檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用分析

張慧珠 湛江市體育學校

檔案館作為一個重要的公共服務(wù)項目，是社會生活中不可或缺的一部分。21世紀，隨著計算機與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息數(shù)字化已深入各行各業(yè)，并逐步建立起一體化的資訊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。截止到現(xiàn)在，我國的檔案館已有了一定的發(fā)展，但檔案資料的利用才是其本意與終極目的，而現(xiàn)階段檔案資料的使用方式也隨之發(fā)生了改變。為了提高我國高校檔案館的使用效率，探討檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用的方法。

在現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使各個行業(yè)都逐步進入信息化階段，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案出現(xiàn)并不斷發(fā)展。由于信息數(shù)字化日益普及，利用各種先進的技術(shù)將檔案內(nèi)容信息化并且進行儲存和傳輸，對提升檔案管理工作效率有很大幫助。數(shù)字化檔案將數(shù)字化技術(shù)與檔案相結(jié)合，是從傳統(tǒng)檔案管理到現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)變，雖然近年來數(shù)字化檔案發(fā)展有了長足的進步，但仍有許多問題亟待解決。

數(shù)字化檔案簡介

數(shù)字化檔案是一種全新的檔案處理方式，它是一種基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案的管理方式進行了優(yōu)化和完善。同時，利用信息數(shù)據(jù)對檔案安全問題進行精準監(jiān)測，為安全問題的預防和發(fā)現(xiàn)提供技術(shù)保障。數(shù)字化檔案在防火、防潮、防盜等方面有著舉足輕重的地位。與此同時，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理方式的最優(yōu)轉(zhuǎn)化。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案信息和存放地點的精確控制，提高對檔案的管理和利用效果。

檔案信息資源使用的必要性

檔案資料數(shù)字化可以使用戶查詢、利用檔案更為便捷，節(jié)省存儲空間，其優(yōu)點十分明顯，而且可以保證原始檔案，特別是某些有價值的檔案，能夠得到很好的保護，避免由于多次翻閱而造成損壞。在實際工作中，檔案信息資源得到有效使用，是實現(xiàn)檔案價值的最好方式。檔案資源數(shù)量龐大，涉及各行各業(yè)，各個行業(yè)的人員對檔案查詢的需求大，但卻沒有一個專業(yè)的檔案管理機構(gòu)。顯然，兩者之間供求關(guān)系不平衡，而且其中也有很多合作空間與機遇，建立一座數(shù)字化溝通交流的橋梁是很有必要的；而在這一過程中，檔案資料的使用率也將得到提高，也為檔案管理行業(yè)帶來新的發(fā)展機遇。

檔案數(shù)字化的建設(shè)

應(yīng)用開放、分享的發(fā)展思想

在數(shù)字化背景下，檔案資料的公開與共享具有三個突出的特征：一是零空間。在為客戶量身定做個性化檔案資料的過程中，可以有效地與客戶進行遠程通信，為客戶提供更有效的信息服務(wù)。二是分散。在數(shù)字化社會中，檔案館可以使用互聯(lián)網(wǎng)進行分布式管理，使用戶能夠在第三方獲得信息，為整個檔案的管理提供更好的服務(wù)。三是共享。在數(shù)字化時代，檔案資料的共享既是為檔案庫服務(wù)，也是為其他產(chǎn)業(yè)服務(wù)，它將會給傳統(tǒng)的檔案管理帶來影響。總體上，我國檔案館在檔案管理工作中仍存在一些與新時期、新思想、新需求不符的問題，難以有效地提升檔案工作的質(zhì)量，從而導致檔案資料的共享變得更為復雜。在當前時代背景下，加強圖書館資源的整合與共享將成為推動圖書館信息化工作的一個主要內(nèi)容，其為完善檔案數(shù)字化打下了堅實的基礎(chǔ)。

“二位一體”的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)模式

“二位一體”是技術(shù)與管理相結(jié)合的互聯(lián)網(wǎng)新模式。在數(shù)字化時代，檔案資料數(shù)字化的發(fā)展是由管理員與開發(fā)者共同完成。通過微信和微博等平臺能傳播檔案信息，這與一般的信息存儲有著很大的不同。從總體上看，檔案資料來源大多是由某一單位提供，而檔案資料的使用者并不擁有其所有權(quán)。隨著信息化的發(fā)展，“二位一體”網(wǎng)絡(luò)模式融入檔案管理，使其擺脫實體約束，各種不同的信息媒介都會自行發(fā)展自己的信息化檔案管理系統(tǒng)。同時，“二位一體”的網(wǎng)絡(luò)模式會使現(xiàn)代化信息資源和傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)之間產(chǎn)生矛盾，“二位一體”的檔案管理方式面臨嚴峻的考驗。為此，要根據(jù)具體情況，做好檔案資源的分類管理，使其有效地發(fā)揮作用，為加強檔案信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

充分運用數(shù)字化管理技術(shù)

數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，使檔案資源的信息化程度日益提高。傳統(tǒng)人工操作的方法存在檔案資源安全隱患及數(shù)據(jù)丟失等問題，嚴重地制約了檔案資料的高效使用。由于受到各種自然、人為等因素的制約，大量的檔案資料的處理更為復雜。因此，在檔案工作中引進數(shù)字化管理技術(shù)，能夠促進檔案資源管理方式的多樣化，為檔案的管理和安全工作打下堅實的基礎(chǔ)。在數(shù)字化時代背景下，最突出的改變就是檔案資料的數(shù)字化，資料可以透過數(shù)字化技術(shù)進行流轉(zhuǎn)，而資訊的來源也會更多。目前我國的檔案館信息化建設(shè)既有庫藏型的，也有增量型的，信息化是建立完善數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，同時，也可以擴展檔案來源，為進一步加強檔案管理與安全工作打下堅實的基礎(chǔ)。

改變服務(wù)模式

在大數(shù)據(jù)背景下，構(gòu)建協(xié)同檔案信息資源共享平臺，智能化連接各系統(tǒng)的平臺，能夠為協(xié)同工作打下堅實的基礎(chǔ)。同時，當前圖書館協(xié)同信息資源的構(gòu)建已經(jīng)完成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的更新，方便各地數(shù)據(jù)資源的調(diào)配，為二次對接和公開提供了技術(shù)支撐。同時，檔案工作也在向經(jīng)濟和社會生活滲透，大量的檔案使用者為傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了沖擊。我國在發(fā)展過程中所累積的海量公共行政資料，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的寶貴財富。由于過去的檔案工作一直采用半封閉的模式，使用者大都只是進行單純的查詢，檔案信息化更注重個人資訊的推送服務(wù)，將會給傳統(tǒng)的檔案資料管理帶來巨大的沖擊。

提高信息的準確性和速度

隨著社會的迅速發(fā)展，檔案館的資料越來越多，有的地方甚至出現(xiàn)了成倍增加的現(xiàn)象。這樣的情況下用傳統(tǒng)人工搜索的方法很難解決，因為人的記憶能力有限，不僅需要大量的時間和精力，工作效率也低下，所以傳統(tǒng)的人工搜索方法無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化查詢搜索使檔案管理工作變得簡單、快速、精確。檔案館信息化建設(shè)具有超量的存儲能力，極大地提高了工作效率，有效解決了以往檔案管理工作的弊端。檔案綜合處理與分析是檔案工作中的一個重要內(nèi)容，它是檔案收集、整理、保存和使用的重要組成部分。以往的檔案資料收集與整理工作大多是由人工進行，既耗時，錯誤率又高，而數(shù)字化檔案則解決了上述問題。利用各種軟件進行處理，能夠迅速完成對檔案資料的綜合處理，而且具有很高的準確性，具有自動化的解析功能，能夠自動生成報告，使檔案綜合處理與分析工作更為高效、快捷。

檔案資料數(shù)字化使用的途徑

資料收集標準化

首先，檔案管理工作的高效運行是提高檔案管理工作質(zhì)量的重點，對檔案的及時收集、歸檔、建立具有重要意義。其次，要對歷史檔案進行適時的整理，并根據(jù)時間發(fā)展的先后順序、重要性進行歸類。在編目過程中，為了方便以后的閱讀，應(yīng)盡量做到美觀、實用。在收集資料的時候，要對相關(guān)信息進行及時審查，減少因修改而導致的延遲，這樣才能有效地提升整個檔案管理的工作效率。最后，各單位之間的檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化水平也有很大差別，所以收集資料時要仔細篩選，以減少冗長的工作。檔案是極其機密的信息，因此，在實踐中要加強對其的管理，使其使用更加規(guī)范化，同時對類似的檔案進行歸檔，以提高工作的便捷性。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》有關(guān)法規(guī)，定期對檔案資料進行復檢，及時糾正資料亂堆亂放的情況。在此基礎(chǔ)上，對其進行歸類、貼上標識，確保檔案資料有序、完整。

強化材料識別

要想有效地實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的傳遞，就需要對其進行預處理，以保證其在傳遞時不出錯。但在收集檔案過程中，往往存在姓名相近、經(jīng)歷相近等問題，導致大量的檔案資料容易出現(xiàn)差錯，因而在收集完成后，首先要對其進行鑒別，即審核材料是否與職位、學歷有關(guān)系。例如，政治審查的材料，與其工作條件有著密切的關(guān)系。新時期的數(shù)字化檔案管理工作是一項復雜的任務(wù)，它要求各部門的工作人員根據(jù)不同的工作程序和階段，循序漸進地進行。在今后的工作中，要加強對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理，推動數(shù)字化檔案的存取，為今后的工作打下堅實的基礎(chǔ)。同時，還要建立相應(yīng)的制度，明確工作目的，了解各項數(shù)字化檔案的操作流程和規(guī)定，制定各類別的數(shù)字化檔案的保管期和相關(guān)規(guī)定，并對其進行詳細的管理和規(guī)定，確保每個檔案都具有重要的意義和完整的信息，力求達到檔案標準存檔。

推進規(guī)范化檔案工作

在檔案的歸檔工作中，資料的收集、審核和歸檔是其工作的重要步驟，所以要進一步完善歸檔工作，才能取得較好的歸檔效果。首先，要對《檔案工作條例》及有關(guān)的規(guī)范性文件進行深入研究，對其形成時間、形成原因、形成背景等方面的資料進行總結(jié)。例如，哪些崗位的變化，會造成一些人員的調(diào)動。要使檔案工作的效率最大化，降低差錯發(fā)生率，就要不斷改進檔案的存檔流程。其次，檔案資料在收集、審核和歸檔時，要對整個制度的執(zhí)行過程進行細致梳理，特別是對個別容易出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)，要仔細核對，然后將其歸還到材料部門，進行重新排列。再次，所有收集的資料要由本人親自核實、簽字，并加蓋相關(guān)印章，確保資料真實完整。最后，將職工入職時間、工作經(jīng)歷等資料錄入電腦，便于以后查詢，同時要構(gòu)建一個現(xiàn)代的檔案資料管理體系，減少偽造的可能性。把傳統(tǒng)的檔案工作和信息技術(shù)有機聯(lián)系起來，可以更好地維護和保存檔案。

改進和擴展業(yè)務(wù)模式

檔案資料借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)能更好地為使用者提供服務(wù)。例如建立一個網(wǎng)頁，為使用者提供信息查詢服務(wù)，這樣的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式給使用者提供了非常便利的服務(wù)，可以讓使用者隨時隨地在網(wǎng)上查詢、瀏覽信息，而且可以設(shè)定清晰的板塊分類，使查詢、瀏覽更為便利。同時，檔案館還能對相關(guān)檔案進行及時的更新和整理，實時為用戶提供服務(wù)，提高檔案的使用效率。檔案館不僅要整理歷史資料，而且要把對當前的政治、經(jīng)濟、社會的各項政策等的宣傳工作作為一項重要的工作內(nèi)容。檔案工作要勇于面對社會大眾，在充分運用多媒體與自媒體的情況下，為檔案館與使用者建立暢通的溝通渠道，可以構(gòu)建一個電子版閱覽中心，充分發(fā)揮檔案的主要價值。隨著電子信息時代的到來，人類的知識面越來越廣，各種信息也越來越多，其不僅數(shù)量龐大，內(nèi)容也更加復雜。在這樣的形勢下，檔案館很難把所有的情報和數(shù)據(jù)都集中在一起，更不要說綜合使用，因此加強協(xié)作，形成橫向協(xié)作是檔案管理今后的發(fā)展方向。只有這樣才能突破障礙，形成強大的聯(lián)盟，讓整個檔案體系更完善，并充分利用其潛力。同時，作為一個公共組織，檔案部門也要做好相應(yīng)的推廣工作，例如與科技、文化等公益出版物進行聯(lián)合，或者將檔案室列為展覽區(qū)，讓檔案進入大眾的視野。只要推廣得好，資料庫的訪問者數(shù)量就會增長。因此，合理推廣本地現(xiàn)有并深受廣大讀者歡迎的出版物，可以提高檔案使用效率。

提高檔案工作人員整體素質(zhì)

在當前的檔案工作中，檔案工作人員的整體素質(zhì)是檔案工作的重點。當前我國的檔案館資料幾乎實現(xiàn)了數(shù)字化，而且隨著時代的發(fā)展，社會對檔案資料的需求日益增長，因此，提高員工素質(zhì)，為廣大市民提供全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是當務(wù)之急。檔案工作人員應(yīng)以積極、負責、嚴謹細致的態(tài)度認真聽取使用者的需求，并幫助他們在最短的時間內(nèi)找到所需的資料，對使用者的提問要耐心解答，并對有關(guān)的評論進行及時的回復。同時，要與時俱進，勇于開拓，不斷地學習新的知識和技術(shù)，并運用于工作中，只有如此，才能適應(yīng)信息化的發(fā)展。歸根結(jié)底，檔案是以服務(wù)為目的，檔案工作人員要有高度的責任心，要把服務(wù)群眾作為自己的工作準則，并在新的領(lǐng)域里不斷學習新技術(shù)，例如電腦，互聯(lián)網(wǎng)等。唯有不斷地學習，才能為廣大群眾提供全面、高質(zhì)量的服務(wù)，為檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用貢獻自己的力量。

總之，在新時期下，檔案數(shù)字化建設(shè)是歷史發(fā)展的必經(jīng)之路。但是，當前的檔案管理工作中，檔案館的檔案信息資源開發(fā)是重中之重，要與時俱進，根據(jù)自己的實際情況，運用現(xiàn)代化的科技手段提高檔案信息的使用效率。這樣公眾才能享受更為方便、快捷的服務(wù)。要提高檔案工作的效率，可以依靠數(shù)字化技術(shù)，建立健全數(shù)字化檔案，明確工作導向、加強協(xié)作、提高員工的整體素質(zhì)、提高檔案數(shù)字化工作質(zhì)量、不斷拓寬檔案使用渠道等，這些都是提高檔案使用效率的重要手段。