文/張志豐(中嘉友誼會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司)
經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)不斷變化,企業(yè)要想快速發(fā)展,必須持續(xù)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理工作能力。財(cái)務(wù)管理工作主要包括財(cái)務(wù)核算及分析管理、預(yù)算統(tǒng)籌及實(shí)施監(jiān)督、各項(xiàng)資金的收付及調(diào)撥、各項(xiàng)稅務(wù)申報(bào)繳納等管理內(nèi)容,然而這些管理工作都是靜態(tài)化的管理,未能跟隨時(shí)代的發(fā)展,無法及時(shí)獲取重要的信息。推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化,需要從系統(tǒng)、人才等不同層次進(jìn)行完善,為建立信息化體系夯實(shí)基礎(chǔ),加快企業(yè)從傳統(tǒng)管理模式向智能化財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
財(cái)務(wù)管理信息化是指依托國(guó)家財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算等領(lǐng)先的技術(shù),實(shí)施會(huì)計(jì)信息電算化,同時(shí)運(yùn)用會(huì)計(jì)分析、監(jiān)督管理等功能,達(dá)到將財(cái)務(wù)管理數(shù)字化的一種現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理方法。隨著企業(yè)國(guó)際化的不斷深入,財(cái)務(wù)現(xiàn)代化越來越成為提高財(cái)務(wù)管理能力和提升競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵措施。
順應(yīng)著時(shí)代發(fā)展,由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)達(dá),信息化成為財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展趨勢(shì)。會(huì)計(jì)工作包含非常豐富的內(nèi)容,所以運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)可以幫助員工實(shí)施工作。對(duì)于中小企業(yè)而言,以信息化的財(cái)務(wù)管理方式取代了過去的人工記賬,可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理體系的構(gòu)建,進(jìn)而改善工作效率[1]。
財(cái)務(wù)信息流程主要包括了數(shù)據(jù)收集、審核和記錄等過程。建設(shè)了企業(yè)財(cái)務(wù)方面的自動(dòng)化管理系統(tǒng)之后,管理者只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作,這不僅簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)工作人員的流程,而且降低了財(cái)務(wù)從業(yè)者的作業(yè)壓力和操作負(fù)擔(dān),同時(shí)還提高了財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確性。所以,公司財(cái)務(wù)的智能化管理系統(tǒng)改善了人工錄入管理的方式,也提升了企業(yè)辦公的自動(dòng)化程度,不但降低了生產(chǎn)成本,而且還可以促進(jìn)企業(yè)的工作效率。
在財(cái)務(wù)管理現(xiàn)代化建設(shè)中,各平臺(tái)、系統(tǒng)的建立以及各項(xiàng)軟件的使用,不但能夠?qū)靖黜?xiàng)財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范加以規(guī)范,而且能增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確度和時(shí)效性,使公司的財(cái)務(wù)報(bào)表更能體現(xiàn)真實(shí)的運(yùn)作狀態(tài),對(duì)財(cái)務(wù)管理者開展工作有很大的幫助。
在企業(yè)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)代化的大環(huán)境下,公司的成本費(fèi)用控制、計(jì)劃管理工作與企業(yè)管理工作之間能夠?qū)崿F(xiàn)更為高效的結(jié)合,管理人員也能夠以此為依據(jù)進(jìn)行更為科學(xué)的經(jīng)營(yíng)管理行為。在這個(gè)進(jìn)程中,公司成本管理的信息渠道也越來越多樣,各上下游公司間的信息溝通也越來越有效,管理工作參考的數(shù)據(jù)也越來越正確,促進(jìn)了管理與決策的開展[2]。
在財(cái)務(wù)信息化的條件下,公司能夠更迅速地將管理活動(dòng)中所有可用的信息全部提取產(chǎn)生,并適時(shí)將其與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加以比較與分析,再依據(jù)結(jié)果對(duì)相應(yīng)活動(dòng)加以調(diào)節(jié),進(jìn)而使公司財(cái)務(wù)的效率得以顯著提升。
公司內(nèi)部管理層財(cái)務(wù)思想滯后,這種情況是造成財(cái)務(wù)信息化建設(shè)很難深入的主要因素之一。信息化與電算化有部分區(qū)別,不過部分公司管理層的領(lǐng)導(dǎo)并不能將二者作出具體的區(qū)別,仍然注重實(shí)施財(cái)務(wù)核算。也因?yàn)閮?nèi)部對(duì)信息化的理解出現(xiàn)了偏差,讓信息化工作難以在公司內(nèi)有效開展。同時(shí)由于財(cái)務(wù)管理人員觀念相對(duì)滯后,導(dǎo)致在財(cái)務(wù)管理信息化的實(shí)施過程中還存在著重重障礙,包括業(yè)財(cái)融合程度不高、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估效果不突出以及信息傳輸不準(zhǔn)確等,這在很大程度上降低了財(cái)務(wù)管理信息化的執(zhí)行成效。
在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過程中,人們首先想起的通常是計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬設(shè)備,常常容易忽視軟設(shè)備在財(cái)務(wù)信息化工程中所占據(jù)的關(guān)鍵地位。其中,軟設(shè)備主要指的是對(duì)有關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)工作以及有關(guān)系統(tǒng)的更新升級(jí)等工作。部分公司在開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作時(shí),由于在軟設(shè)備更新與完善等方面并沒有投入相當(dāng)充分的人力、物力等,使公司當(dāng)下所采用的部分信息系統(tǒng)和其他設(shè)備間的可靠性與配合率相對(duì)較低,無法適應(yīng)信息化建設(shè)工作的現(xiàn)實(shí)需要,這將對(duì)信息化的開展有很大的影響。與此同時(shí),部分管理人員在對(duì)公司有關(guān)工作人員開展考評(píng)時(shí),并沒有較為科學(xué)、公平的方式,這在一定程度上制約著公司財(cái)務(wù)部門及有關(guān)管理工作的正常發(fā)展[3]。
公司所屬分子企業(yè)區(qū)域分布廣闊、行業(yè)多元,為強(qiáng)化總公司對(duì)下屬企業(yè)的財(cái)會(huì)監(jiān)管,由總公司統(tǒng)籌建立了財(cái)會(huì)信息系統(tǒng),以提高信息采集、大數(shù)據(jù)分析的有效性,但因?yàn)楦鞣肿悠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平、運(yùn)營(yíng)環(huán)境的不同,以及數(shù)據(jù)上傳的頻率較少,信息傳輸速度慢,總公司無法通過大數(shù)據(jù)的信息資源共享,實(shí)現(xiàn)對(duì)分子企業(yè)信息的統(tǒng)一控制。公司內(nèi)各部分對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)算、分類、發(fā)布的要求不盡相同,也提高了公司信息化建設(shè)的復(fù)雜性。除此之外,企業(yè)連接各個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),并提供統(tǒng)一的信息入口,以完成各個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接,信息共享、數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)化等也加大了企業(yè)財(cái)務(wù)信息化設(shè)計(jì)的難度。
信息時(shí)代的迅速發(fā)展為信息化技術(shù)的進(jìn)步提供了嶄新的機(jī)會(huì),而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮則為國(guó)內(nèi)信息化技術(shù)的發(fā)展打下了牢固的基石。所以,隨著新時(shí)代技術(shù)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的共同成長(zhǎng),國(guó)內(nèi)信息化科技理念與各種技術(shù)方式都獲得了前所未有的發(fā)展,為財(cái)務(wù)工作提供了強(qiáng)有力的支持。同時(shí),隨著現(xiàn)代化手段在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的引進(jìn)和使用,不但包括了電算化核算,還要求對(duì)審計(jì)和管理等方面建立一種集成的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。所以,企業(yè)必須以自身運(yùn)行的實(shí)際狀況和基本需求為基礎(chǔ),進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的研究和升級(jí)工作。
此外,不少企業(yè)還面臨信息化技術(shù)裝備和應(yīng)用軟件太過陳舊、財(cái)務(wù)管理核算軟件應(yīng)用不太規(guī)范等問題,要求企業(yè)進(jìn)行相關(guān)的完善工作,使上述問題得以解決。
任何企業(yè)的發(fā)展都需要專業(yè)人才,高素質(zhì)人才對(duì)企業(yè)發(fā)展具有十分重要的影響。在目前的企業(yè)中,財(cái)務(wù)人員即使在執(zhí)行相關(guān)工作中發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),也會(huì)因?yàn)閷I(yè)能力不高、責(zé)任心不強(qiáng),而無法制定解決問題的方案,嚴(yán)重降低財(cái)務(wù)管理信息化水平。財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德也影響其執(zhí)行工作,同時(shí)要具有一定的工作經(jīng)驗(yàn),很多員工雖然能完成核算、核查,但缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn),最終影響企業(yè)財(cái)務(wù)的分析工作。
對(duì)于加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),公司必須做到以下幾點(diǎn)。首先,公司管理層務(wù)必轉(zhuǎn)變對(duì)財(cái)務(wù)信息化的理解,必須意識(shí)到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)公司發(fā)展壯大的重要性,同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)信息化予以必要的關(guān)注。
立足公司的未來發(fā)展目標(biāo),全方位支持財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要通過成本控制,優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、職位權(quán)限和流程,同時(shí)重點(diǎn)控制財(cái)政資金,調(diào)整重疊的職責(zé)流程,以此達(dá)到財(cái)務(wù)信息化的規(guī)范控制。按照財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需求,重構(gòu)公司組織結(jié)構(gòu),同時(shí)完善崗位職責(zé),以便減少職責(zé)重疊,造成資源的浪費(fèi)[4]。其次,企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)要求公司內(nèi)各種管理人員的積極參與。充分運(yùn)用公司內(nèi)的信息技術(shù)傳播平臺(tái),推廣財(cái)務(wù)信息化的知識(shí),以此提高公司內(nèi)全體員工對(duì)財(cái)務(wù)信息化的認(rèn)知與理解,為推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化夯實(shí)基礎(chǔ)。最后,對(duì)于推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化工程建設(shè),需要予以必要的資金投入。只有為財(cái)務(wù)信息化工程建設(shè)提供足夠的資金投入,才能確保公司得以成功推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化,提升公司財(cái)務(wù)的技術(shù)水平。
企業(yè)要想完善信息化體系,必須完善基礎(chǔ)建設(shè)。第一,選擇并提供符合公司信息化建設(shè)要求的系統(tǒng)。雖然財(cái)務(wù)管理信息化是公司當(dāng)前的重要工作,不過由于實(shí)施此項(xiàng)工作將會(huì)涉及內(nèi)部各個(gè)方面的員工,因此必須與其他部門協(xié)同配合。所以,公司在選擇和建設(shè)體系時(shí)應(yīng)著重考察軟件和各種業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間是否能高效融合,選擇最利于企業(yè)發(fā)展的軟件。第二,企業(yè)也要建設(shè)內(nèi)部的關(guān)鍵詞搜索引擎。在基礎(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)完成之后,隨著企業(yè)的逐步壯大與擴(kuò)張,信息量也會(huì)逐步擴(kuò)大,而此時(shí)的查詢和數(shù)據(jù)分析集成等工作也變得必不可少。所以,企業(yè)在構(gòu)建軟件的過程中,必須及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和使用制定更為科學(xué)的規(guī)劃,采用設(shè)定關(guān)鍵詞和過濾規(guī)則等方法,為后期數(shù)據(jù)整理提供基礎(chǔ),進(jìn)而使公司財(cái)務(wù)管理水平得以提高。
企業(yè)必須由內(nèi)部針對(duì)各行業(yè)分類、各部門的數(shù)據(jù)要求,分步驟、分模塊地逐步推進(jìn)公司信息化體系的建設(shè)。信息化體系集成與優(yōu)化的前提是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)企業(yè)所在的行業(yè)和各分子企業(yè)的各種行業(yè)分類,統(tǒng)一整合了有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),并具體地在以下方面加以整合。
一是統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?;緝?nèi)容包含系統(tǒng)運(yùn)行的所有參考程序、編碼規(guī)范、操作規(guī)范等,包括顧客、供貨商、企業(yè)的編號(hào)規(guī)范,還有各種檔案使用的規(guī)范和條件。所有編碼是系統(tǒng)按照相應(yīng)規(guī)范自行編寫并提供查重的相應(yīng)功能[5]。
二是統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)。公司管理層的業(yè)務(wù)類型眾多,管理類型不統(tǒng)一,會(huì)計(jì)核算方式具有多樣性。所以,在構(gòu)建公司財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的時(shí)候,就要構(gòu)建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理核算體系。根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所涉及的企業(yè)性質(zhì),對(duì)行業(yè)類別的性質(zhì)加以分析,并根據(jù)公司各種經(jīng)營(yíng)開展活動(dòng)的具體內(nèi)容,按照財(cái)會(huì)核算規(guī)定建立了系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)核算制度。并由總公司安排專人實(shí)施統(tǒng)一的維護(hù)管理工作,形成相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制。涉及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)課程設(shè)置的更改,均需提交更改申請(qǐng)表,對(duì)下屬企業(yè)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)輔導(dǎo),以及在信息化進(jìn)程中若發(fā)現(xiàn)重大問題,總公司可以及時(shí)有效地做出回復(fù),并按照反饋建議將該會(huì)計(jì)科目及會(huì)計(jì)核算內(nèi)容作出了持續(xù)性的優(yōu)化完善。
三是統(tǒng)一權(quán)限的管理。信息系統(tǒng)建設(shè)過程中,必須根據(jù)子公司的業(yè)務(wù)流程、各個(gè)人員的管理權(quán)限,對(duì)管理權(quán)限的系統(tǒng)設(shè)置,通過授權(quán)的人員系統(tǒng)管理加強(qiáng)公司對(duì)分子企業(yè)的有效控制。權(quán)限的設(shè)置和變更,都必須有人員進(jìn)行管理,如人員的變動(dòng)、工作權(quán)限的修改和變動(dòng),必須有一定的流程加以審核,保證授權(quán)管理的正確性,并防止了數(shù)據(jù)資源的泄密。
四是企業(yè)要統(tǒng)一財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的格式,建立統(tǒng)一的內(nèi)部和對(duì)外財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)傳遞的規(guī)范模板,制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表格式。通過信息系統(tǒng)的一體化管理,智能化系統(tǒng)性地對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)實(shí)施統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)的共享傳遞,及時(shí)提供企業(yè)各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。從而形成完整的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表管理體系,在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策中充分地發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)保障和指導(dǎo)管理的功能。
在技術(shù)不斷進(jìn)步的情況下,大多數(shù)企業(yè)尚未合理使用信息技術(shù)開展財(cái)務(wù)管理,具體表現(xiàn)是在內(nèi)部采用了費(fèi)用審批、庫存控制、合同管控等多個(gè)體系,但與系統(tǒng)內(nèi)部的關(guān)系不大。不但不利于企業(yè)勞動(dòng)力、物質(zhì)等資源的有效節(jié)約,而且還會(huì)妨礙內(nèi)部集成化經(jīng)營(yíng)與信息目標(biāo)的達(dá)成。基于此,企業(yè)在綜合信息化管理體系的構(gòu)建過程中,應(yīng)在將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍和行業(yè)類型有機(jī)地結(jié)合的基礎(chǔ)上,選擇具備成熟技術(shù)的高知名度IT公司,以企業(yè)管理目標(biāo)和行業(yè)特征為基礎(chǔ),通過整合資源、優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程,量身定制出與自身發(fā)展總體目標(biāo)相適應(yīng)的綜合信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的成功研制將有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)綜合財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的目標(biāo),從而大大減少了對(duì)人員、物質(zhì)等資源的耗費(fèi),并讓企業(yè)信息共享的目標(biāo)得到了實(shí)現(xiàn),為企業(yè)的管理人員帶來了高效且精準(zhǔn)的財(cái)務(wù)管理咨詢服務(wù),使企業(yè)開展綜合財(cái)務(wù)管理工作時(shí)的信息價(jià)值得以進(jìn)一步提高[6]。
企業(yè)務(wù)必注重對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的培訓(xùn)工作,財(cái)務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)創(chuàng)新能力,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作已產(chǎn)生了較明顯的制約效應(yīng)。但由于國(guó)內(nèi)目前在企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面的人才仍處于短缺的狀態(tài),使得發(fā)展中總體的企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作水平仍無法有效地提升。其一,要加大對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面專業(yè)人員的培訓(xùn)力度,同時(shí)必須做好企業(yè)財(cái)務(wù)管理培訓(xùn)工作,既為國(guó)內(nèi)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理優(yōu)化與發(fā)展夯實(shí)了基石,又為相關(guān)工作提供支持。其二,公司要組織企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí),通過掌握新的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)與思維方法,以促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理良性的發(fā)展;同時(shí),企業(yè)還可組織員工到專業(yè)部門參加學(xué)習(xí),也可以從企業(yè)外部招聘財(cái)務(wù)方面專家學(xué)者開展講座活動(dòng);并積極指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員進(jìn)修,參與國(guó)家的財(cái)務(wù)管理專業(yè)知識(shí)考核,并取得專業(yè)證書;既要為公司財(cái)務(wù)部門員工提供充足的成長(zhǎng)機(jī)會(huì),又要主動(dòng)地從外部招聘優(yōu)秀的財(cái)務(wù)管理人員,從而有效推動(dòng)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的強(qiáng)化。其三,在提升員工財(cái)務(wù)管理能力時(shí),還要重視員工的道德、品質(zhì)方面的提升,在執(zhí)行財(cái)務(wù)管理過程中,很容易出現(xiàn)舞弊、違紀(jì)等違法行為導(dǎo)致企業(yè)損失資產(chǎn),企業(yè)要從根本上杜絕此類事件的發(fā)生,從而讓企業(yè)更好地實(shí)施財(cái)務(wù)管理。
在會(huì)計(jì)信息現(xiàn)代化的大背景下,公司必須結(jié)合實(shí)際狀況,選擇適應(yīng)現(xiàn)代管理需要的公司財(cái)務(wù)管理信息化體系,進(jìn)行公司財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的統(tǒng)一管理,同時(shí)做好人才的培訓(xùn),以實(shí)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)管理信息化體系的建立。本文首要了解企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的概念與建設(shè)的必要性,闡述信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用,深入探究企業(yè)建設(shè)信息平臺(tái)面臨的意識(shí)薄弱、尚未建設(shè)信息化基礎(chǔ)體系、需求不同增加建設(shè)難度、信息流通不暢、員工缺乏管理知識(shí)等問題。從不同方面提出解決方案,即提高全員信息化認(rèn)識(shí)程度、完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)、統(tǒng)一信息系統(tǒng)、構(gòu)建動(dòng)態(tài)反饋機(jī)制、重視人才培養(yǎng)和引進(jìn)等,以推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展。