檔案管理步驟與重要性探究
——以濟(jì)南三中為例

王齊秦

（山東省濟(jì)南第三中學(xué)，山東 濟(jì)南 250001）

一、引言

山東省濟(jì)南第三中學(xué)是山東省重點(diǎn)中學(xué)，是國家級語言文字規(guī)范化師范學(xué)校，有教職工362 人，學(xué)生近四千名，可想而知學(xué)校的管理工作有很大的范圍和壓力。在檔案管理工作方面濟(jì)南三中確立了學(xué)校綜合檔案管理制度和歸檔方法、歸檔要求，能從較全面的視角和內(nèi)容下開展檔案管理工作，在檔案填寫、檔案歸檔、檔案調(diào)閱等檔案管理方面有充分的制度性建設(shè)和正確的認(rèn)識(shí)，通過宣傳檔案保密知識(shí)、集中統(tǒng)一管理、專人調(diào)配等方式建立了學(xué)校檔案流程，從制度性建設(shè)出發(fā)確立了學(xué)校綜合檔案管理制度，從而為學(xué)校師生更好地進(jìn)行服務(wù)，對學(xué)校學(xué)生管理和人才培養(yǎng)提供了原始數(shù)據(jù)和方案參照，提高了學(xué)校執(zhí)教管理水平，更好地為師生進(jìn)行服務(wù)，為國家建設(shè)提供優(yōu)秀人才。

二、濟(jì)南三中檔案管理步驟

（一）集中統(tǒng)一管理，加強(qiáng)學(xué)生管理人員的建設(shè)

根據(jù)教育部和省教育廳檔案管理相關(guān)文件所有學(xué)校都必須對教育機(jī)構(gòu)的檔案采取“行政措施”，高度重視學(xué)生檔案管理，集中學(xué)生檔案到檔案管理室。根據(jù)學(xué)校的規(guī)模和濟(jì)南三中的現(xiàn)實(shí)情況，濟(jì)南三中在行政機(jī)構(gòu)中分配學(xué)生檔案事務(wù)管理人員，負(fù)責(zé)制定和改進(jìn)學(xué)生檔案事務(wù)管理的規(guī)則和規(guī)定，同時(shí)積極與班主任進(jìn)行溝通，建立檔案鑒定管理小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案室牽頭，有關(guān)部門專（兼）職檔案人員組成，共同對所鑒定的檔案材料進(jìn)行審核和監(jiān)銷，對歸檔材料通過全面的、系統(tǒng)的眼光進(jìn)行評價(jià)，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限。在組建人才團(tuán)隊(duì)方面，濟(jì)南三中積極引進(jìn)檔案管理專家，并為現(xiàn)有人員提供專業(yè)培訓(xùn)，并且充分開展工作人員檔案管理工作的主動(dòng)性和提高工作熱情。

（二）按照類型歸檔，做好資料整理歸檔工作

濟(jì)南三中通過橫縱兩向開展高中檔案整理歸檔工作，一方面通過歸檔材料類型進(jìn)行歸檔，濟(jì)南三中將所有材料分為這幾個(gè)類別：財(cái)會(huì)類、黨政管理類、基建和儀器設(shè)備類、教育教務(wù)類、聲音像及實(shí)物科研類，從事務(wù)的種類和形式著手進(jìn)行歸檔處理；另一方面濟(jì)南三中通過歸檔時(shí)間這一特征進(jìn)行縱向區(qū)分，按照規(guī)定統(tǒng)一采用“年度—保管期限”的分類方法。包括一般文件歸入文件簽發(fā)年度，如計(jì)劃、總結(jié)和獎(jiǎng)懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度；跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度，如處理案件、同一問題的來文和復(fù)文等；跨年度的會(huì)議或活動(dòng)材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔；幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度，如會(huì)議記錄、介紹信、審批表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。這樣同一年度內(nèi)文書檔案又可以分為永久、定期30 年、定期10 年這三種保管期限。可以說濟(jì)南三中通過兩個(gè)劃分方向橫縱一體地進(jìn)行歸檔處理，使文件保存較能全面的展現(xiàn)出資料信息存儲(chǔ)、整理、查詢等功能。

（三）通過行政措施建立歸檔流程，積極與各部門展開協(xié)調(diào)

在每次濟(jì)南三中各種資料集中歸檔時(shí)，管理人員要發(fā)揮主導(dǎo)作用和牽引作用，按照高中生檔案形成規(guī)律，需要提前公布檔案歸檔要求和檔案歸檔時(shí)間，并且以慣例常態(tài)化的方式與相關(guān)職能部門、教育教學(xué)部門展開溝通。特別是在畢業(yè)資料歸檔時(shí)，檔案部門需要以第一負(fù)責(zé)人的身份牽頭召開檔案工作管理協(xié)調(diào)會(huì)議，充分認(rèn)識(shí)和強(qiáng)調(diào)畢業(yè)生畢業(yè)檔案管理工作的政治認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案的獨(dú)一無二和重要性。檢查每個(gè)歸檔步驟，首先從歸檔要求出發(fā)，宣講和檢查每個(gè)學(xué)生的檔案所需材料是否完備，是否符合格式和相關(guān)要求，檢查完畢后進(jìn)行簽字蓋章封存；其次是在歸檔時(shí)間方面，要安排合理，步驟一貫，呈現(xiàn)出格式化、制度化的方針和策略，積極把握時(shí)間，把握速度，重視效率；最后是在個(gè)人檔案部門對接上，要求做好一人一檔，不漏一人，把每一個(gè)檔案都負(fù)責(zé)好，既要審查歷史，又要記錄去向，以政治意識(shí)和教育意識(shí)為引導(dǎo)，對接每一個(gè)檔案的每一個(gè)部門。

（四）積極宣傳檔案保密知識(shí)，做好檔案保密工作

濟(jì)南三中首先是提高學(xué)生對于檔案的認(rèn)識(shí)，教育教學(xué)和職能部門采取不同的形式進(jìn)行存檔宣傳——利用新生入學(xué)課程、檔案管理選修課和興趣探究課程等方式，讓學(xué)生意識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案是個(gè)人教育生涯的全過程記錄，檔案丟失、篡改、銷毀是非常嚴(yán)重的行為；其次是針對高中畢業(yè)這一環(huán)節(jié)，不同于初中和高一、高二，高中三年級及畢業(yè)這一環(huán)節(jié)面臨著教育的銜接和檔案工作的銜接，在某種程度上學(xué)生們會(huì)通過一定的方式和渠道接觸到自己的檔案，濟(jì)南三中通過加強(qiáng)高中生畢業(yè)檔案管理教育，樹立安全意識(shí)和政治意識(shí)，不做有可能危害檔案管理工作的行為，進(jìn)而促進(jìn)高中檔案管理、銜接工作；最后是當(dāng)學(xué)生完成學(xué)業(yè)后，濟(jì)南三中檔案室將學(xué)生的檔案儲(chǔ)存和轉(zhuǎn)移視為一個(gè)重要的事件。除了與檔案室協(xié)調(diào)外，所有檔案部門的工作人員都必須培養(yǎng)政治意識(shí)和團(tuán)結(jié)意識(shí)，共同參與、共同承擔(dān)。在一定手段上還可以利用相關(guān)現(xiàn)代化機(jī)制，電腦、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，除了建立線下的轉(zhuǎn)交手續(xù)外，還可以建立線上互聯(lián)網(wǎng)“電子戳”，使每一份檔案都有處可查，有據(jù)可依。濟(jì)南三中網(wǎng)絡(luò)服務(wù)人員還在努力探索如何利用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)建立更加方便、更加快捷的檔案管理、調(diào)度、查詢體系和機(jī)制。

三、學(xué)校檔案管理工作的問題和重要性探析

（一）當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)問題

1.檔案管理工作制度不完善，工作人員不專業(yè)。不少教育行業(yè)相關(guān)院校在檔案管理工作方面存在著粗放式管理的問題和現(xiàn)象，例如沒有檔案管理相關(guān)制度，或者不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)制度，檔案管理相關(guān)制度不完善、不完備，在檔案收集過程中沒有統(tǒng)一的內(nèi)容和制式，填寫內(nèi)容混亂造成后期整理苦難。檔案收集后歸檔不明確，沒有統(tǒng)一的歸檔策略，在存儲(chǔ)方面不注重管理，沒有管理保存條例，特別是紙質(zhì)內(nèi)容容易腐化。而在歷史檔案查詢方面，因?yàn)榍捌跊]有統(tǒng)一的內(nèi)容和制式，造成查找困難。在檔案管理人員方面，大部分是沒有受過專業(yè)教育的“素人”，某些機(jī)構(gòu)還不重視檔案管理工作，最終形成人浮于事的檔案管理工作，不精細(xì)、不明確成為檔案整理工作的問題。總結(jié)而論檔案管理工作相關(guān)制度不完善，相關(guān)工作人員不專業(yè)。

2.檔案管理歷史路徑依賴與行政效率較低。目前檔案的材質(zhì)和媒介還是以紙質(zhì)為主，檔案的數(shù)字化程度不夠高，可以說數(shù)字化檔案不僅能提高有關(guān)人員的效率，降低他們的工作量，還能降低檔案工作中的錯(cuò)誤、遺漏和錯(cuò)誤的數(shù)量，但相關(guān)教育機(jī)構(gòu)的資源和能量過多用于日常教學(xué)和教務(wù)，忽視了教育系統(tǒng)中非常重要的檔案管理這一環(huán)節(jié)。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方法很普遍，但以新時(shí)代的眼光來重新看待紙質(zhì)文件存儲(chǔ)就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件有許多缺點(diǎn)，如需要大量的存儲(chǔ)空間、存儲(chǔ)文件本身的復(fù)雜性、搜索翻閱不便捷等等，從而使文件管理變得笨重和苦難，容易出錯(cuò)。

3.檔案管理工作缺少資本投入和政策、技術(shù)扶持。教育機(jī)構(gòu)有數(shù)量眾多的、復(fù)雜的檔案，對這些檔案進(jìn)行處理、分析、調(diào)閱非常復(fù)雜，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的誕生、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用為我們解決“檔案難題”創(chuàng)造了文化基礎(chǔ)和技術(shù)條件?？梢哉f學(xué)校檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性的、全面的工作，需要從根本上進(jìn)行全面規(guī)劃和大量的人力、資本的投入和技術(shù)的支持，需要從長遠(yuǎn)的視野看待檔案管理這項(xiàng)工作。而目前因?yàn)榻逃龣C(jī)構(gòu)對檔案管理工作的不重視，認(rèn)識(shí)不到位，造成了政策的不傾斜和資源的不調(diào)入，從而形成糟糕的內(nèi)循環(huán)，最終使檔案管理相關(guān)工作不能高效的展開。

（二）學(xué)校檔案管理工作的重要性

學(xué)生檔案作為學(xué)生受教育階段一生的印記，既是其個(gè)人教育歷史、生命過程的完整記錄，又是對于步入大學(xué)、社會(huì)及工作崗位中的有用性分析與未來預(yù)測，可以說學(xué)校檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的有力憑證，這里我們從以下四個(gè)方面進(jìn)行說明與分析。

1.信息憑證方面。學(xué)生信息檔案一經(jīng)建立就具有法律效力，具有個(gè)人性、獨(dú)特性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性及可信性，在教育系統(tǒng)中及教育系統(tǒng)所銜接的工作系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)中具有“關(guān)聯(lián)性”作用。在檔案中還會(huì)包含學(xué)生平時(shí)學(xué)習(xí)情況與社會(huì)相關(guān)情況，及獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰情況等等，包含具體的時(shí)間、地點(diǎn)、事件的特征，都是真實(shí)性記錄，沒有經(jīng)過任何記錄篡改，從而在對評價(jià)一個(gè)人的真實(shí)情況與基本情況方面具有顯著性的“效度”和“信度”特征，可以作為對社會(huì)相關(guān)聯(lián)系統(tǒng)使用，作為信息憑證降低系統(tǒng)對于個(gè)人甄別成本。

2.為學(xué)校提供學(xué)生系統(tǒng)性信息與培養(yǎng)參照。學(xué)生檔案遵循一人一檔，真實(shí)且客觀地記錄了學(xué)生在學(xué)校期間的培養(yǎng)情況及生活情況，通過匯總每個(gè)人的培養(yǎng)記錄，通過特定內(nèi)容和形式的集中分析，可以從學(xué)生個(gè)人微觀出發(fā)構(gòu)建學(xué)生整體宏觀地分析視域，檔案分析從整體的角度為學(xué)校提供學(xué)生的系統(tǒng)性信息，整理、分析出教學(xué)階段的課堂質(zhì)量、課下任務(wù)完成、階段期中期末測評、學(xué)習(xí)生活狀況等，進(jìn)而分析教學(xué)環(huán)節(jié)的構(gòu)成，從而形成培養(yǎng)系統(tǒng)參照，調(diào)整短板增加長板，革新原有培育系統(tǒng)的問題，從綜合性、長遠(yuǎn)性的角度使之用于下一個(gè)培養(yǎng)階段與培養(yǎng)群體，進(jìn)而培育出符合教育系統(tǒng)要求與社會(huì)要求的合格性人才。

3.為教育系統(tǒng)提供人才數(shù)據(jù)支撐。我國教育呈現(xiàn)階段化與系統(tǒng)化，小學(xué)六年、中學(xué)三年、高中三年、大學(xué)四年，以小學(xué)為開始到大學(xué)為止共計(jì)需要接受教育16年，在這個(gè)過程中需要小學(xué)升初中、初中升高中、高中升大學(xué)這三個(gè)環(huán)節(jié)，從直觀上我們可以判斷學(xué)校檔案制度正是教育系統(tǒng)不同環(huán)節(jié)和不同層次的遞進(jìn)和連接，通過學(xué)生在不同時(shí)期的檔案形成學(xué)生在整個(gè)受教育階段的分析與判斷。我國正處于并將長期處于社會(huì)主義初級階段，我國在不同的領(lǐng)域、不同的環(huán)節(jié)中需要建設(shè)者和接班人，可靠的人才培養(yǎng)是祖國建設(shè)的根本方略，檔案制度正是人才培養(yǎng)這一根本方略的落腳點(diǎn)，檔案制度為選取考核可靠的人才提供了數(shù)據(jù)支撐，這一點(diǎn)不論是在進(jìn)一步受教育階段，還是在相關(guān)政審的環(huán)節(jié)、工作的環(huán)節(jié)中都起到了不可替代性的作用。正是因?yàn)閷W(xué)生檔案在各個(gè)不同時(shí)期的個(gè)人性、獨(dú)特性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可信性，學(xué)生檔案制度才成為我國教育系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、養(yǎng)老系統(tǒng)及國民健康系統(tǒng)的基本組成制度。

四、檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做好檔案管理人才培養(yǎng)，樹立檔案管理意識(shí)

學(xué)校管理既需要“人治”，更需要“體制”和“機(jī)制”，通過相關(guān)制度的確立和施行才能從根本上、大局上做好檔案管理工作。確立檔案管理制度既需要決策者、管理者的“頂層設(shè)計(jì)”，又需要基層部門的把握式領(lǐng)會(huì)和完全化執(zhí)行，在這個(gè)過程中學(xué)校檔案管理相關(guān)部門在平時(shí)要多注重對管理者的自身培養(yǎng)與對決策者的培養(yǎng)和建議，樹立職業(yè)意識(shí)和道德意識(shí)。在檔案管理制度確立后需要引入檔案管理的專業(yè)性人才進(jìn)行檔案管理、調(diào)度工作，既化解了職業(yè)出路問題，又能讓人才學(xué)所有用，通過教育廳、學(xué)校等相關(guān)部門交流協(xié)調(diào)組織各部門、各基層進(jìn)行人才相互交流活動(dòng)，分批次進(jìn)行學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、交流工作經(jīng)驗(yàn)，以此共同改進(jìn)相關(guān)部門檔案管理工作的難題，共同成長。在這個(gè)過程中，從政治角度、教育角度、職業(yè)角度這三個(gè)方面進(jìn)行意識(shí)宣講，樹立保密意識(shí)、工作意識(shí)及政治意識(shí)，化被動(dòng)聽講為主動(dòng)學(xué)習(xí)，以自我檔案意識(shí)為切入點(diǎn)，共同做好檔案管理工作。

（二）加大資源投入力度與政策傾斜，為檔案管理制度開創(chuàng)新局面

通過我們上述對于當(dāng)前檔案管理制度的分析來看，檔案管理需要從制度和技術(shù)兩方面進(jìn)行雙重突破，在我們確立檔案意識(shí)、建立檔案制度的同時(shí)需要從技術(shù)著手，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈技術(shù)等等加快檔案管理技術(shù)的數(shù)字化和信息化。檔案管理部門、教育部門和各個(gè)地區(qū)教育廳、教育機(jī)構(gòu)深入調(diào)研當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)相關(guān)問題，進(jìn)而提供改進(jìn)意見，呈報(bào)黨政機(jī)關(guān)。黨政機(jī)關(guān)再次針對當(dāng)前檔案管理問題制定相關(guān)政策與措施，調(diào)度與投入人力、物力等相關(guān)資源，最終通過行政力量進(jìn)行執(zhí)行。從大方向上選擇好檔案管理改革的方向和力度，建立檔案管理數(shù)字化和信息化的目標(biāo)，推進(jìn)檔案管理人才的技術(shù)能力，依照紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案的材料比重和人員比重進(jìn)行相互協(xié)調(diào)，建立數(shù)字檔案信息庫，在檔案存量的基礎(chǔ)上做大檔案增量文章，做好檔案建立、檔案歸檔、檔案調(diào)閱、檔案審查及檔案對接一體化、數(shù)字化、信息化工作。最終建立紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案和檔案日常管理、調(diào)閱、審查的有機(jī)管理制度。

五、總結(jié)

學(xué)校檔案制度是學(xué)校綜合管理制度、地區(qū)及國家教育系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)的基礎(chǔ)性組成部分，也是培育優(yōu)秀人才制度的一個(gè)縮影。通過上述對于山東省濟(jì)南第三中學(xué)的檔案管理步驟、檔案相關(guān)制度的分析可知，我們要加強(qiáng)檔案制度建設(shè)、做好檔案管理人才培養(yǎng)、樹立檔案管理意識(shí)及加大資源投入力度與政策傾斜，從而為檔案管理制度開創(chuàng)新局面。