內(nèi)部控制視角的合同全生命周期管理

齊力

北京垂楊柳醫(yī)院

醫(yī)院屬于是公益性事業(yè)單位，不僅具有政府采購(gòu)的特點(diǎn)，還有政府的資金支持，且經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中政策要求非常嚴(yán)格。在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中，合同除了是最重要的內(nèi)容之外，還作為經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)動(dòng)議和立項(xiàng)論證以及決策、達(dá)成合意的載體。醫(yī)院合同業(yè)務(wù)涵蓋多個(gè)多方面，且合同管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是合同前置流程和發(fā)起與審批、簽訂與蓋章、履約執(zhí)行等，其中合同管理實(shí)施的水平直接影響到醫(yī)院管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。所以從醫(yī)院的角度上來(lái)看，為更好地發(fā)展，應(yīng)高度的重視合同管理，并分事前和事中以及事后進(jìn)行，加強(qiáng)對(duì)合作對(duì)象的選擇，讓其經(jīng)濟(jì)行為變得更加的規(guī)范化，并科學(xué)合理的安排資金，使得資金得到合理的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)運(yùn)行成本就控制，促使醫(yī)院更好運(yùn)行。文本在內(nèi)部控制視角下，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院合同全生命周期管理的研究，并采取有效的措施加大執(zhí)行，進(jìn)而確保醫(yī)院合同全生命周期管理工作順利的實(shí)施。

一、合同全生命周期管理的重要意義

不管是科學(xué)合理地建立合同全生命周期管理體系，還是充分地應(yīng)用管理系統(tǒng)，不僅能不斷地提升風(fēng)險(xiǎn)管控水平，還能促進(jìn)傳統(tǒng)模式的改革，推動(dòng)傳統(tǒng)管理的轉(zhuǎn)變，將信息化和精細(xì)化作為轉(zhuǎn)變的方向，且經(jīng)過(guò)合理配置資源并加以優(yōu)化，一定程度上有助于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)管理，為醫(yī)院創(chuàng)造出更多的價(jià)值，還能促進(jìn)醫(yī)院管理的創(chuàng)新。經(jīng)過(guò)構(gòu)建合同全生命周期管理體系，為醫(yī)院能更好地梳理合同風(fēng)險(xiǎn)管理思路提供幫助，且通過(guò)合同全生命周期管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)作，一定程度上便于更好地整合相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，而且還是以合同為主線，且不僅能實(shí)現(xiàn)全面分析，還能實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，在相應(yīng)節(jié)點(diǎn)上實(shí)現(xiàn)控制點(diǎn)的設(shè)置，進(jìn)而針對(duì)各個(gè)節(jié)點(diǎn)控制要求的合同流轉(zhuǎn)，還能夠更好地控制，并達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)管控的目標(biāo)。通過(guò)合同生命周期管理系統(tǒng)并加以使用，能幫助醫(yī)院在厘清思路的基礎(chǔ)之上，明確好實(shí)施的重點(diǎn)，避免存在過(guò)度消耗資源的現(xiàn)象，且在醫(yī)院進(jìn)行合同管理的過(guò)程中，其把各級(jí)責(zé)任機(jī)制落到實(shí)處這方面，合同全生命周期管理會(huì)成為最主要的載體。

就當(dāng)前的情況來(lái)看，一些醫(yī)院逐步加強(qiáng)信息化建設(shè)，而且在醫(yī)院內(nèi)部管理這方面逐漸地應(yīng)用信息化系統(tǒng)。但信息之間還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，相互之間存在制約，這種情況信息會(huì)發(fā)生孤島。經(jīng)過(guò)合理的應(yīng)用合同全生命周期管理，一定程度上針對(duì)信息孤島這一問(wèn)題能有機(jī)聯(lián)合，進(jìn)而在數(shù)據(jù)這方面實(shí)現(xiàn)共享，還能實(shí)現(xiàn)信息間多維度，達(dá)到相互制約的作用。針對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵點(diǎn)，在注重風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)之上加強(qiáng)相關(guān)制度和要求的制定，并充分地應(yīng)用相關(guān)系統(tǒng)按照制度和要求進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作，不僅能實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控還能達(dá)成目標(biāo)。

二、醫(yī)院合同管理存在的一些問(wèn)題

隨著醫(yī)院行業(yè)不斷發(fā)展，進(jìn)一步擴(kuò)大其規(guī)模，同時(shí)還出現(xiàn)各種類(lèi)型醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，使得對(duì)外簽訂合同變得越來(lái)越多，而且合同變得更具有復(fù)雜性，還增加管理的難度，這種情況很有可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。就當(dāng)前醫(yī)院的情況來(lái)看，即便高度的認(rèn)識(shí)合同管理工作，但在有些方面還存在不足之處，如現(xiàn)有合同管理制度不夠完善、部門(mén)工作流程不規(guī)范等；只加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)條款審核，在審核業(yè)務(wù)這方面重視的程度還不夠；合同由于有著各種各樣的種類(lèi)；文本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)相統(tǒng)一；沒(méi)有加快信息建設(shè)進(jìn)程、管理手段單一化，紙質(zhì)合同以線下形式為主傳遞審批時(shí)間長(zhǎng)，各個(gè)環(huán)節(jié)不僅需要投入大量的成本還需要消耗大量時(shí)間，還無(wú)法做到實(shí)時(shí)跟蹤，合同簽署缺少連貫性，會(huì)議簽署把關(guān)的力度不夠，這種情況不管是合同簽署情況還是執(zhí)行的實(shí)際情況，難以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化掌握；少數(shù)事后補(bǔ)簽合同，如果沒(méi)有約定好很容易存在糾紛的現(xiàn)象。

在逐步加大醫(yī)院行業(yè)監(jiān)管下，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院有時(shí)還存在一些問(wèn)題，且這很有可能出現(xiàn)醫(yī)院利益受損風(fēng)險(xiǎn)事件，尤其是合同不夠完整和不具備簽署權(quán)限以及沒(méi)有履行好合同等問(wèn)題。還有的醫(yī)院合同全過(guò)程管理落實(shí)程度不夠，沒(méi)有聯(lián)系其他環(huán)節(jié)將其全面打通，且不管是會(huì)計(jì)核算付款還是合同執(zhí)行，這兩者關(guān)聯(lián)性不大；合同和資產(chǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)結(jié)合，存在分離的這一情況，設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)工作做得不到位，在這一背景下，雖然能促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)，很有可能增加運(yùn)營(yíng)成本；很容易出現(xiàn)增加的現(xiàn)象；即便對(duì)合同執(zhí)行跟蹤但沒(méi)有實(shí)現(xiàn)實(shí)施跟蹤，且還不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)合同履約情況追溯，會(huì)致使醫(yī)院存在浪費(fèi)的現(xiàn)象。所以在內(nèi)部控制視角下，非常的有必要加強(qiáng)醫(yī)院合同全生命周期管理，并進(jìn)一步的規(guī)范這項(xiàng)管理工作。

三、內(nèi)部控制視角的我院合同全生命周期管理的有效措施

由于合同簽署具有法律效力，所以從醫(yī)院的角度上來(lái)看，非常有必要采取有效的措施對(duì)合同各個(gè)環(huán)節(jié)做好內(nèi)部控制工作，進(jìn)一步提升內(nèi)部控制水平，促使醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有效開(kāi)展。醫(yī)院還應(yīng)意識(shí)到合同管理工作的重要性，并有效地實(shí)施這項(xiàng)工作，將這項(xiàng)工作落到實(shí)處，并把控制目標(biāo)明確下來(lái)，完善合同管理的流程，明確管理最重要的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)合同管理控制方案的制定。對(duì)于合同管理這項(xiàng)工作進(jìn)行分析，所涉及工作環(huán)節(jié)相對(duì)而言比較多，除了有合同前置流程和發(fā)起、審批之外，還有歸檔管理等[1]。醫(yī)院在實(shí)際工作的過(guò)程中，應(yīng)高度地重視風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，并多關(guān)注關(guān)注其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；比如，合同簽訂、對(duì)外合同授權(quán)、合同條款內(nèi)容是否更加的完整等等。所以，醫(yī)院在內(nèi)部控制視角下，為確保合同管理工作的順利的實(shí)施，不僅要明確好主體還需要加強(qiáng)對(duì)多層級(jí)合同治理結(jié)構(gòu)的建立，并在現(xiàn)有的合同管理體系基礎(chǔ)之上，加以優(yōu)化不斷完善，進(jìn)而確保更加的健全[2]。

（一）加強(qiáng)對(duì)合同管理系統(tǒng)研發(fā)，推進(jìn)智慧財(cái)務(wù)建設(shè)

為確保合同管理工作有效的實(shí)施，促進(jìn)管理效率的提高，不僅要摒棄掉以往紙質(zhì)合同線下審核和傳遞模式，我院加快了HRP信息系統(tǒng)合同審核模塊的建設(shè)，不斷提升模塊的功能，對(duì)于醫(yī)院而言在注重合同管理基礎(chǔ)之上，應(yīng)注重標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，并加強(qiáng)對(duì)線上合同管理流程完善優(yōu)化，與此同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理系統(tǒng)研發(fā)[2]。當(dāng)前一眼就能夠看出合同管理系統(tǒng)操作界面上內(nèi)容，還比較簡(jiǎn)單，且從相關(guān)科室的角度上來(lái)看，不管是合同線上的呈報(bào)，還是審核以及用印申請(qǐng)，主要登錄電腦端即可，而且做到隨時(shí)隨地進(jìn)行，不受時(shí)間和地點(diǎn)限制，一定程度上還能不斷地提高合同管理水平。從業(yè)務(wù)承板科室合同呈報(bào)人的角度上來(lái)看，為實(shí)現(xiàn)合同管理，使其能獲得良好管理效果，在實(shí)際管理的過(guò)程中，有必要加強(qiáng)對(duì)合同管理系統(tǒng)的使用，并注重對(duì)該系統(tǒng)的使用，將合同模板尋找到，再選擇各種類(lèi)型，同時(shí)還應(yīng)正確地填寫(xiě)合同的相關(guān)信息，且從某種程度上來(lái)看，提交完合同管理系統(tǒng)能依次的按照審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，這時(shí)對(duì)于業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人而言應(yīng)可進(jìn)行相應(yīng)的審查，而且當(dāng)呈報(bào)人明確后按照合同金額除了要向分管院領(lǐng)導(dǎo)提交之外，還需要交給院長(zhǎng)審批，這樣便于合同呈報(bào)人對(duì)審批進(jìn)度查詢[3]。由于是HRP系統(tǒng)的一部分，我院注重各項(xiàng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互和業(yè)務(wù)協(xié)同，尤其是合同管理系統(tǒng)與招采、全面預(yù)算和資產(chǎn)管理合同等，進(jìn)而在合同執(zhí)行期間，避免產(chǎn)生一定風(fēng)險(xiǎn)。招采系統(tǒng)還非常的重要，其中這主要在中標(biāo)結(jié)果中體現(xiàn)，因?yàn)槟茏詣?dòng)推送給合同管理系統(tǒng)，還有就是全面分析合同管理系統(tǒng)就能夠得到一些重要的信息，之后將其合理的導(dǎo)入在合同表單中，且業(yè)務(wù)承辦科室合同模板合同管理系統(tǒng)也非常的關(guān)鍵，因?yàn)槟茏詣?dòng)生成合同正文。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用，一定程度上能促進(jìn)醫(yī)院資源規(guī)劃平臺(tái)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間聯(lián)動(dòng)，還有這在財(cái)務(wù)系統(tǒng)這方面起著重要的作用，能為其自動(dòng)推動(dòng)收款條件，主要目的就是提醒首付款；付完款后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)把一些信息向相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行反饋，尤其是合同管理系統(tǒng)和資產(chǎn)信息系統(tǒng)，且不管是合同編號(hào)還是付款單號(hào)都應(yīng)注意，應(yīng)做到相對(duì)應(yīng)，進(jìn)而便于對(duì)合同查詢，還能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)跟蹤[4]。

（二）做好事前和事中以及事后控制，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理體系構(gòu)建

合同管理所涉及的環(huán)節(jié)比較多，不僅有合同起草還有審核、訂立、履行和監(jiān)督以及控制以及終止等，但不僅要提高對(duì)前期合同談判以及起草工作的重視，在事中，還應(yīng)全面的審核合同的各項(xiàng)條款，到了后期還應(yīng)加大審核力度，圍繞著合同各項(xiàng)條款全面的實(shí)施。醫(yī)院合同管理必須要將重點(diǎn)環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來(lái)，在資質(zhì)信用這方面，將簽約這一關(guān)合理的把控好，并加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的監(jiān)督，且在具體監(jiān)督時(shí)不僅要按照相應(yīng)的條款，還應(yīng)按照單據(jù)，并加強(qiáng)對(duì)臺(tái)賬形式的應(yīng)用，這樣實(shí)現(xiàn)對(duì)合同日常登記管理，逐步的實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，最重要的一點(diǎn)就是能夠更好地保管編號(hào)存檔[5]。此外，為避免發(fā)生合同經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，使其能更好地防控，對(duì)于醫(yī)院而言在注重合同全過(guò)程管理的基礎(chǔ)之上，有必要從現(xiàn)有的合同全過(guò)程管理制度入手，結(jié)合實(shí)際情況不斷完善加以優(yōu)化，進(jìn)而確保醫(yī)院合同全過(guò)程管理工作順利的實(shí)施，還能提升合同管理水平。對(duì)于醫(yī)院而言，在注重合同歸口管理基礎(chǔ)之上，可把國(guó)有資產(chǎn)辦公室作為其部門(mén)，在以多類(lèi)型經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程為立足點(diǎn)，加以優(yōu)化不斷梳理，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)明確下來(lái)，系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)分析，再把風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)合理明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，牽頭實(shí)現(xiàn)合同管理方案的制定，且不管是合同訂立范圍還是條件都應(yīng)合理確定下來(lái)，還需要明確合同管理部門(mén)崗位職責(zé)，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。與此同時(shí)在注重合同全過(guò)程管理的基礎(chǔ)之上，把內(nèi)部控制方法全面滲透在其中，并注重合同審計(jì)，不斷地提升審計(jì)水平，降低出現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)糾紛的概率，保護(hù)好醫(yī)院的利益。

（三）把合同管理與全面預(yù)算以及收支、采購(gòu)管理結(jié)合在一起

我院一些工作具有綜合性，如采購(gòu)藥品和耗材以及設(shè)備、服務(wù)等工作，且還涉及各項(xiàng)環(huán)節(jié)，不僅有采購(gòu)計(jì)劃還有預(yù)算、供應(yīng)商管理以及招標(biāo)、驗(yàn)收、結(jié)算。合同管理通常所涉及的部門(mén)比較多，其中主要有歸口管理部門(mén)和招標(biāo)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)以及醫(yī)院業(yè)務(wù)承辦科室。而且在合同條款這方面，主要是由業(yè)務(wù)承辦科室充分地利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)出申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照相關(guān)規(guī)定下加以審核并付款。對(duì)于醫(yī)院而言，可加強(qiáng)對(duì)合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用，從合同管理的流程入手將其在信息系統(tǒng)中固化，在線上來(lái)約束業(yè)務(wù)的流程，進(jìn)而不斷地提高合同全過(guò)程管理，使其做到更加標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，做到合同全生命周期管控；還有就是在注重部門(mén)和業(yè)務(wù)協(xié)同管理的基礎(chǔ)之上，加以強(qiáng)化，并按照合同編碼規(guī)則加強(qiáng)對(duì)電子合同文檔的構(gòu)建，從而使其能為各部門(mén)會(huì)審提供便捷，與此同時(shí)，還需要為合同審核過(guò)程可追溯性提供重要的保障。除此之外，在合同簽訂這方面，預(yù)算作為最重要的一個(gè)條件，且經(jīng)濟(jì)合同簽訂和醫(yī)院預(yù)算管理具有一定的聯(lián)系，還具有密切性。所以，我院針對(duì)合同履行和預(yù)算、付款以及固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)嚴(yán)格的依據(jù)合同編號(hào)，在財(cái)務(wù)軟件中構(gòu)建這幾者之間的聯(lián)系。點(diǎn)擊合同編號(hào)能將合同信息調(diào)出來(lái)，而且這對(duì)業(yè)務(wù)承辦科室還能起到督促的作用，督促加強(qiáng)對(duì)合同的執(zhí)行，在結(jié)算款項(xiàng)，以不定期的方式為主對(duì)合同履行的實(shí)際情況進(jìn)行報(bào)告。且針對(duì)各類(lèi)合同執(zhí)行中過(guò)程記錄，匹配監(jiān)控合同關(guān)鍵條款，這樣如果存在偏差的話能做到提醒及時(shí)化[6]。當(dāng)合同履行完之后還應(yīng)加大評(píng)價(jià)力度，圍繞著重要的合同全面的實(shí)施，并把合同履行情況作為績(jī)效考核的一部分，進(jìn)而便于后期管理完善。

（四）按照運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防控的相關(guān)要求，實(shí)施合同分類(lèi)管理

由于經(jīng)濟(jì)合同的種類(lèi)比較多，在把關(guān)合同草案這方面如果只有某個(gè)部門(mén)進(jìn)行顯然力量是不夠的。所以我院應(yīng)按照業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)合同文本統(tǒng)一設(shè)計(jì)，對(duì)于授權(quán)職能管理部門(mén)而言應(yīng)意識(shí)到業(yè)務(wù)范圍合同協(xié)同歸口管理的重要性，并有效的實(shí)施。院長(zhǎng)既要加強(qiáng)公章管理，還應(yīng)進(jìn)行法人簽章管理，并將其管理好，醫(yī)務(wù)部門(mén)應(yīng)提高對(duì)醫(yī)療合作項(xiàng)目合同的重要性，且基建部門(mén)需要實(shí)施工程項(xiàng)目合同管理工作，其中針對(duì)軟件采購(gòu)和維護(hù)合同等由信息部門(mén)負(fù)責(zé)，物業(yè)合同由總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。除此之外，不管是在簽訂醫(yī)院合同還是執(zhí)行期間從某種程度上還離不開(kāi)一些管理部門(mén)流轉(zhuǎn)，所以這就需要各個(gè)部門(mén)之間保持密切聯(lián)系，并積極溝通配合，做到各司其職，而且對(duì)于專(zhuān)門(mén)管理部門(mén)而言還應(yīng)促進(jìn)其協(xié)調(diào)。與此同時(shí)不同類(lèi)型合同內(nèi)涵是不一樣的，這就需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)合同分類(lèi)管理，不斷提高合同管理水平。并結(jié)合各種業(yè)務(wù)類(lèi)型，采取有效的措施建立相應(yīng)的模板，把其在合同管理系統(tǒng)中預(yù)置，進(jìn)而使其能為業(yè)務(wù)部門(mén)的選擇運(yùn)用帶來(lái)便利[7]。同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)做好線上合同管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)于醫(yī)院而言為更好地發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)行，使其更加的規(guī)范化，避免出現(xiàn)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)，在內(nèi)部控制視角下，采取有效的措施加強(qiáng)合同管理，并做好合同管理工作，不斷提高標(biāo)準(zhǔn)化水平。