高校檔案信息化建設(shè)中的問題及對策研究

李紅豆 陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院黨政辦公室

高校檔案是國家檔案的重要組成部分。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，加強(qiáng)對檔案的信息化管理成為不可避免的趨勢。檔案管理自身具有復(fù)雜性和重要性，所以高校應(yīng)給予其高度重視。為了加強(qiáng)我國高校檔案信息化管理工作，提升檔案信息化管理水平及效率，現(xiàn)對高校檔案信息化管理中工作過程存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對策，以期充分實(shí)現(xiàn)信息化管理的價(jià)值。

在2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式施行，其體現(xiàn)了國家治理能力和治理體系現(xiàn)代化的目標(biāo)。高校檔案部門應(yīng)該貫徹實(shí)施新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理方式，致力于促進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化[1]。

目前，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，隨著時代的不斷發(fā)展，儲存的文檔信息需要被快速準(zhǔn)確地找到，因此，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式和方法已經(jīng)不能滿足高校各項(xiàng)工作的要求。檔案管理作為高校的基礎(chǔ)性建設(shè)內(nèi)容，記錄著學(xué)生、教師以及學(xué)校的各種信息，以及學(xué)校發(fā)生的重大且有意義的事情，支撐著高校的教育、科研以及教務(wù)管理等工作，是評價(jià)高校綜合管理水平的重要指標(biāo)。這就要求高校必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行信息化處理，有效解決檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，提升高校綜合發(fā)展水平，推動高校檔案管理體系更加規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

高校檔案信息化的重要性

高校檔案管理信息化建設(shè)是一個緩慢的過程，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。隨著高校工作的系統(tǒng)性深化，檔案管理工作越來越朝著制度化、功能化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。

檔案管理工作的實(shí)效性具有重要作用，主要表現(xiàn)為：第一，為高校建設(shè)智慧校園提供了重要的技術(shù)支持?；ヂ?lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，將高校檔案與高校的教育、管理、生活等有機(jī)融合起來。信息化建設(shè)可以將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為檔案的查詢提供了便利?；诖?，教師可以充分了解學(xué)生的情況，這有利于各項(xiàng)工作的開展，從而提高工作效率和教育質(zhì)量，推動大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校智慧校園建設(shè)。第二，有利于培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)代高校檔案信息化對管理人員的能力提出了較高要求，需要管理人員不斷學(xué)習(xí)，提高自己的技術(shù)和能力，更好地將自己的專業(yè)與信息化技術(shù)融合，以適應(yīng)高校檔案管理工作，從而助力高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才，創(chuàng)造更大的價(jià)值[2]。第三，為檔案的調(diào)取提供了便利，減輕了工作人員的壓力。由于重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生，許多學(xué)生無法去學(xué)校，所以檔案收取、審核等工作都在線上進(jìn)行。信息化管理提高了辦事效率，也提高了檔案的利用率，能夠幫助管理人員在短時間內(nèi)獲得各項(xiàng)信息，使各個院系之間的聯(lián)系更加緊密，實(shí)現(xiàn)信息共享。第四，高校檔案信息化有利于拓展新的服務(wù)領(lǐng)域，滿足檔案管理工作的拓展需求。隨著高校人數(shù)不斷增加，檔案材料的數(shù)量也迅速增加，而檔案信息化建設(shè)能實(shí)現(xiàn)對檔案的有效分類、整合，從而極大地提高檔案管理工作水平，為不同地區(qū)的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他兄弟院校提供服務(wù)，進(jìn)而在一定程度上提高檔案資料的利用率，使檔案的安全性得到保障，更加符合現(xiàn)代化高校管理發(fā)展的要求。

高校檔案信息化管理中存在的問題

缺乏檔案信息化專業(yè)管理人員

目前高校檔案部門專業(yè)人員短缺是一個普遍性問題，檔案管理的人員學(xué)歷普遍為本科，且檔案學(xué)專業(yè)人員較少，相當(dāng)一部分高校為了節(jié)約成本，其檔案管理人員是兼職人員，經(jīng)過一段時間的培訓(xùn)后，可能又會從事其他工作。這不利于專業(yè)化人員隊(duì)伍的建設(shè)，也難以組建高效率的團(tuán)隊(duì)。在信息化管理時代，新媒體產(chǎn)生的信息多種多樣且分布廣泛，這對檔案部門而言也是一個挑戰(zhàn)。由于管理人員大多不是計(jì)算機(jī)專業(yè)，所以不能很好地適應(yīng)檔案信息化管理工作。根據(jù)調(diào)查，全國每年檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生都很少，而且高校門檻較高，招聘人員少，高校又不重視檔案管理人員的職能，使得從業(yè)人員不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，導(dǎo)致人員流失，檔案部門專業(yè)人員缺乏。參加專業(yè)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升信息化管理能力的重要途徑，但是大部分檔案管理工作人員學(xué)習(xí)主動性低，他們很少主動參加培訓(xùn)活動，一般只有受到強(qiáng)制要求才會去參加。另外，培訓(xùn)活動形式一般是以講座為主，較為單一，內(nèi)容也大同小異，所以大多數(shù)人都選擇不去，導(dǎo)致有些檔案信息化管理人員素養(yǎng)較低，面對不常見的問題時很難及時應(yīng)對，阻礙了信息化管理的進(jìn)程。

高校檔案信息化建設(shè)水平較低

規(guī)范有序的管理體系是確保高校檔案管理信息化有效運(yùn)行的重要保障，但是目前，高校檔案信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。一部分高校對信息化建設(shè)不夠重視，無法系統(tǒng)性地整合檔案信息資源，難以與高校其他系統(tǒng)建立聯(lián)系，對教務(wù)信息、檔案信息、人事信息等檔案資料的管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，無法實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效利用，只能自建自用，“信息孤島”問題嚴(yán)重。另外，一些高校信息化建設(shè)尚處于初步探索階段，發(fā)展滯后，功能流于表面，只涵蓋簡單的保管和查詢服務(wù)，無法為學(xué)生和教師提供多元化的信息服務(wù)，服務(wù)效率也有待提高。有些高校檔案管理部門局限于OA系統(tǒng)，其雖然意識到了系統(tǒng)的重要性，但是由于升級成本高、難度大，還在探索當(dāng)中；也有些高校檔案管理部門沒有引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)和設(shè)備，存在安全隱患，容易發(fā)生信息泄露、被黑客攻擊、被篡改信息等問題，從而影響檔案管理效率；還有些高校由于缺乏頂層設(shè)計(jì)，缺乏對信息化系統(tǒng)的系統(tǒng)性對接，也沒有考慮到后續(xù)數(shù)據(jù)的兼容問題，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)不是一個開發(fā)商，導(dǎo)致電子文件不能在線歸檔，背離了文檔管理一體化目標(biāo)。

檔案信息化建設(shè)安全問題突出

大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，對高校的檔案信息安全提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊成為信息化建設(shè)進(jìn)程中的阻礙，一旦出現(xiàn)危險(xiǎn)操作或者操作失誤，高校檔案就會面臨外部網(wǎng)絡(luò)的威脅。高校檔案涉及教師、學(xué)生以及學(xué)校其他工作人員的各種信息，是高等院校的機(jī)密，一旦泄露，會給教師和學(xué)生帶來極大的影響，影響其正常生活，甚至還會阻礙高校的建設(shè)與發(fā)展。

根據(jù)調(diào)研，目前高校普遍面對的信息安全問題主要包括病毒、木馬、數(shù)據(jù)泄露和損壞、系統(tǒng)不穩(wěn)定、硬件損壞以及人為篡改等，應(yīng)對措施主要包括權(quán)限管理和自帶的防火墻，防護(hù)程度相對較低，對問題也缺乏針對性的解決辦法，而且由于信息自身具有復(fù)雜性和多樣性，以上措施不一定能保障數(shù)據(jù)和信息傳輸?shù)陌踩?。高校檔案管理部門未開展專門的信息安全教育活動，導(dǎo)致檔案工作人員缺乏安全意識，也可能會導(dǎo)致信息的流失。

檔案信息化缺少制度規(guī)范

要做好高校檔案信息化管理工作，就要完善檔案管理制度，從而確保檔案信息化建設(shè)工作水平的提升。檔案信息化建設(shè)是一個龐大的工程，涉及的問題種類多、范圍廣，且沒有一個統(tǒng)一的模板。而且有些檔案信息不夠準(zhǔn)確，各類檔案信息較為混亂，沒有進(jìn)行科學(xué)的歸納，這些問題也給檔案信息化建設(shè)增加了難度。

目前，我國的檔案管理缺乏相應(yīng)的法律和制度約束，沒有相應(yīng)的法律政策規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息化沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以參考，大量檔案信息無法得到妥善保管；有時管理不善導(dǎo)致信息流失，也因?yàn)闆]有法律規(guī)范，無法對其進(jìn)行處理；另外，由于管理制度不夠完善，無法對高校的信息化建設(shè)水平進(jìn)行評估，但是如果不能及時糾正工作中存在的問題，可能會對高校造成負(fù)面影響。新修訂的《中華人民共和國檔案法》是開展檔案信息化建設(shè)的依據(jù)，高校檔案管理部門可以根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展情況，及時調(diào)整信息化管理制度，制定具有自身特色的規(guī)章制度，在此過程中，可以參考其他部門的制度規(guī)范，以免發(fā)生沖突。

高校檔案管理信息化的有效策略

建設(shè)高素質(zhì)檔案信息化管理人才隊(duì)伍

當(dāng)下，高校應(yīng)當(dāng)重視信息化平臺建設(shè)，而檔案信息化管理需要人才和技術(shù)的配合，因此，高校應(yīng)以計(jì)算機(jī)專業(yè)和檔案專業(yè)的人才為基礎(chǔ)，以培養(yǎng)復(fù)合型人才為任務(wù)，有針對性地培養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍。建立健全檔案管理人員招考標(biāo)準(zhǔn)，提升專業(yè)、學(xué)歷等要求，招聘具有檔案、信息技術(shù)背景，有良好的政治、心理、身體素質(zhì)，以及檔案從業(yè)證書的人員作為檔案管理人員。高校還應(yīng)建立健全激勵機(jī)制，獎勵為主，懲罰為輔，定期對檔案部門的工作人員進(jìn)行評估考核，以適當(dāng)增加競爭氛圍，調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)工作人員的潛能及創(chuàng)造力，促進(jìn)其不斷學(xué)習(xí)，提升專業(yè)能力；有目的、有計(jì)劃地開展繼續(xù)教育工作，以檔案管理工作人員喜聞樂見的進(jìn)修方式開展培訓(xùn)活動，活動內(nèi)容不但要有豐富的信息化管理內(nèi)容，還應(yīng)包括職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)、心理健康培訓(xùn)等；組織開展研討會，創(chuàng)造具有本校特色的新型管理模式，加速信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。

加強(qiáng)檔案信息化服務(wù)平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享

高校檔案部門需要加大資金投入，加大對信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，為信息化服務(wù)平臺建設(shè)提供保障；要緊跟互聯(lián)網(wǎng)的步伐，創(chuàng)建檔案信息數(shù)字化平臺，將高校人員信息和數(shù)據(jù)平臺有效結(jié)合起來，以更好地彰顯檔案部門的互動性和服務(wù)性；對各個院系部門整理收集起來的資料進(jìn)行整理分類，以方便其直接利用，避免重復(fù)建設(shè)。高校檔案部門可以與學(xué)校的互聯(lián)網(wǎng)中心相互配合，將檔案收集工作分布到智慧校園系統(tǒng)，從而擴(kuò)展到學(xué)校整個信息系統(tǒng)中，并進(jìn)行一體化連接；將檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相整合，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換與共享；將檔案信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對接起來，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)與各院系部門之間的聯(lián)系，最大限度地對信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享；同時還應(yīng)注意對檔案信息的監(jiān)管，確保信息的安全性。創(chuàng)建共享體系可以方便大眾查詢、獲取自己想要的信息，讓管理工作變得簡單易上手，從而提升檔案管理工作的效率。例如，某大學(xué)根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)，創(chuàng)建了一套WEB系統(tǒng)，對學(xué)校檔案進(jìn)行管理，其可以實(shí)現(xiàn)對教師、學(xué)生以及其他工作人員檔案的管理，從而更好地促進(jìn)信息化檔案管理。

加強(qiáng)檔案信息化安全體系建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展推動了檔案管理水平的進(jìn)步。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案不同，將檔案信息儲存在電子系統(tǒng)中，容易遭到木馬、病毒及黑客等的攻擊，因此，要創(chuàng)建一個安全壁壘，以保證檔案信息資源的安全。

首先，高校檔案管理人員要及時更新信息管理設(shè)備，安排專業(yè)人員定期維護(hù)電子系統(tǒng)，解決其存在的問題，防止系統(tǒng)老化；還應(yīng)科學(xué)運(yùn)用防火墻系統(tǒng)與各種防毒軟件，防止病毒侵入，對數(shù)據(jù)信息造成影響和威脅。

其次，培養(yǎng)檔案管理工作人員的安全意識，提高其辨別病毒的能力，制定嚴(yán)格的信息保密制度，并嚴(yán)格要求工作人員按照各項(xiàng)規(guī)范進(jìn)行操作，嚴(yán)禁工作人員私自訪問危險(xiǎn)網(wǎng)站，避免病毒侵入。

再次，可以引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，如人臉識別或指紋識別等，防范冒充行為。學(xué)校檔案信息管理與計(jì)算機(jī)密不可分，所以應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)權(quán)限管理，禁止無關(guān)人員訪問數(shù)據(jù)，以免篡改信息，破壞檔案信息的真實(shí)性。

最后，可以引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，用以保護(hù)檔案信息安全。這一技術(shù)可以使檔案信息的變化有跡可循，從而防止檔案信息泄露，確保信息的安全性和真實(shí)性。

強(qiáng)化規(guī)章制度保障，規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一的檔案信息化規(guī)范制度至關(guān)重要。面對如今內(nèi)容復(fù)雜、多樣化的信息，統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)能夠?yàn)楣芾碚哒蠑?shù)據(jù)提供極大便利。

俗話說：“不以規(guī)矩，不能成方圓。”任何事情都需要建立標(biāo)準(zhǔn)。首先，要建立一套詳細(xì)的操作流程及標(biāo)準(zhǔn)。管理人員要規(guī)范錄入相關(guān)信息，分類整合高校教師、學(xué)生以及后勤人員的檔案信息，確保資料記錄清晰準(zhǔn)確，保管期限明確，同時要按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行有效管理，保證數(shù)據(jù)信息類別劃分的合理性，各個部門還要各司其職，目標(biāo)明確，以確保各個環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。其次，應(yīng)將建立規(guī)章制度納入學(xué)校的整體規(guī)劃當(dāng)中，推動信息化建設(shè)與其他工作共同發(fā)展。高校檔案信息是不斷變化的，因此管理人員要及時準(zhǔn)確地記錄相關(guān)問題，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析總結(jié)，不斷完善制度建設(shè)，在這一過程中可以借鑒國外或國內(nèi)各學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化且與高校實(shí)際情況相符的數(shù)據(jù)庫，從而提升高校管理效率，為檔案信息化建設(shè)提供保障[3]。

高校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今大數(shù)據(jù)環(huán)境下的必然趨勢，也是高校不斷發(fā)展的必然要求。它是一個漫長且艱難的過程，是一項(xiàng)需要將管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)相融合的工作，也是需要各高校投入大量資金和心血的項(xiàng)目[4]。在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)正視問題和困難，不斷完善自身，并科學(xué)合理、循序漸進(jìn)地對檔案信息進(jìn)行分類整理；重視信息化管理工作，從人才培養(yǎng)、制度規(guī)范、信息服務(wù)平臺和安全體系建設(shè)入手，提升檔案信息的利用率；利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，創(chuàng)新發(fā)展方式，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。