基于就業(yè)背景的高職院校學(xué)生檔案管理策略

趙穎麗

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010070）

引言

在就業(yè)背景下，高職院校開展學(xué)生檔案管理工作，要求相關(guān)工作人員從細(xì)節(jié)處著手，認(rèn)真調(diào)整具體的檔案管理工作流程，針對(duì)于檔案管理工作之中的原則性工作問題以及體系化管理問題進(jìn)行綜合分析與研究，采取較為全面化的工作手段，充分利用各式各樣的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及智能化工作技術(shù)，逐步提升高職院校學(xué)生檔案管理工作的信息化水平。每一位高職院校學(xué)生在完成學(xué)業(yè)之后不僅需要面臨就業(yè)問題以及擇業(yè)問題，也需要將個(gè)人的信息檔案提交給企業(yè)以及社會(huì)人事管理部門。這就要求相關(guān)管理人員需要初步保存學(xué)生的檔案，為學(xué)生提供較為全面化的就業(yè)信息服務(wù)，以便幫助學(xué)生實(shí)現(xiàn)自主擇業(yè)與就業(yè)[1]。

一、就業(yè)背景下高職院校學(xué)生檔案管理工作問題

1.學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容較為單一

當(dāng)前情況下，高職院校學(xué)生檔案管理工作之中存在諸多問題，較為突出的問題主要表現(xiàn)在檔案管理工作內(nèi)容非常單一。一部分高職院校在開展學(xué)生管理工作的過程中，沒有充分意識(shí)到檔案管理工作內(nèi)容的細(xì)節(jié)問題，也沒有結(jié)合具體的問題，探索具有針對(duì)性的問題解決策略。部分工作人員以及管理員僅僅是錄入學(xué)生的基礎(chǔ)個(gè)人信息，并沒有結(jié)合學(xué)生的未來就業(yè)需求，將個(gè)性化的學(xué)生檔案信息進(jìn)行充分整理與融合，學(xué)生檔案信息內(nèi)容較為單一。一部分工作人員以及管理人員無法快速整合各式各樣的重要信息以及學(xué)生個(gè)人檔案，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作之中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)極其明顯的管理問題。大多數(shù)學(xué)生檔案的具體內(nèi)容比較復(fù)雜，不同學(xué)生的個(gè)人檔案以及相關(guān)信息存在較大差異。如果高職院校學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容較為單一，加之工作人員無法結(jié)合就業(yè)指導(dǎo)工作的實(shí)際要求，綜合整理學(xué)生檔案以及個(gè)人信息，則有可能嚴(yán)重影響檔案管理工作的實(shí)際效率。

2.學(xué)生檔案管理工作模式較為落后

部分高職院校開展學(xué)生檔案管理工作時(shí)，存在工作方法以及工作模式方面的細(xì)節(jié)問題。首先，許多高職院校無法結(jié)合學(xué)生當(dāng)前就業(yè)情況以及市場(chǎng)就業(yè)需求，進(jìn)一步調(diào)整學(xué)生檔案管理工作的具體流程。學(xué)生檔案管理工作模式比較落后，有可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作無法有序開展，多元化的學(xué)生信息檔案無法被及時(shí)收錄、整理。其次，從另一角度分析，一部分工作人員無法正確意識(shí)到信息化管理技術(shù)的實(shí)際價(jià)值以及重要意義，依然采取較為傳統(tǒng)的檔案整理形式以及管理形式，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作之中頻頻出現(xiàn)復(fù)雜的工作問題。大多數(shù)工作人員無法正確應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及其他現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理設(shè)備，導(dǎo)致相關(guān)信息以及學(xué)生個(gè)人檔案在實(shí)際數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)之中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄漏問題，或者是數(shù)據(jù)被篡改的問題。當(dāng)前情況下，高職院校學(xué)生檔案管理工作模式問題亟待解決[2]。

3.學(xué)生檔案管理工作制度不完善

由于高職院校學(xué)生需要面臨未來就業(yè)以及擇業(yè)問題，許多學(xué)生需要充分利用自身信息以及相關(guān)檔案，及時(shí)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中獲取有利地位，進(jìn)一步提升自身的競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值。但是實(shí)際上，部分工作人員無法結(jié)合學(xué)生的檔案管理和具體制度，將學(xué)生的就業(yè)信息以及個(gè)人檔案進(jìn)行合理整理，學(xué)生個(gè)人信息有可能無法被完全利用，相關(guān)信息以及個(gè)人檔案可能由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，無法被及時(shí)更新。高職院校學(xué)生檔案管理工作之中存在諸多細(xì)節(jié)漏洞，管理人員無法快速排除隱性工作問題。除此之外，如果在學(xué)生檔案管理工作之中出現(xiàn)各種管理問題，相關(guān)工作人員也無法完全依照具體的工作制度，進(jìn)一步優(yōu)化主要的工作模式，無法快速解決各式各樣的工作問題以及管理問題，可能導(dǎo)致各種問題堆積其中，最終積重難返。

二、就業(yè)背景下高職院校學(xué)生檔案管理工作方法

1.充分整合學(xué)生檔案，完善工作內(nèi)容

在高職院校內(nèi)部正式開展學(xué)生檔案管理工作之前，相關(guān)工作人員需要明確學(xué)校檔案管理工作的具體要求以及主要工作原則，隨后結(jié)合日常管理工作之中的主要問題，及時(shí)調(diào)整具體的工作內(nèi)容以及管理形式。高職院校學(xué)生檔案管理工作需要結(jié)合本學(xué)校內(nèi)部實(shí)教學(xué)情況進(jìn)行細(xì)致調(diào)整與研究，同時(shí)需要相關(guān)管理人員立足于檔案理工作主體原則，快速收集各式各樣的學(xué)生檔案以及相關(guān)信息，隨后將學(xué)生個(gè)人信息以及相關(guān)檔案依照主要的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行層次劃分，妥善保存學(xué)生的個(gè)人檔案，完善檔案管理工作的主要內(nèi)容。一般情況下，高職院校學(xué)生檔案管理工作不僅僅需要收錄學(xué)生的個(gè)人信息以及基礎(chǔ)的個(gè)人檔案，也需要綜合統(tǒng)計(jì)學(xué)生的日常學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)習(xí)報(bào)告、就業(yè)通知書、畢業(yè)證明、學(xué)年考評(píng)報(bào)告、體檢報(bào)告、優(yōu)秀論文數(shù)據(jù)、軍訓(xùn)登記記錄等內(nèi)容，這就意味著相關(guān)工作人員需要在日常工作環(huán)節(jié)之中，及時(shí)檢查學(xué)生檔案信息的主要內(nèi)容，隨后快速聯(lián)系學(xué)生將相關(guān)檔案上交至相關(guān)管理部門之中，統(tǒng)一形成個(gè)性化的學(xué)生檔案，以便為學(xué)生后續(xù)就業(yè)與擇業(yè)提供數(shù)據(jù)支撐與保障。

2.建立健全高職院校學(xué)生檔案管理工作體制機(jī)制

為了從根本上提升高職院校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際效率，進(jìn)一步凸顯相關(guān)檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值以及重要意義，工作人員首先需要進(jìn)一步建立健全高職院校學(xué)生檔案管理工作的具體體制，逐漸完善相應(yīng)的工作體系，針對(duì)于工作機(jī)制方面的一些問題進(jìn)行綜合研究與調(diào)整，隨后從細(xì)節(jié)處著手，認(rèn)真調(diào)整原有工作機(jī)制之中的主要漏洞。高職院校方面需要積極鼓勵(lì)相關(guān)工作人員在日常工作之中，認(rèn)真檢查工作機(jī)制方面的細(xì)節(jié)問題，如果工作人員以及管理人員發(fā)現(xiàn)主要的工作原則較為復(fù)雜，具體的工作流程比較繁瑣，則需要及時(shí)上報(bào)給上級(jí)管理部門，或者是直接上報(bào)給高職院校高層管理部門，快速解決相應(yīng)的工作問題。建立健全具體工作機(jī)制、完善主要工作體系的過程比較復(fù)雜。不同高職院校所面臨的學(xué)生檔案管理工作問題有所不同，不同高職院校所需解決的具體問題也存在諸多差異。面對(duì)此種情況，相關(guān)工作人員需要立足于頂層設(shè)計(jì)這一角度，綜合性研究主要的工作問題，將學(xué)生就業(yè)與擇業(yè)的實(shí)際需求融入其中，以學(xué)生為工作的對(duì)象與主體，進(jìn)一步貫徹落實(shí)服務(wù)理念以及綜合性管理理念。工作人員以及管理人員在調(diào)整具體工作制度之時(shí)，可以反復(fù)多次嘗試更加全面化的工作模式，一步一步調(diào)整細(xì)節(jié)化的工作制度。此外，在相關(guān)工作人員完善主要的工作制度之后，也需要采取實(shí)踐、操作等形式，進(jìn)一步檢驗(yàn)相關(guān)工作理論的真實(shí)性與可靠性，隨后在后續(xù)工作環(huán)節(jié)之中再度調(diào)整主要的工作模式，結(jié)合市場(chǎng)就業(yè)需求以及學(xué)生的實(shí)際就業(yè)方向進(jìn)行局部微調(diào)[3]。

3.細(xì)節(jié)化調(diào)整學(xué)生檔案管理工作具體模式

一部分高職院校學(xué)生檔案管理工作具體模式存在許多問題，從根本處著手細(xì)節(jié)化調(diào)整高職院校學(xué)生檔案管理工作模式以及具體的工作形式，可以逐步提升相關(guān)管理工作實(shí)際效率，也可以有效規(guī)避較為復(fù)雜的工作問題以及結(jié)構(gòu)化管理問題。首先，在正式收集學(xué)生個(gè)人信息以及相關(guān)檔案之前，相關(guān)管理人員需要與各部門管理人員協(xié)商，共同商議學(xué)生檔案管理工作的具體形式以及主要的工作模式，采取協(xié)商與溝通的形式，可以增進(jìn)高職院校各個(gè)管理部門之間的密切聯(lián)系，避免出現(xiàn)信息壁壘，嚴(yán)重阻礙信息溝通與交流。由于現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理工作，要求相關(guān)工作人員以及管理人員優(yōu)化具體的工作方法以及工作手段，在數(shù)據(jù)收集、檔案整理以及檔案規(guī)劃等諸多角度著手，引導(dǎo)學(xué)生充分意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際意義，積極鼓勵(lì)學(xué)生上繳更加全面化的個(gè)人信息以及相關(guān)檔案，以便進(jìn)一步豐富學(xué)生檔案主體內(nèi)容，從而為高職院校學(xué)生后續(xù)的就業(yè)與擇業(yè)奠定良好基礎(chǔ)。其次，高職院校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作人員需要通過多種渠道快速了解市場(chǎng)就業(yè)方面的實(shí)際需求，及時(shí)獲取第一手市場(chǎng)就業(yè)信息，了解主要的市場(chǎng)行情以及實(shí)際就業(yè)情況，結(jié)合學(xué)生的實(shí)際就業(yè)需求以及未來的就業(yè)方向，面向高職院校內(nèi)部全體學(xué)生統(tǒng)一收集個(gè)性化學(xué)生檔案。在學(xué)生檔案之中，需要涉及到學(xué)生基礎(chǔ)個(gè)人信息以及相關(guān)考勤信息。同時(shí)，也需要涉及到學(xué)生的日常成績(jī)單以及學(xué)業(yè)資格證明。在此前提之下，相關(guān)管理人員需要引導(dǎo)學(xué)生及時(shí)了解市場(chǎng)就業(yè)信息，積極鼓勵(lì)學(xué)生主動(dòng)完善自身個(gè)人信息以及相關(guān)檔案資料。在高職院校學(xué)生檔案管理工作之中，工作人員需要有意識(shí)、有目地調(diào)整具體的工作形式、模式，及時(shí)轉(zhuǎn)變自身工作思路以及工作觀念。最后，在細(xì)節(jié)調(diào)整具體工作模式及管理模式之時(shí)，相關(guān)管理人員可以將學(xué)生檔案管理工作與高職院校內(nèi)部就業(yè)指導(dǎo)工作進(jìn)行緊密融合與對(duì)接，在開展就業(yè)指導(dǎo)工作的過程中，充分提取相關(guān)學(xué)生檔案以及個(gè)人信息，隨后應(yīng)用于就業(yè)指導(dǎo)以及就業(yè)服務(wù)環(huán)節(jié)之中。高職院校通過此種形式，可以促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作縱深發(fā)展，也可以進(jìn)一步完善就業(yè)指導(dǎo)工作體系，促進(jìn)二者完美融合[4]。

4.高效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)

現(xiàn)如今，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展，各式各樣的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析技術(shù)逐漸誕生，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)更新?lián)Q代速度極快，相關(guān)工作人員需要充分意識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，隨后將多樣化的數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析技術(shù)引入其中。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及智能化管理技術(shù)可以進(jìn)一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負(fù)擔(dān)，也可以逐步提升高職院校學(xué)生檔案管理工作信息化水平。首先，工作人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在學(xué)校內(nèi)部搭建數(shù)據(jù)溝通與共享平臺(tái)，隨后積極要求全體學(xué)生將個(gè)人信息統(tǒng)一錄入至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，學(xué)生可以登錄相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)，按照指引，一步一步錄入自己的基礎(chǔ)性個(gè)人信息，隨后在學(xué)生多次確認(rèn)之后，由工作人員快速檢查學(xué)生信息的實(shí)際內(nèi)容。其次，相關(guān)工作人員在正式開展檔案信息管理工作之前，需要利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)，針對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的各類重要數(shù)據(jù)進(jìn)行集中分析與處理，將學(xué)生個(gè)人信息依照不同類型進(jìn)行細(xì)節(jié)劃分，主要可以劃分為基礎(chǔ)性學(xué)生檔案、個(gè)性化學(xué)生檔案以及其他類型學(xué)生檔案。完成檔案信息整理工作之后，工作人員需要集中檢查學(xué)生檔案信息的完整性與真實(shí)性，隨后要求相關(guān)學(xué)生快速完善自身個(gè)人信息以及就業(yè)檔案。如果學(xué)生檔案信息存在紕漏或者是錯(cuò)誤問題，則需要相關(guān)工作人員及時(shí)采取面談形式，與學(xué)生進(jìn)行密切交談與溝通，快速引導(dǎo)學(xué)生完善自身個(gè)人信息以及相關(guān)檔案，避免學(xué)生檔案出現(xiàn)信息錯(cuò)誤問題以及數(shù)據(jù)泄漏問題。此后，工作人員需要利用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及其他各類數(shù)據(jù)處理設(shè)備，將多樣化的學(xué)生信息分批錄入至不同系統(tǒng)內(nèi)部，或者是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之設(shè)置不同類型的子系統(tǒng)，合理保存不同學(xué)生的個(gè)人信息，每一位學(xué)生的個(gè)人信息以及相關(guān)檔案需要進(jìn)行單獨(dú)處理與保存，避免學(xué)生檔案內(nèi)容混淆，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案信息的后續(xù)使用效率。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部子系統(tǒng)之中，學(xué)生的個(gè)人信息需要進(jìn)行妥善保存，也需要由專業(yè)工作人員定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況。如果相關(guān)工作人員發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部學(xué)生個(gè)人信息以及相關(guān)檔案內(nèi)容出現(xiàn)嚴(yán)重泄漏問題，則必須要及時(shí)通知學(xué)生本人，快速填補(bǔ)學(xué)生個(gè)人信息。此外，工作人員可以運(yùn)用加密技術(shù)，合理保存學(xué)生的重要信息以及就業(yè)檔案，應(yīng)用加密技術(shù)可以在檔案保存以及檔案?jìng)鬏數(shù)倪^程中，保護(hù)學(xué)生檔案，避免出現(xiàn)信息泄露問題。最后，工作人員可以將學(xué)生個(gè)人信息、數(shù)據(jù)整合成電子信息檔案，在學(xué)生完成學(xué)業(yè)即將畢業(yè)之前，將電子信息檔案交由學(xué)生本人，隨后引導(dǎo)學(xué)生妥善保存電子信息檔案。

5.提升管理人員專業(yè)工作能力與職業(yè)素養(yǎng)

高職院校開展學(xué)生檔案信息管理工作的主要目的是為學(xué)生的后續(xù)就業(yè)與擇業(yè)提供數(shù)據(jù)支撐與保障。在這一前提之下，高職學(xué)校方面需要快速組建高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)，及時(shí)調(diào)整學(xué)生檔案信息管理工作主要流程與模式。在正式聘請(qǐng)管理人員之前，高職院校內(nèi)部高層管理部門必須要嚴(yán)格審查每一位工作人的從業(yè)資質(zhì)以及相關(guān)技能資格證書，必須保證每一位工作人員均可以持證上崗，必須保證每一位管理人員均可以具備一定程度的自我管理能力以及專業(yè)化職業(yè)素養(yǎng)。其次，高職院校方面需要積極為全體管理人提供實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)機(jī)會(huì)，定期在學(xué)校內(nèi)部開展職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)以及主題教育活動(dòng)，從工作能力以及工作意識(shí)等諸多方面，合理打造新型管理團(tuán)隊(duì)，逐步開展專業(yè)學(xué)生檔案信息管理工作。此外，培養(yǎng)高素質(zhì)管理人員需要耗費(fèi)一定時(shí)間，高職院校方面，如果想要進(jìn)一步推進(jìn)創(chuàng)新型學(xué)生檔案信息管理模式，可以采取人才引進(jìn)的形式，從其他地區(qū)或者是本院校內(nèi)部其他部門選派專業(yè)管理人員，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)生檔案信息管理工作。最后，高職院校方面需要進(jìn)一步完善考核評(píng)價(jià)工作體系，定期開展綜合性評(píng)價(jià)工作，調(diào)整學(xué)生檔案信息管理工作之中的主要問題，及時(shí)糾正工作人員的錯(cuò)誤與問題。

結(jié)語

在就業(yè)背景下，高職院校開展學(xué)生檔案信息管理工作，需要結(jié)合學(xué)生的未來就業(yè)情況進(jìn)行綜合分析與研究，豐富學(xué)生檔案的主體內(nèi)容。隨后從體制機(jī)制這一度著手，細(xì)節(jié)調(diào)整學(xué)生檔案管理工作主要機(jī)制以及具體的工作體系，隨后由專業(yè)工作人員認(rèn)真分析檔案管理工作之中的細(xì)節(jié)問題，逐步完善主要的工作體系，進(jìn)一步調(diào)整具體的工作模式以及相關(guān)管理形式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及其他各類數(shù)據(jù)處理技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)，進(jìn)一步提升高職院校學(xué)生檔案信息管理工作水平與質(zhì)量。