高校提高檔案資源開發(fā)利用的研究

周茜茜 泰州學(xué)院

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國教育行業(yè)迎來了全新的發(fā)展形勢(shì)。高校檔案作為高校教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)與教育有關(guān)的活動(dòng)的記錄，其數(shù)量不斷增加。高校檔案資源得到了學(xué)者和高校師生的廣泛重視，人們可以利用高校檔案資源實(shí)現(xiàn)對(duì)高校的全面了解，促進(jìn)高校可持續(xù)健康發(fā)展。高校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任，樹立良好的檔案意識(shí)，通過不斷學(xué)習(xí)，提升自身的檔案管理水平與管理能力，保證自身的工作方式可以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展并不斷優(yōu)化，進(jìn)而保證高校檔案資源開發(fā)利用的精準(zhǔn)性，使檔案具有較高的利用價(jià)值，為教職工以及學(xué)生提供良好的檔案利用服務(wù)。現(xiàn)將高校檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)高校自身建設(shè)與發(fā)展的重要意義作為著手點(diǎn)，分析檔案資源利用的有效策略，賦能高校高質(zhì)量發(fā)展。

高校檔案作為一個(gè)將高校黨政管理、教學(xué)、科研、基礎(chǔ)建設(shè)、出版、儀器設(shè)備、外事等內(nèi)容整理與歸納到一起的信息儲(chǔ)存形式，對(duì)高校的發(fā)展有著重要作用。為了使高?？梢耘c時(shí)代接軌，首先應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案工作形式，并且不斷開發(fā)檔案資源的價(jià)值，開展檔案資源建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)這樣的發(fā)展目標(biāo)，高校應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，充分認(rèn)識(shí)高校檔案資源建設(shè)的重要性，把檔案的高效利用作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，更好地為學(xué)校提供服務(wù)。

檔案的建設(shè)工作并不是簡(jiǎn)單地收集整理資料，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從高校領(lǐng)導(dǎo)出發(fā)，提升檔案工作地位，實(shí)現(xiàn)檔案工作與高校科研工作的共同發(fā)展，進(jìn)而保證檔案工作取得良好的成果，為高校持續(xù)、健康發(fā)展保駕護(hù)航。

高校檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的價(jià)值與意義

高校檔案最重要的價(jià)值就是可以為高校領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中提供真實(shí)、可靠的參考依據(jù)。高校檔案工作不單是一項(xiàng)管理工作，同時(shí)也是服務(wù)性的專業(yè)技術(shù)工作。其不但能夠服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)工作，還可以在學(xué)校各個(gè)管理部門開展工作以及舉辦活動(dòng)時(shí)提供一定的服務(wù)。高校檔案可以充分彰顯學(xué)校文化、辦學(xué)成果以及對(duì)應(yīng)的教學(xué)技能等方面的內(nèi)容，這些資料都具有憑證性、權(quán)威性、借鑒性的特點(diǎn)。高校各部門的教學(xué)與科研工作、管理工作以及社會(huì)活動(dòng)，都離不開高校檔案信息的傳播與利用[1]。

從檔案的使用情況看，當(dāng)前高校檔案的利用局限于少數(shù)管理層領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的檔案工作人員，而產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因在于許多人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度較低，沒有意識(shí)到檔案深層次開發(fā)的重要性。高校檔案部門應(yīng)進(jìn)一步創(chuàng)新自身的管理手段，提升管理水平，不斷挖掘高校中的檔案資源，不只局限于教學(xué)檔案、學(xué)生檔案以及會(huì)計(jì)檔案等，還應(yīng)該通過有效的整合與管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，進(jìn)而形成有參考價(jià)值的檔案，增強(qiáng)檔案的專業(yè)性，促進(jìn)高校建設(shè)資源的整合與優(yōu)化，提升高校檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化利用，將其作為推進(jìn)高校發(fā)展的重要數(shù)據(jù)依據(jù)[2]。

近年來，高校對(duì)檔案管理的重視程度不斷加強(qiáng)，但在實(shí)際管理過程中，高校的工作重點(diǎn)始終放在檔案管理上，但卻沒有將檔案管理工作真正融入高校的管理活動(dòng)中，這也導(dǎo)致高校的檔案工作無法向更高層次發(fā)展。本文將從高校領(lǐng)導(dǎo)、高校二級(jí)單位和檔案工作人員等角度分析高校檔案的開發(fā)利用，希望能夠?yàn)楦咝５臋n案工作提供一些淺薄的意見。

高校檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的現(xiàn)狀分析

高校檔案管理意識(shí)不足，手段落后

眾所周知，檔案意識(shí)不足是阻礙檔案管理工作順利開展的重要原因之一。高校檔案資源開發(fā)利用的狀態(tài)并不理想，其主要原因在于高校并沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)高校未來發(fā)展的重要作用，沒有提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)管理人員沒有承擔(dān)起自身的責(zé)任。高校往往更加注重教學(xué)方面的研究，認(rèn)為檔案資源開發(fā)利用工作不需要投入過多的精力，按部就班地進(jìn)行下去即可，只需要檔案工作人員對(duì)文書資料進(jìn)行歸納與整理。但是，在社會(huì)高速發(fā)展的背景下，高校各檔案的應(yīng)用已經(jīng)變得普及化，關(guān)系著高校未來的發(fā)展。所以高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，引導(dǎo)高校教職工和學(xué)生順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生全新的認(rèn)識(shí)。要明白，檔案工作并不僅僅是檔案工作人員的事情，也是教師、學(xué)生以及各部門工作人員的事，不能認(rèn)為檔案管理工作只是一個(gè)輔助性的手段，這樣檔案將無法彰顯自身所具有的利用價(jià)值[3]。

當(dāng)前高校的改革發(fā)展對(duì)各類檔案的需求越來越多，直接加大了高校檔案管理工作的難度。如果檔案管理工作任務(wù)沒有得到合理分配，就無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效歸納，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查找資料不知道找哪個(gè)部門的情況，這樣也會(huì)導(dǎo)致教學(xué)科研工作或者學(xué)生管理工作無法順利開展，從某種意義上來講，這對(duì)學(xué)校的整體發(fā)展帶來了一定的消極影響。另外，高校在檔案管理工作中缺少對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用，沒有及時(shí)采用先進(jìn)的管理模式，限制了高校檔案管理工作效率的提升，導(dǎo)致高校日常檔案管理工作效率與質(zhì)量無法達(dá)到理想狀態(tài)[4]。

高校檔案管理制度有待完善

當(dāng)前高校檔案資源開發(fā)利用中存在許多有待優(yōu)化的問題，主要是因?yàn)楦咝?nèi)部檔案資源類型較多、數(shù)量較大，增加了整體工作難度，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間才能保證資源的有效整合與開發(fā)。并且在實(shí)際工作中沒有可以依照的具體工作制度，缺少秩序性，導(dǎo)致教職工無法進(jìn)行密切的配合與協(xié)作，降低了整體工作質(zhì)量與效率。如果檔案工作一直處在這樣的狀態(tài)下，將直接限制高校的發(fā)展。目前的這種管理方式存在許多不足，會(huì)給高校帶來多方面損失。例如在二級(jí)學(xué)院經(jīng)常有人查找對(duì)應(yīng)檔案，但是二級(jí)學(xué)院并未配備檔案負(fù)責(zé)人，因?yàn)楣ぷ鳠┈?，相關(guān)教務(wù)人員也未對(duì)檔案借閱信息進(jìn)行記錄，導(dǎo)致在后續(xù)索要過程中由于沒有留下使用者信息，而無法找到未歸還資料的使用者。這種情況在二級(jí)學(xué)院比較常見，長(zhǎng)此以往必然導(dǎo)致高校檔案資源受到一定的損耗，從而限制高校整體的發(fā)展[5]。根據(jù)這一現(xiàn)狀進(jìn)行深入的分析，可以將其原因歸為高校檔案管理制度的缺乏。

高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

從當(dāng)前高校人員配備來看，很多高校中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，特別是在二級(jí)學(xué)院更加明顯，很多管理人員沒有檔案工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案的科學(xué)整理與分類，導(dǎo)致檔案資源建設(shè)工作效率過低，使高校的檔案不能充分發(fā)揮出自身所具有的價(jià)值，無法為高校的教職工提供良好服務(wù)。工作人員在實(shí)際檔案工作中沒有嚴(yán)格規(guī)范自身的行為，履行自身的職責(zé)，這將無法保證檔案開發(fā)與利用工作的順利開展[6]。即使有科學(xué)的管理制度，但若無專業(yè)檔案人員將其落實(shí)于實(shí)際工作中，仍無法推動(dòng)檔案工作順利開展。

高校檔案開發(fā)利用率過低

在當(dāng)前高校檔案工作中，一個(gè)有待改善的關(guān)鍵問題就是檔案利用率過低。大量檔案還處于“睡眠”狀態(tài)，沒有得到人們的廣泛利用，導(dǎo)致檔案失去了其自身價(jià)值。這與高校檔案管理人員的工作形式有直接關(guān)系，因?yàn)闄n案的利用基本都是利用被動(dòng)“坐等”的服務(wù)形式，查詢手段比較單一，無法實(shí)現(xiàn)檔案利用信息的及時(shí)反饋，導(dǎo)致目前高校檔案資源的利用率過低。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到高校檔案工作的核心，即不斷挖掘高校檔案工作的規(guī)律，形成科學(xué)合理的檔案資源體系，充分提升檔案的利用率，使其能夠?yàn)楦咝９ぷ鞯拈_展貢獻(xiàn)一份力量。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展社會(huì)大環(huán)境下，高校檔案工作應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的工作方式以及工作理念，秉承以服務(wù)為主的工作原則，利用技術(shù)抓住檔案利用的特點(diǎn)及規(guī)律，不斷地深入探索與研究，進(jìn)而開創(chuàng)出高校檔案服務(wù)的全新格局，為高校教學(xué)科研工作以及師生提供更好、更全面的服務(wù)[7]。

高校檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的有效策略

從多方面提升高校全員檔案意識(shí)

為了使高校檔案工作取得良好的成果，高校應(yīng)當(dāng)樹立全局意識(shí)，強(qiáng)化高校全體教職工及學(xué)生的檔案管理意識(shí)。首先，高校分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)做好檔案宣傳工作，檔案專業(yè)人員應(yīng)定期開展宣講活動(dòng)并積極指導(dǎo)二級(jí)學(xué)院的檔案工作。其次，可以與其他院校進(jìn)行合作交流，不斷學(xué)習(xí)與借鑒其他高校優(yōu)秀的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)合作共贏。比如，開展校校合作，加強(qiáng)高校間檔案資源的有效利用，形成高校檔案的互通互流，共同推進(jìn)我國高等教育的發(fā)展。再次，檔案工作人員也應(yīng)當(dāng)有自己的想法與工作見解，開拓全新的檔案工作思路，結(jié)合自己的工作體會(huì)，分析高校未來在檔案工作中需要加強(qiáng)的地方，保證問題得到有效解決，從而取得良好的工作成果。最后，高校領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況來分析，積極轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度分析目前檔案管理工作的重點(diǎn)，不斷提升對(duì)檔案管理人員的要求，對(duì)高校現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行明確的分類、編排與整合，通過制定相關(guān)的執(zhí)行準(zhǔn)則，保證高校檔案資源管理的合理化[8]。高?，F(xiàn)階段要著力提升學(xué)生以及教職工的檔案意識(shí)，推動(dòng)檔案意識(shí)深入人心，要讓他們明白其不僅僅是檔案的利用者，也是檔案的生產(chǎn)者和收集者。

自上而下地完善檔案管理制度

除了一般的制度章程，檔案的建設(shè)還可以納入單位的績(jī)效考核，推進(jìn)檔案工作責(zé)任制，除此之外還可以考慮建立工作獎(jiǎng)懲機(jī)制和人員晉升機(jī)制，促使高校檔案管理人員提升工作意識(shí)以及競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不斷挖掘與開發(fā)高校檔案資源，開展資源建設(shè)。在晉升機(jī)制中，秉承“能者上，不能者下”的基本原則，進(jìn)而保證高校內(nèi)部人力資源的有效配置。另外，還可以建立嚴(yán)格的培訓(xùn)機(jī)制，組織檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)與掌握相關(guān)技能，以提升自身的工作水平。只有將技能與素質(zhì)完美地融合起來，才能保證檔案管理人員可以成為為高校發(fā)展提供幫助的綜合性高素質(zhì)人才。同時(shí)還需要引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將檔案管理與辦公自動(dòng)化進(jìn)行同步建設(shè)，實(shí)現(xiàn)制度與效用的同步。

制度的作用取決于落實(shí)，因此各二級(jí)學(xué)院和其他相關(guān)單位在大框架下還需要建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)自上而下的科學(xué)管理。高校要秉承可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，不斷創(chuàng)新與開拓制度的內(nèi)容，伴隨時(shí)代的發(fā)展變化，對(duì)制度進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，保障制度始終具有合理性與科學(xué)性[9]?？茖W(xué)的管理制度可以激發(fā)高校發(fā)展的內(nèi)生動(dòng)力，可以凝練典型經(jīng)驗(yàn)，打造管理“品牌”。

通過有效手段提升高校檔案利用率

目前，許多高校建立了檔案網(wǎng)站，期望通過計(jì)算機(jī)檢索的形式來提升檔案的利用率。但很多時(shí)候檔案網(wǎng)站形同虛設(shè)，內(nèi)容單一，訪問量極低。因此，要加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)，把建設(shè)數(shù)字檔案作為未來的工作目標(biāo)，在提高檔案利用率的同時(shí)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。除利用技術(shù)之外，高校的檔案管理工作人員也需要通過自身的努力，為高校教職工提供全面良好的服務(wù)，提升檔案利用率，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案資源系統(tǒng)的建設(shè)，保證檔案資源的高效利用。有人誤以為評(píng)判檔案利用工作的標(biāo)準(zhǔn)是檔案利用者的數(shù)量，其實(shí)檔案利用工作的優(yōu)劣并不在于是否有大量的利用者涌入檔案機(jī)構(gòu)查詢檔案，而是檔案機(jī)構(gòu)為檔案利用者所提供的檔案資料是否準(zhǔn)確及時(shí)，能否有效解決檔案查詢者所面臨的問題[10]。

綜上所述，為了使高校提升檔案的開發(fā)與利用率，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要建立科學(xué)合理的檔案管理制度，這不僅僅是對(duì)高校提出的要求，也是高校二級(jí)單位以及各部門的分內(nèi)之事。在以往的工作中，高校的檔案管理人員沒有完全肩負(fù)起自身在工作中應(yīng)盡的職責(zé)，限制了高校檔案開發(fā)利用工作的開展，這也會(huì)在一定程度上阻礙高校的健康發(fā)展。為了轉(zhuǎn)變這樣的工作狀態(tài)，高校應(yīng)當(dāng)健全檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院的管理，提升對(duì)檔案工作的重視程度，鼓勵(lì)高校的檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技巧與方法，保障高校檔案資源開發(fā)利用工作持續(xù)健康發(fā)展。

高校的檔案工作不是“單打獨(dú)斗”的部門責(zé)任制，我們應(yīng)該用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待，建立起綜合性的檔案資源開發(fā)利用程序，推動(dòng)高校檔案資源建設(shè)工作的順利開展，破解檔案發(fā)展難題，推動(dòng)高校內(nèi)部互融互通，不斷開創(chuàng)高校檔案發(fā)展的新局面。