“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校檔案管理信息化建設(shè)中的問題及措施分析

摘要：當(dāng)今社會進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)，改變了人們的工作與學(xué)習(xí)的模式，推動了高校檔案管理信息化建設(shè)的速度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，我國的高校檔案管理工作向著系統(tǒng)化和規(guī)范化邁出了重要一步，有力地推動了高校管理質(zhì)量的整體提高。本文圍繞高校檔案管理在信息化建設(shè)方面存在的問題，提供了具體的建設(shè)目標(biāo)，通過優(yōu)化管理人員團(tuán)隊(duì)、強(qiáng)化投入力量、統(tǒng)一工作規(guī)范等合理方法，進(jìn)一步優(yōu)化高等學(xué)校檔案信息化管理工作，以此推動“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高校檔案管理；信息化建設(shè)；措施

一、引言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，我國高校的檔案信息化建設(shè)工作得到了提高和加強(qiáng)。高校檔案管理工作是一項(xiàng)十分有價(jià)值、有意義的工作，對于有效提升我國高校管理工作的效率，不斷滿足社會發(fā)展對于信息化建設(shè)的需求，將我國的高校檔案管理工作穩(wěn)步推上新的發(fā)展臺階，發(fā)揮出了十分重要的作用。然而從我國高校管理工作的狀況來看，當(dāng)前在檔案管理方面還不是很成熟，存在很多亟須解決的問題。因此，為了推動高等院校檔案管理工作的順利開展，采取強(qiáng)有力的手段和措施是十分必要的。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校檔案信息化建設(shè)的意義

（一）社會發(fā)展的必然要求

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，辦公自動化水平不斷提高，這從某種意義上來說促進(jìn)了現(xiàn)代科技的推廣和應(yīng)用，高校檔案信息化建設(shè)正是在此背景下應(yīng)運(yùn)而生，適應(yīng)了社會發(fā)展的需求。隨著社會的進(jìn)步和信息化建設(shè)步伐的加快，高校檔案管理工作只有跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，改變以往以紙質(zhì)檔案為主的保存方式以及手工操作的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和科學(xué)高效的檔案管理方法，使高校的檔案管理工作不斷提升到更高的水平，使之跟上社會不斷進(jìn)步的新形勢，有效促進(jìn)高校各項(xiàng)管理工作的開展。

（二）檔案服務(wù)工作的要求

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，我國高校在檔案管理工作方面有了很大的飛躍，摒棄了以往那種完全靠手工對檔案進(jìn)行管理的傳統(tǒng)方式，取而代之的是現(xiàn)代先進(jìn)的辦公自動化的操作模式。這種現(xiàn)代的檔案管理模式從某種意義上來說是社會和時(shí)代進(jìn)步的體現(xiàn)，一方面能夠?yàn)樾畔⒒鐣峁┗A(chǔ)性公共信息，另一方面也使高校檔案管理向著智能化邁進(jìn)了一步，也為其他領(lǐng)域的檔案管理研究工作的有序進(jìn)行提供了具體可查的信息資源，使得我國高校在檔案管理的平臺中得以實(shí)現(xiàn)信息資源和數(shù)據(jù)資源的有效共享，有效改善了我國高等院校檔案管理工作的質(zhì)量，有力地推動了我國高校的建設(shè)和管理工作的順利進(jìn)行。結(jié)合目前我國高等院?，F(xiàn)有的實(shí)際狀況進(jìn)行分析，檔案信息化建設(shè)大大提高了檔案管理工作的效率，相比傳統(tǒng)手工的檔案管理方式更加準(zhǔn)確而快捷，從而為高等院校制定發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略決策地提供有價(jià)值的參考信息。此外，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對檔案資料及其相關(guān)信息進(jìn)行保存和管理，有助于提高高等院校在使用檔案資源方面的效率，大大拓寬了高校在檔案管理方面的服務(wù)范圍。

（三）檔案管理工作的要求

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，社會各行業(yè)信息化發(fā)展不斷提速，應(yīng)用領(lǐng)域逐步擴(kuò)大到各個高校的檔案管理領(lǐng)域。當(dāng)前全民進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作思想和方法已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的新形勢，在這種情況下高校很多部門都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，因此檔案管理工作也必須改變傳統(tǒng)的工作思路和方法，以此建立起高校各個部門之間的有效聯(lián)系與溝通。

當(dāng)今時(shí)代，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)和信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化和優(yōu)質(zhì)化，以此取代傳統(tǒng)檔案管理必須保存紙質(zhì)版檔案信息的管理方法。在高等院校具備了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的設(shè)備及技術(shù)人員等條件之后，就可以將檔案的日常管理交給現(xiàn)代信息化的管理系統(tǒng)進(jìn)行，這樣就轉(zhuǎn)換了管理工作的角色，以此推動高校在檔案管理工作方面的進(jìn)一步發(fā)展。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校檔案管理信息化建設(shè)方面的不足

（一）檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)不夠明確

在推動高校檔案管理工作不斷發(fā)展的進(jìn)程中，相關(guān)的管理人員并沒有結(jié)合高?，F(xiàn)有的管理現(xiàn)狀和具體的發(fā)展規(guī)劃來進(jìn)行目標(biāo)的制定，在具體建設(shè)的過程中往往存在這樣或那樣的問題，使得一些高校的實(shí)際狀況與制定的目標(biāo)之間存在著較大的差距，因而無法真正地將高校制定的各項(xiàng)檔案管理措施落到實(shí)處，從而造成高校在檔案管理方面缺乏秩序的現(xiàn)象。同時(shí)，在檔案建設(shè)的過程中由于各項(xiàng)管理規(guī)章制度的靈活性較差，有些高校仍在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種情況導(dǎo)致我國一部分高校負(fù)責(zé)管理檔案的部門跟不上時(shí)代發(fā)展的新形勢，更與高?？焖侔l(fā)展的步調(diào)難以保持一致，阻礙了高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

此外，由于當(dāng)前我國高校的檔案管理方面的手段相對單一，這種情況往往導(dǎo)致高校檔案管理工作在建設(shè)目標(biāo)方面缺乏一致性。為此，高校應(yīng)充分發(fā)揮高校互聯(lián)網(wǎng)資源共享的功能進(jìn)行職責(zé)分解，使各個部門的工作能夠集中到一起，以此推動高校檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)不足

現(xiàn)階段，建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足是當(dāng)前影響高校檔案管理工作的一大障礙，因此高校要通過各種渠道積極籌措建設(shè)資金用于檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過程中，不管在人才、設(shè)施、各種物資等方面，還是后期的大型設(shè)施的維修方面，都離不開資金。如果高校沒有相應(yīng)的支持資金投入，導(dǎo)致檔案信息化工程一直處在沒有得到合理建設(shè)，因而也就沒有更好的辦法使高校在檔案管理方面的功能得到充分發(fā)揮，高效優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作在具體落實(shí)方面也自然變成了紙上談兵。此外，由于高校檔案信息化資料相對散亂，在應(yīng)用現(xiàn)代辦公軟件之后便產(chǎn)生了數(shù)目眾多的電子文檔，而這些文檔往往需要及時(shí)地進(jìn)行保存，以免造成數(shù)據(jù)信息的丟失。然而由于高校各個部門的檔案往往無法連接到總系統(tǒng)，這就難免由于資源分散而使信息化檔案的接收任務(wù)變得十分繁重。因此，積極投入資金用于信息化建設(shè)是十分必要的。

（三）檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校為了達(dá)到信息資源共享的目的，同時(shí)也是為了更好地管理檔案，逐步建立起了專門的檔案管理的網(wǎng)站信息系統(tǒng)，但是由于保障期運(yùn)行的各項(xiàng)管理制度還沒有完全建立起來，在檔案管理方面還缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，在具體操作的過程中難免會出現(xiàn)各種各樣的細(xì)節(jié)問題，從而影響了信息化檔案管理工作的效率。因此，有關(guān)管理人員必須要建立統(tǒng)一的規(guī)范，并確定各個具體的工作規(guī)范，同時(shí)進(jìn)行管理考評工作，為高等院校的檔案信息化建設(shè)提出信息保證，從有關(guān)法律、規(guī)章制度和各種標(biāo)準(zhǔn)等方面予以必要的保障，以此推動高校檔案管理工作的順利開展。

（四）檔案管理信息化軟硬件設(shè)施投入不足

檔案管理的傳統(tǒng)方法大多是以紙質(zhì)材料的檔案作為信息的留存依據(jù)，管理工作大多情況下需要依靠人力。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的工程，它不僅需要引進(jìn)優(yōu)良的設(shè)備，還要對人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，之后還要將原有的檔案材料輸入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，最后才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化帶來的效益。由于檔案信息化管理并非短時(shí)間可以產(chǎn)生效益，這就導(dǎo)致了檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)資金投入不足的問題，而從國家出臺的一些相關(guān)政策來看，對于檔案管理的扶持力度不夠，并且由于高校在檔案管理方面缺乏先進(jìn)的硬件設(shè)備，手段也較為單一，這給檔案的保存和查閱帶來了一定的難度，顯然也限制了其發(fā)展速度。

（五）檔案管理信息化的整體規(guī)劃不合理

運(yùn)用信息技術(shù)手段對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類整合，使之能夠?qū)崿F(xiàn)社會面的共享，這是高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的根本意義所在。然而從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，整體建設(shè)情況不容樂觀。有些高校在進(jìn)行檔案管理的過程中存在著各個部門之間彼此孤立、各自為營的現(xiàn)象，缺乏必要的工作交流與配合，這種情況造成了各個部門在推進(jìn)速度方面進(jìn)度不一，而且不同部門之間所采用的管理標(biāo)準(zhǔn)也是多種多樣，難以統(tǒng)一。

與此同時(shí)，高校的有些部門在目標(biāo)規(guī)劃上缺乏長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略思想，有的近期目標(biāo)規(guī)劃也是不是很明確，總體上缺乏合理的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，這種情況不僅給查閱檔案造成了困難，而且還使得各部門之間的在傳送檔案方面也不夠順暢，從而導(dǎo)致高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)度的延緩。

（六）檔案管理信息化方面的人才資源匱乏

充足的信息化建設(shè)人才資源是檔實(shí)現(xiàn)高校檔案管理優(yōu)質(zhì)化的基本保證。無論是使用信息化設(shè)備，還是建立信息化檔案資料庫以及進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)與管理，都離不開專業(yè)的信息技術(shù)人才。然而很多高校往往只是片面地注重相關(guān)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施的采購以及其他相關(guān)方面，往往忽視了人才方面的建設(shè)和培養(yǎng)。由于缺乏科學(xué)的信息化管理理念，從而導(dǎo)致有些高校即使擁有價(jià)格不菲的先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)施，但是卻沒有專業(yè)的檔案管理人才進(jìn)行操控，因此只能長期處于閑置狀態(tài)。這種現(xiàn)象造成了資源和資金的嚴(yán)重浪費(fèi)。尤其是隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，這種信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理相關(guān)專業(yè)人才的缺乏問題更加突出，因此應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”下促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）創(chuàng)建高校檔案信息資源體

高校檔案與信息管理資源系統(tǒng)建設(shè)重點(diǎn)涉及如下方面：第一，加強(qiáng)檔案管理信息化資源建設(shè)。在信息化資源構(gòu)建的過程中，高校相關(guān)部門的管理人員要對一些有保留價(jià)值的信息文檔進(jìn)行篩選，并標(biāo)注好信息的來源，然后定期或不定期地通過管理系統(tǒng)從各個部門的數(shù)據(jù)文檔中獲取信息資料，并對這些信息加以整理與存檔，以此確保高校各部門的文檔具有一定的系統(tǒng)性。與此同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員還要將檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門別類地集中歸類整理，并且做好各種文件的接收、管理等方面的工作。與此同時(shí)，還要將原始的紙質(zhì)檔案錄入到電腦的檔案管理系統(tǒng)中，并做好相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保存工作。第二，加強(qiáng)信息化檔案管理的數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)。檔案管理相關(guān)人員應(yīng)重點(diǎn)做好對文件資料的具體分類工作，構(gòu)建出科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫框架，為不斷豐富數(shù)據(jù)庫信息資源做好充足的準(zhǔn)備。同時(shí)，檔案管理工作者還要在各個子目錄下建立起學(xué)生檔案管理、教師檔案管理以及科研成果等方面內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫，既方便了使用者的管理和查詢，又提升了檔案信息資源管理的系統(tǒng)性。

（二）創(chuàng)新高校檔案信息化管理體系

為了解決信息化建設(shè)資金不足的問題，高校應(yīng)與政府以及中小企業(yè)加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，并盡可能地想方法協(xié)助處理建設(shè)經(jīng)費(fèi)緊缺的問題。而高等院校自己也要不斷完善管理機(jī)制，重點(diǎn)從如下幾個方面著手：其一，建設(shè)統(tǒng)一的信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺，投入一定資金用于引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備，以此促進(jìn)高校信息化檔案管理工作的順利實(shí)施。其二，通過開發(fā)連接校內(nèi)網(wǎng)站的電子檔案管理軟件系統(tǒng)，把紙質(zhì)的文檔管理與電子文檔管理有效地結(jié)合起來，以此推動高校檔案管理的一體化建設(shè)。其三，創(chuàng)設(shè)高校全覆蓋的信息化檔案管理系統(tǒng)，為信息資源共享創(chuàng)造有利的條件。除此之外，管理人員應(yīng)按時(shí)對檔案進(jìn)行整理與檢查，保證電子公文數(shù)據(jù)信息的及時(shí)更新，確保其完整性。

（三）構(gòu)建高校檔案管理安全保障體系

為了充分發(fā)揮檔案信息資源的功能，高校要努力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，落實(shí)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，其中主要涉及資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、成果利用標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范條例。高校各個部門要統(tǒng)一思想，互相協(xié)調(diào)合作，制定完善的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，建立文件收集和處理等相關(guān)制度，優(yōu)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，管理人員要加大監(jiān)管力度，對各個電子檔案信息的安全性，管理人員要加大監(jiān)管力度，將電子與紙質(zhì)有效結(jié)合在一起，做好重要檔案備份保存，以保證檔案管理系統(tǒng)的安全。

（四）加大信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

從某種意義上說，加強(qiáng)對于信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面的資金投入和政策扶持具有十分重要的作用，因此應(yīng)引起有關(guān)部門的重視，最大限度地扶持高校對于檔案管理的資金支持和投入。在高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，高校相關(guān)部門務(wù)必要投入必要的資金用于相關(guān)設(shè)備和人才的培養(yǎng)。只有這樣，才能更好地在高等院校積極推進(jìn)這項(xiàng)意義重大的建設(shè)工作。針對高校建設(shè)資金不足的情況，可以采取分批次建設(shè)，持續(xù)撥款的方法，有計(jì)劃、有步驟地加以推進(jìn)，以確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

（五）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)劃

要保證檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施，就要對其進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，以此有效地縮短建設(shè)的時(shí)間，從而提高信息化建設(shè)的效率。首先，必須出臺統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，使得各部門采用規(guī)劃統(tǒng)一的檔案管理信息化體系，這樣更加有利于在管理方面的整齊劃一。再次，相關(guān)部門應(yīng)制定出具體的建設(shè)目標(biāo)，包括近期和遠(yuǎn)期的建設(shè)目標(biāo)和實(shí)施計(jì)劃，以此提高建設(shè)的效率。除此之外，各檔案部門之間還要加強(qiáng)聯(lián)系，以便協(xié)調(diào)和解決建設(shè)中遇到的問題，最大限度地加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

五、結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，全民進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理工作必須緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐。為此，高校應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理方面的資源建設(shè)，并將紙質(zhì)檔案數(shù)字化作為高校檔案管理工作的重中之重，在現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上，注重對檔案信息資源的合理開發(fā)和利用，使我國高校的檔案管理工作向著系統(tǒng)化和規(guī)范化邁進(jìn)，以此促進(jìn)我國高校檔案信息化管理水平的整體提高，從而推動我國高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

作者單位：姚嘉星? ? 三亞學(xué)院

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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