人、保障為人”的工作理念，更好、更快、全面做好職工社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)。在社保檔案管理能力方面，要切實落實社保檔案工作“精確記錄、精細管理、精準(zhǔn)落實”的服務(wù)要求，確保每位教職工的利益得以充分保障。

3.繁雜性

繁雜性主要體現(xiàn)了社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)數(shù)量增多、管理流程規(guī)范程度加強、溝通協(xié)調(diào)處理難度加大。在業(yè)務(wù)數(shù)量方面，由于當(dāng)前高校教職工的人員浮動較大，高校社保工作者的業(yè)務(wù)數(shù)量也逐步加大，諸如人員增減、待遇核算、工傷認定等社保業(yè)務(wù)，同時教職工社保檔案數(shù)量也隨之增多。在管理流程方面，一方面要快速準(zhǔn)備好備案名冊、聘用合同、工資審批表等涉及職工社保的基本材料，及時落實職工參保、退休等社保訴求；另一方面，要根據(jù)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)處理流程，進一步完善解決社保檔案管理過程中存在的“疑難雜癥”，諸如經(jīng)辦周期過長、經(jīng)辦手續(xù)復(fù)雜、經(jīng)辦次數(shù)過多等。在溝通協(xié)調(diào)方面，社保檔案管理工作由于涉及面廣、涉及內(nèi)容復(fù)雜、涉及時間間隔等現(xiàn)實性因素，在與學(xué)院/部門教職工進行全面化、多維度、深層次的核實驗證和協(xié)調(diào)溝通方面，都需要社保工作者付出更多的時間和精力，才能更好地做好社保檔案管理工作。

二、高校社保檔案管理工作的困境審視

(一)管理重視程度不夠，管理理念有待增強

制度建設(shè)是高校依法建檔、科學(xué)管檔、有效用檔的重要基石。在社保檔案制度建設(shè)方面，人社部和檔案局頒布《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》等政策文件，天津市以《天津市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》和《天津市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理實施細則(試行)》為服務(wù)指南，以社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理為發(fā)展核心，提升檔案管理建設(shè)和服務(wù)利用水平[3]。但是，在社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦和社保檔案管理過程中，仍存在部分高校對社保檔案工作重視程度不夠，缺乏相應(yīng)的社保檔案管理制度，影響了高校社保檔案的科學(xué)化、規(guī)范化和精細化管理[4]。與此同時，在社保檔案管理者存檔、查檔、用檔過程中，也反映管理工作缺乏完善制度的精準(zhǔn)支持和科學(xué)指導(dǎo)，在一定程度上加大了社保檔案工作的管理難度，降低了社保檔案工作的服務(wù)效率。因此，如何有效落實社保檔案的制度落地執(zhí)行，完善標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)合理的社保檔案管理制度，是當(dāng)前高校社保檔案管理工作的核心所在。

(二)管理隊伍素養(yǎng)不足，管理流程有待完善

隊伍建設(shè)是高校長遠發(fā)展、持續(xù)穩(wěn)定、創(chuàng)新進步的動力源泉。高校社保檔案管理工作人員一方面要認真貫徹落實國家、省市出臺的各項社保檔案方針政策，另一方面也要立足學(xué)校實際情況制定和執(zhí)行符合學(xué)校發(fā)展的管理機制，確保社保檔案工作有章可循、有據(jù)可依、有理可說[5]。因此，需要社保檔案管理人員具備豐富的社保專業(yè)知識、最新的社保檔案政策、扎實的社保經(jīng)辦能力以及樂觀擔(dān)當(dāng)?shù)姆瞰I精神，然而目前熟知社保政策制度、熟悉社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)、熟懂社保檔案管理的復(fù)合型人才少之又少。除此之外，社保檔案管理工作涉及教職工的切身利益，社保檔案人員在與上級主管部門、社保經(jīng)辦部門、學(xué)校部門領(lǐng)導(dǎo)、二級部門學(xué)院以及全校教職工等多方溝通銜接方面，仍存在部分管理人員崗位奉獻服務(wù)精神不夠、崗位專業(yè)技能不扎實、崗位定位意識不清晰的現(xiàn)象。社保檔案管理工作通常需要管理人員直接接觸到參保教職工，社保檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)水平對高校社保檔案工作的開展運行效果、服務(wù)育人質(zhì)量和科學(xué)高效管理的提升來說至關(guān)重要。但是教職工反映管理人員對職工社保檔案工作不夠熟悉、管理流程不夠細致、管理服務(wù)態(tài)度不夠熱情。因此，如何加強高校社保檔案管理團隊建設(shè)、提升社保檔案管理人員崗位專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)、完善社保檔案管理工作流程等問題仍是當(dāng)前高校社保檔案管理工作所面臨的難題。

(三)管理平臺搭建不健全，管理方式有待提升

平臺建設(shè)是高校智能建檔、信息管檔、便捷用檔的重要保證。我們通常熟知的檔案庫房是由專門存檔的檔案室、檔案柜、檔案盒、計算機、打印機、除濕機、消塵機等硬件設(shè)備構(gòu)成，同時也會由專業(yè)的檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)的管理。在社保管理平臺建設(shè)方面，目前高校社保檔案依然屬于人事檔案的一部分，由社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將所辦理的職工社保原件資料歸納整理移交人事檔案管理人員進行保管。因此，在某種程度上缺失了對社保檔案室建設(shè)和社保檔案管理的了解，高校社保檔案的收集、整理、分類、立卷、歸檔、保管、檢索、檢查工作流程也缺乏科學(xué)的管理制度和規(guī)范的操作程序[6]。通常，社保檔案的管理工作是由社保經(jīng)辦人員借助自己熟知的檔案管理經(jīng)驗來進行整理存檔，在社保檔案管理過程中容易出現(xiàn)社保檔案分類不科學(xué)、歸檔不及時、查找不方便、檢查效率低等問題。智能化的時代需要智能化的管理設(shè)備和信息化的管理素養(yǎng)，但是在同一高校人事部門內(nèi)部，存在人事管理系統(tǒng)、勞資管理系統(tǒng)、社保管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)平臺，然而社保檔案管理系統(tǒng)仍是借助傳統(tǒng)的辦公軟件進行管理和維護，且平臺與軟件之間存在不銜接、不同步等現(xiàn)實因素，在一定程度上降低了社保檔案工作的管理效率[7]。因此，如何開發(fā)建設(shè)數(shù)字化和智能化的社保檔案管理系統(tǒng)，強化社保檔案管理模式，著力提高社保檔案管理水平是當(dāng)前高校社保檔案管理工作所面臨的制約因素。

三、高校社保檔案工作的優(yōu)化策略

(一)健全制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理理念

常制不可以待變化，一途不可以應(yīng)無方[8]。制度建設(shè)和完善工作是高校社保檔案管理工作的前提，因此，有必要健全檔案制度標(biāo)準(zhǔn)和創(chuàng)新檔案管理理念。首先，加大對社保檔案管理工作的重視程度。嚴格落實“國家-省-市-學(xué)?！彼奈灰惑w的社保檔案管理機制，立足實際制定符合學(xué)校管理發(fā)展的社保檔案工作的政策文件，樹立正確的社保檔案管理理念。其次，做好社保檔案政策文件的解讀完善。社保檔案工作者一方面要認真貫徹落實國家/省市出臺的方針政策；另一方面要加強與社保機構(gòu)/兄弟院校的溝通協(xié)作，借鑒其規(guī)章制度和工作細則，主動做好本校社保檔案管理文件的修訂完善，確保社保檔案管理成果實現(xiàn)長效動態(tài)管理[9]。最后，構(gòu)建社保檔案工作反饋互評機制。人事處一方面要將管理政策、管理細則等社保檔案要求及時準(zhǔn)確地傳達至全體教職工，同時也要定期采納上級領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院/部門以及部門同事的反饋意見，通過內(nèi)部監(jiān)督與外部反饋做好互聯(lián)互通。

(二)加強人才隊伍管理，提升檔案服務(wù)水平

才者，德之資也；德者，才之帥也[8]。高校社保檔案工作的開展離不開人才隊伍的建設(shè)和服務(wù)水平的提升。首先，成立人事部門領(lǐng)導(dǎo)、社險檔案專員、人事檔案專員和兼職社險檔案專家為一體的社保檔案管理團隊。其次，嚴格落實社保檔案崗位管理責(zé)任，主要負責(zé)人做好社保檔案政策、檔案制度、檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌、規(guī)劃與安排，社險檔案專員根據(jù)經(jīng)辦年限、險種類型、編目要求做好社保檔案的分類、整理、歸檔，人事檔案專員做好社保檔案的立卷、檢索與查檔，兼職社險檔案專家做好社保檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)、評價，確保社保檔案管理的科學(xué)化、精細化和專業(yè)化管理。再次，要做好人員隊伍的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。高校面可通過邀請/聘請社保中心工作人員、檔案專家學(xué)者、兄弟院校等來校指導(dǎo)，也可定期組織社保檔案管理工作者積極參加社保檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案保密管理，學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)[10]。最后，秉承“立德樹人”的發(fā)展理念，強化“一切為了教師、為了教師的一切”的服務(wù)意識，同時也要做好社保檔案管理工作者的激勵獎懲，對具備豐富的理論專業(yè)知識、精湛的崗位業(yè)務(wù)技能、良好的溝通協(xié)調(diào)能力以及積極樂觀的奉獻精神的優(yōu)秀工作者要做好評優(yōu)評先和物質(zhì)獎勵，激發(fā)其內(nèi)在潛能；對行為習(xí)慣表現(xiàn)散漫、崗位技能水平薄弱、服務(wù)態(tài)度不夠熱情的管理人員要做好正確引導(dǎo)和批評教育，幫助其樹立敬畏制度的意識，進而提升檔案管理專業(yè)化服務(wù)水平[11]。

(三)優(yōu)化檔案管理平臺，推進檔案科學(xué)管理

平臺之上是設(shè)備管理，平臺之下是服務(wù)擔(dān)當(dāng)。高校社保檔案管理工作要以“設(shè)備現(xiàn)代化、管理信息化”的服務(wù)理念為基準(zhǔn)，遵循“檔案專業(yè)化、服務(wù)人性化”的工作原則。首先，要做好管理平臺的信息化建設(shè)，包含硬件基礎(chǔ)設(shè)施的搭建保管和軟件管理系統(tǒng)的建設(shè)維護?？衫靡延械娜耸聶n案室或者重新部署新的社保檔案室，購買檔案柜、檔案盒、計算機等設(shè)備材料，同時要建立和完善專門的社保檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)版的職工社保檔案信息及時錄入數(shù)據(jù)庫以實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)辦理檔案實時查詢，為職工參保、辦理退休等社保工作需要提供快捷準(zhǔn)確的社保檔案信息[12]。其次，做好數(shù)據(jù)庫端口的共享關(guān)聯(lián)。加強社保檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)與人事部門內(nèi)部其他系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)庫接口的關(guān)聯(lián)，打破各系統(tǒng)之間的“孤島壁壘”，以此實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和對接，重視社保檔案管理系統(tǒng)的維護。隨著人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，高校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的定期維護成為重中之重。在推進社保檔案規(guī)范管理的同時，要與學(xué)校網(wǎng)信辦、系統(tǒng)開發(fā)平臺等信息化專業(yè)部門做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保密與維護溝通工作，定期進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的清洗合并，以此實現(xiàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的優(yōu)化管理。最后，社保檔案管理工作需要管理人員不斷提升自身學(xué)習(xí)能力，遵循檔案管理的基本規(guī)律，對社保檔案管理過程中存在的“疑難雜癥”要做好記錄和反思總結(jié)，同時也要強化各方聯(lián)動意識，嚴格把關(guān)各個環(huán)節(jié)，確保社保檔案工作向科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[13]。

四、結(jié)語

新時期高校社保檔案管理工作面臨新機遇和新挑戰(zhàn)，立足高校實際情況，既要認識到社保檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，也要敢于直視在制度完善、理念創(chuàng)新、隊伍建設(shè)和平臺優(yōu)化方面還存在的差距，以恒心、信心、決心做好社保檔案工作的規(guī)劃與部署，為打造一流的社保檔案管理高校而奮斗。