干部人事檔案專項審核工作思考

田卓鑫

湖南省吉首市州腫瘤醫(yī)院

干部人事檔案是各級單位人事部門在干部人事管理、黨的組織建設、人才服務等工作中形成的反映干部個人學習工作經(jīng)歷、家庭狀況、社會關系、思想認識、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績、遵紀守法、廉潔自律等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案在干部的培養(yǎng)教育、選拔任用、監(jiān)督管理方面發(fā)揮了重要的基礎性作用[1]。

一、干部人事檔案專項審核工作的必然性和重點性

干部人事檔案是干部管理、使用、提拔的重要信息來源，是干部學習、工作、和組織培養(yǎng)的歷史記錄的重要材料。通過專項審核工作，可以清查人事檔案管理中存在的種種問題[2]。

干部人事檔案是黨員干部以往學習、工作經(jīng)歷書面材料的整理，是在人事工作日程當中最具有基礎性的一項工作[3]。只有把這項最基礎性的工作做到位了，才能保證干部人事檔案的準確和完整，才能精準反映干部實際的自身工作能力，也才會更好地為國家和社會挑選出更多的優(yōu)秀人才。

二、干部人事檔案專項審核工作的特點

1.專項審核工作體現(xiàn)了黨管干部，為黨管檔的高度統(tǒng)一。干部人事檔案專項審核工作是一項重要的政治性任務，是打造良好政治生態(tài)的必然要求[4]。干部人事檔案專項審核工作的成效直接影響著黨組織的公信力及嚴肅性。通過干部人事檔案專項審核工作可從一定程度上認定黨員是否對黨忠誠、是否講誠信、守紀律，講規(guī)矩，是否經(jīng)得起組織考驗。整個審核工作要嚴格遵守《黨政領導干部選拔任用工作條例》《關于加強干部選拔任用工作條例》《關于加強干部選拔任用工作監(jiān)督條例》[5]。

2.保密性，干部人事檔案內(nèi)容的保密性決定了檔案專項審核工作的保密性。檔案專項審核工作審核范圍廣、審核內(nèi)容豐富、審核敏感性高，涉及干部職工的個人隱私信息，這些信息是不便公開的。因此保密性是最基準的，在人事檔案整理過程中信息外泄，嚴重的會威脅單位的安全，造成信息安全事故。

3.真實性，干部人事檔案的工作基準底線就是要真實性。專項審核的首要原則即是去偽存真。目前，相關檔案材料篡改、造假現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，這種風氣嚴重影響了單位的組織管理。

4.完整性，其中在入檔檔案最普通的問題是不完整性。針對這種情況中，應遵循以相關規(guī)定為基準的原則，對符合要求的相關材料“應收盡收，除了常規(guī)普遍性材料外，還應樹立大數(shù)據(jù)的檔案管理理念，拓寬檔案原始材料的收集?！?/p>

三、干部人事檔案專項審核中的主要問題

1.內(nèi)容不完整，材料缺失，前后時間記載不一致。干部人事檔案中主要有十余項材料需歸檔，“不全”“不齊”這兩方面問題比較普遍。干部的“三齡兩歷一身份”工作認定是專項審核的重點內(nèi)容?！叭g”指“年齡、工齡”“黨齡”，即出生日期、參加工作時間、入黨團時間，“兩歷”是指學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷?！耙簧矸荨笔歉刹可矸?。有些是干部在填寫原始檔案時隨意、馬虎，造成信息前后記載不一致[6]?；蚴莻€人記憶不清楚，如填寫出生時間時，陰陽歷不分。以某單位為例，此次共審核人事檔案202份，發(fā)現(xiàn)105份干部人事檔案存在“三齡”信息與組織掌握信息不一致。出生日期的認定要根據(jù)最早最先原則，以最早形成的材料認定研判為出生日期。參加工作的時間認定要根據(jù)應屆畢業(yè)生的如大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表、工人身份的如招工表來認定。入黨時間以黨組織批準的上級黨組織批準入黨的時間，成為預備黨員的時間開始起算。

人事檔案中需要歸檔的材料包括：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷職稱材料、政審材料、黨團材料、獎懲材料、工資任免材料、其他材料等十余種材料。以下幾種材料是經(jīng)常發(fā)生缺失的材料以及后續(xù)如何補齊的措施：

①干部履歷表和干部自傳。作為重要的檔案組成部分之一，涵蓋了干部個人最基本的信息。如個人履歷、家庭成員、主要學習和工作經(jīng)歷等等。在此次專項審核工作中，發(fā)現(xiàn)很多檔案都缺乏這兩個重要材料。原因是單位未及時將《干部履歷表》和《干部自傳》及時歸檔。還有的干部家庭成員信息變更后未及時更新和向檔案管理部門報告，造成信息滯后。有的家庭成員信息不準確或缺乏考證。如缺少工作經(jīng)歷資料可以尋找與單位簽訂的合同，查找社保繳費證明。

②干部人事檔案中最主要的組成部分就是學籍檔案，如報名登記表、學習成績單、在校獎懲材料、畢業(yè)登記表、畢業(yè)證書及授予學位材料等等。最早形成的如高中學籍材料，因為年代比較久遠，很多學校已經(jīng)更名、合并或撤銷，存在查找困難?？梢匀ピ逃值葯C構(gòu)復印學籍檔案表和錄取簡明表。還有一些干部取得新學歷、學位后本人自己保管，沒有及時向檔案部門移交?？芍苯勇?lián)系本人提供新的學歷、學位證書復印件補齊。還有取得新的職業(yè)資格證，重要發(fā)明創(chuàng)造和科研成果等等，也可聯(lián)系本人，完善檔案資料。

③入黨團資料。還有早期的如入團材料，缺少《入團志愿書》等手寫材料。這些材料都屬于早期個人材料，年代久遠，重新尋找、開具證明難度都很大。黨員材料在黨組織培養(yǎng)成熟后，由黨組織移交給檔案部門。一些手寫重要材料《入黨申請書》《轉(zhuǎn)正申請書》，政審材料，入黨積極分子培養(yǎng)考察表，發(fā)展對象考察登記表，預備黨員考察表，沒有及時歸檔、造成遺失或缺損。黨員身份無法核實的，可以去原黨支部查找其入黨時，相關花名冊等佐證資料。

④專技人員的職稱材料。缺少職稱晉升的報名材料、單位聘用材料及新職稱取得后的任免材料。如果缺失，可聯(lián)系以往的職稱審批部門補齊。

⑤年度考核表及獎勵審批表、處分材料。年度考核表存在每年的工作總結(jié)千篇一律，不能全方位展示干部的情況和業(yè)績。

⑥工資異動表。工資的變動時間必須連續(xù)。見習期、試用期、工資轉(zhuǎn)正定級、工資晉級、職稱變動等等重要材料必須有連貫性不能缺失。

2.檔案移交、轉(zhuǎn)遞、借閱手續(xù)不齊全，報送不及時，交接手續(xù)不完整。責任不清晰。該放入檔案的材料根本不移交，該交送歸檔的沒有歸檔[7]。許多單位在辦完進人事、工資手續(xù)時，沒有及時將需要歸檔的文件移交到檔案室，時間一長，造成應歸檔文件的丟失。對已經(jīng)收集進來的材料，不但要妥善保管，嚴格分類裝訂，嚴格遵守查閱、轉(zhuǎn)遞等等環(huán)節(jié)的規(guī)章制度。移交檔案時，要確保有兩個工作人員在場，填寫移交檔案材料表，并簽字蓋章。以下的情況應考慮不予轉(zhuǎn)遞：沒有調(diào)檔函的，個人攜帶檔案的、接收單位不明的。

3.檔案存在涂改。真實性是檔案的價值和生命力所在。每一份檔案必須真實、完整、準確。涂改的現(xiàn)象老、新檔案都存在，主要是數(shù)字、日期或個別漢字的涂改。在專項審核中發(fā)現(xiàn)涂改后，應首先調(diào)查核實，找出涂改原因，并做出相應的鑒定。應意識到檔案里并非所有涂改都是有意造假，大部分都屬于筆誤。要區(qū)分這兩點進行綜合研判。

4.檔案偽造現(xiàn)象。有些干部職工為了個人利益，提升學歷或入伍、提干偽造、涂改，更改年齡，故意把年齡改大或改小。偽造學歷證書甚至偽造職務任免、職稱評定、受獎立功等材料。把個人設打造得更完美。檔案造假，破壞了檔案的真實性，使其失去了原有的憑證價值。社會危害性和負面影響都很大。造假在提拔干部中對其他真實性檔案的干部造成了不公平。

5.檔案材料不規(guī)范。由于年代久遠，檔案出現(xiàn)字跡模糊、紙張破損。書寫不規(guī)范，比如有關的檔案信息沒有按照特定的要求來寫，個人信息的填寫不規(guī)范，用鉛筆或者圓珠筆填寫材料，一些材料沒有公章，或者出現(xiàn)沒有效力的公章。一些材料缺少重要的簽字或者審批程序。一些考察材料沒有落款，或者需要本人簽字的地方?jīng)]有簽字，也沒有領導意見和生成時間等等。某些材料表述缺乏內(nèi)在邏輯性。

四、加強檔案專項審核工作開展的對策

1.加強干部人事檔案科學管理。相關條例已經(jīng)使用了30年，相關規(guī)章制度無法更好地與時俱進，因此會導致跟不上干部管理的需要[8]。建立完善的收集、鑒定、整理、歸檔等相關的管理制度，如檔案登記制度、借閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、歸檔制度。使檔案專項審核工作有制度可依，同時明確分工、責任到人。有效推進干部人事檔案審核工作的進度和質(zhì)量。檔案管理無小事，要確保檔案管理的“鐵門”萬無一失。

2.提高干部個人檔案意識。人事檔案的信息來源于干部本人。由于個人檔案思想的薄弱，造成了檔案的不規(guī)范和不完整不準確。檔案部門要加強宣傳，提高其相關干部人員對自己職工檔案的自我保存概念。使其意識到個人在填寫檔案材料時，必須認真仔細、科學考證、真實可靠、及時移交，積極配合檔案工作，從源頭上保證了檔案的質(zhì)量。

3.以預防為主，嚴把檔案“入口關”。根據(jù)相關條例，規(guī)范檔案相關的環(huán)節(jié)及相關的入檔的流程，從嚴審核，如實登記，及時甄別將入庫檔案信息真實性。如果存在重要時間節(jié)點前后不一致的情況，要經(jīng)過綜合研判，審核和定論。專項審核工作完成后，填寫《干部人事檔案專項審核認定表》《干部專項審核審批表》。檔案中缺少各種材料的及時聯(lián)系本人補齊。專項審核工作完成后直接與相關本人面對面地進行核實，核查沒有任何問題及錯誤之后，方可聯(lián)系相關當事人簽字確認重要信息后歸檔。完善檔案信息內(nèi)容，確保入檔材料的準確性。

4.加強干部人事檔案法規(guī)宣傳教育。各單位要高度重視專項審核方面內(nèi)容。增強干部法紀觀念、規(guī)矩意識，讓依法歸檔觀念深入人心，從嚴查處干部檔案造假問題，從嚴追究干部違法者責任。肅清干部隊伍，創(chuàng)建良好的政治生態(tài)環(huán)境。確保干部人事檔案質(zhì)量，養(yǎng)成“不想造假、不能造假、不敢造假”的風氣。

5.培養(yǎng)一批政治素養(yǎng)過硬、業(yè)務能力強、責任心強、工作細致、作風正派的檔案專項審核人員。檔案專項審核工作業(yè)務性強、工作量大，檔案材料時間跨度大，每個人情況千差萬別。專項審核工作一方面要求對檔案工作十分熟悉，還要接受專門的技術培訓，具備極大地耐心、責任心、細心[9]。審核人員要一頁一頁仔細審核，絕對避免出現(xiàn)審核疏漏。增強責任意識“誰管理、誰把關、誰審核、誰負責?！比绻麢n案出現(xiàn)前后不一致等現(xiàn)象，要有根據(jù)相應政策進行綜合研判的能力。檔案人要明確自身使命，增強工作本領，強化專業(yè)技能，學會運用現(xiàn)代管理意識和手段。重視人才引進，檔案部門可以每年從大中專畢業(yè)生中招考優(yōu)秀檔案專業(yè)人才充實到檔案崗位，為工作補充新鮮血液。

6.加強檔案信息化平臺建設?，F(xiàn)在專項審核工作仍然采取傳統(tǒng)手工方式，依靠檔案管理者到檔案室一本一本翻看厚重的紙質(zhì)檔案。工作效率不高，還沒有統(tǒng)一的檔案人事管理軟件，把紙質(zhì)檔案進行系統(tǒng)化組織。干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化存儲后，能實現(xiàn)大幅度提升干部人事檔案的查閱工作，既高效率又具體精準性。引進信息化技術，在干部人事檔案的信息智能化檢測及分類整合應用方面給予優(yōu)化。建立健全可統(tǒng)一使用的電子檔案歸檔、編目、存儲、服務和接收體系。建立干部人事檔案數(shù)字化，信息庫同步審核、更新維護機制。建立信息化人事檔案信息庫，提高信息利用率。

五、結(jié)語

查閱干部檔案始終是全面、歷史、辯證的考察、了解干部的基本途徑。通過對干部人事檔案進行清理規(guī)范、正本清源、去偽存真，為干部工作提供基本保障。今后的檔案專項審核工作要遵循習近平總書記檔案工作走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化的總體方針，使干部隊伍建設朝著規(guī)范化、公平化、科學化的方向不斷有序發(fā)展。